01102010 manual open office calc PDF

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Manual Open Office Calc       

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Esta obra está bajo la licencia Reconocimiento-NoComercial-SinObraDerivada 2.5 de Creative Commons. Puede copiarla, distribuirla y comunicarla públicamente siempre que especifique su autor y no la utilice para fines comerciales; y no haga con ella obra derivada. La licencia completa se puede consultar en: http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.5/es/deed.es

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OPEN OFFICE – CALC:  1.

Introducción 1. Que es Calc 2. Arrancar Calc 3. Descripción de los elementos de Calc 4. Desplazamientos 5. Selección 6. Rangos 7. Información en la barra de estado 8. Ayuda

2.

Organizar Documentos 1. Crear un libro de trabajo 2. Guardar un libro de trabajo 3. Proteger libros de trabajo 4. Abrir un libro ya existente 5. Abrir varios libros de trabajo a la vez 6. Cerrar todos los libros abiertos y la aplicación

3.

Formato de hojas de cálculo 1. Formato de celdas: Fuente 2. Alineación del contenido de celdas 3. Bordes 4. Fondo 5. Formato de Números y texto 6. Protección de celdas 7. Formato de filas y columnas 8. Aplicación de formatos existentes sobre otras celdas 9. Aplicación de formatos existentes sobre otras celdas

4.

Operaciones Básicas de Edición 1. Traslado de información 2. Copiar información 3. Modos de pegar información 4. Creación de series 5. Borrado de contenido y formato de celdas 6. Inserción de celdas, filas y columnas 7. Eliminación de celdas, filas y columnas dentro de una hoja 8. Deshacer, rehacer

5.

Ortografía 1. Auto corrección 2. Verificación de la ortografía

6.

Diseño, impresión y visualización de documentos 1. Vista preliminar 2. Configurar página 3. Imprimir 4. Encabezado y pie de página

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7.

Operaciones Básicas. Fórmulas 1. Creación de fórmulas 2. Referencia a celdas

8.

Funciones 1. Uso de funciones 2. Principales funciones

9.

Herramientas Gráficas 1. Creación y modificación de gráficos 2. Formateado de los elementos de un gráfico 3. Edición de datos en gráficos

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1 Introducción 1.1. Que es el Calc Para introducir el programa Calc deberíamos comenzar por definir lo que es una hoja de cálculo y podríamos decir que se trata de un programa que intenta aprovechar las ventajas informáticas y matemáticas para manejar y realizar cálculos sobre datos con bastante. Una hoja de cálculo no utiliza exclusivamente fórmulas matemáticas; son también muchas las funciones que usan texto y nos ofrece un gran abanico de posibilidades para trabajar, llevar una control sobre gastos e ingresos del hogar, organizar nuestro presupuesto mensual, ... 1.2. Arrancar Calc Para entrar en Calc lo que haremos es ir a Inicio – Programas – OpenOffice.org 2.0 – OpenOffice.org Calc

  1.3. Descripción de los elementos de Calc

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Una vez dentro comprobamos la similitud del entorno de Calc con Writer. Las distintas barras son muy parecidas: también encontramos aquí la barra de menú, la barra de funciones, la barra de objetos, la barra de herramientas y muchos iconos son iguales a los que teníamos en Writer

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Encontramos, además de las señaladas, una barra de fórmulas destinada a introducir las fórmulas con las que trabajaremos: medias, sumas, porcentajes, ... A lo largo de este apartado leeremos algunos términos habituales cuando se maneja una hoja de cálculo y que es útil conocer. Los más importantes son: Libro: es el archivo que creamos, es decir, el conjunto de todos los datos y fórmulas. Hoja de cálculo: es cada una de las hojas que componen el libro, aparecen en la parte inferior izquierda. Celda: es la intersección entre una fila y una columna. Rango: es el conjunto de celdas que se usan para utilizar cierta función. Cuando abrimos Calc, como hemos visto en la imagen anterior, se nos muestra un archivo nuevo, que si nos interesa podemos empezar a rellenar y guardar con el nombre que deseemos. 1.4. Desplazamientos Una hoja de cálculo está compuesta de filas numeradas desde 1 hasta 32000 y de columnas con letras que van desde la A hasta la Z, AA hasta AZ y así sucesivamente; la última columna se designa con las letras IV. De esta forma se puede identificar cada celda de manera precisa por su línea y columna. Así por ejemplo la Celda A1 será la primera celda en la parte superior izquierda de la hoja. Con Calc es posible desplazarse por una hoja de cálculo utilizando tanto el ratón como el teclado de forma sencilla. Al hacer clic con el ratón en una celda de la hoja, está se selecciona y el selector de celda se desplaza hasta la posición que se ha indicado con el ratón.

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Aunque utilizar el ratón es una forma muy cómoda de desplazarse por una hoja de cálculo, gracias a las barras de desplazamiento vertical y horizontal de que disponen cada una de las hojas del libro, si su trabajo requiere el uso constante del teclado, es probable que prefiera utilizar combinaciones de teclas para situarse en un área específica. Para ello dispone de las siguientes teclas y combinaciones: Inicio: Sitúa el cursor, dentro de la fila actual, en la primera columna A. Fin: Sitúa el cursor al final de la fila actual, en la última columna del área con datos. Ctrl + Inicio: Sitúa el cursor al principio de la hoja de cálculo, es decir, en la celda A1. Ctrl + Fin: Sitúa el cursor al final del área de la tabla en la que se hayan insertado datos. Av. Pág.: Desplaza el cursor una página de la pantalla hacia abajo. Re. Pág.: Desplaza el cursor una página de la pantalla hacia arriba. Alt + Av. Pág.: Desplaza el cursor una página de la pantalla hacia la derecha. Alt + Re. Pág.: Desplaza el cursor una página de la pantalla hacia la izquierda. Ctrl + Av. Pág.: Salta a la hoja de cálculo anterior. Ctrl + Re. Pág.: Salta a la hoja de cálculo siguiente. Flecha izquierda: Sitúa el cursor una celda más a la izquierda. Flecha derecha: Sitúa el cursor una celda más a la derecha. Flecha arriba: Sitúa el cursor una celda más arriba. Flecha abajo: Sitúa el cursor una celda más abajo. 1.5. Selección Podemos necesitar seleccionar una o varias celdas sobre las que estamos trabajando, para copiarlas, moverlas o aplicarles algún formato específico. Al igual que para moverse por las celdas, para seleccionarlas podemos usar tanto el ratón como el teclado. Si decidimos usar el ratón, sólo tenemos que hacer clic en la primera celda que queremos seleccionar y arrastrar hasta la última. Al soltar el botón del ratón las celdas quedarán marcadas y podremos aplicar el comando necesario. Otra forma de selección con el ratón es la Selección no adyacente. Este tipo de selección permite marcar celdas de forma alterna o salteada, es decir, celdas que se encuentran situadas en diferentes zonas de la hoja de cálculo Debe mantener pulsada la tecla Ctrl y con el ratón hacer clic y arrastrar sobre las diferentes celdas que queramos seleccionar. 1.6. Rangos Un rango es un conjunto de celdas que se utilizan para realizar una determinada función. A un rango se le puede asignar un nombre y utilizarlo como referencia para dirigirse a ese conjunto de celdas.

1.7. Información en la barra de estado La barra de estado se sitúa en la parte inferior de la ventana de la hoja de cálculo; en ella se indica el número de la hoja en la que nos encontramos; el estilo de la hoja; la escala a la que visionamos la hoja; la técnica de

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selección que varía en STD, AGR y EXT; y por último una variable “suma” que no indica la suma del rango seleccionado.

1.8. Ayuda La opción Ayuda de Calc ofrece diversas características que pueden dar respuesta a cualquier tipo de duda. El tipo de ayuda más básica es la información en pantalla o sugerencias, es una opción sensible al contexto disponible para la pantalla. Sólo tiene que situar el puntero del ratón sobre algún botón en una barra de herramientas o cuadro de diálogo durante unos segundos y una información aparecerá indicándole mediante una o dos palabras la función del botón. Esta opción se puede activar desde el menú Ayuda haciendo clic en la opción Ayuda emergente.

Dicho menú también dispone de la opción Ayuda activa, que al igual que la opción anterior le ofrece una información por pantalla al situar el puntero del ratón encima de algún botón, pero en este caso aparece una breve descripción de la funcionalidad de dicho botón. Si pulsa la combinación de teclas Mayúsculas + F1, un pequeño símbolo de interrogación aparecerá junto al puntero del ratón y al situarlo encima de cualquier botón aparecerá una breve descripción de la función de dicho botón. Al hacer clic en cualquier barra o en el área de trabajo la interrogación desaparece. Esta combinación de teclas tiene el mismo cometido que la opción Ayuda activa del menú Ayuda. Calc dispone de un Ayudante que se mostrará en determinadas circunstancias para ofrecerle ayuda sobre la situación actual. Al hacer clic sobre él se abrirá la ventana de ayuda mostrando los temas relacionados.

Quizás esta ayuda resulte insuficiente, por ello Calc dispone de una ayuda mucho más completa, a la que puede acceder seleccionando la opción Contenido del menú Ayuda. Esta opción le da acceso al cuadro de diálogo Ayuda de OpenOffice Calc, que ofrece 4 alternativas para buscar información: La sección Contenido incluye temas organizados por categorías que pueden abrirse y ofrecer más opciones dentro de cada categoría. La sección Índice le ofrece la posibilidad de introducir o seleccionar una palabra clave para buscar aquellos temas que estén relacionados. La sección Buscar le permite introducir los términos de búsqueda. La sección Marcadores incluye todas las páginas de Ayuda que haya ido marcando mediante el botón Añadir a Marcadores de la Barra de Herramientas de Ayuda, para poder consultarlas directamente cuando las necesite sin tener que buscarlas de nuevo.

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2. Organizar Documentos 2.1 Crear un libro de trabajo Crear hojas de cálculo en Open Calc es muy sencillo, en el caso de que Calc ya esté abierto: Nuevo 1- Desde nuestra barra de menús Archivo Hoja de cálculo

2. podemos utilizar nuestra barra de herramientas; haciendo un clic en Nuevo documento aparecerán todas las opciones disponibles para la categoría que hemos seleccionado. Hacemos clic en Hoja de cálculo y a continuación se abrirá Calc mostrando un nuevo libro en blanco.

Una vez creado el libro solo tenemos que ir introduciendo los rótulos, valores y fórmulas que formarán parte de las diferentes hojas que componen el libro. Cuando pulsemos Intro, el selector de celda pasará a la celda que está justo debajo de la actual.

2.2 Guardar un libro de trabajo Para no perder la información debemos guardar el libro de trabajo y lo haremos pulsando en la barra de menús: Archivo  Guardar y se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. En dicho cuadro deberemos indicar el nombre del archivo, la ubicación y el formato deseado.

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También nos permite crear nuevas carpetas para guardar los documentos o movernos por las carpetas que ya existen.

Por defecto, Calc guarda los libros con la extensión .ods Al guardar una presentación, Calc nos ofrece la opción de protegerla con una contraseña o "password". Cada vez que intentemos abrir el documento, nos pedirá que se teclee la contraseña correctamente antes de permitirnos el acceso. Para guardar un documento con contraseña tendremos que activar la casilla “Guardar con contraseña” que se encuentra en la parte inferior del cuadro de diálogo.

2.3. Proteger libros de trabajo. Podemos proteger la estructura de la hoja del documento contra posibles modificaciones que impide insertar, borrar, mover, copiar o cambiar el nombre de hojas. Para acceder a esta opción: Proteger documento Documento Menú Herramientas

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La estructura de los documentos de hoja de cálculo protegidos sólo se puede modificar si se inhabilita la opción Proteger. En los menús contextuales de las pestañas de hoja situadas en el borde inferior sólo se puede activar la opción Seleccionar todas. El resto de elementos del menú están desactivados. Proteger Para eliminar la protección debemos volver a ejecutar la orden Herramientas Documento. Si no le hemos asignado una contraseña, la protección queda inmediatamente documento desactivada. Si le hemos asignado una contraseña nos mostrará el diálogo Desproteger hoja, en el que deberemos escribir dicha contraseña. A continuación se podrá borrar la marca que indica que la protección está activada. Después de guardar un documento protegido, se debe utilizar la orden Archivo - Guardar como para volverlo a guardar.

Se puede crear una contraseña para proteger un documento contra modificaciones no autorizadas o accidentales. Se puede proteger totalmente el trabajo mediante la combinación de ambas opciones en Herramientas Proteger documento, especificando el uso de una contraseña. Para impedir que otros usuarios abran el documento, seleccione Guardar con contraseña y pulse el botón Guardar. Aparece el cuadro de diálogo Introduzca la contraseña. Elija cuidadosamente su contraseña; si la olvida después de cerrar el documento no podrá acceder a él. También es posible proteger únicamente la hoja de trabajo en donde se protegen las celdas de la hoja actual contra posibles modificaciones. Para ello elegimos: Herramientas Hoja de cálculo para Proteger documento abrir el diálogo Proteger hoja, que permite especificar la protección de la hoja con o sin contraseña.

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2.4 Abrir un libro de trabajo Para abrir un documento anteriormente creado y guardado contamos con diversas opciones: ● Hacer clic en el Botón Abrir ubicado en la barra de Menús. ● Utilizar la combinación de teclas Control + A  Abrir. ● Hacer clic en el Menú Archivo

 Una vez hecho esto nos encontramos con el siguiente Cuadro de Diálogo:

Donde debemos seleccionar el archivo que queremos abrir, para hacer esto nos movemos por toda la estructura de directorios hasta encontrar el archivo deseado y luego lo seleccionamos y presionamos el botón Abrir. Ahora nos encontramos con nuestro libro abierto y listo para trabajar. Además podemos observar que si queremos acceder a alguno de los libros recientes con los que hemos trabajado contamos con una opción llamada Documentos recientes que se encuentra en el Menú Archivo, una vez ubicados ahí nos encontramos un listado con todos los documentos con los que hemos estado trabajando, basta hacer clic sobre alguno de ellos y se abrirá.

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2.5 Abrir varios libros de trabajo a la vez Calc nos permite trabajar de forma simultánea con varios libros. Es posible abrir dos o más documentos al mismo tiempo para comparar o para editarlos, de ese modo se podemos copiar fácilmente información de un documento a otro. Cuando tenemos varios libros abiertos todos los nombres de dichos documentos aparecen en la barra de tareas, y podemos acceder a ellos haciendo clic en el nombre del libro al que deseamos acceder.

2.6. Cerrar todos los libros abiertos y la aplicación.  Una vez terminado el trabajo en el documento activo y en caso de no querer cerrar la aplicación procedemos a cerrar el documento, para esto seleccionamos del Menú Archivo, la opción Cerrar. Con esto conseguimos cerrar el documento pero la aplicación continua abierta, en caso de no haber guardado el documento, la aplicación nos preguntará si deseamos guardarlo.

Si lo que queremos es cerrar la aplicación, el programa, contamos con varias opciones: ● Seleccionamos la opción Terminar, del Menú Archivo.

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● Presionamos la combinación de teclas Control + Q ● Hacemos clic en el Botón de Control de la ventana Cerrar o presionamos la combinación de teclas Alt + F4. Al igual que en el caso de cerrar un documento, Calc nos preguntará si deseamos guardar el/los archivo/s que se hayan modificado.

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3. Formato de hojas de cálculo 3.1. Formato de celdas Fuente Para darle formato al contenido de las celdas nos iremos a Formato – celda – fuente y en esta pestaña es donde podremos configurar el tipo de fuente, estilo y tamaño de la letra.

3.2. Alineación del contenido de celdas Para alinear el contenido de las celdas lo que haremos es primero hacer una selección de aquellas celdas a las que queremos aplicar el formato, y luego nos vamos a formato – celdas – alineación

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Donde vemos que podemos alinear las celdas horizontalmente a la izquierda, centrado, derecha, etc. Y verticalmente arriba, centrado o abajo.

Además podremos orientar el texto al ángulo que aquí le especifiquemos.

configurar: Ajustar texto automáticamente, automáticamente hace del tamaño del texto

Y por último podremos también la celda se

Reducir para ajustar al tamaño de la celda, automáticamente el texto se hace del tamaño de la celda 3.3. Bordes Podemos aplicar bordes a las celdas, nos vamos a Formato – celdas – Bordes

Y en esta pantalla que nos muestra configuramos la disposición de las líneas, el estilo, la distancia de las líneas con respecto al texto, si queremos sombra. Y por último el color de las líneas 3.4. Fondo Con respecto al formato de las celdas podremos configurar también un color de fondo, para ello nos vamos a formato – celdas – fondo

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Y en esta pantalla es donde configuraremos el color de relleno de fondo de la celda. 3.5. Números Al introducir un dato en una celda, OpenOffice Calc va a intentar, en primer lugar, interpretarlo como un número, y por defecto alineará los números a la derecha y el texto a la izquierda. Intentará, así mismo, aplicarle un formato. Por ejemplo, si escribe en una celda 24-6-01 y pulsa la tecla para fijar ese valor, OpenOffice Calc automáticamente interpreta ese dato como una fecha y lo transforma a 24/06/01. Si el número es muy grande y no es posible desplegarlo en la celda, OpenOffice Calc aplicará el formato científico, cuya apariencia es 5,73478E+9. La interpretación de esta expresión es fácil, el E+9 equivale a 10Exp(9), 10 elevado a 9, o lo que es igual, a multiplicar por un 1 seguido de 9 ceros. Si aún de este modo, el numero no cupiese en la celda, ésta aparecerá rellena de los símbolos: ########### Lo normal será esperar a introducir todos los datos para posteriormente pasar a aplicar los formatos. Para esto, en primer lugar seleccione la celda o celdas en cuestión y nos vamos a Formato - Celdas. Con esto, OpenOffice Calc mostrará siguiente cuadro de diálogo.

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Desde la sección Categoría podemos definir si el contenido de la celda es de tipo Número, de tipo Porcentaje, Moneda, Fecha, Hora, Texto, etc. Desde la sección Formato definimos el formato de número o de la categoría que hayamos especificado. Si es número podemos concretar diversas opciones, como número de decimales, o número de ceros a la izquierda, etc...

3.6. Protección de celdas. También podremos proteger el contenido de las cedas y el formato de las mismas de cambios. Para ello lo primero es seleccionar las celdas a proteger y nos vamos a Formato – Celd...