12 - Briefgestaltung nach DIN 5008 PDF

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Briefgestaltung nach DIN 5008 Inhaltsverzeichnis Briefgestaltung nach DIN 5008................................................................................................................ 1 Inhaltsverzeichnis ................................................................................................................................ 1 Geschäftsbrief Form A ......................................................................................................................... 2 Die Blattränder einrichten............................................................................................................... 2 Falz- und Lochmarken einrichten .................................................................................................... 3 Positionen der Falz- und Lochmarken ......................................................................................... 3 Typografie in Geschäftsbriefen ........................................................................................................... 3 Was ist Typografie? ......................................................................................................................... 3 Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstand einstellen........................................................................... 4 Schriftart einstellen ..................................................................................................................... 4 Schriftgröße einstellen ................................................................................................................ 4 Zeilenabstand festlegen .............................................................................................................. 4 Postanschrift des Absenders und Anschriftenfeld .............................................................................. 4 Die Postanschrift des Absenders ..................................................................................................... 4 Das Anschriftenfeld ......................................................................................................................... 5 Inhalt des Anschriftenfeldes........................................................................................................ 5 Was Sie bei den Angaben im Anschriftenfeld beachten sollten ................................................. 5 Inhalt des Anschriftenfeldes eingeben .................................................................................... 6 Bezugszeichenzeile und Informationsblock eingeben ........................................................................ 7 Die Bezugszeichenzeile.................................................................................................................... 7 Bezugszeichenzeile einrichten..................................................................................................... 7 Weitere Angaben in einer Kommunikationszeile .................................................................... 8 Betreff, Anrede und Unterschriftenblock............................................................................................ 8 Der Betreff ....................................................................................................................................... 8 Die Anrede ....................................................................................................................................... 8 Der Unterschriftenblock .................................................................................................................. 9 Anlagen und Verteilervermerk ............................................................................................................ 9 Der Anlagenvermerk ....................................................................................................................... 9 Geschäftsangaben und gesellschaftsrechtliche Angaben ................................................................. 10

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Geschäftsbrief Form A Die Blattränder einrichten Wechseln Sie in das Register SEITENLAYOUT, Gruppe ANORDNEN und wählen Sie aus dem Menü des Symbols POSITION den Eintrag WEITERE LAYOUTOPTIONEN  Stellen Sie im Dialogfenster SEITE EINRICHTEN im Bereich SEITENRÄNDER  folgende Werte ein: Oben: 2,7 cm Links: 2,5 cm Rechts: 1,5 cm

Abbildung 1 - Blattränder einrichten

Abbildung 2 - Seitenränder Typ A + Typ B

Seitenränder

Form A

Form B

Oben

2,7 cm

4,5 cm

Unten

Abhängig vom Umfang der Geschäftsangaben

Links

2,5 cm

Rechts

Mindestens 1,0 cm

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Falz- und Lochmarken einrichten Die Falz- und Lochmarken haben etwa eine Länge von 0,5 cm und werden im Abstand von 0,2 cm vom linken Seitenrand positioniert. Positionen der Falz- und Lochmarken Abbildung 3 - Positionierung der Falz und Lochmarken

Markierung

Abstand von der oberen Blattkante Typ A

Typ B

Obere Falzmarke

8,70 cm

10,50 cm

Lochmarke

19,20 cm

21,00 cm

Untere Falzmarke

14,85 cm

14,85 cm

Abbildung 4 - Falz- und Lochmarken positionieren

Wechseln Sie in das Register EINFÜGEN, Gruppe ILLUSTRATIONEN und wählen Sie aus dem Symbol FORMEN das Symbol LINIE  Stellen Sie im Dialogfenster LAYOUT, Register POSITION die Position der Marke ein. Im Bereich HORIZONTAL stellen Sie die Option AUSRICHTUNG  auf LINKS und die Option ABSOLUTE POSITION  auf 0,2 cm. Im Bereich VERTIKAL stellen Sie die Option AUSRICHTUNG  auf OBEN und die Option ABSOLUTE POSITION  auf den in der Tabelle definierten Wert.

Typografie in Geschäftsbriefen Was ist Typografie? Typografie ist die Schriftgestaltung in Druckerzeugnissen. Dazu gehören unter anderem die Wahl der Schriftart und –größe, des Zeilenabstandes und der Textausrichtung. Die typografische Gestaltung hat direkte Auswirkung auf die Lesbarkeit eines Textes.

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Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstand einstellen Schriftart einstellen Aktivieren Sie im Register START, Gruppe SCHRIFTART das Listenfeld

des Symbols

und wählen Sie die

gewünschte Schriftart durch Anklicken aus. Empfohlene Schriftarten Calibri Arial Schriftgröße einstellen Der eigentliche Text des Briefes wird in der Schriftgröße 10 – 12 pt verfasst. Zusatzinformationen die nicht im herkömmlichen Sinn gelesen werden, erhalten eine Schriftgröße von 6 – 8 pt. Dies sind z.B.: die Postanschrift des Absenders oberhalb des Anschriftenfeldes, die Leitwörter in der Bezugszeichenzeile. Zeilenabstand festlegen Nach DIN 5008 werden Geschäftsbriefe mit einfachem Zeilenabstand geschrieben. Bei besonderen Schreiben, beispielsweise Berichten oder Gutachten kann der Zeilenabstand vergrößert werden. Aktivieren Sie im Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN das Symbol STANDARD . Abbildung 5 - Gruppe Formatvorlagen

Postanschrift des Absenders und Anschriftenfeld Die Postanschrift des Absenders Die Postanschrift des Absenders wird direkt unterhalb des Briefkopfes in einer Schriftgröße zwischen 6 pt und 8 pt eingetragen. Hier wiederholen sich die für die Post notwendigen Angaben des Absenders. Die Art der zu verwendenden Trennzeichen wird von der DIN nicht festgelegt. Weisen Sie der Zeile einen Abstand von 6 pt vor zu, um sicherzugehen, dass Absenderanschrift komplett im Fenster einer Briefhülle sichtbar ist. Klicken Sie im Register START, Gruppe ABSATZ auf die Schaltfläche . Stellen Sie im Dialogfenster ABSATZ, Register EINZÜGE UND ABSTANDE im Bereich ABSTAND den Wert VOR:  auf 6 pt. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

Abbildung 6 - Dialogfenster ABSATZ

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Das Anschriftenfeld Das Anschriftenfeld enthält alle relevanten Angaben zum Empfänger des Schreibens. Damit das Anschriftenfeld im Fenster einer Briefhülle sichtbar ist, darf es insgesamt nicht größer sein, als 4 cm * 8,5 cm. Abbildung 7 - Position der Ersten Zeile des Anschriftenfeldes

Erste Zeile des Anschriftenfeldes von der oberen Blattkante Form A

Bei 3,39 cm

Form B

Bei 5,08 cm

Inhalt des Anschriftenfeldes Das Anschriftenfeld besteht nach DIN 5008 immer aus neun Zeilen. Es unterteilt sich in die Zusatz- und Vermerkzone und die Anschriftzone. Abbildung 8 - Inhalt des Anschriftenfeldes

Bezeichnung

Zeilen Inhalt

Zusatz- und Vermerkzone Anschriftzone

3

Vorausverfügungen (z.B. „Nicht nachsenden“) Produkte (z.B. „Einschreiben“) Elektronische Freimachungsvermerke

6

Empfängerbezeichnung Postfach mit Nummer oder Straße und Hausnummer

Sämtliche Angaben innerhalb des Anschriftenfeldes werden zusammenhängend also ohne Leerzeichen eingetragen. Die Anschrift beginnt immer in der ersten Zeile der Anschriftenzone. Was Sie bei den Angaben im Anschriftenfeld beachten sollten Abbildung 9 - Die Angaben im Anschriftenfeld

Angaben

Beispiele

BERUFSBEZEICHNUNGEN z.B. Professor, Verkaufsleiter, Direktor

Herrn Professor Herrmann Schmidt

AKADEMISCHE GRADE z.B Dr., Dipl.-Kfm.

Frau Dipl.-Ing. Daniela Hans

Wenn der ADRESSAT aufgrund seiner Bezeichnung sofort als Unternehmen identifizierbar ist, lassen Sie den Zusatz Firma weg.

Schmidt Computer AG

Der ANSPRECHPARTNER in einem Unternehmen wird NACH DER FIRMENBEZEICHNUNG eingeben. Der Zusatz „z. Hd.“ Entfällt.

Computer AG Herr Schmidt

Firma Schmidt

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Wird der ANSPRECHPARTNER VOR DER FIRMENBEZEICHNUNG eingegeben, darf der Brief nur von der bezeichneten Person geöffnet werden.

Herr Manfred Schmidt Computer AG

GROßEMPFÄNGER mit einer eigenen Postleitzahl adressieren Sie ohne Postfach oder Straße.

Computer AG 06122 Halle

Wohnt der Empfänger zur UNTERMIETE, wird der Wohnungsinhaber in der Zeile unter dem Empfängernamen mit dem Zusatz „bei“ angegeben.

Herr Martin Schreck bei Martina Blick

Bei AUSLANDSANSCHRIFTEN werden der Bestimmungsort und das Bestimmungsland in Großbuchstaben geschrieben. Der ORT wird IN DER LANDESSPRACHE DES BESTIMMUNGSLANDES und das LAND IN DER LANDESSPRACHE DES VERSENDUNGSLANDES geschrieben.

Signora Eve Manca Via Manzoni 165 50121 FIRENZE ITALIEN

Inhalt des Anschriftenfeldes eingeben Erstellen Sie unterhalb der Postanschrift des Empfängers eine Tabelle mit zwei Spalten und einer Zeile. Blenden Sie die Rahmenlinien der Tabelle aus. Setzen Sie den Cursor in die Tabelle. Stellen Sie in den TABELLENTOOLS, Register LAYOUT in der Gruppe ZELLENGRÖßE die Größe der Tabelle ein. (4 cm hoch, 8,5 cm breit) Aktivieren Sie anschließend in der Gruppe TABELLE die Schaltfläche RASTERLINIEN ANZEIGEN. Geben Sie unterhalb der Postanschrift des Absenders die betreffenden Empfängerangaben ein, und achten Sie dabei auf die Einhaltung der nach DIN 5008 vorgeschriebenen Anordnung der einzelnen Angaben. Formatieren Sie Angaben mit derselben Schriftgröße wie den eigentlichen Brieftext. Z.B. 10 pt.

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Bezugszeichenzeile und Informationsblock eingeben Die Bezugszeichenzeile Besitzt Ihr Briefpapier keine Bezugszeichenzeile müssen Sie die Leitwörter selbst erstellen. Die Leitwörter werden in einer Schriftgröße von 6 pt bis 8 pt geschrieben. Die Bezugszeichenzeile beginnt mindestens 0,85 cm unter dem Anschriftenfeld. Abbildung 10 - Leitwörter der Bezugszeichenzeile

Leitwörter (erste Zeile)

Position vom linken Blattrand gemessen

Inhalt (zweite Zeile)

Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom

2,50 cm

Verfasserkürzel und Datum des Briefes, auf den Sie antworten; ist Ihr Brief der erste in einem Schriftwechsel bleibt das Feld leer. Rechnungsnummern und Ähnliches werden in der Betreffzeile eingetragen.

Unser Zeichen, unsere Nachricht vom

5,08 cm

Ihr Namenskürzel besteht meist aus zwei Buchstaben, z.B. den jeweiligen Initialen. Oft werden die Kürzel des Unterzeichnenden und der Schreibkraft angegeben.

Telefon, Name

10,16 cm

Ihre Durchwahlnummer und Ihr Name.

Datum

15,24 cm

Erstelldatum des Briefes.

Bezugszeichenzeile einrichten Abbildung 11 - Tabstopps setzen

Erzeugen Sie zwei Leerzeilen unterhalb des Anschriftenfeldes. Aktivieren Sie im Register START, Gruppe ABSATZ die Schaltfläche . Klicken Sie im Dialogfenster ABSATZ auf die Schaltfläche TABSTOPPS .

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Setzen Sie die Tabstopps  und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. Stellen Sie die erste Zeile der Bezugszeichenzeile auf die Schriftgröße 7 pt und geben Sie die Leitwörter an den entsprechenden Tabstopps ein. Stellen Sie die zweite Zeile der Bezugszeichenzeile auf die Größe des Brieftextes ein (z.B. 7 pt) Weitere Angaben in einer Kommunikationszeile Sollen im Brief weitere Angaben zu Kommunikationsmöglichkeiten, wie z.B. E-Mail-Adresse, aufgenommen werden, können diese in einer Kommunikationszeile aufgenommen werden. Die Kommunikationszeile wird in Höhe der letzten beschriebenen Zeile des Anschriftenfeldes eingefügt. Die Kommunikationszeile beginnt bei einer Tabstoppposition von 10,16 cm. Setzen Sie den Cursor in die Zelle neben dem Anschriftenfeld und setzen Sie einen Tabstopp bei 1,66 cm. Springen Sie den Tabstopp mit der Tastenkombination S T an und nehmen Sie die entsprechenden Eintragungen vor.

Betreff, Anrede und Unterschriftenblock Der Betreff Der Betreff wird mit zwei Zeilen Abstand nach Bezugszeichenzeile linksbündig eingefügt. Das Wort „Betreff“ oder „Betrifft“ wird nicht geschrieben. Eine lange Betreffangabe kann sich über max. zwei Zeilen. Nach dem Betreff steht kein Satzzeichen. Sie können den Betreff hervorheben in dem Sie in z.B. fett formatieren. Nach dem Betreff folgt ein Abstand von zwei Leerzeilen. Abbildung 12 - Betreff einfügen

Die Anrede Briefpartner werden nach Möglichkeit mit Ihrem Namen angesprochen. Nur wenn der Name des Ansprechpartners nicht bekannt ist, wird die allgemeine Anrede „Seher geehrte Damen und Herren“ verwendet. Abbildung 13 - Die Anrede

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Der Unterschriftenblock Der Unterschriftenblock besteht aus: der Grußformel eventuell dem Namen der Firma, Behörde etc. einer handschriftlichen Unterschrift gegebenenfalls der maschinengeschriebenen Angabe des Unterzeichnernamens Der Gruß wird ohne Satzzeichen am Ende geschrieben. Wird nach der Grußformel ein Firmennamen genannt, folgt dieser mit einer Leerzeile Abstand der Grußformel. Der maschinengeschriebene Unterzeichnername folgt dem Firmennamen mit drei Leerzeilen Abstand, damit oberhalb des vorgegebenen Namens unterschrieben werden kann.

Abbildung 14 - Der Unterschriftenblock

Anlagen und Verteilervermerk Der Anlagenvermerk Das Wort „Anlage“ oder „Anlagen“ weist den Empfänger auf Unterlagen hin, die dem Schreiben beigefügt sind. Der Anlagenvermerk kann hervorgehoben werden, z.B. durch fettdruck. Zwischen Unterschriftenblock und Anlagenvermerk werden drei Leerzeilen freigelassen. Wurde im Unterschriftenblock bereits der Unterzeichnername bereits vorgegeben, genügt eine Leerzeile Abstand. Die einzelnen Anlagen werden unter dem Anlagenvermerk jeweils in einer eigenen Zeile eingefügt. Der Anlagenvermerk kann aus Platzgründen auch rechts neben dem Unterschriftenblock erscheinen. Er beginnt dann bei einer Tabstoppposition von10,16 cm in der Zeile, in der die Grußformel steht. Abbildung 15 - Der Anlagenvermerk

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Geschäftsangaben und gesellschaftsrechtliche Angaben Aktivieren Sie im Register EINFÜGEN, Gruppe KOPF- UND FUßZEILE das Symbol FUßZEILE . Fügen Sie in die Fußzeile eine einzeilige Tabelle ein. Die Anzahl der Spalten richtet sich nach der Anzahl der Geschäftsangaben die eingetragen werden sollen. Blenden Sie die Rahmenlinien der Tabelle aus. Geben Sie die Geschäftsangaben in die einzelnen Spalten ein (z.B. in der Schriftgröße 7 pt) Bei Kapitalgesellschaften werden unter anderem Informationen über die Rechtsform und den Sitz der Gesellschaft Abbildung 16 - Geschäfts- und gesellschaftsrechtliche Angaben

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