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Buchführung

Klaus Menzel

Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten

Die Buchführung umfasst mindestens die folgenden Arbeiten: • Erfassung sämtlicher Geschäfte in Grundbüchern. • Führung von Sachkonten in Hauptbüchern. • Führung von Personenkonten in Kontokorrentbüchern. • Jährliche Abschlüsse mit Bestandsaufnahmen, Bilanzrechnung, Gewinn- und Verlustrechnung. Die Aufzeichnungen betreffen – im Unterschied zur Buchführung – nur die Erfassung ausgewählter Geschäfte.

1. Buchführungspflichten nach Handelsrecht Handelsrechtlich sind alle Kaufleute zur Buchführung verpflichtet. (§§ 238 ff. HGB.) Kaufleute betreiben Unternehmen mit Erwerbscharakter, die also eine Markt- und Gewinnorientierung auf Dauer zeigen. Nach Handelsrecht gelten die folgenden Begriffsabgrenzungen. a) Ist-Kaufleute sind Gewerbetreibende, deren Unternehmung einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Nach der Rechtsprechung liegt die Untergrenze für einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb ungefähr bei • 10 Arbeitnehmern und • 100 000 EUR bis 500 000 EUR Jahresumsatz. Ist-Kaufleute sind zwar zur Eintragung ins Handelsregister verpflichtet; die Eintragung hat jedoch allein deklaratorische Bedeutung für ihre Kaufmannseigenschaften. (§ 1 HGB.) b) Kann-Kaufleute sind • Land- und Forstwirte, gegebenenfalls mit gewerblichen Nebenbetrieben, deren Unternehmung einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert und • Gewerbetreibende, deren Unternehmung keinen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Kann-Kaufleute sind zur Eintragung ins Handelsregister berechtigt; die Eintragung hat konstitutive Bedeutung für ihre Kaufmannseigenschaften. (§§ 2 f. HGB.) c) Formkaufleute sind Handelsgesellschaften in der Rechtsform von Personenoder Kapitalgesellschaften und Genossenschaften. Die Rechtsform wird durch die Eintragung in Handels- resp. Genossenschaftsregister allererst begründet. (§ 6 HGB.)

Von der Buchführungspflicht ausgenommen sind Einzelkaufleute, die in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren die nachstehenden Bedingungen erfüllen: • Jahresumsatz von höchstens 600 000 EUR. • Jahresgewinn von höchstens 60 000 EUR. (§ 241 a, § 242 Abs. 4 HGB.) Keine Buchführungspflicht besteht für die Angehörigen der freien Berufe, da ihnen die Kaufmannseigenschaften fehlen. Typische Fälle: • Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Schriftsteller, Künstler.

2. Buchführungspflichten nach Steuerrecht Steuerrechtlich gelten die folgenden Buchführungspflichten. a) Abgeleitete Buchführungspflicht. (§ 140 AO.) Wer nach Handelsrecht zur Buchführung verpflichtet ist, der unterliegt auch einer steuerrechtlichen Buchführungspflicht. b) Originäre Buchführungspflicht. (§ 141 AO.) Ein Gewerbetreibender oder ein Land- und Forstwirt, der nach Handelsrecht nicht zur Buchführung verpflichtet ist, unterliegt gleichwohl einer steuerrechtlichen Buchführungspflicht, sofern er wenigstens eine der folgenden Bedingungen erfüllt: • Jahresumsatz von mehr als 600 000 EUR. • Jahresgewinn von mehr als 60 000 EUR. • Selbst bewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Fläche mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25 000 EUR. (§ 46 BewG.) Wer allein nach Steuerrecht zur Buchführung verpflichtet ist, der muss keine Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen, sondern kann sich mit der Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich begnügen. (§ 4 Abs. 1 EStG.) Keine Buchführungspflicht besteht für die Angehörigen der freien Berufe.

3. Aufzeichnungspflichten Wer weder handels- noch steuerrechtlich zur Buchführung verpflichtet ist, der unterliegt unter Umständen gleichwohl gewissen Aufzeichnungspflichten. a) Steuerrechtliche Aufzeichnungspflichten für gewerbliche Unternehmer. Typische Fälle: • Führung eines Wareneingangsbuchs. (§ 143 AO.) • Führung eines Warenausgangsbuchs, sofern Waren regelmäßig an andere gewerbliche Unternehmer verkauft werden. (§ 144 AO.) • Führung eines Kassenbuchs mit täglicher Aufzeichnung von Bareinnahmen und Barausgaben. (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO.) • Führung von Lohnkonten für die Arbeitnehmer des Betriebes. (§ 41 Abs. 1 EStG.) b) Außersteuerrechtliche Aufzeichnungspflichten für bestimmte Berufsgruppen sind auch steuerrechtlich zu beachten. (§ 140 AO.)...