Cateringmanagement-deel1 PDF

Preview

Summary

Cateringmanagement1 Zijn hoffelijkheidsvoorschriften en protocol nog van onze tijd?➔ Bekende uitdrukkingen “dat is allemaal protocol” of “dat hoeft voor mij niet, ik hecht er geen belang aan” ➔ Organisatie is pas in orde als met alle “protocollaire regels” rekening gehouden wordt ➔ Mensen gaan hun g...

Description

Cateringmanagement 1

Zijn hoffelijkheidsvoorschriften en protocol nog van onze tijd?

Bekende uitdrukkingen “dat is allemaal protocol” of “dat hoeft voor mij niet, ik hecht er geen belang aan” Organisatie is pas in orde als met alle “protocollaire regels” rekening gehouden wordt Mensen gaan hun gedrag automatisch aanpassen, (on)bewust rekening houdend met de etiquette Protocol is niet meer oud- bollig, heeft zich mee aangepast aan de veranderende maatschappij  Begin 20ste eeuw enkel voorbehouden voor een beperkte elite (nu voor iedereen geldend) ➔ Protocollaire voorschriften hebben te maken met ceremonieel en hoffelijkheid tegenover mensen ➔ Het blijft belangrijk dat er erkenning is voor vertegenwoordigers van de “gestelde lichamen” ➔ Het is belangrijk voor het welslagen van een plechtigheid ➔ ➔ ➔ ➔

2

Het belang van protocol en etiquette

2.1

De begrippen protocol en etiquette, ceremonieel en voorrangen

➔ Protocol en etiquette zijn 2 begrippen die te maken hebben met hoffelijkheid en erkenning

 Beide zijn ontegensprekelijk met elkaar verbonden  Een event volgens der regels van protocol valt in het water als de etiquette niet gerespecteerd wordt ➔ Geheel van voorschriften en gebruiken dat bij burgerlijke& godsdienstige plechtigheden

Protocol

➔ ➔ ➔ ➔ ➔ ➔ ➔

Etiquette ➔ ➔

Ceremonieel

➔ ➔ ➔

Voorrang

➔ ➔

2.2

& officiële manifestaties in acht moet worden genomen Heeft altijd te maken met 1 of andere vorm van ceremonie Regels worden nationaal en internationaal toegepast Er kan weinig aan de regels worden gesleuteld Iedere tekortkoming wordt ervaren als een blijk van een “beledigende bedoeling” of van een “weinig hoffelijk of storende vergetelheid” Beschrijft geheel van regels en gebruiken bij plechtigheden en officiële gelegenheden met een plechtig karakter Gedragsregels die in acht moeten worden genomen in de omgang met personen Te maken met hoffelijkheidsvormen die moeten leiden naar harmonieuze betrekkingen, zowel tussen individuen als tussen individuen en de overheid Regels veranderen naargelang de maatschappij evolueert Etiquette bepaalt de houding van deelnemers en genodigden aan de plechtigheden Bevat alle maatregelen die een organisatie moet regelen Het gaat hier dus om het scenario (een soort draaiboek) Opeenvolging van handelingen die leiden naar het goed verloop v/e plechtigheid Bevat de regels voor het ontvangen en plaatsen van genodigden Voorrangen bevatten altijd een “hiërarchie”

Het belang van een verantwoordelijke voor protocol en ontvangst bij een provincie- gemeente-/ stadsbestuur

➔ Hier bestaat weinig vakliteratuur voor ➔ Rekening houden met de plaatselijke gewoonten, gevoeligheden tussen mensen ➔ Kennis opdoen door ervaring, uitwisseling van informatie en protocolverantwoordelijken onder elkaar

De protocolverantwoordelijke ➔ Moet zicht hebben op de mogelijk uit te nodigen ➔ Moet zoveel mogelijk worden ingeschakeld vanaf het begin van de planning v/e plechtigheid ➔ Erop toezien dat de volgorde van de sprekers wordt gerespecteerd, de protocollaire genodigden op de juiste manier worden ontvangen en dergelijke meer ➔ Kent de plaatselijke gebruiken, gevoeligheden tussen verschillende personen, … ➔ Autoriteit om op te treden wanneer er zich tijdens plechtigheden of organisaties problemen voordoen

1

2.3

Wat is etiquette en waarom?

Om de dagelijkse omgang te vergemakkelijken Geheel van beleefdheidsvormen om de dagelijkse omgang te vergemakkelijken Is een uiterlijke beschaving Maatschappij zou onleefbaar zijn zonder regels ➔ Komt voort uit oprechte waardering en belangstelling voor mensen Vriendelijkheid ➔ Op oprechter je vriendelijkheid, hoe sneller je de mensen voor je winst

➔ ➔ ➔ ➔

Voorkomendheid Wellevendheid

➔ Nog iets meer dan beleefdheid ➔ Omgang tussen mensen veraangenamen en nooit in verlegenheid te brengen ➔ Wensen en verlangens raden van mensen en deze proberen invullen ➔ Innerlijke beschaving, is erop gericht anderen het leven aangenamer te maken en

hun gevoelens te eerbiedigen, komt tot uiting in tact en zelfbeheersing

3

Protocollaire voorrangsregels

3.1

Het begrip protocollaire voorrang

➔ De maatschappij kenmerkt zich door verandering in gebruiken en gewoonten, 4 oorzaken daarvan:

1. De democratisering van de maatschappij 2. De emancipatie van de vrouw 3. Veranderingen in de verhoudingen binnen families en tussen generaties 4. Het beter leren kennen van andere culturen ➔ De eerste algemene principe stelt dat: een dame voorrang heeft op een heer – oudere dame op een jongere dame – oudere heer op een jongere heer  Op officiële plechtigheden zijn er echter andere officiële voorrangen 1. De persoonlijke voorrang 2. De korpsvoorrang

De persoonlijke voorrang

Wordt verleend aan personen door hun functie en hen, ongeacht hun leeftijd of geslacht, voorrang geeft op andere personen

De korpsvoorrang

Wordt gegeven aan groepen (bv.: schepencollege) ➔ Van belang bij de toewijzing van plaatsen bij stoelen ➔ VOORRANG NIET OVERDRAAGBAAR, BEHALVE DIE V/H STAATSHOOFD

3.2

Hoe zijn de voorrangsregels tot stand gekomen?

➔ Sinds de regeringsperiode van Napoleon ➔ In de loop van de geschiedenis is een rangorde bepaald die door de jaren heen aangepast werd ➔ Opsomming heeft geleid tot een officieuze rangorde van de “overheidspersonen” en de

vertegenwoordigers v/d “gestelde lichamen” in ons land (wetgevende – uitvoerende- rechterlijke macht) ➔ De laatste grondwetswijzigingen & de evolutie leidde ons land naar een federale staat ➔ Verschil tussen decretale bepalingen: Vlaamse regering en Ministerie van Binnenlandse Zaken

3.3

Persoonlijke of individuele voorrangslijst bij plechtigheden (p. 17-35 niet vanbuiten leren)

➔ Lijsten zijn richtinggevend voor de organisatie van plechtigheden op gemeentelijk vlak  Onder 3.3.1. Protocollaire persoonlijke voorrangslijst numeriek gerangschikt  Onder 3.3.2. Voorrangslijst alfabetisch gerangschikt  Onder 3.4. Protocollaire voorrangslijst voor provinciale en/of stedelijke/gemeentelijke organisaties  Onder 3.5. De korpsvoorrang  Onder 3.6. Protocollaire persoonlijke voorrangslijst bij manifestaties van Vlaanderen, numeriek gerangschikt  Onder 3.7. Korpsvoorrang bij manifestaties door Vlaanderen ingericht

2

3.4 ➔ ➔ ➔ ➔ ➔ ➔

Hoe omgaan met de persoonlijke voorrang bij de organisatie van lokale plechtigheden? De hoogwaardigheidsbekleders zijn nooit allemaal samen aanwezig De genodigden voor plechtigheden (provincie, steden en gemeenten) staan niet in de lijst (p. 17- …) Rekening houden met de plaatselijke gevoeligheden: niet gemakkelijk Lokale overheden moeten de aanwezigheid erkennen van personages met nationale rang Kleinere gemeenten: rekening houden met de lokale tradities en menselijke factoren Niet- erkenning = ongenoegen en wrevel kunnen veroorzaken

3.5

Wie is de gastheer/ gastvrouw bij een plechtigheid of evenement door provincie of stad/ gemeente ingericht?

➔ Provincie: de gouverneur (of vertegenwoordiger uit bestendige deputatie) als gastheer/ gastvrouw

 Medegastheren/ vrouwen: gedeputeerden en de provinciegriffier ➔ Gemeente/ stad: burgemeester (of vertegenwoordiger uit schepencollege) als gastheer/ gastvrouw

 Medegastheren/ vrouwen: schepenen en de gemeentesecretaris ➔ Schikking: leden van provincieraad, gemeenteraad nemen daarna plaats

Plechtigheid in een gemeente ➔ Gastheer, dan gouverneur, dan 1ste schepen met naast hem een parlementair, daarna 2de schepen, gedeputeerde, enz. … Plechtigheid in de provincie ➔ Gouverneur gastheer, naast hem een universiteitsrector, een gedeputeerde, procureur des konings, gedeputeerde, burgemeester, enz. ...

3.6

De aanwezigheid van de koning of een lid van de koninklijke familie op een plechtigheid

➔ Schrijven richten aan de Koning of aan het lid van de Koninklijke familie of aan de Grootmaarschalk of de

Kabinetschef van de Koning of aan de Secretarissen van de leden van de Koninklijke familie ➔ Indien er belangstelling is: het Paleis zal zelf bijkomende info vragen ➔ Bij een positieve beslissing over de aanwezigheid: verloop plechtigheid gebeurt door:

   

Verantwoordelijke protocoldiensten De persverantwoordelijke van het Paleis De Veiligheidsdiensten ter plaatse Plechtigheid wordt georganiseerd in overleg met de vertegenwoordigers van het paleis → dit allemaal voor concrete afspreken over de timing, de weg, plaatsing, … ➔ Omzendbrief van 13/04/1999 van Binnenlandse Zaken omtrent richtlijnen bij een Koninklijk bezoek 3.6.1 Organisatie met een internationaal karakter ➔ Ministerie van Buitenlandse Zaken: optreden als coördinator wanneer een derde de organisator is  Oordeelt wie uitgenodigd moet worden in functie van het event ➔ De verantwoordelijke van de federale staat: doet het aspect “veiligheid” ➔ In de provincie is de gouverneur verantwoordelijk voor orde en handhaving en vormt schakel tussen federale overheid en de gewesten en gemeenschappen ➔ Gewest- en Gemeenschapsautoriteiten moeten betrokken worden en een protocollaire rol krijgen ➔ In geval van bezoek van een staatshoofd moet een federaal minister aanwezig zijn ➔ De Koning kan zich laten vertegenwoordigen

3

3.6.2 Organisatie met een nationaal karakter ➔ Optreden met betrekking op Gewest- en Gemeenschapsmateries= federale schakels geschrapt  Gouverneur en burgemeester krijgen bijzondere rol  De ontvangende overheid krijgt de rol van de organisatie ➔ Als het een optreden is met betrekking op federale materie= ministerie van Binnenlandse Zaken behouden ➔ De veiligheid wordt verzekerd door de veiligheidsdiensten van het Paleis  De gouverneur en de gemeentelijke autoriteiten zorgen voor de handhaving van de orde ➔ Gemengde activiteiten worden gezamenlijk georganiseerd met Binnenlandse Zaken als coördinator ➔ Koninging stuurt geen vertegenwoordiger Plaatsing van de personen die de Koninklijke Hoogheid vergezellen ➔ Ze nemen plaats achter Koninklijke gast, ongeacht persoonlijke voorrang → ook in overleg met het Paleis ➔ Vertegenwoordiger Koning → = zelfde ereplaats als Koning (neemt niet deel aan recepties en maaltijden) ➔ Vertegenwoordiger van het Paleis → met persoonlijke voorrang zoals zijn functie op het paleis

3.6.3 Gedragsregels bij koninklijk bezoek ➔ Iedereen is aanwezig op de plechtigheid voor het koninklijk bezoek aankomt  Niet weggaan voor het koninklijk bezoek afscheid heeft genomen ➔ Bij intrede en vertrek staat iedereen recht en keert men zich naar hen toe ➔ Nooit de hand reiken naar een Koninklijke gast, tenzij deze zelf het initiatief neemt ➔ Een gereserveerde houding aannemen (hen nooit aanspreken uit eigen beweging) ➔ Eenvoudig en spontaan antwaarden op een vraag van hen  Aanspreekvorm: Sire, Uwe majesteit ➔ Aanspreekvorm Koninging/ Prinsessen: Mevrouw (onze Koninging: Majesteit), Prinsen: Monseigneur ➔ Kleding wordt bekend gemaakt met het protocol ➔ Een uitnodiging is een bevel om te gaan, zo niet: verontschuldigen bij Grootmaarschal van het Hof ➔ Alles hierboven ook van toepassing bij een kardinaal op een plechtigheid: aanspreken met Eminentie 3.6.4 Andere voorrangregels ➔ Bij het opgaan v/e trap, binnentreden of verlaten v/e gebouw gaat de hooggeplaatste voor iedereen ➔ Een heer gaat voor de dame de trap op en na de dame bij het afdalen  Zodat ze niet onder de rok kunnen kijken ➔ Een dame gaat rechts van de heer, een oudere heer rechts van de jongere ➔ Op straat gaat de hooggeplaatste, de dame langs de huizenkant ➔ In auto zijn de eerste 2 plaatsen achteraan de belangrijkste ➔ Hand geven gaat uit van de meerdere, de dame, de hooggeplaatste, de oudere, ... 3.6.5 De volgorde van sprekers tijdens een plechtigheid ➔ Is evenredig met de persoonlijke voorrang die personen vanuit hun functie genieten ➔ De voornaamste spreker spreekt altijd het laatste ➔ De begroeting gebeurt door de gastheer (bv.: de burgemeester); gevolgd door de inhoudelijke toespraken ➔ Gastheer persoon met hoogste persoonlijke voorrang?: zelf genodigden verwelkomen, …  Regels hieromtrent zijn er niet

4

4

Het plaatsen van personen

4.1

De plaatsing in een zaal bij een academische zitting

➔ Afhankelijk van de opstelling van de stoelen in de zaal

 Met of zonder forum? Stoelen in een blok geplaats of 2 blokken met midden gang? , … ➔ 1ste plaats is voor de gastheer/ vrouw ➔ Rechts van hem/ haar = 2de plaats ➔ Links van hem/ haar = 3de plaats

4.1.1 Opstelling met forum ➔ Aan het forum: gastvrouw/ heer samen met sprekers in orde van protocollaire belangrijkheid  Links en rechts v/d gastvrouw/ heer  Indien geen taak in programma voor gastvr/h → kan ondervoorzitter v/h forum aangesteld worden  Gastheer neemt dan eerste plaats in de zaal 5 3 1 0 2 4 6 ➔ Opstelling ziet er als volgt uit: 4.1.2 Opstelling in één blok ➔ Gastvr/h neemt plaats in het midden, partner zit daarvan links (samen als 1 beschouwd) ➔ Partner neemt dezelfde rangorde in van partner  Rechts gastvr/h neemt de voornaamste genodigde plaats (= 1ste protocollaire genodigde)  Links gastvr/h bestemd voor de 2de protocollaire genodigde  2de plaats rechts voor de medegastvr/heer, indien geen: naar de 3 de protocollaire genodigde  Volgende plaatsen worden telkens rechts& links ingevuld tot de rij bezet is  Volgende rijen starten telkens weer in het midden: 1ste plaats is die achter de gastvr/h 10

8

6

4

2

21

19

17

15

13

0 Gastheer 11

1

3

5

7

9

12

14

16

18

20

4.1.3 Opstelling in twee blokken ➔ Hier kunnen verschillende opties genomen worden voor het plaatsen van de genodigden 4.1.3.1 De protocollaire genodigden worden over de twee blokken geplaatst ➔ 1ste stoel aan middengang van iedere blok is de voornaamste  Best voorbehouden aan de gastvr/h links en rechts voor 1ste medegastvr/ heer  1ste protocollaire genodigden nemen dan links en rechts van hen plaats ➔ Men houdt ook rekening met de aard van de plechtigheid en de speciale genodigden ➔ Degene voor wie de zitting is opgezet → ergens vooraan plaatsen  Van belang bij een academische viering of feestviering door een privé- organisatie 3

18

8

16

6 4

2

GH

14

12

10

GH

1

9 11

3

5

7

13

15

17

4.1.3.2 Men plaats de protocollaire genodigden in het blok rechts ➔ De speciale genodigden komen in het linkerblok met de voornaamste genodigden op de 1ste rij  Belgische gemeente; zitting: afgevaardigden buitenlandse gemeenten → gaan voor op onze  Verschillende Belgische gemeenten aanwezig?: volgens alfabetische volgorde plaatsen (rechts voorzitter, dan links, weer rechts, weer links, …) GH 1 2 3 4 5 6de 5de 4de 3de 2de 1ste genodigden 12de

11de 10de 9de 8ste genodigden

7de

6 7

8 9 10 genodigden

11

5

4.2

Plaatsing van de deelnemers bij belangrijke officiële vergaderingen of bij ontmoetingen met verschillende partners

➔ Plaatsing genodigden op rijen in de zaal met zicht op een voorzitterstafel, waar de voorzitter van elke

partnerorganisatie plaatsneemt  Deze vorm van vergaderen is het meest geschikt voor vergaderingen met grote groepen ➔ Plaatsing genodigden aan een vergadertafel in een vierkante of rechthoekige vorm waarbij men de

vertegenwoordigers van de verschillende organisaties in één lijn tegenover elkaar plaatst  Deze vorm van vergaderen is meer geschikt voor kleinere groepen

4.3

Plaatsing van de genodigden voor een lunch of diner

➔ Voorrang is afhankelijk van de opstelling van de tafels ➔ Er kan ook geopteerd worden voor een Engelse of Franse tafelschikking

 Engelse vorm komt bij ons weinig voor tenzij er meerdere tafels zijn

Tafel op zijn Frans

Tafel op zijn Engels

Tafel in U- vorm (in het midden zit niemand aan de overkant)

Kamvormige tafel met meerdere tanden (is nog weinig gebruikelijk)

Twee tafels (kunnen ook ronde tafels zijn)

Meerdere tafels (kunnen ook ronde tafels zijn)

➔ Voor de gezelligheid wordt veelal gebruik gemaakt van ronde tafels (max 8- 12 personen, gem. praten)

6

4.3.1 Praktische tips bij gebruik van een tafelschikking ➔ Bij meerdere tafels: bij elk 1 kan een gastvr/h geplaatst worden ➔ De voornaamste tafel staat in het midden ➔ Tafels nummeren en aan genodigden bij aankomst een zaalplan meegeven met hun genummerde tafel op  Eventueel een gekleurd bolletje waar ze moeten plaatsnemen aan tafel ➔ Bij een kleine groep: plaats kan hen toegewezen worden ➔ Andere mogelijkheid: zaalplan met tafelschikking te plaatsen aan de ingang zaal (nadeel: gedrum hier) ➔ Rekening houden met personen die het moeilijk hebben met elkaar (niet naast elkaar plaatsen dus, ook al moet de protocollaire doorgans daarmee doorkruist worden)

4.4

Plaatsing van prominenten bij een herdenkings- of inwijdingsplechtigheid aan een monument

➔ Als je met je rug naar het monument staat: hooggeplaatste neemt plaats in het midden

 Aan de rechterkant: de voorzitter v/d organiserende vereniging  Overige autoriteiten nemen dan telkens links/ rechts plaats van deze 2 personen  Hou wel rekening met de ambtsvoorrang ➔ Persoon die het woord zal voeren (geen hooggeplaatste/ voorzitter?) → op de laatste plaats in rij 1  Zo kan hij de sprekersplaats gemakkelijk bereiken zonder anderen te storen ➔ Muziekkorps neemt plaats rechts van het monument ➔ Bloemen neergelegd in volgorde bepaald volgens de korpsvoorrang → daarna volgen vertegenwoordigers

4.5

Het verloop van officiële begrafenissen (vb.: op pag 48)

Een Te- Deum: een hymne op basis van de Bijbel ➔ Wordt gezongen ter gelegenheid van de Nationale Feestdag (21juli)& Dag van de Dynastie (15nov)  Wordt ingericht door de katholieke kerkelijke overheid (deze sturen een uitnodiging naar hetzij de Minister van Binnenlandse zaken, Gouverneur, burgemeester)  Deze nodigen dan op hun beurt de “gestelde lichamen” (burgerlijke, rechterlijke en militaire overheden) van respectievelijke “het federale, provinciale en lokale niveau” uit In de hoofdstad (regels van het protocol voor het plaatsen): ➔ Geregeld door Dienst Ceremonieel v/h Ministerie van Binnenlandse zaken samen met Dienst Protocol van het Ministerie van Buitenlandse zaken  REDEN: altijd aanwezigheid van Koning of leden van de Koninklijke familie, het in België geaccrediteerde Diplomatiek Corps, leden van de regering en ander hooggeplaatste personen Bij gemeenten en provincies ➔ Moeilijker om een uniforme schikking te maken ➔ Rekening houden met voorrangsregels, maar ook met belangrijkheid v/d genodigden ➔ Ruimte voorzien voor publiek ➔ Bij organisatie van een Te- Deum best contact opnemen met het kabinet van de provinciegouverneur  Heeft een ruime ervaring hiermee

7

5

De briefwisseling

5.1

Briefwisseling aan de Koning en de leden van de Koninklijke familie

➔ Brief kan tegenwoordig getypt worden (zie voorbeelden in cursus vanaf pagina 52)

Hou je aan volgende protocollaire formules: ➔ Brief geschreven in de 3de persoon Aanspreking ➔ Voor Koning(in): “Uwe Majesteit” ➔ Prinsen en...