Control mediante tarjetas de kardex de Inventarios de Mercancías PDF

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Sistemas de Registros Contables (Periódico y Perpetuo) y Métodos de Valoración de los Inventarios de Mercancías, según las Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF...

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CONTROL DE INVENTARIOS La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales (situación financiera), y los gastos por inventarios, llamados costos de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultado (estado integral de resultado). Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entre estas cuentas podemos nombrar las siguientes:         

Inventario (inicial). Compras. Devoluciones en compras. Gastos de compras. Ventas. Evoluciones en ventas. Mercancías en tránsito. Mercancía en consignación. Inventario (final).

SISTEMAS DE INVENTARIOS En contabilidad el inventario tiene características particulares, tal es el caso de los sistemas que se aplican considerando el lapso periódico con que se realizan, estos sistemas pueden ser: 1) Sistema de inventario periódico. 2) Sistema de inventario continuo o permanente. Inventario Periódico: es generalmente utilizado por empresas pequeñas y medianas. Por este sistema, sólo puede conocerse el monto del inventario después de haber procedido a realizar un conteo físico de las existencias de una fecha determinada y luego valorarlas. Este proceso generalmente sólo se hace una vez al año al finalizar el período contable, y tal información se hace indispensable para la determinación de la utilidad o pérdida que la empresa tuvo en el ejercicio que finaliza en esa fecha. Este sistema, por lo tanto, no permite conocer cuánto se está ganando o perdiendo en forma bruta cada vez que la empresa realiza una venta. En caso de querer conocer resultados mensuales, debe utilizar cualquiera de los sistemas de estimación. Inventario Continuo o Permanente; en contraposición con el sistema de inventario periódico, el sistema de inventario continuo permite determinar en cualquier momento la cantidad física de cada tipo de artículo que la empresa posee de inventario, así como su costo.

Se trata de un inventario muy fácil de llevar, mediante el cual se le da entrada o se carga a inventario cada vez que se compra mercancía y se le da salida o se abona a esa misma cuenta por cada venta que la empresa haga. Este movimiento se lleva tanto en unidades como en bolívares, procediendo a determinar el saldo cada vez que se realiza una transacción, manteniéndolo actualizado continuamente. Sin embargo, las ventajas que se terminan de mencionar, no excluyen la necesidad de la toma de inventario físico por lo menos dos veces al año como medida de control interno. Ello permitirá comparar el resultado obtenido en el inventario físico con los saldos que arrojan los libros y, si se encuentran diferencias, proceder a aclararlas. Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre a él por razones diversa, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte. CONTROL INTERNO Generalmente los inventarios representan el rubro de mayor volumen del activo circulante. Sin embargo, con frecuencia se observa que se establecen buenos controles, por ejemplo, sobre el efectivo, seguramente pensando en que, por su naturaleza, existe el peligro de que sea utilizado en forma inapropiada, mientras que se descuidan los controles sobre los inventarios. Al respecto, se recomienda al alumno no caer en ese error y establecer solidos controles que permitan tener algún grado de seguridad de que los inventarios están siendo manejados con idoneidad. Algunos de los elementos de control interno que deben ponerse en práctica, con la aclaración de que, cuando tenga que hacerlo en la práctica, deben ser adaptados a las realidades que estén dándose en ese lugar y momento. 1. Las mercancías deben estar protegidas contra pérdidas por robo, manteniéndolas en inmuebles debidamente cerrados con sistemas seguros a donde solo podrán acceder las personas autorizadas. El almacén debe estar en unas condiciones tales que evite el deterioro físico de la mercancía. 2. Cuando una mercancía ingrese al almacén, debe ser pesada, contada o medida y el resultado obtenido, comparado con lo expresado en la documentación que la acompaña (factura o nota de entrega del vendedor en caso de mercancía comprada a terceros o el informe de producción si se trata de mercancía fabricada por la propia empresa). 3. En los casos de despachos, solo se entregará mercancía, mediante la presentación de requisiciones u órdenes de despacho prenumeradas y debidamente autorizadas. 4. Deben ser llevados registros de inventario continuo en cuanto a cantidades y valores de todas las mercancías. 5. Los registros de inventario continuo deben ser periódicamente cuadrados con la cuenta control respectiva.

6. Deben ser llevados registros especiales adecuados para controlar la mercancía enviada en consignación, en poder de terceros para procesar, en almacenadoras públicas, entre otros; así como para controlar aquellas recibidas en consignación o en calidad de préstamo, manteniéndolas segregadas de las que sí son propiedad de la empresa. 7. Las personas que lleven el mayor auxiliar de almacén, deben ser diferentes a las encargadas de custodiar la existencia de mercancías. 8. El mayor auxiliar de almacén debe ser periódicamente revisado con el objeto de encontrar mercancías obsoletas o de poco movimiento. 9. Periódicamente deben hacerse un conteo físico de todas las existencias y los resultados deben ser comparados con el mayor auxiliar del almacén con las cuentas de control respectivas. TOMA DE INVENTARIO FISICO Es el acto mediante el cual se procede a contar, pesar o medir físicamente, la cantidad de unidades de cada producto o mercancía propiedad de la empresa que directa o indirectamente serán destinados a la venta. La exactitud que se obtenga de ese conteo físico es de tal importancia, como que de ello depende en gran medida la razonabilidad de la utilidad o pérdida que se obtenga según los libros, así como el monto que aparecerá como activo en el balance general (situación financiera) que será elaborado para la fecha en que se tomó el inventario.

Para hacer un mejor control el departamento de contabilidad cuenta con las llamadas tarjetas de inventario (kardex), donde se detallan los promedios del despacho de mercancía por casos separados, lo que permite al departamento contable mantener su control. MÉTODOS DE VALORACIÓN O VALUACIÓN DEL INVENTARIO Son los métodos de control utilizados en la empresa para administrar eficientemente la gestión de almacenamiento de mercancías. Método UEPS (LIFO); consiste en darle salida primero a los lotes que hayan llegado últimos. Este LIFO proviene de la frase inglesa las-in-first-out, que significa que el último que entra es lo primero que sale. Ejemplo; la siguiente información, relaciona operaciones de manejo de inventarios: 03/07/2008. Existen 10 artículos a Bs.80, 00 cada uno. 03/07/2008. Se compran 3 artículos a Bs.81, 00 cada uno. 16/07/2008. Se compran 4 artículos a Bs.82, 00 cada uno. 17/07/2008. Se venden 5 artículos. 20/07/2008. Se venden 8 artículos.

FECHA

ENTRADA

SALIDA

dd/mm/aa

UNIDADES

COSTO UNITARIO

COSTO TOTAL

07/07/2008 03/07/2008

3

81, 00

243, 00

16/07/2008

4

82, 00

328, 00

17/07/2008

UNIDADES

4 1 2 6

20/07/2008

COSTO UNITARIO

82, 00 81, 00 81, 00 80,00

EXISTENCIA COSTO TOTAL

328, 00 81, 00 162, 00 480, 00

UNIDADES

10 10 3 10 3 4 10 2 4

COSTO UNITARIO

80, 00 80, 00 81, 00 80, 00 81, 00 82, 00 80, 00 81, 00 80, 00

COSTO TOTAL

800, 00 800, 00 243, 00 800, 00 243, 00 328, 00 800, 00 162, 00 320, 00

Método PEPS (FIFO); consiste en dar salida primero a las mercaderías que primero hayan legado al almacén. El vocablo FIFO proviene de la frase inglesa first-in-first-out, que significa que lo primero que entra es lo que sale. Ejemplo; la siguiente información, relaciona operaciones de manejo de inventarios: 01/07/2008. Existen 10 artículos a Bs.80, 00 cada uno. 03/07/2008. Se compran 7 artículos a Bs.81, 00 cada uno. 12/07/2008. Venta de 4 artículos. 19/07/2008. Se compran 12 artículos a Bs.82, 00 cada uno. 17/07/2008. Venta de 8 artículos. 31/07/2008. La toma del inventario arroja una existencia de 17 artículos. FECHA ENTRADA SALIDA EXISTENCIA dd/mm/aa

UNIDADES

01/07/2008 03/07/2008

7

COSTO UNITARIO

81, 00

COSTO TOTAL

26/07/2008

12

82, 00

COSTO UNITARIO

COSTO TOTAL

567, 00

12/07/2008 19/07/2008

UNIDADES

4

80, 00

6 2

80, 00 81,00

320, 00

984, 00

480, 00 162, 00

UNIDADES

10 10 7 6 7 6 7 12 5 12

COSTO UNITARIO

80, 00 80, 00 81, 00 80, 00 81, 00 80, 00 81, 00 82, 00 81, 00 82, 00

COSTO TOTAL

800, 00 800, 00 567, 00 480, 00 567, 00 480, 00 567, 00 984, 00 405, 00 984, 00

Promedio Ponderado; un sistema para controlar las existencias de las mercancías, es con su precio promedio, método este necesario en las empresas de tipo industrial, ya que generalmente tiene que valorar lo que se manda al departamento de producción. El costo promedio unitario se obtiene dividiendo el valor en existencia por la cantidad en stock. Los envíos de materiales a los diversos departamentos de producción son evaluados de acuerdo con el último precio promedio calculado. “existen varias formas de calcular el promedio, una de ellas es la de los promedios ponderados: En el cual los costos de los artículos adquiridos fluyen hacia un deposito común, donde el costo de una unidad, no puede distinguirse del de otra. Por ejemplo, el trigo, azúcar, aceite, entre otros. Los artículos retirados del almacén, para su venta o su uso tienen un costo unitario, que es el promedio de todas las adquisiciones, ponderando con las adquiridas a cada precio individual. El procedimiento consiste, en añadir el costo de cada nueva compra al costo total del inventario existente, para calcular el precio unitario ponderado, de divide este costo total entre el número de unidades en existencia, y se coloca como precio de todas las salidas las

cifras resultantes, antes de la compra siguiente. Cada vez que se realice una compra se promedia el costo unitario de dicho artículo.” Ejemplo; la siguiente información, relaciona operaciones de manejo de inventarios: 01/07/2008. Existen 10 artículos a Bs.80, 00 cada uno. 03/07/2008. Se compran 7 artículos a Bs.81, 00 cada uno. 12/07/2008. Venta de 4 artículos. 19/07/2008. Se compran 12 artículos a Bs.82, 00 cada uno. 17/07/2008. Venta de 8 artículos. 31/07/2008. La toma del inventario arroja una existencia de 17 artículos. FECHA

ENTRADA UNIDADES

dd/mm/aa 01/07/2008 03/07/2008 12/07/2008 19/07/2008 17/07/2008



COSTO UNITARIO

SALIDA COSTO TOTAL

7

81, 00

567, 00

12

82, 00

984, 00

UNIDADES

COSTO UNITARIO

4

80, 41

8

81,17

EXISTENCIA COSTO TOTAL

321, 64 649, 36

UNIDADES

10 17 13 25 17

COSTO UNITARIO

80, 00 80, 41 80, 41 81, 17 81, 17

COSTO TOTAL

800, 00 1.367, 00 1.045, 33 2.029, 33 1.379, 89

03/07/2008= 800, 00 + 567, 00 = 80, 41 17

19/07/2008= 1.045, 33 + 984, 00 = 81, 17 25 PRACTICA Nº 1 – INVENTARIOS 1. Las siguientes transacciones fueron las operaciones realizadas con las mercancías de la empresa unipersonal LEWIS: a) Inicia sus actividades comerciales aportando Bs.800, 00 en efectivo, y 100 radios portátiles, al precio de costo de Bs.6, 00 cada uno. b) Compra 100 radios portátiles a VENELECTRIC, al precio de Bs.5, 00; y paga Bs.200, 00 al contado y el resto a 30 días. c) Devuelve 10 radios de la compra anterior y se los carga en cuenta a VENELECTRIC. d) Vende al contado 20 radios, al precio de Bs.10, 00 cada uno. Precio de costo Bs.6, 00. e) Acepta devolución de un radio, de la venta precedente. f) Vende a crédito 30 radios a Luis Flores, al precio de Bs.11, 00 (precio de costo Bs.6, 00). g) Luis Flores le devuelve 2 radios de la venta anterior. 

SE PIDE: 1) Registrar las operaciones anteriores en el libro diario y efectuar los pases correspondientes al libro mayor. 2) Efectuar los asientos de cierre, suponiendo finalizado el ejercicio económico el 30 de junio.

2. La corporación FINESS EQUIPMENT, usa el sistema de inventario perpetuo. Al primero de enero, la cuenta Inventarios tenía un saldo de Bs.362, 00. Durante los primeros días de enero tuvieron lugar las siguientes transacciones: a) Enero 02, compra mercancía a crédito a la compañía Beli por Bs. 74, 00. b) Enero 03, vende mercancía de contado por Bs.45, 00. El costo de esta mercancía era de Bs.27, 00. SE PIDE: 1) Prepare los asientos en el libro diario para registrar las transacciones anteriores. 2) Cuál era el saldo de la cuenta inventarios al cierre del negocio en enero 03. 3. La tarjeta de inventario perpetuo para el artículo CA-801 revelo los siguientes movimientos para el mes de enero de este año: a) Enero 01 saldo de 12 unidades, con un costo de Bs.0, 60 cada una. b) Enero 04 se compraron 20 unidades, con un costo de Bs.0, 70 cada una. c) Enero 09 se vendieron 10 unidades. d) Enero 15 se vendieron 15 unidades. e) Enero 19 se compraron 20 unidades, con un costo de Bs.0, 80 cada una. f) Enero 24 se vendieron 5 unidades. g) Enero 29 se vendieron 16 unidades. SE PIDE: 1) Suponiendo que la empresa lleva sus registros sobre la base de “PEPS”, registrar el saldo inicial y las transacciones en una tarjeta de inventario perpetuo, como se ilustra en la hoja anexa. 2) Suponiendo que la empresa lleva sus registros contables con el método “Promedio Ponderado”, registre el inventario inicial y las transacciones en una segunda tarjeta de almacén. 3) Suponiendo que las 16 unidades del 29 de enero, fueron vendidas a crédito a PILY WHITE, a Bs.1, 25 cada una, efectúe un asiento de diario general para registrar la venta y el costo de los artículos vendidos utilizando el método “Promedio Ponderado”. 4. Los datos que se presentan, son un resumen de las operaciones relacionadas con el control de los materiales para el mes de septiembre de 2006. 1) Se compraron artículos para la venta por Bs.800, 00; según factura B015598; cancelando al contado el 80% emitiéndose cheque #123456, la diferencia bajo las siguientes condiciones 5/10; n/30 días. 2) Los fletes pagados sobre los artículos comprados, ascendieron a Bs.20, 00; cancelados en efectivo. 3) Se vendieron artículos a crédito por Bs.500, 00. Al Sr. Juan Pérez según factura F01000567; bajo las siguientes condiciones 3/10; n/24 días.

4) El Sr. Juan Pérez devolvió artículos por Bs.70, 00. 5) De los artículos comprados se devolvieron artículos por Bs.60, 00. 6) Un faltante de artículos comprados, indicó una pérdida de Bs.14.500, 00. Se pide: Realizar los registros contables mediante los sistemas de inventario continuo y periódico. 5. Entidad La Concordia, S.A. presenta la información para el mes de julio de 2009, y se necesita preparar tarjetas de control de inventario (kardex); para el siguiente articulo BC-001, siguiendo los métodos PEPS y Promedio Ponderado. Al 01/07/2009; Saldo inicial, 35 artículos a Bs.2, 00 cada uno. El 02/07/2009; Se vendieron al Sr. Juan Pérez 15 artículos. El 03/07/2009; Se compraron 40 artículos a Bs.2, 30 cada uno. El 04/07/2009; se vendieron 30 artículos a la Sra. Juana Pérez. El 05/07/2009; se compraron 35 artículos a Bs.2, 50 cada uno. El 06/07/2009; de devolvieron 10 artículos al proveedor de la compra efectuada el día (05/07/2009). El 07/07/2009; se vendieron al Sr. Juanito Pérez 25 artículos. El 08/07/2009; la Sra. Juan Pérez devolvió 6 artículos. El 09/07/2009; la entidad La Concordia, S.A. destino 5 artículos para usos propios. El 10/07/2009; se compraron 38 artículos a Bs.2, 40 cada uno. El 11/07/2009; se devolvieron 5 artículos de la compra efectuada el día (10/07/2009). El 12/07/2009; el Sr. Juanito Pérez devolvió 5 artículos. El 13/07/2009; se compraron 20 artículos a Bs.2, 60 cada uno. El 14/07/2009; se vendieron 60 Artículos la Sr. Juan Pérez.

6. La Entidad Lara vende carros de lujo. En enero 1 del 2008. En enero 1 de 2008, se tenían en existencia 42 unidades a un costo de Bs.23.000, 00 cada unidad. Durante el año, las compras y ventas fueron las siguientes: UNIDADES COMPRADAS

UNIDADES VENDIDAS

FECHA

UNIDADES

COSTO POR UNIDAD

FECHA

UNIDADES

15/02 30/04 19/09 25/10

60 20 10 10

Bs.23.900, 00 Bs.25.000, 00 Bs.27.000, 00 Bs.28.000, 00

15/03 09/06 06/11

80 30 10

Se pide: determinar el valor del inventario final de las unidades (carros de lujo), aplicando para ello los métodos de valuación de inventarios: PEPS Y Promedio Ponderado. Comentar las ventajas y desventajas de utilizar cualquiera de los métodos....