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Caso práctico para Master...

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DD072 – HERRAMIEN TAS INFORMÁTICAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS ERRAMIENTAS

CASO PRÁCTICO

ESTUDIO DE CASO, HERRAMIENTAS INFORMATICAS EN LA GESTIÓN DE PROYECT PROYECTOS OS I.

A la organización le ha han n llegado las siguientes prop propuestas: uestas:      

CA – Super Project Time Line Project Planner Project Kick Start Fast Track Schedule Microsoft Project

a. ¿Cuál de las anter anteriores iores herramientas in informáticas formáticas recomendaría y porque de la decisión? Entiendo que la más apropiada es Microsoft Project, es una herramienta apropiada para cumplir con los requerimientos de planificación, control y seguimiento y finalización que solicita la Dirección de proyectos de UNITY. Por otro lado, como se muestra en el cuadro de la pregunta b) de este apartado, es una de las mejores puntuadas. Es muy fácil de utilizar, es rápido y flexible. Pertenece a las herramientas de Microsft Office, por lo que comparte comandos y barras de herramientas son los otros softwares del grupo, generando familiaridad y brindando la compatibilidad con estos. Como lo indica la literatura de esta asignatura, es un buen instrumento para planificar, analizar y gestionar proyectos. Permite asimismo evaluar los recursos empleados en más de un proyecto. Efectivamente podrá cumplir con la planificación en lo que tiene que ver con: identificar tareas, desglosar el trabajo al detalle. Secuenciar actividades, determinar interdependencias y retrasos. Controlar técnicamente el avance de las tareas, lo realmente conseguido. Seguimiento económico, de las horas invertidas, compras, pedidos, subcontrataciones y otros gastos para mantener el presupuesto asignado. Revisar toda la documentación del proyecto, eliminar la documentación inútil y organizarla, de forma que sirva para: mantenimiento, realizar modificaciones o ampliaciones en el proyecto. Aprovechar aspectos técnicos para otros proyectos, apoyar la planificación y estimación para otros proyectos. Realizar copia de seguridad y la memoria o informe de conclusiones.

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CASO PRÁCTICO

b. Tabla comparativa entre d diferentes iferentes alternativas, escala Likert CA – Super Project

Criterios

Capacidad

Medios para documentación y ayuda en línea

Facilidad en uso

Características disponibles

Integración con otros sistemas

Requisitos de instalación

Seguridad

Características de Internet

Respaldo del proveedor TOTAL

Excelente Bueno Regular Deficiente Excelente Bueno Regular Deficiente Excelente Bueno Regular Deficiente Excelente Bueno Regular Deficiente Excelente Bueno Regular Deficiente Excelente Bueno Regular Deficiente Excelente Bueno Regular Deficiente Excelente Bueno Regular Deficiente Excelente Bueno Regular Deficiente

Time Line

Project Planner Free

Project Kick Start

Fast Microsoft Track Project Schedule

3

3 2

2 1

0 3

3

3 1

3

0 3

3

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II. Realice un reconocimiento de las principale principaless normas técnicas de calidad que la empresa debería tener presente a la hor de evaluar un ssoftware hora a oftware en la gestión de proyectos. La Organización Internacional de Normalización (ISO) y la Comisión Electrotécnica Internacional (IEC) han desarrollado una serie de normas:  ISO/IEC 20000, referidas a normas de gestión del servicio de tecnología de la información.  ISO/IEC 25000, sobre especificación de requisitos y evaluación de la calidad del software. SQuaRE (System and Software Quality Requirements and Evaluation).  ISO/IEC 27000, gestión de la seguridad de la información. Vale aclarar que anteriormente se utilizaba la familia ISO/IEC 9126, en los años setenta, reemplazada por la norma ISO/IEC 25000

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CASO PRÁCTICO

Acta de constitución del p proyecto royecto ¨[ d Software para Ges de Proyectos] ¨[Implementación Implementación de e Gestión tión [Fecha: 22/04/2020] Tabla de conteni contenido do Información del proyecto .................................................................................................................. 5 Datos .............................................................................................................................................. 5 Patrocinador / Patrocinadores ..................................................................................................... 5 Propósito y justificación del proyecto............................................................................................... 5 Descripción del proyecto y entregables ........................................................................................... 5 Requerimientos de alto nivel............................................................................................................ 6 Requerimientos del producto ....................................................................................................... 6 Requerimientos del proyecto ....................................................................................................... 6 Objetivos ............................................................................................................................................ 6 Premisas y restricciones ................................................................................................................... 7 Riesgos iniciales de alto nivel .......................................................................................................... 7 Cronograma de hitos principales ..................................................................................................... 8 Presupuesto estimado ...................................................................................................................... 8 Lista de Interesados (stakeholders) ................................................................................................ 8 Requisitos de aprobación del proyecto ........................................................................................... 8 Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad ............................................................... 9 Gerente de proyecto...................................................................................................................... 9 Niveles de autoridad ..................................................................................................................... 9 Personal y recursos preasignados ................................................................................................... 9 Aprobaciones ................................................................................................................................... 10

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CASO PRÁCTICO

Información del proye proyecto cto Datos Empresa / Organización Proyecto Fecha de preparación Cliente Patrocinador principal Gerente de proyect o proyecto

UNITY SAS Implementación de SW gestión de proyectos 22 de abril de 2020 PMO Juana López María Lista (PMO)

Patrocinador / Patrocin Patrocinadores adores Nombre

Cargo

Departamento / División

Juana López

Gerente General

Pietro Dolle

Gerente UEN

Carlos Pérez

Gerente CUH

Gerencia Unidades Estratégicas de Negocios Construcción Unidades Habitacionales

Rama ejecutiva (Vicepresidencia) Gerencia General Gerencia Ejecutiva Gerencia Ejecutiva

Propósito y justificació justificación n del proyecto La empresa, además de otras unidades de negocio, maneja actualmente 52 proyectos dedicados a la construcción de unidades habitacionales, esto sumado al creciente entorno competitivo y los cambios tecnológicos, justifican la adquisición de una herramienta informática que permita a la oficina de PMO gestionar esos proyectos con orden, éxito y coherencia

Descripción del proyecto y entregables Adquisición e implementación de Software que cumpla con las exigencias pertinentes para la adecuada gestión de cada uno de los proyectos y en forma conjunta. Entregables:  Hardware – Servidor acorde a la herramienta.  Software Microsoft Project  Manual de instalación de Microsoft Project  Manual de usuarios de Microsoft Project  100 Licencias Microsoft Project1  Plan de capacitación al personal usuario del Microsoft Project  Cronograma del plan de capacitación

Se indica que hay 52 proyectos, a pesar de los recursos humanos compartidos, posiblemente haya más de una persona asignada a cada proyecto. Por lo tanto, se estimó arbitrariamente esa cantidad de licencias.

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CASO PRÁCTICO

Requerimientos de alto nivel Requerimientos del pro producto ducto Producto: Microsoft Project Para Planificación:  Identificación de tareas  Desglose detallado del trabajo  Determinación de actividades paralelas, interdependientes y retrasos Para Control y Seguimiento:  Seguimiento técnico (control de avance)  Seguimiento cronograma  Seguimiento económico (presupuesto, compras, imprevistos) Para Finalización:  Actualización de datos de últimas modificaciones  Revisión de documentación  Soporte de garantía o mantenimiento  Modificaciones o ampliaciones al proyecto (si corresponde)  Copia de seguridad de toda la información en las terminales  Conclusiones o memoria Requerimientos del proye proyecto cto Adquirir la herramienta informática Microsoft Project con licencias necesarias e instruir al personal que utilizará tal herramienta. Mejorar y empoderar la PMO.

Objetivos Objetivo Alcance Adquisición e implementación del SW Mejora de HW Capacitación de personal Programación de tareas Cronograma de actividades Informes de seguimiento Cronograma (Tiempo) Adquisición e implementación del SW Mejora de HW Capacitación de gerentes Capacitación 50% de personal no gerencial Capacitación 50% de personal no gerencial Programación de tareas semanal Cronograma de actividades semanal Informes de seguimiento semanal Costo SW: hasta U$S 45.000

Indicador de éxito Cumple: SI/NO Cumple: SI/NO Cumple: SI/NO Cumple: SI/NO Cumple: SI/NO Cumple: SI/NO Máximo 4 semanas Máximo 4 semanas Máximo 1 semana Máximo 2 primeras semanas Máximo 4 primeras semanas Cumple: SI/NO Cumple: SI/NO Cumple: SI/NO Cumple: SI/NO

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CASO PRÁCTICO

Objetivo HW: hasta U$S 35.000 Otros (cableado, adaptaciones): hasta U$S 5.000 Capacitación: U$S 10.000 Puesta en marcha y seguimiento: hasta U$S 15.000 Calidad SW: Certificación UNIT-ISO HW: Certificación UNIT-ISO Capacitación: Certificación UNIT-ISO Otros Reclamos usuarios resueltos/reclamos recibidos Encuesta de satisfacción a usuarios positiva

Indicador de éxito Cumple: SI/NO Cumple: SI/NO Cumple: SI/NO Cumple: SI/NO Cumple: SI/NO Cumple: SI/NO Cumple: SI/NO > 90% > 90%

Premisas y restriccione restriccioness El proyecto se desarrollará de acuerdo a lo establecido por la oficina PMO y avalado por la Gerencia General. El área de Tecnologías de la Información asistirá a través de soporte técnico, mientras el área adquisiciones y contrataciones ejecutará el proceso de compras de acuerdo a la política de compras referente en UNITY. Los procesos de implementación, capacitación y comunicación del cambio, deben alinearse con los estándares de la gestión de la calidad de la empresa. Restricción económica, abonar U$S 55.000 al inicio y U$S 40.000 a las 4 semanas. Obtener licencias de la herramienta suficientes para los equipos de la empresa. El personal, además de capacitarse e incluir sus conocimientos a su gestión, deben continuar con las tareas tal como se venían desarrollando antes del proyecto, hasta qué todo el proceso esté funcionando. Luego de firmar el Acta Constitucional el plazo máximo de 2 meses para finalizar el proyecto y elaborar la memoria.

Riesgos iniciales de alt alto o nivel Riesgo comunicacional: resistencia al cambio, incumplimiento de tareas, bajo rendimiento. Lo que puede mitigarse a través de comunicación clara e involucramiento de todas las partes, a través de reuniones de puesta a punto acompañadas de correos electrónicos con la agenda y resoluciones tomadas o impartidas. Probabilidad alta. Impacto Alto. Riesgos técnicos: fallas de los equipos existentes. Mitigar a través de un detalle del estado y capacidad de los equipos desde TI, previendo cambios oportunos sino inmediatos. Probabilidad media. Impacto Alto. Riesgo capacitación: dificultad en el aprendizaje, desnivel de conocimiento informático y restricción horaria para asistir a la capacitación. Como contingencia, relevamiento del nivel de conocimiento de los involucrados, dividir en grupos, flexibilizar horarios, capacitación a medida. Probabilidad alta. Impacto Bajo.

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CASO PRÁCTICO

Cronograma de hitos prin principales cipales Hito Publicación o solicitud de llamado a licitación SW – HW - accesorios Recepción de ofertas Evaluación de ofertas y adjudicación Firma de contrato y adquisición Instalación e implementación HW y SW Pruebas Capacitación total finalizada Puesta en marcha Cierre del Proyecto

Fecha tope 24 de abril 2020 7 de mayo de 2020 8 de mayo de 2020 11 de mayo de 2020 13 de mayo de 2020 5 de junio de 2020 5 de junio de 2020 8 de junio de 2020 23 de junio de 2020

Presupuesto estim estimado ado Presupuesto estimado U$S 110.000 Desvío permitido por justificados imprevistos 10%.  Hardware U$S 35.000  Software U$S 45.000  Materiales adicionales U$S 5.000  Capacitación U$S 10.000  Puesta en marcha y seguimiento U$S 15.000 Lista de Interesados ((stakeholders) stakeholders) Nombre

Cargo

Juana López

Gerente General

Pietro Dolle

Gerente UEN

Carlos Pérez

Gerente CUH

María García Ana Toppa Carmen Sánchez Santiago Colla Varios Varios (uno por cada proyecto) Varios (dos por cada proyecto)

Gerente Adquisiciones Gerente TI Gerente RRHH Gerente Financiero Director de Proyectos Encargado de Proyecto Asistente

Departamento / División Gerencia Unidades Estratégicas de Negocios Construcción Unidades Habitacionales Adquisiciones y Contrataciones TI RRHH Contabilidad y finanzas Construcción Unidades Habitacionales Construcción Unidades Habitacionales Construcción Unidades Habitacionales

Rama ejecutiva (Vicepresidencia) Gerencia General Gerencia Ejecutiva Gerencia Ejecutiva Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva Gerencia Ejecutiva Gerencia Ejecutiva Gerencia Ejecutiva

Requisitos de aprob aprobación ación del proyecto Desde la Gerencia General se realizará la evaluación final del proyecto, utilizando los indicadores, los requerimientos y objetivos a cumplir. De esta manera esa Gerencia decidirá aprobar o no el proyecto.

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CASO PRÁCTICO

Asignación del gerente d de e proyecto y niv nivel el de autori autoridad dad Gerente de proyect proyecto o Nombre

Cargo

María Lista

Gerente PMO

Niveles de autorid autoridad ad Área de autoridad

Departamento / División Construcción Unidades Habitacionales

Rama ejecutiva (Vicepresidencia) Gerencia ejecutiva

de Descripción del nivel d e autoridad

Decisiones de personal (Staffing)

Contratación o despido del personal Asignación de personal, creación de equipos Planificación de capacitación Cronograma de capacitación Comunicación al personal

Gestión de presupuesto y de sus variaciones

Afectación de recursos económicos Liberalización de recursos económicos Control y seguimiento del presupuesto Autorización de ampliación de presupuesto

Decisiones técnicas

Especificación de características y requerimientos Control de calidad Decisiones técnicas

Resolución de conflictos

Coordinación de personal para que se encargue de solucionar conflictos Margen de libertad para resolver conflictos no considerados, presentando fundamentos.

Ruta de escalamiento y limitaciones de autoridad

Manejo de personal según organigrama

Personal y recurso recursoss preasignados Recurso 1 Ingeniero de Sistemas 4 Técnicos en Sistemas 4 Arquitectos 12 Sobrestantes 1 Licenciado en Administración 2 Administrativos 1 Contador Público 2 Asistentes

División Departamento / Divisió n TI TI Construcción Unid Habitacionales Construcción Unid Habitacionales Unidad Estratégica de Negocios Unidad Estratégica de Negocios Contabilidad y Finanzas Contabilidad y Finanzas

Rama ejecutiva (Vicepresidencia) Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva

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CASO PRÁCTICO

Aprobaciones Patrocinador

Fecha

Juana López

22/04/2020

Pietro Dolle

22/04/2020

Carlos Pérez

22/04/2020

Firma

Bibliografía 1. FUNIBER. DD072 – Herramientas Informáticas de Gestión de Proyectos. 2. http://www.pmoinformatica.com/2015/09/que-es-acta-de-proyecto.html 3. https://www.iit.comillas.edu/pfc/charlas/k%20Pedro_Sanchez_Planificacion_y_control _de_proyectos_con_MS_Project.pdf 4. http://www.pcmanagement.es/editorial/planificacion%20proyectos%20microsoft%20pr oject.pdf 5. https://fernandoarciniega.com/normas-y-estandares-de-calidad-para-el-desarrollo-desoftware/ 6. https://www.unit.org.uy/normalizacion/#nmHomeNormas

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