Dirección, definición, administración PDF

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dirección, administración, definición, apuntes de la materia uveg...

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DIRECCION

1. Funciones de dirección de la empresa Algunas de las funciones típicas de los líderes dentro de la organización son:    

Administrar de forma cotidiana: tomar decisiones, planear y controlar. Comunicar: trasmitir información a los grupos de interés internos y externos. Administrar los recursos humanos: motivar, capacitar y manejar conflictos. Establecer redes: negociaciones, sociabilizar y relacionar a la empresa con el entorno.

Es importante que las empresas tengan líderes capaces de desenvolverse en ambientes globalizados y que sepan distribuir equitativamente todas sus actividades a lo largo del día laboral, poniendo especial atención en establecer redes, relaciones sociales y políticas dentro del entorno de los negocios. Para las demás actividades, la empresa debe contar con gerentes de nivel medio, ya que al líder sólo le correspondería supervisar dichas funciones.

2. Roles gerenciales De acuerdo con Garza (2000), los gerentes en la organización realizan diferentes actividades o roles, entre los cuales se encuentran:         

Rol interpersonal: dirige discursos, confiere honores, preside comités y representa a la empresa. Líder: motiva, dirige y valida el trabajo de los subordinados. Enlace: representa a la organización ante diferentes instancias públicas y privadas. Monitor: revisa y observa el cumplimiento de las metas. Difusor: informa dentro de la organización y de manera externa. Empresario: autoriza cambios, fija objetivos y formula planes. Soluciona problemas: resuelve conflictos y enfrenta a la competencia. Asigna recursos: aprueba gastos, programas y promociones, fija prioridades. Negociador: gestiona acuerdos con clientes, proveedores y agencias.

Lee con atención el siguiente caso: Para que tengas una idea más clara de los roles que cada líder interpreta en una organización, te presento lo que sucede en la vida de Ana. Ana es gerente de una tienda departamental y tiene que desarrollar diversas actividades durante su día laboral. ¿Alguna vez te has imaginado cómo es un día en la vida de un líder dentro de una empresa? Entre las labores que tiene están asignar recursos y llevar el control de los inventarios; establecer estrategias de venta y darles seguimiento; determinar los requerimientos de compra y adquirir cosas; administrar los recursos humanos que tiene la tienda y por si fuera poco, debe ser el líder del equipo de servicio al cliente. La tienda cuenta con una plantilla de personal de 50 trabajadores. Como Ana es la líder del equipo también es responsable de organizar las funciones de estos trabajadores, capacitarlos y motivarlos para que realicen sus actividades con una actitud positiva. También ejerce el rol de empresaria pues debe tener cuidado de garantizar el cumplimiento de las leyes y reglamentos en materia de administración de recursos humanos, obligaciones fiscales, medio ambiente y operaciones comerciales. Como puedes observar, para ser un líder formal se requiere de una preparación que tiene que ver con conocimientos, habilidades y actitudes, que le permitan a la persona que escogió esta ocupación o que le ha sido asignada, desarrollar sus funciones, de manera que logre el cumplimiento de los objetivos de la organización para la cual trabaja.

3. Habilidades gerenciales Los gerentes deben desarrollar habilidades y competencias que les permitan alcanzar las metas de la organización que lideran, como son: La habilidad técnica. Es el conocimiento de los procesos y actividades para generar el producto o servicio principal de su empresa; sin esta habilidad los gerentes no podrán evaluar el proceso de producción, ni la calidad de los productos o servicios y mucho menos las capacidades de sus empleados. Cuando el líder carece de la habilidad técnica se debe capacitar o por lo menos involucrar en los procesos básicos de la organización. la habilidad humana. Es la capacidad para trabajar con otras personas dentro de la organización, mediante la interacción, comunicación y motivación. Por eso esta habilidad es la más difícil de lograr. Dado que las organizaciones se mueven a través de las personas, un líder debe buscar:

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La armonía y colaboración en su equipo de trabajo. Una comunicación efectiva. Empatía con sus subalternos.

Importante Imagina lo que sería de las organizaciones si el líder divide a sus empleados al crear un conflicto, o basa la toma de decisiones en chismes de pasillo. Lo que lograría será un mal clima laboral que se verá reflejando en la productividad de la organización. Cuando el líder carece de la habilidad humana es necesario capacitarlo mediante cursos de liderazgo. La habilidad conceptual. Es la capacidad de análisis del contexto de los negocios que sirve de base para tomar decisiones. Un líder debe desarrollar la habilidad de predecir el futuro de su organización a través de su preparación académica, experiencia y sobre todo, tener sentido común.

4. Autoridad, poder e influencia Como parte de la dirección se estudian los diferentes estilos de liderazgo (recuerda que el líder es quien logra influir en la conducta de una o varias personas dentro de una empresa para alcanzar las metas). Por consiguiente, este concepto engloba tres elementos: influencia, autoridad y poder, los cuales se explican a continuación: La influencia significa la relación dinámica entre personas y tiene por objeto alcanzar un fin. La autoridad es el derecho legal que la organización otorga a una persona de acuerdo con su nivel jerárquico, o en otras palabras, es la facultad que se le concede a alguien para que utilice su capacidad de juicio cuando quiera tomar decisiones y dar instrucciones. La autoridad no debe confundirse con arbitrariedad, pues en el ámbito administrativo la primera es el derecho que tiene un gerente sobre un subordinado para exigir un nivel de actuación o que dé resultados.  El poder en las organizaciones confiere el derecho de premiar o castigar a los empleados con la intención de cambiar su conducta. Existen diferentes tipos de poder, entre los cuales están: Poder de posición o formal: es el que da la organización al nombrar al jefe, también conocido como de línea o legítimo, refiriéndose a que la línea de autoridad de la posición otorga legitimidad y formalidad a través del organigrama. Poder de premiar o recompensar: cuando los administradores otorgan premios como estímulos salariales. Poder coercitivo o de castigo: cuando los administradores otorgan castigos. Poder de experto o especialista: es el que se logra por conocimientos y/o habilidades, también atribuido a la pericia en la ejecución de ciertas actividades. Poder referente o afinidad: es cuando se logra que los subordinados se identifiquen con el líder o que encuentran aspectos en el estilo de liderazgo con el que coinciden.  

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5. Motivación y liderazgo En la figura del líder recae la responsabilidad de lograr que las personas trabajen en lo solicitado y que sus subalternos alcancen las metas de la empresa, por lo que él necesita motivarlos, es decir, inducirlos a contribuir en el desempeño de sus tareas. Motivar es realizar actividades que logren transformar a los demás. Es estimular para que el trabajador actúe en beneficio de la organización y esta labor le compete al líder. Daft (2004) menciona que es indispensable la presencia de un líder en la empresa para llegar a la meta. En últimas fechas se ha hecho hincapié en la importancia de los líderes en las organizaciones y por ello se ha diferenciado al líder del administrador. 

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De acuerdo con Caposwski (1991, citado por Daft, 2004) las principales características del líder son: visión, pasión, creatividad, flexibilidad, así como que es inspirador, innovador y promueve el cambio. Mientras que el administrador es racional, consultor, perseverante, resuelve problemas, obstinado, analítico, reflexivo, autoritario y ambiciona la posición. Blake y Moutton (1991, citados por Daft, 2004) son creadores de la rejilla administrativa del liderazgo y basan su teoría en identificar los estilos de liderazgo de acuerdo con el interés del líder por la gente o por la producción. Para ellos, los líderes tienen interés en las personas, mientras que los administradores tienen interés por la tarea. La teoría de Fiedler (1991, citado por Daft, 2004) realizó un primer estudio para combinar el estilo de liderazgo y la situación de la empresa, además desarrolló un instrumento de medición llamado escala CTMP, que consiste en un cuestionario que mide el liderazgo orientado a las tareas y a las personas. Este cuestionario tiene una serie de 16 adjetivos bipolares en una escala de 8 puntos; por ejemplo: abierto–cauto, pendenciero-pacífico, eficiente-ineficiente, seguro de sí mismoinseguro, triste-alegre. Este estudio se puede analizar a partir de tres elementos: calidad de las relaciones entre líder y seguidores, estructura de la tarea y poder de posición. Cuando Fiedler (1991, citado por Daft, 2004) analizó las relaciones entre el estilo de liderazgo, el desempeño de tareas y el carácter favorable de la situación, descubrió que los líderes orientados a tareas son más eficientes cuando la situación les resulta favorable o muy desfavorable –condiciones extremas-; mientras que los líderes orientados a las personas son eficientes en condiciones normales de la empresa.

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Teoría situacional de Hersey y Blanchard. La esencia de esta teoría consiste en seleccionar un estilo apropiado al nivel de disposición de los subordinados y determinar cuatro niveles: bajo, moderado, alto o muy alto. El nivel bajo de disposición. El líder debe indicar de manera exacta a sus subordinados lo que deben hacer, cómo hacerlo y cuándo. El nivel moderado de disposición. El líder debe orientar y aclarar dudas de sus subordinados.

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El alto nivel de disposición. El líder debe ser participativo para permitir el desarrollo de los seguidores, además de orientarlos y ayudarlos. El nivel muy alto de disposición. El líder delega actividades y funciones.

Algunos tipos de líderes:    

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Líderes del cambio: son los que transforman a las personas en sus actitudes y profesionalismo. Líderes transformacionales: consiguen la innovación y el cambio en las acciones de las personas, lo que beneficia a la empresa. Líderes carismáticos: motivan y convencen en armonía a los empleados para que superen su desempeño. Líderes democráticos: son aquellos que promueven la participación de los colaboradores permitiendo moderadamente en ellos la toma de decisiones con la finalidad de incrementar el compromiso. Líder transaccional: es el que explica las funciones y exigencias de las tareas, ofrece premios y es considerado con los empleados. Líder dejar hacer- dejar pasar o Laissez faire: es aquel que no ejerce ninguna influencia en el grupo o tienen una actitud pasiva ante el grupo debido a que no se compromete ni se involucra. Collis (2001, citado por Daft, 2004) ha diseñado el liderazgo en un nuevo lugar de trabajo (liderazgo nivel 5). Sin duda alguna, el mundo laboral está cambiando. La globalización, el comercio electrónico, los trabajos virtuales y la presencia femenina en las empresas han diversificado la manera de concebir el liderazgo y de practicarlo. Para estas nuevas modalidades de trabajo se ha identificado un nuevo estilo de liderazgo conocido como nivel 5. Este liderazgo se refiere a una jerarquía de capacidades directivas en donde sobresale la ausencia de ego y sus principales características son:

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Nivel 5. Líder de nivel 5: crea una gran empresa duradera, combinada de humildad personal y determinación profesional. Nivel 4. Ejecutivo eficiente: logra un compromiso generalizado con una visión clara y fascinante; además estimula a los subordinados para que pongan todo su empeño. Nivel 3. Ejecutivo permanente: diseña planes y organiza a los subordinados para que busquen y consigan objetivos. Nivel 2. Miembro activo del equipo: contribuye a la consecución de las metas del equipo, es colaborador. Nivel 1. Individuo muy capaz: colaborador productivo, ofrece talento, conocimientos, habilidades y buenos hábitos de trabajo individual.

6. Equipos de trabajo y toma de decisiones Las organizaciones buscan integrar a los miembros de la organización en equipos de trabajo, pues cuando una empresa logra trabajar de manera colaborativa es más fácil lograr las metas, una mayor eficiencia en las actividades y lo más importante crear un buen clima laboral. Algo que se debe cuidar mucho en una buena relación de equipos de trabajo es la toma de decisiones, específicamente:

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Establecer un objetivo común, traducido en metas medibles y alcanzables. Diseñar la tarea del equipo para que sea motivadora intrínsecamente. Construir un sistema de evaluación del desempeño con base en el equipo. Recompensar al equipo de acuerdo con el desempeño obtenido. Lograr que los integrantes del equipo contribuyan en forma plena. Capacitar adecuadamente a los integrantes del equipo. Verificar el cumplimiento de las actividades de mayor grado de importancia. Implementar medidas para lograr la cohesión del equipo y criterios de desempeño elevado. Administrar las relaciones del equipo hacia el interior y exterior.

La efectividad del equipo de desempeño se define de acuerdo con tres criterios:   

Rendimiento productivo del equipo, pues se cumple con estándares de calidad establecidos por los clientes. Los integrantes del equipo logran la satisfacción de sus necesidades personales. Los integrantes del equipo se comprometen a colaborar otra vez.

7. Comunicación La importancia de la comunicación en las organizaciones La comunicación tiene una gran importancia dentro de las organizaciones, ya que de ella depende el cumplimiento con éxito de las acciones y estrategias de la alta gerencia. El objetivo de la comunicación es integrar los planes y acciones de la gerencia y difundirlos al resto de la organización. La comunicación inicia cuando el emisor codifica un mensaje utilizando algún medio y termina cuando el receptor lo decodifica. Antes de llegar al receptor, la comunicación pasa a través de muchos filtros (como el ruido externo) que pueden influir en la comunicación efectiva. Existen algunas barreras que impiden una comunicación efectiva, por ejemplo:   

Una sobrecarga o complejidad del mensaje. La falta de atención y de vocabulario en común entre emisor y receptor. Distorsión psicológica, como la racionalización y las ideas negativas, pues a veces los líderes se dejan guiar por rumores y toman decisiones subjetivas.

El proceso de comunicación La finalidad de la comunicación dentro de la empresa es informar, persuadir e influir. Se da en todos los niveles jerárquicos y en todas direcciones: vertical, horizontal y transversal, como puedes ver en la figura 11. La responsabilidad de la dirección es comunicarse con los empleados, ya que el logro de los objetivos organizacionales dependerá de la calidad de comunicación. Esto se relaciona directamente con el liderazgo y manejo de conflictos.

Dentro de las organizaciones existen distintos canales de comunicación como son:  

Los canales formales: oficios, memorándums, correos, publicaciones oficiales y juntas. Los canales informales: rumores, chismes, comentarios sin fundamento oficial.

Conflictos. Como se ha reiterado a lo largo de la Unidad, las organizaciones se integran por personas y por eso es normal que dentro de las actividades de la empresa surjan problemas leves, moderados o graves. Es deber del líder mediar estos conflictos y evitarlos. Los conflictos se pueden presentar a nivel organizacional o interpersonal. Surgen gracias al número de contractos, ambigüedades, discrepancias de objetivos, competencia por recursos escasos, así como desiguales perspectivas y horizontes de tiempo. El conflicto es un desacuerdo dentro del medio organizacional entre dos o más personas, en relación a cómo lograr las metas. Entre las principales causas de conflicto están:     

Diferencias entre metas. Competencias por recursos. Mala comunicación y percepción errónea de la información. Desacuerdos entre estándares de desempeño. Incongruencia de la estructura organizacional.

Una manera de evitar los conflictos es mediante la negociación que es un proceso en el que intervienen dos partes con la finalidad de establecer acuerdos en el que ambos salgan beneficiados. A veces es necesario que intervenga un líder para mediar quién hablará del conflicto con las dos partes para llegar a un acuerdo. Los gerentes deben facilitar la comunicación con la finalidad de garantizar la objetividad de las partes involucradas, mediante cuatro directrices que facilitan la comunicación en el equipo, concentrándose en asuntos importantes y olvidándose de los conflictos interpersonales. Las cuatro directrices que facilitan la comunicación son: 

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Concentrarse en los hechos: los conflictos deben enfocarse en los asuntos y no en las personas. Esto también implica discutir los asuntos más urgentes sin caer en discusiones inútiles. Presentar alternativas múltiples: es decir evaluar distintas formas y propuestas factibles para resolver la situación. Conservar el equilibrio de poder: se recomienda respetar las jerarquías y no tomar ventaja de la posición en la organización. Nunca imponer un consenso: en algunas ocasiones es mejor evitar el enfrentamiento y comunicar la decisión como la mejor alternativa para el grupo.

Es muy importante solucionar los conflictos que puedan surgir en la organización, pues un equipo es más productivo si trabaja en armonía.

Negociación Como administradores, líderes o gerentes de una empresa es importante saber identificar conflictos, así como la manera de evitarlos y enfrentarlos. Cuando el conflicto ya existe en la empresa se debe abatir y para ello, la negociación es la mejor opción. La negociación se debe centrar en los intereses y necesidades utilizando criterios objetivos, cediendo ante las razones y no a las presiones. Se debe aprender a escuchar, a ser flexibles, a revisar y a analizar datos e información que permitan tomar decisiones, establecer límites claros y, sobre todo, controlar las emociones.

Algunas maneras de negociar son:  

Negociación distributiva: significa dividir una cantidad fija de recursos, situación de ganarperder. Negociación interrogadora: significa buscar un acuerdo en el que todos ganen.

Muchas veces en los conflictos intervienen terceras personas con la finalidad de obtener mejores resultados y se les conoce como mediadores. Ellos utilizan el razonamiento, la persuasión, las sugerencias y las alternativas, además deben tener autoridad suficiente para llegar a un acuerdo. No se debe de olvidar que las empresas se conforman por seres humanos y los conflictos son naturales, pero es importante que éstos se eviten al ejercer un liderazgo efectivo....