Eventmarketing Beachweekend PDF

Preview

Summary

Download Eventmarketing Beachweekend PDF

Description

Event- en Projectmanagement 2019 – 2020

BEACHWEEKEND

Bovée Dieter / EPM 101 EPM1

DEEL 1. STRATEGIE: 20 PUNTEN

1.1. Eventwaarden ( 5 punten )

■ Naa Naam m: De naam ‘Beachweekend’ geeft je al een korte kijjk op wat je allemaal te wachten gaat staan. Een weekend in een volledige strandsfeer. ■ Inn Inno ovatief vatief: Het is een voorbeeld voor andere jeugdbewegingen in de buurt.

■ Tij Tijd d: Beachweekend staat er om gekend plaats te vinden op het eerste weekend van augustus, Hierdoor gaan andere verenigingen van de omliggende gemeenten er rekening mee houden dat ze zeker geen event organiseren in hetzelfde weekend als Beachweekend.

1.2. Bierviltjesmissie ( 5 punten) Beachweekend is een open-air festival dat publiekelijk toegankelijk is en op vrijdag & zaterdag betalend is, Op zondag verleent men gratis toegang voor iedereen die de strandsfeer in de Kempen wil komen opsnuiven. Het wordt georganiseerd door zowel de jongens als meisjes Chiro van Loenhout. Maar ook andere verenigingen van bijvoorbeeld oud leiding mogen hun steentje bijdragen. Zo neemt het plaatselijke volleybalteam van Loenhout op zondag het volleybaltoernooi voor hun rekening. Een heel weekend lang kan zowel jong en oud komen genieten van tropische sferen met een cocktail en zomerse muziek. De belangrijkste eventwaarde is het ‘concept’ het thema ‘beach’ wordt overal in doorgetrokken: op de affiche, op de sociale media pagina’s, op het festivalterrein door echt zand te leggen, … Het doel van het evenement is om bezoekers een onvergetelijk tijd te geven waar ze maanden later nog op terugkijken. Een ander doel is om de beide Chiro’s te kunnen blijven onderhouden met het geld dat ze verdienen. De toekomst van het festival is innovatief om zo de bezoekers elk jaar opnieuw te kunnen verbazen met wat ze weer gepresteerd hebben.

1.3. Redenen van succes ( 5 punten) DNA – element Entertainment

Doelgroep

Extern -

Meer dan 15 artiesten komen het beste van zichzelf geven om de bezoekers een leuke tijd te geven.

-

Op zondag is er de familiedag waarop sportievelingen het beste van zichzelf kunnen geven tijdens het volleybaltoernooi, ook zijn er ijsjes, springkastelen,… voor de jongste bezoekertjes van het event.

-

-

Het event trekt veel bezoekers van alle leeftijden aan. Omdat er vele interesse tonen in wat ze er deze editie van hebben gemaakt. Het event had in 2019 een kleine 20 000 bezoekers over het hele weekend bekeken.

Intern -

-

-

-

Dankzij de sponsoren is het mogelijk om grote artiesten te boeken , betere geluid- en lichtinstallaties te huren om zo de beleving een extra duwtje in de rug te geven. Doordat de Chiro al de touwtjes zelf in handen neemt, zorgt dit voor een samenhorigheidsgevoel waardoor de sfeer positief beïnvloed wordt Het event wordt georganiseerd door een jong team waardoor dit ook veel andere jeugd op de voeten brengt. Door de vele leeftijden in een chiro zijn er veel liefhebbers vanuit alle leeftijden.

1.3. Redenen van succes ( 5 punten) DNA element DN A – ele ment Tijd

Extern -

-

Plaats

-

-

Het vindt plaats het eerste weekend van augustus. Middelbare scholieren zijn vrij en voor de hogeschool studenten is dit het laatste feest voor de blok begint, Het vindt plaats midden in de zomer, hierdoor is het thema perfect geplaatst

Intern -

-

De plaats van de festivalweide bevindt zich in het hartje van Loenhout, waardoor het makkelijk te bereiken is met de fiets, auto, openbaar vervoer en ook met ingehuurde feestbussen. Het festival ligt naast de grens met Nederland en dicht bij gemeenten als Hoogstraten en Brasschaat waardoor het publiek iets breder wordt

De opbouw begint na de kampen van beide Chiro’s waardoor alle leden die bevoegd zijn kunnen helpen. Voor de iets oudere studerende leiding is dit ook nog de laatste ontspanning voor de examens in augustus. De locatie is voor iedereen van de Chiro en overige organisatie makkelijk te bereiken omdat ze gekend is, De kinderen van de eigenaar van het veld waar het event zich op begeeft zijn lid van Chiro Loenhout waardoor ze de weide tegen een goedkopere prijs mogen huren.

1.3. Redenen van succes ( 5 punten)

DN A – ele ment DNA element

Naam

Extern -

-

Klasse

-

Intern

De naam ‘ Beachweekend’ geeft de bezoekers een voorproefje van het concept. De naam is Beachweekend wat duidt op een event van meerdere dagen.

-

Open-air dancefestival Het is tegen betaling maar de artiesten die komen zorgen ervoor dat het de moeite waard is.

-

-

-

De naam is 20 jaar geleden gekozen en was een succes. De naam is gekend bij iedereen van de Chiro.

Leden en familie van Chiro Loenhout kopen een ticket om hun Chiro te steunen Door de leden van de Chiro bij de reclame campagne te betrekken hebben ze breder publiek om aan te spreken.

1.3. Redenen van succes ( 5 punten) DN A – ele ment DNA element Management

Extern -

-

Eventdoel

-

-

Int ern ntern

Management wordt gedaan door Chiro jongens- en meisjes Loenhout. In 2019 kregen ze hulp van de provincie Antwerpen omdat ze verkozen werden door Unizo als meest ondernemende jeugdbeweging.

Ze focussen op goede communicatie en goede inzet binnen de Chiro Door de jonge groep weten ze goed aan wat de jeugd nood heeft tijdens een festival.

Een event organiseren waar de bezoekers elk jaar opnieuw naar uitkijken Het concept door trekken om de belevenis extra speciaal te maken.

Samenhorigheid binnen de Chiro brengen Een event organiseren met voldoende winst om zo de Chiro draaiende te houden en nieuwe edities te kunnen organiseren.

-

1.4. HARTSLAG (5 PUNTEN) Give the people something to remember!

DEEL 2. CONCEPT: 30 PUNTEN

2.1. DNA – steekkaart (10 punten) 1) Entertainment

Ongeveer 20 artiesten, Beachvolleybal, springkastelen, licht en geluidshow, vuurwerk

2) Doelgroep

Zowel jong en oud, iedereen die liefhebber is van een feest in een ware strandsfeer.

3) Tijd

31-1-2 augustus 2020

4) Plaats

Beemdenweg, 2990 Wuustwezel

5) Naam

Beachweekend

6) Klasse

Publiekelijk, betalend Open-air dancefestival,

7) Eventdoel

Bezoekers een onvergetelijke tijd geven en zorgen dat Chiro Loenhout zichzelf kan blijven onderhouden het komende jaar

8) Management

Chiro jongens en meisjes Loenhout

Opmerkingen

2.2. Strategische conceptuele invulling. Krantentitel (10 punten) “De langste strandtoog, de lekkerste cocktails en beste sfeer, daarvoor moet je in Loenhout zijn!” De eventwaarde dat je terug kan vinden in de krantentitel zijn het concept en de beleving

2.3. Conceptreflexfiche ‘context’ (10 punten) Conceptrefl ceptreflexfiche Con ceptrefl exfiche DNA - Element

Context

Event

Beachweekend 2020

Eventwaarden

Concept, innovatief,

1

Standaardwaarde?

Een festival voor geïnteresseerden van alle leeftijden.

2

Extra DNA - waarde?

- Echt zand, Beachvolleybaltoernooi en familiedag op de laatste dag van het festival

3

Extra storytelling waarde

Het thema ‘Beach’ kan je overal terugvinden. Het zand, cocktails, decoratie. Met goed weer kom je nog harder in de “Beachsfeer”

Andere conversatie- en –realtime eventideeën?

DEEL 3. ACTIVATIEPLAN: 60 PUNTEN

3.1. Bepalen van de objectieven (5 punten)

■ 3.1.1. Instagram volgers laten groeien. omdat de Instagram ons recentste socialemedia kanaal is. Hebben we het doel gesteld om de eerstvolgende jaar tussen de 700-1.000 nieuwe volgers aan te trekken. Dit doen we door promofilmpjes te plaatsen, veel foto’s met herinneringen, Hashtags te gebruiken. Het Promoteam heeft een maandelijks budget van 20 euro om het bereik te kunnen vergroten. In de zomer maanden en wanneer een artiest aangekondigd wordt, wordt dit budget opgetrokken naar een nog te bepalen bedrag. Dit om advertenties te kunnen plaatsen die regelmatig bij mensen op instagram tevoorschijn komen,

3.1 Bepalen van objectieven (5 punten) ■ 3.1.2. voorverkoop boosten We werken voor de voorverkoop met verschillende waves. Wanneer de voorverkoop start, wachten we de eerste week geduldig af met hoever het bereik is en in welke mate bezoekers al tickets aangekocht hebben. Tegen het einde van juli (begin wave 2) hopen we 60% van de tickets verkocht te hebben. Indien dit niet het geval is plaatsen en boosten we extra berichten op onze sociale media kanalen met een budget van 40 euro per week. Dit budget loopt op tot wanneer er meer en meer tickets verkocht worden tot het einde van de voorverkoop.

3.2. ZOEKEN NAAR COMMUNITIES – INFLUENCERS (10 PUNTEN)

3.2.a.1 (Louis XIV)

■ Louis XIV is een Belgische DJ die Beachweekend al enkele keren op stelten is komen zetten. Door zijn vele kenissen in de uitgaanswereld en met zijn grote bereik door zijn fans heeft hij een groot bereik en kan hij zo veel mensen aanspreken om in augustus af te zakken naar het strand in Loenhout!

3.2.a.2 (Average Rob) ■

Waarom Average Rob? Average Rob is bij de jeugd in België één van de bekendste influencers, met zijn job bij Humo gaat hij iedere zomer elk festival af in België en maakt hier grappige filmpjes met bezoekers vaak in de hoofdrol, naast zijn job bij Humo, is hij ook MC en werkt hij voor studio Brussel waar hij op zaterdag zijn eigen programma ‘BOITLYFE’ presenteert. Samen met zijn vaste DJ ‘omdat het kan soundsystem’ hebben ze al in tal van steden het dak eraf laten gaan ook ging hij normaal gezien deze zomer op Beachweekend komen. De ideale persoon dus om influencer te zijn en zijn publiek aan te spreken over Beachweekend.

3.2.B.1 OWNED, 3.2.B.2 PAID, 3.2.B.3 EARNED

3.2.b.1 Owned Medium ■ Sociale-Media: Facebookpagina

Dit is een voorbeeld van een owned medium omdat de organisatie van Beachweekend zelf kan bepalen wat de inhoud en vorm van de pagina is. De kanalen die gebruikt worden zijn in het beheer van Beachweekend of Chiro Loenhout zelf.

3.2.b.2 Paid Medium ■ Google Ad. ■ Dit is een voorbeeld van een paid medium omdat je deze zoekterm koopt. Google zorgt ervoor dat wanneer personen Beachweekend zoeken deze advertentie er als eerste optie komt te staan.

3.2.b.3 Earned Medium ■ Beachweekend organiseert ook elk jaar een DJ contest om plaatselijk en lokaal DJ talent een kans te geven op een groot evenement. Vele van deze artiesten maken hier ook reclame voor op hun sociale media en zo worden deze artiesten hun fans ook aangespoord een ticket te kopen om hun vriend(in),familielid,… aan het werk te zien.

3.3. FACILITEREN VAN EVENTBELEVERS (10 PUNTEN)

3.3.1 Responsive: 5 punten ■ De website is responsive. De site past zich aan, aan het apparaat waarmee je de site bezoekt. Dit maakt het voor de bezoeker makkelijker om zijn weg te vinden.

3.3.2 Crossmediaal: 5 punten ■ Beachweekend is een crossmediaal evenement. Ze maken onder andere reclame via verschillende sociale-media kanalen zoals : twitter, Instagram & facebook. Verder maken ze ook nog reclame via affiches die ze verspreiden in omliggende gemeenten. Dankzij de leden en leiding van Chiro Loenhout wordt er ook vaak aan mond-totmond reclame gedaan.

3.4. Structureren van het observeren

3.4.1. Hootsuite of tweetdeck: 0 punten

3.4.2. Google Alert: 5 punten

3.5. Opmaken van het contentplan

3.5.1. Contentkapstokken en hashtags: 10 punten ■ 3.5.1.a. Beach & Bier #BEBI Deze hashtag is te gebruiken op instagram & twitter. Personen die een foto plaatsen wanneer ze een drankje nuttigen op het strand van beachweekend en deze hashtag gebruiken maken kans op 10 gratis drankbonnen voor de volgende editie. ■ 3.5.1.b. VIP op Beach? #VIBEACH Deze hashtag is te gebruiken op alle sociale-media kanalen. De bedoeling is om met deze hashtag een wedstrijd te organiseren waarmee je voor jou en 5 vrienden Beachweekend als VIP kan beleven. Post een foto of bericht met #VIBEACH en zo maken de bezoekers kans om backstage enkele artiesten te ontmoeten, gratis inkom, en één fles drank naar keuze. Met deze actie willen we meer volk trekken om op ons VIP deck te plaatsten.

3.5.2. contentplan: (10 punten)

3.6. Drie contentchecks en optimalisaties : 5 punten ■ De gemeente Wuustwezel had eerder het bericht geplaatst dat Beachweekend 2020 niet zou doorgaan dit jaar omwille van het coronavirus. Dit was voor vele van de organisatie ook een verrassing omdat ze dit zelf nog niet wisten. Indien er nog eens zoiets voordoet moeten ze dit duidelijk met de gemeente communiceren zodat ze zelf als eerste dit nieuws aan de bezoekers en organisatie kunnen laten weten.

3.7 -3.8. - 3.9 Uitvoeren contentplan, bijsturen activatieplan, voorbereiden conversatie-event tijdens realtime-event: geen opdracht

3.10. Het après-conversatie-event : herbeleven: 5 punten Er werd een aftermovie gemaakt & foto’s genomen om zo de bezoekers terug te brengen naar het strand van Loenhout.

BEACHWEEKEND...