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EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO CAFAM - CET Institución de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano: Resoluciones SED 1929 de junio de 2002, 2020 de julio de 2002, 0102 de junio de 2010 y 180211 de diciembre de 2010.

GUÍA DE APRENDIZAJE

Curso

Subdirección de Educación SGC Versión 1

Excel Avanzado

Reconoce y utiliza las herramientas de organización, validación. Competencias protección, análisis y optimización en el procesamiento de datos a desarrollar. en Excel, para la correcta manipulación y disposición de los mismos. •Comprender las herramientas de filtros (Autofiltro y Objetivos de avanzados). aprendizaje. •Conocer y manipular la herramientas de esquemas y subtotales. Reconocer y utilizar las herramientas de filtrado, de elaboración Resultado de de esquemas y subtotales, mediante el desarrollo de ejercicios aprendizaje prácticos, con el fin de facilitar el acceso, la consulta y el análisis esperado. de datos.

HERRAMIENTAS DE DATOS 2 1. FILTROS Los filtros son las herramientas que posee Excel, para realizar consultas a tablas o a bases de datos que cumplan con ciertos criterios requeridos.

2. AUTOFILTRO Para una mejor comprensión del filtro sencillo utilizaremos el siguiente ejemplo, a partir de una base de datos que contiene ventas de empleados en diferentes ciudades del país, siga los siguientes pasos: Ubíquese en la parte superior de la base de datos, es decir, en la cual está el nombre del contenido de la información (primera fila).

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CELDAS A FILTRAR 1 Posteriormente, haga clic en la ficha Inicio, ubique el grupo editar ubicada en la parte superior derecha de la pantalla, despliegue las opciones del icono Ordenar y filtrar.

BOTÓN ORDENAR Y FILTRAR 1 Finalmente, escoja la opción Filtro haciendo clic sobre la misma.

OPCIÓN FILTRO 1 

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Observe, que automáticamente la base nos muestra unos menús desplegables en cada una de las columnas.

DESPLEGABLES CELDAS TÍTULO 1 Otra alternativa para generar este tipo de filtros, es ubicarse en la parte superior de la base de datos (primera fila).

UBICACIÓN CELDAS TÍTULO 1 Haga clic en la ficha Datos y posteriormente, haga clic sobre el botón Filtro.

BOTÓN FILTRO 1

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Para continuar con la comprensión de nuestro ejemplo, se desea saber las ventas de la ciudad de Bogotá, para lo cual se deberá realizar los siguientes pasos: a) Haga clic sobre el menú desplegable en la columna de Ciudad.

ABRIR PLEGABLE CIUDAD 1 b) Automáticamente, se desplegará un submenú, el cual mostrará los nombres de ciudades existentes en nuestra base de datos.

SUBMENÚ FILTRO 1 

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c) Deseleccione todas las ciudades haciendo un clic en el recuadro de Seleccionar todo.

DESHABILITAR SELECCIONAR TODO 1 d) Luego, seleccionamos para nuestro ejemplo la ciudad de Bogotá, y damos clic en Aceptar.

SELECCIONAR CRITERIO BOGOTA 1 

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Nuestra base se visualizará los datos únicamente de la ciudad de Bogotá, de la siguiente manera:

RESULTADO REGISTROS BOGOTÁ 1 Ahora queremos saber, las ventas realizadas entre $100.000 y $500.000 realizadas en la ciudad de Bogotá, para lo cual, adicionalmente a los pasos anteriormente descritos para hallar la ciudad, seguiremos los siguientes pasos: 1. Haga clic en el submenú de ventas.

OPCIÓN FILTRO DE NÚMERO 1 

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2. Seleccione la opción Filtros de número. 3. El cual automáticamente mostrara un cuadro de dialogo, en el cual, usted seleccionara la opción que más se ajuste a sus necesidades, para nuestro ejemplo, escogeremos la opción: Entre.

OPCIÓN ENTRE 1 4. Abrirá un nuevo cuadro de dialogo en el cual ingresaremos los datos de búsqueda y por último daremos clic sobre el botón Aceptar.

CUADRO DIÁLOGO FILTRO PERSONALIZADO 1 

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La base se visualizará de la siguiente manera:

RESULTADO FILTRO VENTAS BOGOTÁ 1 Note que realizamos dos filtros adicionales dentro de nuestro filtro inicialmente creado.

3. FILTROS AVANZADOS Este tipo de filtro avanzado nos permite realizar nuestra búsqueda de forma más personalizada proporcionando los criterios para aplicar a nuestra base de datos. Los criterios por los cuales se realizará el filtrado pueden especificarse dentro de celdas de la misma hoja o en una nueva hoja. Para una mejor comprensión del filtro avanzado utilizaremos el siguiente ejemplo, a partir de una base de datos que contiene ventas de empleados en diferentes ciudades del país, realice el siguiente procedimiento:

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a) Digite los criterios a buscar en cualquier parte de la base de datos o en una nueva hoja, para nuestro ejemplo deseamos buscar ventas realizadas en la ciudad de Medellín.

CRITERIO FILTRO AVANZADO 1 b) Seleccione la base de datos y posteriormente haga clic en la ficha Datos.

FICHA DATOS 1 

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c) Seleccione el botón Avanzadas que se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar.

BOTÓN AVANZADAS 1 d) Automáticamente, se abrirá el cuadro de diálogo del Filtro avanzado.

CUADRO DIÁLOGO FILTRO AVANZADO 1 El rango de lista: corresponde a la selección de toda la base. El rango de criterios: corresponde a la selección de búsqueda.

CRITERIO DE BÚSQUEDA 1 

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Ahora si deseamos, incluir una nueva búsqueda por género, damos clic sobre el botón Borrar ubicado en el grupo de ordenar y filtrar de la ficha Datos.

BOTÓN BORRAR 1 Posteriormente, digitaremos los criterios a buscar, para nuestro ejemplo ciudad (Medellín) y género (mujer).

CRITERIOS FILTRO AVANZADO 1 Seleccionamos la base de datos y posteriormente haga clic en la ficha >Datos, damos clic en el botón >Avanzadas, después de abierto el cuadro de dialogo de filtro, seleccionamos nuestra búsqueda. 

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Y obtendremos como resultado, nuestro filtro:

RESULTADO FILTRO AVANZADO 1 Estos filtros se realizarán dentro de nuestra base de datos, pero lo ideal sería una extracción de los datos que deseamos para los cual realizaremos el siguiente ejemplo con nuestro modelo inicial, pero con la condición que los datos buscados serán en una hoja nueva. Para una mayor comprensión, se desea saber el nombre del empleado y valor de ventas por ciudad, por lo cual, en una nueva hoja digitaremos estos criterios a buscar y en una celda adicional una vez más el concepto de ciudad que nos servirá como rango de búsqueda para nuestro ejemplo, es decir, nuestra base de búsqueda quedara de la siguiente manera:

NUEVOS CRITERIOS FILTRO AVANZADO 1 Posteriormente realice el siguiente proceso:  Seleccione el rango de búsqueda, más una celda adicional y haga clic en el botón de >Avanzadas de la ficha Datos. 

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RANGO CRITERIO AVANZADO 1 Automáticamente, se abrirá el cuadro de dialogo del filtro avanzado, en la sección de Acción, haga clic en la opción Copiar a otro lugar.

OPCIÓN COPIAR A OTRO LUGAR 1 * Recuerde que: El rango de lista: corresponde a la selección de toda la base donde se encuentran todos los datos, es decir, estará ubicada para nuestro ejemplo en la hoja 1. Para seleccionar la base de datos haga clic en el cuadro de búsqueda, seleccione los datos. 

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SELECCIONAR RANGO DE LISTA 1 Rango de criterios: corresponde a la selección de búsqueda.

SELECCIONAR RANGO CRITERIOS 1 Copiar a: Hace referencia a la ubicación donde queremos extraer los datos, finalmente haga clic en Aceptar.

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SELECCIONAR RANGO COPIAR A 1 Observe que se extraerá la información de la base de datos; pero solo los campos indicados previamente.

RESULTADO BÚSQUEDA FILTRO AVANZADO 1

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4. ESQUEMAS Los esquemas en Excel facilitan la lectura de los datos, agrupándolos para poderlos ver, en resumen, existen dos maneras de realizar este tipo de esquemas, es decir de forma manual o automática. Para comprender mejor este concepto de esquema automático realizaremos el siguiente ejemplo, en el que partiremos de una base que contiene la venta de frutas vendidas durante los dos primeros trimestres del año, por cada trimestre hay un subtotal por mes y por fruta y al finalizar de la base la sumatoria por fruta y por trimestre Para realizar el esquema de forma automática realice el siguiente proceso: a) Seleccione la base de datos. b) Haga clic en la ficha Datos.

SELECCIONAR CELDAS ESQUEMA 1 c) Posteriormente, haga clic en el grupo Esquema ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

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GRUPO ESQUEMA 1 d) Se desplegará una caja de botones, en la cual usted deberá seleccionar el botón Agrupar.

BOTÓN AGRUPAR 1 e) Posteriormente, haga clic en la opción Autoesquema.

OPCIÓN AUTOESQUEMA 1 

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Observara, que automáticamente el esquema para nuestra base de datos quedara de la siguiente manera.

ESQUEMA GENERADO 1 El cual nos permite plegar o resumir la base de datos ya sea por columnas o por filas. Es decir, si hacemos clic sobre el símbolo menos, nos mostrara los subtotales de nuestra base.

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ESQUEMA COMPRIMIDO 1 De igual manera, podemos dar clic sobre los números que aparecen en la parte superior izquierda de nuestra base, que funcionan de la misma manera que los símbolos (+) y (-) al dar clic sobre ellos, lo cual permite agilizar nuestros procesos cuando se tiene demasiada información.

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BOTONES ESQUEMA 1 Para comprender el concepto de esquema manual realizaremos el siguiente ejemplo, en el que partiremos de una base que contiene la venta de frutas (por Color) vendidas durante el primer semestre del año en la cual no hay ningún tipo de operaciones matemáticas, por lo cual no existe campos en común o relación alguna que nos permitan realizar un esquema de forma automática.

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NO SE PUEDE CREAR ESQUEMA 1 Para realizar el esquema de forma manual realice el siguiente proceso: a) Seleccione los datos, para nuestro ejemplo, primero dividiremos por color de frutas. b) Para lo cual, primero seleccionaremos por filas las frutas de color verde.

SELECCIONAR FILAS PARA ESQUEMA 1 

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c) Posteriormente haga clic en la ficha >Datos, grupo >Esquema, opción >Agrupar y en la caja de opciones nuevamente >Agrupar.

GRUPO ESQUEMA AGRUPAR 1 Nuestra primera agrupación se visualizará de la siguiente forma:

PRIMERA VISUALIZACIÓN ESQUEMA 1 

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Ahora realizaremos el esquema manual para el segundo trimestre del año, para lo cual seleccionamos las columnas correspondientes a estos meses.

SELECCIONAR COLUMNAS ESQUEMA 1 Posteriormente haga clic en la ficha >Datos, grupo >Esquema, botón >Agrupar y en la caja de opciones nuevamente >Agrupar.

NUEVAMENTE GRUPO ESQUEMA AGRUPAR 1 

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La segunda agrupación se visualizará de la siguiente forma:

SEGUNDA VISUALIZACIÓN ESQUEMA 1 De igual manera usted podrá seguir seleccionando los datos que requiere e incluirlo en su esquema de forma manual, de acuerdo a sus necesidade...