Indikator Mutu dan SISMADAK PDF

Preview

Summary

PETUNJUK TEKNIS INSTALASI DAN PENGGUNAAN APLIKASI SISTEM MANAJEMEN DOKUMEN AKREDITASI (SISMADAK) BAGI RUMAH SAKIT DI INDONESIA Aplikasi SISMADAK v.5.0 Oleh: Dr. Diyurman Gea, S.Kom., MM Email: [email protected] JAKARTA, Januari 2019 1 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK BAB I T...

Description

Accelerat ing t he world's research.

Indikator Mutu dan SISMADAK Jurnal RSUD Pakuhaji Kabupaten Tangerang Health

Cite this paper

Downloaded from Academia.edu 

Get the citation in MLA, APA, or Chicago styles

Related papers

Download a PDF Pack of t he best relat ed papers 

Teknik dan Implement asi Pengelolaaan Jurnal Online asrianda asrianda Pedoman Akredit asi E Journal Richi Alfasino Panduan Sukses Implement asi Aplikasi Dapodikmen 8.1.4 unt uk SMA/SMK/SMALB afiqul fat han

PETUNJUK TEKNIS INSTALASI DAN PENGGUNAAN APLIKASI SISTEM MANAJEMEN DOKUMEN AKREDITASI (SISMADAK) BAGI RUMAH SAKIT DI INDONESIA Aplikasi SISMADAK v.5.0

Oleh: Dr. Diyurman Gea, S.Kom., MM Email: [email protected]

JAKARTA, Januari 2019 1

Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

BAB I TENTANG SISMADAK Aplikasi SISMADAK atau Sistem Manajemen Dokumen Akreditasi merupakan aplikasi alat bantu yang diperuntukkan bagi Rumah Sakit yang mengikuti program Akreditasi yang diselenggarakan oleh Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS). SISMADAK berguna bagi RS dalam persiapan akreditasi untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mencari kembali dokumen bukti yang berhubungan dengan akreditasi.

Aplikasi SISMADAK dioperasikan sendiri oleh pihak RS, sehingga perlu kerjasama dan koordinasi dengan staf TI Rumah Sakit dan penanggung jawab (PJ) Akreditasi RS, terutama dalam penyediaan Server, Jaringan dan proses maintenance.

Salah satu kendala terbesar yang dialami oleh pihak RS dalam kegiatan akreditasi adalah masalah persiapan dokumen. Hampir 80% Rumah Sakit melakukan pengelolaan dokumen secara manual, sehingga proses pencarian menjadi lambat, dan sering dokumennya hilang atau tercecer dan rusak. Hal ini juga berdampak pada penilaian oleh Surveior, karena keterbatasan waktu dalam pengecekan semua dokumen yang dimiliki oleh Rumah Sakit.

Gambar 1. Pengelolaan Dokumen Secara Tradisional

2

Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

Biaya persiapan akreditasi menjadi mahal karena harus dicetak dan disusun dalam folder-folder, dan kemudian harus dibuang karena tidak valid lagi untuk dipakai pada kegiatan akreditasi berikutnya. Kalau tetap dipertahankan untuk disimpan, maka akan butuh tempat penyimpanan dan perawatan.

Gambar 2. Pengelolaan Dokumen Menggunakan SISMADAK

3

Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

Untuk meminimalkan risiko kerusakan dkumen dan biaya yang besar, serta proses penyimpanan dan pencarian yang lebih cepat, maka pihak Rumah Sakit perlu dihimbau untuk menggunakan aplikasi SISMADAK. Para Surveior yang melakukan asesmen ke Rumah Sakit akan menggunakan aplikasi SISMADAK ini untuk menelusur dokumen yang dibutuhkan. Adapun fitur-fitur yang tersedia pada apikasi SISMADAK adalah sebagai berikut: a. Tersedia Standard 2012 dan SNARS Ed.1 b. Pengisian Self Assessment c. Upload Dokumen bukti, Regulasi, dll untuk masing-masing Elemen Penilaian d. File Manager untuk menyimpan dokumen tambahan (mirip seperti Dropbox, Google drive) e. Pendataan Indikator Mutu Nasional, Benchmark dan grafik f. Indikator Lokal untuk keperluan internal RS g. Update profil Rumah Sakit h. Pendataan Staf dan sertifikasi (STR, RKK, SIP, SPK) i. Upload dokumen Staf j. Pendataan histori jabatan staf k. Dashboard l. Pengaturan Hak Akses Pengguna pada Filemanager dan Modul m. Pengaturan konfigurasi n. Pengaturan modul o. Pendataan unit/bagian p. Pencarian dokumen pada seluruh standar bab q. Pendataan Logbook Bimbingan (Mis. PPDS) r. Pelaporan IKP (Insiden Keselamatan Pasien) s. Integrasi dengan SIMRS seperti SIRSAK (Sistem informasi Rumah Sakit Ala KARS)

4

Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

BAB II KEBUTUHAN SISTEM DAN INSTALASI Beberapa hal yang perlu disiapkan oleh Rumah Sakit adalah Server dan infrastruktur jaringan, agar aplikasi SISMADAK dapat diakses secara sentral oleh semua pengguna. Juga perlu mempersiapkan Sistem Operasi yang akan digunakan, apakah Linux atau Windows. Berdasarkan pengalaman, penggunaan SISMADAK pada Linux jauh lebih stabil.

A. PERSIAPAN Aplikasi SISMADAK pada dasarnya dapat dipasang di semua Sistem Operasi, baik Windows maupun Linux. Pastikan syarat minimum versi aplikasi di bawah ini: Apache 2.4 ke atas PHP 5.4 ke atas (belum didukung oleh PHP 7 ke atas) MySQL 5.1 ke atas Khusus pada Sistem Operasi Windows, installer SISMADAK sudah tersedia Apache PHP dan MySQL (karena menggunakan XAMPP) sehingga tinggal melakukan penyetingan. Infrastruktur Hardware yang perlu disiapkan adalah: Server atau PC acting Server, tersedia jaringan agar unit lain bisa mengakses aplikasi SISMADAK dari Server yang terpasang. Jika menggunakan PC acting Server, sebaiknya, minimal RAM 8Gb dan HDD 200Gb. Semakin besar spesifikasi server dan jaringan maka aksesnya akan semakin baik dan lancar. Karena aplikasi SISMADAK digunakan sepanjang masa, maka perlu mempertimbangkan untuk menyiapkan server yang handal dan berumur panjang. Jika ingin mengkhususkan dan memiliki anggaran untuk server SISMADAK, sebaiknya menggunakan spesifikasi minimum seperti rekomendasi berikut ini: 1. Processor Xeon E3 2. RAM 8GB (semakin besar semakin baik) 3. HDD 500GB (tergantung banyaknya dokumen yang disimpan)

5

Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

Gambar 3. Arsitektur Jaringan

Aplikasi SISMADAK dapat diakses melalui jaringan intranet maupun internet, karena aplikasi tersebut dibangun menggunakan pemrograman berbasis web. Jika pihak RS membutuhkan layanan pengembangan jaringan, maka pihak RS dapat berkonsultasi dengan kami. 2 (dua) minggu sebelum dilakukan survei dan 1 (satu) minggu setelah disurvei oleh Surveior KARS, aplikasi SISMADAK wajib diberi akses kepada Surveior untuk melakukan penelusuran dokumen. Karena itu, RS perlu menginformasikan akun user dan password yang digunakan khusus untuk Surveior. Agar server SISMADAK bisa diakses dari luar RS oleh Surveior, maka perlu dilakukan penyetingan Server dengan menggunakan IP Public. IP Public dapat diperoleh dengan menghubungi ISP atau penyedia jasa layanan internet.

B. INSTALASI 1. Download Aplikasi SISMADAK

6

Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

Aplikasi SISMADAK dapat diperoleh dengan cara mengisi formulir melalui www.kars.or.id menu Download, atau mengirimkan surat elektronik/email melalui [email protected]. Kemudian, akan ada email balasan dari KARS megenai informasi detil dan langkah-langkah instalasi. Hanya akun yang terdaftar pada sistem yang bisa mengunduh file tersebut. Untuk versi Enterprise, wajib menggunakan akun dari Gmail.

2. Jalankan Installer SISMADAK Setelah mendapatkan aplikasi SISMADAK, silakan diinstall dengan mengikuti langkah-langkah instalasi.

Gambar 4. Tampilan installer SISMADAK Secara default akan tersimpan di direktori c:\ dan tekan tombol “Next”. Selesaikan proses instalasi hingga selesai.

Gambar 5. Tampilan Proses Instalasi SISMADAK

7

Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

Sesaat setelah selesai proses instalasi, akan muncul tampilan seperti Gambar 5 berikut ini:

Gambar 6. Tampilan Instalasi XAMPP Tekan sembarang tombol untuk melanjutkan.

3. Jalankan file XAMPP Control yang ada di Desktop dan akan tampil seperti pada Gambar 7 berikut ini:

Gambar 7. Tampilan shortcut XAMPP Control di Desktop

8

Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

Gambar 8. Tampilan Control Panel XAMPP Pastikan Service Apache dan MySQL dalam keadaan running dengan cara menekan tombol ”Start”. Jika muncul error, ada beberapa penyebab seperti: masalah pada port, karena sudah ada yang menggunakan port service Apache dan MySQL tersebut sebelumnya. Silakan uninstall atau mengubah port-nya. Penjelasan detilnya dapat dicari di Google.

4. Konfigurasi Pada Linux a. Kopi folder yang ada pada direktori “c:/xampp/htdocs/sismadak” dan salin ke webroot Linux. Biasanya di direktori “/var/www/htdocs” b. Pastikan konfigurasi “display_error” pada file “/etc/php.ini” (letak file php.ini berbeda setiap OS yang digunakan) telah diset menjadi “Off” atau bernilai “0” c. Edit file my.cnf atau mysqld.conf (tergantung dari konfigurasi MySQL yang digunakan) dan tambahkan konfigurasi berikut ini pada baris akhir. customer@ubuntu:~$ sudo vi /etc/mysql/mysql.conf.d/mysqld.conf sql-mode = "ERROR_FOR_DIVISION_BY_ZERO,NO_ZERO_DATE,NO_ZERO_IN_DATE,NO_AUTO_C REATE_USER“

9

Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

d. Berikan hak akses kepemilikan pada folder uploads dan sismadak/lib/inc supaya bisa dibaca-tulis oleh sistem Contoh pemberian hak akses: customer@ubuntu:~$ sudo chmod 766 uploads customer@ubuntu:~$ sudo chmod 766 application customer@ubuntu:~$ sudo chmod 766 sismadak/lib/inc

Contoh pemberian hak kepemilikan: customer@ubuntu:~$ sudo chown www-data.www-data sismadak –Rf

atau customer@ubuntu:~$ sudo chown apache.apache sismadak -Rf

5. KOnfigurasi Aplikasi SISMADAK Aplikasi SISMADAK membutuhkan plug-in atau library dari ioncube. Jika tidak menggunakan installer XAMPP bawaan dari SISMADAK, maka perlu dilakukan installasi ioncube dengan cara manual melalui: http://localhost/sismadak/wizard.php Jika library ioncube belum terpasang maka silakan ikuti petunjuk yang nantinya akan tampil di halaman instalasi ioncube. Jika sudah terpasang dengan baik, maka akan tampil halaman seperti pada gambar berikut ini:

10

Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

Gambar 9. Tampilan ionCube Loader Wizard Untuk memulai instalasi SISMADAK, dapat dilakukan dengan mengetik alamat konfigurasi melalui browser: Alamat: http://localhost/sismadak/install.php Penjelasan : a. Hospital Name : Nama Rumah Sakit yang menggunakan aplikasi SISMADAK b. Hospital Code: Didapatkan melalui kiriman email balasan dari [email protected] setelah permohonan aplikasi disetujui oleh KARS c. Database Type: default-nya adalah MySQLi d. Database Host: default-nya adalah localhost e. Database Username: default-nya adalah root f. Database Password: default-nya adalah kosong, tidak diisi apa-apa g. Database Name: diisi dengan nama database yang digunakan. Jika sebelumnya sudah ada, maka hilangkan centangan pada “Create Database”. Jika ingin membuat database baru, silakan dicentang pada opsi “Create Database” tersebut h. User SIKARS dan Password SIKARS: diisi dengan akun yang biasa login melalui aplikasi SIKARS, yaitu http://akreditasi.kars.or.id. Akun untuk login ke SIKARS biasanya dikirimkan ke email Penanggung Jawab (PJ) kegiatan Akreditasi. Jika belum ada, untuk sementara silakan diisi dengan akun email dan password lainnya saja. Konsekwensinya adalah modul Profil dan Benchmark Indikator tidak berfungsi dengan baik. i. Data Path: adalah folder untuk menyimpan data pada modul Filemanager. Mis: D:/Data (direktori Windows) atau /var/www/html/Data (kalau menggunakan Linux) j. Data Temp: adalah folder yang biasa digunakan oleh Sistem Operasi. Pada Windows, biasanya adalah C:/Windows/temp, sedangkan Linux biasanya adalah: /tmp. Pastikan folder tersebut memiliki hak akses tulis baca. Jika tidak, silakan buatkan folder baru, misalnya C:\temp k. Tekan tombol “Install” kalau isian pada konfigurasi sudah lengkap dan benar.

11

Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

Gambar 10. Tampilan Layar Instalasi

Jika ada isian selain yang disebutkan di atas, diisi saja dengan data dummy, atau data sembarang, karena isian lainnya tersebut digunakan untuk keperluan aplikasi SIRSAK.

12

Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

6. Konfigurasi pada file php.ini Jika ingin melakukan integrasi dengan sistem yang sudah ada sebelumnya atau menggunakan Apache PHP dan MySQL yang bukan bawaan dari SISMADAK, silakan melakukan adopsi konfigurasi pada file php.ini, seperti pada konfigurasi di bawah ini. display_errors = Off max_execution_time = 36000 memory_limit = 256M post_max_size = 50M upload_max_filesize = 50M max_input_vars = 5000 short_open_tag = On 7. Port Service Apache

Jika port yang digunakan pada service apache bukan yang default port 80, dan apabila sistem tidak bisa mengenal port yang digunakan, maka silakan mengubah konfigurasi pada file lib/inc/config.php, kemudian ubah baris konfigurasi menjadi seperti berikut ini. Misalnya menggunakan port 8080, maka: Sebelum diubah: $port = $_SERVER['SERVER_PORT']; Setelah diubah: $port = 8080;

13

Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

BAB III PETUNJUK PENGGUNAAN Aplikasi SISMADAK dapat diakses melalui jaringan intranet maupun internet, baik menggunakan Komputer/Laptop maupun melalui smarthphone. Tampilan yang terbaik adalah melalui penggunaan browser Mozilla Firefox atau Google Chrome. Berikut ini adalah urutan penggunaan aplikasinya.

1. Login Untuk masuk ke sistem sismadak, silakan ketik alamat: http://localhost/ dan akan tampil halaman seperti Gambar 11 berikut ini:

Gambar 11. Tampilan Halaman Login

Secara default, akun untuk login ke sistem adalah sebagai berikut: Username : [email protected] Password : admin

14

Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

2. Pengaturan Konfigurasi Jika terjadi perubahan atau penyesuaian konfigurasi, maka dapat dilakukan melalui menu SYSTEM -> Konfigurasi

Gambar 12. Tampilan Halaman Menu Perawatan 3. Pendataan Unit Kerja/Bagian Hal yang pertama sekali dilakukan adalah melakukan pendataan Unit Kerja/Bagian. Aplikasi SISMADAK dapat diakses berdasarkan area, khususnya pada pelaporan data indikator. Untuk mendatakan Unit/Bagian, silakan masuk melalui menu STAF -> Daftar Unit Kerja/Bagian Jika ingin menyeleksi indikator yang ditampilkan per masing-masing unit, klik pada Imut Nasional atau Imut Lokal, dan akan tampil form untuk menambahkan indikator apa saja yang akan diisi atau didatakan per masing-masing unit.

15

Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

Gambar 13. Tampilan Halaman Daftar Unit Kerja/Bagian

Gambar 14. Tampilan Halaman Penyetingan Indikator per masing-masing unit

4. Pendataan Staf Rumah Sakit Hal berikutnya yang dilakukan setelah pendataan seluruh unit kerja / bagian adalah melakukan pendataan Staf Rumah Sakit. Daftar staf adalah dasar dari pembuatan akun pengguna. Untuk mendatakan Staf Rumah Sakit, silakan masuk melalui menu STAF -> Daftar Staf

16

Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

Gambar 15. Tampilan Halaman Daftar Staf Rumah Sakit

Profil Staf yang sudah didatakan akan terekap dan diperlihatkan bagi Surveior untuk memastikan bahwa tenaga medis yang bekerja di RS telah memenuhi kriteria dan masa izin masih berlaku.

5. Pendataan Pengguna Setiap pengguna aplikasi SISMADAK, perlu dibuatkan akun per masing-masing Pokja atau Unit/Bagian. Masing-masing akun dapat dilakukan penyetingan hak akses. Pendataan pengguna dapat dilakukan melalui menu STAF -> Daftar Pengguna Penjelasan : a. Nama : adalah nama pengguna b. Tempat Lahir: adalah tempat lahir pengguna c. Tgl Lahir: adalah tanggal lahir pengguna. Silakan pilih toggle yang tersedia. d. Email: adalah alamat email pengguna e. Nomor HP: adalah nomor Handphone pengguna f.

Group user, yaitu: Ada banyak Group pengguna, untuk tipe aplikasi sismadak ada 4 group, silahkan dipilih : Tim Pokja, Kendali Mutu, Kendali Mutu dan Tim Pokja, dan Surveior. Masing-masing memiliki hak akses modul sendiri-sendiri.

g. Nama Poli : Nama Poli pengguna (untuk modul aplikasi SIRSAK) h. Nama Ruangan : Nama ruangan pengguna (untuk modul aplikasi SIRSAK) i. Mapping tindakan : Penandaan apakah pengguna tersebut dipetakan dengan tindakan (untuk modul aplikasi SIRSAK) j. Bagian: adalah unit kerja/bagian pengguna.

17

Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

k. Standar Akreditasi : Standard akreditas yang diajukan (versi 2012 atau versi SNARS Ed. 1) l. Standar Bab: adalah standar Bab yang diberikan hak akses ke pengguna untuk

mengedit data. Karena itu, silakan dipilih berdasarkan kebutuhan pengguna.

Gambar 16. Tampilan Layar Pendaftaan Pengguna

Username untuk login adalah menggunakan alamat email dan password adalah tanggal lahir dengan format ddmmyyyy. Jika ingin menggantinya, silakan update pada akun masing-masing setelah berhasil login di Sismadak. Setiap melakukan perubahan data pengguna, password akan berubah menjadi tanggal lahir. 6. Pengaturan Hak Akses Pengguna Pada Modul Oleh Administrator dapat melakukan pengaturan pemberian hak akses modul kepada masing-masing pengguna, sehingga hanya modul tertentu yang bisa ditampilkan pada menu aplikasi SISMADAK. Cara pengaturannya adalah dengan masuk pada menu STAF -> Daftar Group lalu klik Pengaturan untuk menambah / mengurangi modul pada masing-masing group, seperti pada Gambar 17 berikut :

18

Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

Gambar 17. Tampilan Layar Daftar Group

Kemudian, akan muncul tampilan modul yang sudah diberikan hak akses kepada group yang dituju, seperti terlihat pada Gambar 18.

Gambar 18. Tampilan Layar Daftar Modul Untuk Pengguna

Klik tanda + (Plus) untuk menambahkan hak akses yang baru.

19

Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

7. Profil Rumah Sakit

Gambar 19. Tampilan Halaman Menu Ubah Profil RS

Profil RS perlu dilakukan pembaharuan, karena data yang dimiliki belum lengkap. Profil RS hanya dapat diubah jika Server SISMADAK sudah terhubung dengan koneksi internet. Profil RS akan menjadi patokan bagi KARS untuk menentukan kelayakan dan penjadwalan survei, dan menjadi bahan bagi Surveior untuk mengenal RS.

8. Kegiatan Survei Pendataan kegiatan Survei hanya dilakukan oleh administrator. Seharusnya kegiatan tersebut didatakan untuk 1 (satu) kali dalam masa 3 tahun, sesuai masa belakunya sertifikasi akreditasi Rumah Sakit. Silakan masuk melalui menu AKREDITASI -> Akreditasi Regular Klik tanda + untuk menambahkan kegiatan baru.

Penjelasan: a. Nama Kegiatan : adalah nama kegiatan akreditasi

20

Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

b. Standar Akreditasi : adalah jenis standar yang diinginkan, versi 2012 atau SNARS

Edisi 1 c. Kode KARS : kode kegiatan yang dijadwalkan di KARS dan yang dapat dilihat melalui http://akreditasi.kars.or.id d. Tanggal Mulai : tanggal mulainya kegiatan pelaksanaan akreditasi. e. Tanggal Selesai : adalah tanggal selesainya kegiatan pelaksanaan akreditasi

Gambar 20. Tampilan Halaman Pendataan Kegiatan Survei Setelah selesai melakukan pendataan kegiatan, klik pada nama kegiatan untuk menampilkan standar Bab.

21

Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

Gambar 21. Tampilan Daftar Kegiatan

Kemudian, akan muncul sejumlah standar Bab seperti terlihat pada gambar berikut ini. Jika sudah dilakukan pengisian nilai Self Assesment, maka perlu dilakukan verifikasi dengan menekan tombol “Verifikasi” untuk masing-masing standar Bab. Semua standar Bab akan muncul, dan dapat dilihat oleh semua pengguna. Namun demikian, hanya standar Bab yang diberi hak akses kepada pengguna tertentu yang bisa melakukan perubahan pada nilai dan dokumen.

Gambar 22. Tampilan Halaman Standar Bab

22

Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

Untuk menampilkan elemen penilai...