Knowledge Management (Manajemen Pengetahuan) PDF

Preview

Summary

Ujian Akhir Semester Take Home Exam Diajukan untuk diajukan untuk memenuhi ujian akhir semester (take home) mata kuliah Knowledge Management Yang diampu oleh : Dr. Riche Cynthia Johan, M.Si oleh Nur Afrylyanty 1202788 PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI DEPARTEMEN KURIKULUM DAN TEKNOLOGI PENDID...

Description

Ujian Akhir Semester Take Home Exam Diajukan untuk diajukan untuk memenuhi ujian akhir semester (take home) mata kuliah Knowledge Management Yang diampu oleh : Dr. Riche Cynthia Johan, M.Si

oleh Nur Afrylyanty 1202788

PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI DEPARTEMEN KURIKULUM DAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA BANDUNG 2015

Nama

: Nur Afrylyanty

NIM

: 1202788

Program Studi

: Perpustakaan dan Sains (Ilmu) Informasi

Mata Kuliah

: Knowledge Managenent Perpustakaan

Tim Dosen

: Dr. Riche Cynthia Johan, M.Si Hana Silvana, S.Pd, M.Si

1. Keilmuan knowledge management merupakan pengembangan keilmuan dalam dunia bisnis. The zone of knowledge creation and the dialectic between cooperative and competitive cultures, dalam gambar dibawah ini terdapat sebuah fenomena untuk membangun pengetahuan. Berikan deskripsi tentang aspek kooperatif (kerjasama) dan kompetitif (persaingan) yang terjadi dalam membangun manajemen pengetahuan di perpustakaan. Jawaban: Berikut adalah deskripsi tentang aspek kooperatif (kerjasama) dan kompetitif (persaingan) yang terjadi dalam membangun manajemen pengetahuan di perpustakaan.

Gambar: The Zone Of Knowledge Creation And The Dialectic Between Cooperative And Competitive Cultures Sumber: http://www.slideshare.net/moduledesign/lecture9-mobilising-knowledge

Gambar diatas adalah gambar “Zona penciptaan pengetahuan dan dialektika antara kerjasama dan kompetitif budaya”. Pada gambar tersebut terlihat hubungan 1|UAS : Knoweledge Management

antara budaya kooperatif (budaya kerjasama) dan budaya kompetitif (budaya persaingan). Hubungan kombinasi antara budaya kooperatif (budaya kerjasama) dan budaya kompetitif (budaya persaingan) mengakibatkan akan menciptakan zona penciptaan pengetahuan yang baru. Budaya kooperatif atau kerjasama yang berada di dalam suatu organisaasi merupakan penerapan dari manajemen pengetahuan pada aliran lingkungan. Budaya kooperatif ini mengedepankan hubungan antara individu yang ada dalam lingkungan tersebut. kegiatan ini bertujuan untuk menciptakan keseragaman pemahaman dan dinamika hubungan yang saling harmonis di lingkungan mereka. Dengan demikian diharapkan dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dan mampu meramalkan perilaku organisasi lain. Budaya kompetitif atau budaya persaingan adalah suatu budaya yang memperlihatkan keunggulan masing-masing yang dilakukan oleh perseorangan dalam suatu kelompok. Jika budaya kerjasama akan menimbulkan keseragaman dalam kelompok, bebeda halnya dengan budaya persaingan. Dengan adanya budaya persaningan dalam kelompok akan menimbulkan ide-ide baru. Dengan adanya budaya persaingan ini akan membuat organisasi mempunyai pengetahuan-pengetahuan baru. Kombinasi antara budaya kooperatif dan dan budaya kompetitif merupakan kombinasi yang pas dalam manajemen pengetahhuan di sebuah organisasi. Budaya kooperatif digunakan ketika ingin mencapai keseragaman pengetahuan yang ada di dalam organisasi, sebagai contoh pengetahuan untuk mencapai visi dan misi dalam sebuah organisasi. Jika dihubungkan dengan dunia perpustakaan maka budaya kooperatif ini digunakan untuk mencapai visi dan misi dari lembaga induknya. visi yang dimiliki perpustakaan adalah menjadikan Perpustakaan X sebagai salah satu puat sumber belajardi sekolah X. sedangkan, budaya kompetitif digunakan ketika akan mencapai tujuan masing masing individu yang berpacu pada tujuan bersama. Contoh penggunaan budaya kompetitif dalam bidang perpustakaan adalah bagaimana cara Perpustakaan X menjadi pusat belajar di Sekolah X. Yang menjadi saingan Perpustakaan X adalah informasi yang beredar di internet, sehingga hanya sedikit siswa yang menjadikan Perpustakaan X menjaadi pusat sumber belajar, karena hanya sedikit siswa yang memilih datang langung ke perpustakaan, sedangankan sebagian besar lebih memilih berselancar diinternet dengan alasan lebih praktis. Melihat kondisi seperti ini, 2|UAS : Knoweledge Management

budaya kompetisi sangat lah penting. Yang harus dipikirkan oleh pihak Perpustakaan X adalah bagaimana cara Perpustakaan X tetap menjadi pusat belajar di Sekolah X. Untuk menyelesaikan permasalahan ini pihak Perpsutakaan X membutuhkan budaya kooperatif dan budaya kompetitif dengan menggunakan pengetahuan yang ada. Hasil dari masalah yang dimiliki Perpustakaan X akan mulai menggunakan otomasi meyediakan koleksi dalam bentuk digital, sehingga yang dilakukan pengguna cukuplah dengan mengunjungi perpustakaan virtual Perpustakaan X. Tanpa disadari dari dengan menggunakan budaya kooperatif dan budaya kompetitif menciptakan manajemen pengetahuan di perpustakaan tersebut. Dari cotoh diatas dapat kita simpulkan dengan menggunakan budaya kooperatif dan budaya kompetitif akan membuat penciptaan pengetahuan yang baru.

2. Penggunaan kembali (reuse) pengetahuan dilakukan untuk efisiensi, secara umum mengaplikasi pengetahuan untuk individu dapat dilakukan dengan menggunakan: Task analysis, sedangkan mengaplikasi pengetahuan untuk kelompok dan organisasi dapat dilakukan dengan menggunakan KMS (knowledge management systems). Berikan penjelasan tentang Task Analysis dan KMS! Jawaban: Berikut adalah penjelasan mengenai Task Analysis dan KMS (knowledge management systems). a.

Task Analysis Task Analysis atau analisis tugas adalah suatu aplikasi atau penerapan pengetahuan di level individu, atau mudahnya adalah penerapan pengetahuan yang diterapkan atau yang dilakukan oleh suatu individu. Dengan adanya task analysis (analisis tugas) ini suatu individu dapat mengetahui hal apa yang harus dilakukan dari suatu peristiwa yang terjadi. Hasil dari task analysis (analisis tugas) yang dilakukan diperoleh dari proses kognitif yang telah dilalui oleh individu itu sendiri. Task analysis (analisis tugas) dapat dilakukan dengan menggunakan task decomposition (penguraian tugas). Task decomposition atau penguraian tugas terdiri dari beberapa langkah sistematis dalam kegiatan analisis tugas guna mengambil keputusan atau kebijakan. Pertama dimulai dengan identifikasi tugas yang akan dianalisis. Kedua,

3|UAS : Knoweledge Management

melakukkan pembagian atau pemecahan tugas tersebut kedalam 4 hingga 8 sub tugas. Ketiga, Keseluruhan sub-tugas hasi pemecahan kemudian digambarkan dalam bentuk diagram untuk memastikan kelengkapan. Keempat, menentukan tingkat detail yang akan didekomposisi atau diuraikan. Kelima, tugas yang sudah didekomposisi atau diuraikan kemudian dilakukan penomoran secara urut dan konsisten, hal ini dilakukan agar tugas dapat tersusun. Langkah terakhir adalah, malakukan pemeriksaan hasil analisis tugas kepada pihak ketiga atau pihak lain yang tidak terlibat dalam proses analisis dari awal tetapi paham mengenai tugas tersebut dan dirasa mampu menunjukan kesesuaian antara hasil analisis dengan tugas yang akan dihadapi.

b. Knowledge Management System (KMS) Knowledge Management System (KMS) atau manajemen sistem pengetahuan adalah suatu aplikasi atau penerapan pengetahuan di level kelompok dan organisasi, atau mudahnya adalah penerapan pengetahuan yang diterapkan atau yang dilakukan oleh suatu kelompok dan organisasi. Dengan adanya knowledge management system (KMS) atau manajemen sistem pengetahuan ini suatu kelompok dan organisai dapat mengetahui hal apa yang harus dilakukan dari suatu peristiwa yang terjadi. Karakteristik yang dimliki knowledge management system (KMS) atau manajemen sistem pengetahuan adalah mendukung terjadinya komunikasi diantara berbagai user, terjalinnya kordinasi aktifitas user, terciptanya kolaborasi diantara kelompok user untuk kreasi, modifikasi, dan diseminasi produk, serta terkendalinya proses untuk memastikan integritas dan melacak kemajuan project. Pada tahap pelaksanaan karakteristik yang dimliki knowledge management system (KMS) atau manajemen sistem pengetahuan memberikan dukungan terhadap beberapa fungsi informasi yang ada (1) Acquiring and indexing; capturing and archiving; (2) Finding and accessing; (3) Creating and annotating; (4) Combining, collating, modifying; (5) Tracking. Dalam KMS atau manajemen sistem pengetahuan terdapat dua hal yang perlu diperhatikan, yakni knowledge reuse atau penggunaan kembali pengetahuan dan knowledge repositories.

4|UAS : Knoweledge Management

Knowledge Repositories merujuk pada sebuah sistem yang menghimpun, merawat, serta „mengamankan‟ pengetahuan yang dimiliki oleh organisasi, baik berupa tacit maupun explicit. Pengetahuan tacit yang kemudian dipetakan dalam serangkaian alat dokumentasi, serta pengetahuan explicit yang berupa catatan, prosedur, juga dokumen lainnya disimpan sebagai ingatan organisasi agar dapat digunakan kembali. Knowledge repositories merupakan jenis penyimpanan pengetahuan dalam bentuk intranet atau portal yang menjaga, mengelola, dan mengontrol memori organisasi. Pengetahuan yang disimpan dalam knowledge repositories tidak hanya dalam dokumen, data, dan record, tetapi gabuungan dari pengetahuan tacit dan explicit. Knowledge Reuse atau

penggunaan kembali pengetahuan adalah suatu

kegiatan diamana kelompok atau organisasi mengingat dan mengenali kembali pengalaman dan pengetahuan yang sudah ada dan dilakukan sebelumnya karena menghadapi situasi hampir sama dengan situasi yang sebelumnya. Knowledge reuse dimulasi dari pertanyaan apa yang dicari, kemudian proses penentuan lokasi, lalu dilanjutkan dengan pemilihan pengetahuan atau informasi seperti ada yang akan dipilih dan yang terakhir adalah penerpan pengetahuan yang sudah di dapatkan. Peran dalam proses knowledge reuse yang pertama adalah knowledge producer, pada tahap ini pengetahuan diciptakan dan didokumentasikan. Kedua adalah knowledge intermediary, pada tahap ini pengetahuan mulai disiapkan untuk digunakan kembali. Ketiga adalah knowledge reuser, pada tahap ini adalah pengetahuan sudah siap untuk digunakan kembali pada situasi tertentu.

5|UAS : Knoweledge Management

3. Perhatikan artikel knowledge management tools and academic library services, terdapat tiga komponen yang sangat berperan dalam pengembangan KM di perpustakaan (The knowledge management environment centered round three component). Berikan penjelasan mengenai hal tersebut! Jawaban: Berikut adalah 3 komponen yang sangat berperan dalam pengembangan KM di perpustakaan (The knowledge management environment centered round three component). 1. People atau Sumber daya Manusia (SDM) People atau Sumber daya Manusia (SDM) adalah pencipta serta pengguna aset pengetahuan (baik eksplisit dan tacit). Komponen pertama (People atau SDM) ini ikut berpatisipasi aktif dalam pengembangan manajemen pengatahuan, baik sebagai yang menciptakan pengetahuan, yang menyalurkan pengetahuan, sampai dengan yang menggunakan pengetahuan itu sendiri. terdapat tiga jenis manusia yang berhubungan dalam pengelolaan pengetahuan, diantaranya sebagai berikut. a. Para ahli teknologi Para ahli teknologi ini adalah sumber daya manusia yang fokus dengan desain dan pengembangan alat dan layanan untuk penemuan pengetahuan. Maksudnya adalah mereka yang membuat aplikasi, basis data, jaringan yang memungkinkan organisasi untuk melakukan pekerjaan dengan keakurasian, kehandalan dan kecepatan (Kim, Seonghee 2000). b. Ahli-ahli pengetahuan Ahli-ahli pengetahuan ini adalah individu dalam suatu kelompok

yang

memiliki keahlian, terlatih dan memiliki pengetahuan dalam pengorganisasian informasi atau yang memiliki pengetahuan pada sistem dan struktur yang memfasilitasi penggunaan sumberdaya pengetahuan dengan efektif. c. Pengelola pengetahuan: Pengelola pengetahuan ini adalah sumber daya manusia yang berfokus pada pencapaian

tujuan

organisasi.

Maksudnya

adalah

mereka

yang

mengidentifikasi dan mengelola kebutuhan apa yang dibutuhkan dan permasalahan apa yang terjadi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 6|UAS : Knoweledge Management

2. Process Terdapat beberapa proses yang ada di dalam manajemen pengetahuan, diantaranya sebagai berikut. a. Penciptaan Lingkungan (KM) Penciptaan lingkungan (KM) adalah individu yang berada dalam suatu organisasi yang harus merubah pola pikirnya untuk berbagi pengetahuan tacit, memelihara pengetahuan yang ada, belajar mengenai sistem, sebagai pengguna sistem, serta individu yang harus mengidentifikasi dan mengintegrasikan antara manusia, proses dan teknologi yang ada di dalam organisasi tersebut. b. Penciptaan Pengetahuan (KM) Pengetahuan yang tersebar luas secara umum adalah pengetahuan eksplisit. Sedangkan pengetahuan yang dimiliki secara pribadi adalah pengetahuan tacit. Pengetahuan adalah model utama manusia. Esensi dari manajemen pengetahuan meliputi; identifikasi dan penciptaan pengetahuan baru, serta menambahkan nilai, visi, dan implikasi pada pegetaahuan tersebut. c. Pengorganisasian Pengetahuan (KM) Organisasi tradisional dan organisasi masa kini yang berorientasi pada KM, memiliki sebuah orientasi umum yaitu, membangun hubungan semantik, menyediakan sintaksis, hyper linking, dan lain sebagainya. (Pengumpulan data,

pengetahuan

klasifikasi,

data

basis

penciptaan

konten

mapping/pemetaan dan lain sebagainya.) d. Berbagi Pengetahuan (KM) Berbagi pengetahuan KM berkaitan dengan menciptakan sebuah nilai untuk aset yang berwujud. e. Sintesis Pengetahuan (KM) Nilai intrinsik suatu pembentukan pengetahuan terletak pada penerapannya dalam situasi yang sesuai. Penerapannya dapat dimulai dari atas ke bawah atau dari posisi terbawah ke posisi paling atas dan bahkan dapat dimulai di pertengahan. Setiap strategi memiliki kelebihannya dan resikonya masingmasing. 3. Technology 7|UAS : Knoweledge Management

Teknologi adalah berupa gadget atau alat (hardware dan software) dibutuhkan untuk menghubungkan individu yaitu adalah intranet. Dan teknologi dibutuhkan untuk pengolahan, penyimpanan, dan sistem temu balik informasi. Pengguna KM menggunakan teknologi yang ada untuk menyimpan dan menemukan kembali pengetahuan

guna

menerapkan

pengelolaan

pengetahuan

di

kegiatan

penyelenggaraan perpustakaan. Teknologi dan software opensource memang ideal, tetapi teknologi ini membutuhkan keahlian lebih dalam skill pemrograman. Pustakawan mempergunakan Microsoft Office. MS Word baik digunakan untuk menciptakan prosedur operasional dan dokumentasi lainnya yang berhubungan dengan perpustakaan. MS Excel juga baik untuk membuat statistik dan grafik. MS Access digunakan untuk menyimpan data agar proses temu balik dapat dilakukan. Dan sebagian besar staf sudah familiar dengan penggunaan MS Word dan Excel.

4. Lakukan penelaahan berdasarkan artikel jurnal (minimal dua artikel) tentang penerapan knowledge managemen di perpustakaan, berikan penjelasan tentang bagaimana persepsi pustakawan tentang manajemen pengetahuan tersebut dalam menunjang kegiatan pada berbagai jenis perpustakaan (umum, khusus, perguruan tinggi, sekolah)! Jawaban: Berikut beberapa persepsi pustakawan tentang manajemen pengetahuan tersebut dalam menunjang kegiatan pada berbagai jenis perpustakaan. a. Berdasarkan jurnal “ Visi Pustaka Volume 11 Nomor 2 Agustus 2009” dengan judul artikel “Penerapan Manajemen Pengetahuan Untuk Meningkatkan Kinerja Perpustakaan Perguruan Tinggi” oleh “Anita Nusantari”. Berikut adalah presepsi pustakawan mengenai manajemen pengetahuan di perguruan tinggi. Dalam hal ini pustakawan berperan penting dalam melakukan evaluasi kinerja perpustakaan. Selain itu, pustakawan dituntut untuk memiliki modal intelektual yang baik dan sebagai individu yang dapat penghubung antara pengetahuan dan pengguna. Untuk melakukan semua perkerjaan itu secara bersamaan dan tidak memakan waktu, pustakawan menerapkan manajmeen perpustakaan di perpustakaan tersebut. Presepsi yang dimiliki pustakawan mengenai 8|UAS : Knoweledge Management

manajemen pengetahuan adalah manajemen pengetahuan dapat digunakan sebagai salah satu alat untuk mengukur kinerja yang sebuah perpustakaan, khususnya perpustakaan perguruan tinggi. b. Berdasarkan jurnal “Pustaka: Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi Volume 1 Nomor 1 Juni 2005” dengan judul artikel “Manajemen Pengetahuan: Perspektif Pustakawan” oleh “A. Ridwan Siregar” Berikut adalah presepsi pustakawan mengenai manajemen pengetahuan di perguruan tinggi. Penelitian yang dilakukan oleh Southon dan Todd pada tahun 2001 kepada profesional informasi dan perpustakaan di Australia menemukan: Manajemen Pengetahuan penamaan ulang dari manajemen informasi; Manajemen pengetahuan merupakan program yang luas, dimana manajemen informasi merupakan bagian dari manajemen pengetahuan; manajemen pengetahuan sebagai suatu isu yang kompleks dan sulit, manajemen pengetahuan

berkaitan dengan

pengalaman organisasional dan pengetahuan tentang pelanggan, pasar dan proses, dan koordinasi organisasional; manajemen pengetahuan berbasis pada manusia dan hubungan, pertukaran pemahaman, dan suatu budaya berbagi pengetahuan; adanya perhatian terhadap nilai pengetahuan bagi pengguna dan organisasi secara luas; manajemen pengetahuan menyangkut pemrosesan informasi yang lebih canggih; dan dalam manajemen pengetahuan teknologi memainkan peranan yang penting tetapi problematis. Dalam pelaksanaannya manajemen pengetahuan di perpustakaan perguruan tinggi dianggap sebagai cara efektif dalam pengorganisasian dan penyediaan informasi dan pengetahuan bagi para sivitas akademika. Pustakawan adalah fasilitator utama dalam berbagi pengetahuan, dengan menciptakan budaya dan memelihara infrastruktur yang diperlukan, salah satu caranya adalah dengan menerapkan manajemen pengetahuann di perpustakaannya. Selain itu, pustakawan juga berperan sebagai bagian integral proses pendidikan dan penelitian yang menjadi program utama perguruan tinggi induknya.

9|UAS : Knoweledge Management

Daftar Pustaka Aswath, L. Dan Gupta, S. (2009). Knowledge management tools and academic library services. Vision And Roles Of The Future Academic Libraries. ICAL: India Gueguen, G., & Pellegtin-Boucher, E. (2004). Coopetition and IT business ecosystems: the success of SAP [pdf]. The European Institute for Advanced Studies in Management, September, 16-17. The European Institute for Advanced Studies in Management: Catania, Italia. Dakses pada tanggal 26 Desember 2015, dari http://www.sciencesdegestion.com/travaux/fichierspdf/CataniaSAP.pdf Jashapara, A. (2011). Knowledge management: An itegrateed Approach, 2nd [ppt]. Pearson College: British, Kanada. Diakses pada tanggal 26 Desember 2015, dari http://www.slideshare.net/moduledesign/lecture-9-mobilising-knowledge Nusantari, A. (2009). Penerapan manajemen pengetahuan untuk meningkatkan kinerja perpustakaan perguruan tinggi [pdf]. Visi Pustaka Volume 11 Nomor 2 Agustus 2009. Perpustakaan Nasional: Jakarta. Diakses pada tanggal 25 Desember 2015, dari http://perpusnas.go.id/iFileDownload.aspx?ID=Attachment%5CMajalahOnline%5CA nita_Nusantari_Penerapan_Manajemen.pdf& Siregar A. R. (2005). Manajemen pengetahuan: perspektif pustakawan. Pustaka: Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi Volume 1 Nomor 1 Juni 2005. Departemen Studi Perpustakaan Dan Informasi- Universitas Sumatera Utara: Sumatera. Siregar A. R. (2005). Manajemen pengetahuan: perspektif pustakawan. Pustaka: Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi Volume 1 Nomor 1 Juni 2005. Departemen Studi Perpustakaan Dan Informasi- Universitas Sumatera Utara: Sumatera. Widiantoro, S. (2008). Aplikasi pengetahuan[ppt]. Jakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Supra.

10 | U A S : K n o w e l e d g e M a n a g e m e n t...