Lampiran 1: Standard Operating Procedure (SOP) Sistem PDF

Preview

Summary

Lampiran 1: Standard Operating Procedure (SOP) Sistem Pembelian Barang Hotel “X” Jl. XXX, Surabaya Standard Operating Procedure PROSEDUR PEMBELIAN BARANG TUJUAN Standard Operating Procedure sistem pembelian barang memiliki tujuan untuk memberikan pedoman mengenai prosedur pembelian barang bagi purch...

Description

Accelerat ing t he world's research.

Lampiran 1: Standard Operating Procedure (SOP) Sistem Bei Yao

Related papers

Download a PDF Pack of t he best relat ed papers 

Peranan Sist em Informasi Akunt ansi Terhadap Pengendalian Int ern Akt ivit as Pembelian Bah… faldi salim SEKOLAH T INGGI ILMU EKONOMI BISMA LEPISI Mart in I Sist em Informasi Akunt ansi Aileen Velishya

Lampiran 1: Standard Operating Procedure (SOP) Sistem Pembelian Barang Hotel “X” Jl. XXX, Surabaya Standard Operating Procedure PROSEDUR PEMBELIAN BARANG TUJUAN Standard Operating Procedure sistem pembelian barang memiliki tujuan untuk memberikan pedoman mengenai prosedur pembelian barang bagi purchasing dan departemen agar dapat menjalankan tugas menurut standar yang ada. Serta dapat membantu meningkatkan kelancaran kegiatan operasional hotel.

DEFINISI Pembelian merupakan proses untuk memperoleh barang dan atau jasa dari pihak supplier guna untuk menunjang operasional hotel.

Pihak-pihak yang berkaitan dengan prosedur ini adalah: 1. Departemen merupakan pihak yang jika membutuhkan suatu barang wajib mengisi purchase requisition sesuai dengan ketentuan hotel serta membuat purchase order manual khusus bagi departemen dapur hotel atas pemesananan barang tertentu yang dilakukan kepada pihak supplier. 2. Purchasing

merupakan

pihak

yang

bertugas

untuk

mencari,

menghubungi, dan melakukan penawaran dengan pihak pemasok.

DOKUMEN Dokumen yang terkait dengan prosedur pembelian barang antara lain: purchase requisition, purchase order, serta adanya tambahan dokumen purchase order manual.

PURCHASE REQUISITION (DEPARTEMEN...............KITCHEN) NO. NOTA: XXX TANGGAL: XXX SUPPLIER: XXX Nama Barang

Jumlah

Satuan

Total

Keterangan :

Tanda Tangan

(HOD Departemen)

RUANG LINGKUP Standard Operating Procedure pembelian barang meliputi flowchart dan langkah-langkah prosedur FLOWCHART

Flowchart Sistem Prosedur Pembelian Barang Purchasing

Departemen

Account Payable

Receiving

1 MULAI

Ditandatangi oleh dept/store, purchasing manager, HOD, FOC, dan GM

Membuat Purchase Requisition (PR)

22 PR PR T Mencarikan barang yang diminta oleh departement/ store

22

Mencari dan Menghubungi Supplier

11 PR PR Membandingkan Harga

1

T

2 Memilih Supplier 2

Membuat Purchase Order

Diotorisasi oleh GM, FC, HOD, dan Purchasing Manager

PO

55 PO PO

3 PO

55

A A

4

2

A

3 2

SELESAI

A

1 PO

Phase

A

Flowchart Sistem Prosedur Pembelian Barang -Khusus Bagian Dapur Purchasing

Departemen

Account Payable

Receiving

1 MULAI

22

Membuat Purchase Requisition (PR-Manual)

PR-Manual PR-Manual

Diotorisasi oleh HOD departemen dapur

T Mengecek kebenaran PRmanual yang didapat dari departemen

2

Menghubungi Supplier yang bersangkutan

2

1 PR-Manual 2

Membuat Purchase Order

1

Diotorisasi oleh GM, FC, HOD, dan Purchasing Manager

5 PO

T 5

A 4

2

A 3 2 1

3

PO

PO

A A

Phase

PO

A

PENJELASAN PROSEDUR a. Departemen/store

yang

berkepentingan

mengisi

PR

(Purchase

Requisition) sebanyak 2 rangkap dan harus ditandatangani oleh departemen/store tersebut, purchasing manager, HOD (Head of Department), FC, dan GM. Setelah itu PR diberikan kepada bagian Departemen purchasing dan kepada departemen/store. b. Bagian departemen purchasing akan mencarikan barang yang diminta oleh store sesuai dengan PR dari beberapa vendor / supplier serta melakukan penawaran harga. c. Setelah itu purchasing departemen akan melanjutkan dengan pembuatan PO ( Purchase Order) sesuai dengan PR yang ada sebanyak 5 rangkap dan harus ditandatangan oleh GM,FC,HOD, dan Purchasing Manager. Purchase Order berisi jenis barang, jumlah barang, harga, dan tanggal pengiriman yang telah disetujui oleh bagian purchasing dan supplier. Lima rangkap Purchase Order digunakan untuk: Rangkap 1 (warna putih) diarsip oleh bagian purchasing berdasarkan alphabet sampai diberikan kepada supplier saat proses penukaran tanda terima. Rangkap 2 (warna hijau) diberikan kepada bagian AP (Account Payable). Rangkap 3 (warna merah) diberikan kepada departemen/store. Rangkap 4 (warna kuning) diarsip dan disimpan oleh bagian purchasing bedasarkan alphabet. Rangkap 5 (warna biru ) diberikan kepada bagian receiving.

PENJELASAN PROSEDUR – KHUSUS UNTUK PEMESANAN YANG DILAKUKAN OLEH DEPARTEMEN DAPUR a. Pihak departemen dapur wajib mengisi purchase requesition manual sesuai dengan pemesanan yang dilakukan kepada pihak supplier sebanyak dua rangkap dan diotorisasi oleh HOD tersebut. Rangkap 1 disimpan oleh bagian departemen sebagai bukti bahwa pihak departemen telah melakukan pemesanan pembelian kepada pihak supplier. Rangkap 2 diberikan kepada pihak purchasing sebagai bukti bahwa pihak departemen telah melakukan permintaan dan pemesanan barang terhadap supplier. b. Pihak purchasing mengecek kebenaran data kepada pihak supplier apakah pihak departemen dapur telah melakukan permintaan barang sesuai dengan purchase requesition manual dan melakukan pembuatan purchase order yang tersistem sebanyak 5 rangkap. Lima rangkap Purchase Order digunakan untuk: Rangkap 1 (warna putih) diarsip oleh bagian purchasing berdasarkan alphabet sampai diberikan kepada supplier saat proses penukaran tanda terima. Rangkap 2 (warna hijau) diberikan kepada bagian AP (Account Payable). Rangkap 3 (warna merah) diberikan kepada departemen/store. Rangkap 4 (warna kuning) diarsip dan disimpan oleh bagian purchasing bedasarkan alphabet. Rangkap 5 (warna biru ) diberikan kepada bagian receiving.

Lampiran 2: Standard Operating Procedure (SOP) Sistem Penerimaan Barang Hotel “X” Jl. XXX, Surabaya Standard Operating Procedure PROSEDUR PENERIMAAN BARANG TUJUAN Standard Operating Procedure sistem penerimaan barang memiliki tujuan untuk memberikan pedoman penerimaan barang yang baik bagi pihak receiving agar dapat menjalankan tugas menurut standar baku yang ada sehingga kegiatan operasional hotel dapat berjalan dengan lancar serta pengendalian internal dapat ditingkatkan. DEFINISI Penerimaan barang merupakan proses menerima dan mencocokan barang dari pihak supplier sesuai dengan permintaan barang yang dipesan oleh bagian purchasing. Pihak-pihak yang berkaitan dengan prosedur ini adalah: 1. Receiving merupakan orang yang bertugas menerima seluruh pemesanan barang yang telah dilakukan oleh pihak hotel “X”. Pihak receiving bertanggung jawab untuk menerima barang sesuai dengan kuantitas dan kualitas yang dipesan. 2. Departemen/store merupakan pihak yang membantu receiving saat penerimaan barang. Namun, disini pihak departemen/store hanya berfungsi untuk melakukan pengecekan kembali atas kondisi barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi permintaan pembelian.

3. Account payable merupakan pihak yang bertanggung jawab menerima copy invoice, copy surat jalan, serta receiving record yang diberikan oleh bagian receiving. DOKUMEN Dokumen yang terkait dengan prosedur penerimaan barang antara lain: Purchase Order (PO), Surat Jalan, Faktur pajak (jika ada), dan Receiving Record. RUANG LINGKUP Standard Operating Procedure penerimaan barang meliputi flowchart dan langkah-langkah prosedur. FLOWCHART

Flowchart Prosedur Penerimaan Barang Pada Hotel “X” Supplier

Receiving

MULAI

Departement/Store

1

Account Payable

4 2

2

RR

2

1

1 Surat Jalan

Surat Jalan

5

A

PO

Memasukkan barang dengan mengupdate stock persediaan

1

Mencocokan barang dengan PO dan surat jalan

2

2

Bin Card

Surat Jalan

A

Memeriksa barang yang diterima 3

2 1 Surat Jalan

2

5 1

PO

1

RR

Surat Jalan

A

Membuat Receiving Record (RR) SELESAI

3 2 1 RR

T

3 4

PENJELASAN PROSEDUR Penjelasan prosedur penerimaan barang adalah sebagai berikut: a. Penerimaan barang dilakukan oleh bagian receiving serta disaksikan oleh pihak security dan pihak departemen/store. b. Pihak receiving menghitung dan memeriksa jumlah barang yang diterima dengan surat jalan dari pihak supplier serta mencocokan sesuai dengan copy PO yang diberi oleh bagian purchasing. Selain itu pihak departemen/store juga turut membantu memeriksa kualitas barang agar sesuai dengan permintaannya. c. Segala proses penerimaan barang harus diawasi oleh pihak security untuk

mencegah

terjadinya

kecurangan

antara

receiving,departemen/store dan supplier. d. Nota Barang/invoice harus ditanda tangani oleh pihak receiving dan security serta diberi stempel sebagai bukti bahwa barang telah diterima. e. Copy invoice dan copy surat jalan yang diterima oleh pihak receiving dari supplier kemudian digunakan untuk membuat RR ( Receiving Record) melalui program software hotel VHP. Receiving Record dibuat dalam 3 rangkap dan digunakan untuk : rangkap 1 (warna putih) disertai copy invoice dan copy surat jalan diberikan kepada bagian AP, rangkap 2 (warna merah) diberikan kepada departemen/store dan diarsip berdasarkan abjad, lembar 3 (rangkap kuning) diarsip oleh receiving berdasarkan tanggal. f. Receiving record harus ditandatangani oleh pihak receiving, cost control, dan FC.

Lampiran 3: Standard Operating Procedure (SOP) Sistem Pembayaran Hutang. Hotel “X” Jl. XXX, Surabaya Standard Operating Procedure PROSEDUR PEMBAYARAN HUTANG TUJUAN Standard Operating Procedure sistem pembayaran hutang memiliki tujuan agar karyawan bekerja

sesuai dengan pedoman pada prosedur yang baku

sehingga kegiatan operasional hotel dapat berjalan

dengan lancar,

hubungan dengan pihak supplier dapat terjalin dengan baik, dan pengendalian internal dapat ditingkatkan. DEFINISI Hutang merupakan kewajiban suatu perusahaan yang timbul dari transaksi pada waktu lalu dan harus dibayar

pada

waktu

yang

akan

datang.

Pembayaran hutang merupakan kewajiban yang harus dilunasi oleh pihak hotel kepada pihak supplier sesuai dengan kesepakatan jangka waktu pembayaran. Pihak-pihak yang berkaitan dengan prosedur ini adalah: 1. Supplier merupakan pihak yang mengirimkan tagihan pembayaran kepada pihak hotel atas transaksi pembelian yang terjadi. 2. Account Payble merupakan orang yang bertugas dan bertanggung jawab untuk mempersiapkan segala dokumen pembayaran kepada pihak supplier.

3. General Cashier merupakan orang yang bertugas menyetorkan pembayaran kepada pihak bank atas seluruh dokumen pembayaran yang telah disiapkan oleh pihak account payable. DOKUMEN Dokumen yang terkait dengan prosedur pembayaran hutang antara lain: Purchase Order (PO), Invoice, Surat Jalan, faktur pajak (jika ada), Receipt Slip, Summary Receipt Slip, Cover Pembayaran,

dan

Summary

Pembayaran. RUANG LINGKUP Standard Operating Procedure pembayaran hutang meliputi flowchart dan langkah-langkah prosedur. FLOWCHART

Flowchart Prosedur Pembayaran Hutang Supplier

Account Payable

Account Payable

General Cashier 2

1 Diotorisasi oleh CA,HOD,FC, dan GM

MULAI Cover dan dokumen

PO 1

Surat Jalan 1

1

Membuat summary pembayaran (untuk online), slip setoran dan giro

PO

Menerima Invoice, Surat Jalan, Faktur Pajak, dan PO asli dari supplier

1 Invoice

Menyetorkan ke Bank

Slip Setoran 1

2

Membuat Receipt Slip ( 3 Rangkap )

Surat Jalan

Giro Slip Setoran 3 Summary Pembayaran 2

Invoice 1

Diotorisasi oleh pihak AP

Summary Pembayaran 1

Giro

3 Bukti Setoran T

1 3 2

Bukti Setoran 1

RR

MembuatSummary Receipt Slip

Mempersiapkan pembayaran supplier

Memeriksa dan mencocokan sumary dan bukti

Menginput di VHP

RR 2

Surat Jalan21

Invoice 1 2

PO 1 3

RS 2

Membuat dan mengotorisasi dokumen atas file pembayaran yang telah lengkap

SELESAI

2

PENJELASAN PROSEDUR Penjelasan prosedur pembayaran hutang adalah sebagai berikut: a. Proses tukar tanda terima antara pihak supplier dengan bagaian AP dilakukan setiap hari selasa pukul 13.00-16.00. Selain itu, pihak purchasing juga memberikan PO asli (warna putih) yang diarsip sementara untuk supplier. b. Bagian AP mengecek kelengkapan data invoice yang diberikan oleh pihak supplier. Data invoice tersebut meliputi: invoice asli, surat jalan(bila ada), faktur pajak(bila ada), kwitansi(bila ada), serta PO asli (warna putih) yang diterima dari pihak purchasing. Selain itu, bagian AP juga turut memeriksa kelengkapan otorisasi yang ada pada invoice supplier meliputi: stempel dan tanda tangan dari pihak receiving dan security. c. Bagian AP kemudian membuat dan mengotorisasi bukti tanda terima untuk pihak supplier sebanyak 3 rangkap. Sebelum membuat bukti tanda terima, bagian AP juga harus menghitung kembali invoice yang diberikan, mencocokan harga serta jumlah barang yang tertulis pada invoice dengan PO asli. Bukti tanda terima sebanyak 3 rangkap digunakan untuk : Rangkap 1 (warna putih) diberikan kepada pihak supplier, rangkap 2 dan 3 (warna merah dan kuning) disimpan oleh bagian AP serta dijadikan satu bersamaan dengan invoice yang telah diterima tersebut. d. Data yang terkumpul dari proses tukar tanda terima akan diinput ke dalam Excel serta akan ditentukan jatuh tempo pembayarannya. Semua pembayaran akan dilakukan dengan cara transfer dan digolongkan menjadi 3 bagian yaitu pada tanggal 10, 20 dan 30. Dokumen yang diinput ke dalam excel disebut dengan Summary Receipt Slip (RS).

e. Untuk melunasi pembayaran maka pihak AP harus mempersiapkan segala dokumen yang antara lain: 2 rangkap copy tanda terima, PO asli dan copy PO, invoice asli dan copy invoice, surat jalan asli dan copy (bila ada), faktur pajak (bila ada), dan Receiving record. f. Setiap dokumen dari masing – masing per supplier yang telah lengkap harus dibuatkan cover. Cover berisi ringkasan invoice yang sudah terkumpul untuk dibayarkan. Dokumen yang telah lengkap dengan cover kemudian akan diperiksa oleh CA (Chief Accounting) dan ditanda tangani oleh bagian AP, CA,HOD,FC, dan GM g. Seluruh dokumen yang telah diperiksa dan siap untuk dibayarkan akan dicatat dalam purchase summaries. Pembayaran sendiri dibedakan menjadi dua bank yang dilakukan secara online dan setoran. h. Untuk pembayaran dengan setoran pihak AP wajib menuliskan slip setoran dan giro yang harus ditanda tangani oleh pihak FC dan GM dan diberi cap stempel hotel. Sedangkan untuk via online juga memerlukan approve dari pihak FC dan GM secara online. i. Slip setoran, giro, dan data summary pembayaran supplier diserahkan kepada general cashier untuk disetorkan kepada pihak bank. Bukti setoran dari pihak bank wajib diberikan kepada bagian AP untuk dicocokan dengan summary pembayaran (nomor rekening, nama, dan nominal yang ditransfer). j. Seluruh transaksi yang telah dibayarkan harus diinput kedalam software hotel yaitu VHP ( Visual Hotel Program)

Lampiran 4 DAFTAR PERTANYAAN 1. Bagaimana sejarah berdirinya hotel “X”? 2. Apa Visi dan Misi pada hotel “X”? 3. Bagaimana struktur organisasi hotel ”X”, beserta dengan pembagian tugasnya? 4. Apakah setiap masing-masing bagian atau karyawan memiliki pembagian tugas secara tertulis? 5. Apakah siklus pembelian pada hotel “X” memiliki Standard Operating Procedure (SOP)? 6. Bagaimana prosedur pembelian barang pada hotel “X”? 7. Dokumen apa saja yang digunakan dalam prosedur pembelian barang pada hotel “X”? 8. Bagaimana prosedur penerimaan barang pada hotel “X”? 9. Dokumen apa saja yang digunakan dalam prosedur penerimaan barang pada hotel “X”? 10. Bagaimana prosedur pembayaran secara kredit pada hotel “X”? 11. Dokumen apa saja yang digunakan dalam prosedur pembayaran secara kredit/hutang? 12. Bagaimana cara pengarsipan dokumen-dokumen yang digunakan dalam setiap prosedur? 13. Permasalahan apa saja yang biasanya terjadi pada siklus pembelian hotel “X”?...