Makalah kearsipan PDF

Preview

Summary

makalah kearsipanBAB IPENDAHULUAN1. Latar Belakang Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-a...

Description

makalah kearsipan BAB I PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional. Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu: 1)

Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.

2)

Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.

3)

Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis

4)

Dapat dijadikan bahan dokumentasi

5)

Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya

6)

Sebagai alat pengingat

7)

Sebagai alat penyimpanan warkat

8) Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan 9)

Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan

organisasi 10) Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi. Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia

perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya: 

Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.



Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya. Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap

organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan. Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya: 1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad 2. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat. 3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder 4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat. 5. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima. Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat. 2. Kajian Teori a. Pengertian Arsip Suatu kantor ataupun instansi baik pemerintah maupun juga swasta yang mempunyai serangkaian atau aktivitas.Yang meliputi segala macam pekerjaan yang menyangkut penyampaian keterangan baik lisan maupun tertulis, serta pembuatan warkat-warkat, pengunaan dan warkat merupakan segala sesuatu macam bentuk catatan tertulis, gambaran, rekaman yang memuat tentang suatu hal atau kegiatan yang telah di selengarakan yang berfungsi sebagai bahan pengingat atas kegiatan tersebut. Warkat merupakan segala macam kegiatan yang berbentuk corak atau catatan baik yang tertulis maupun yang dapat di lihat dan di dengar seperti hasil-hasil rekaman film dan lain sebegainya. Selain itu warkat juga berfungsi sebagai bukti pertangungjawaban atas segala macam bentuk pekerjaan administrasi dalam suatu kantor tersebut. Kegiatan dari warkat-warkat tersebut sering terkenal dengan istilah arsip. Istilah arsip sangat beraneka ragam. Kata arsip itu merupakan istilah dalam bahasa indonesia. Sedangkan dalam bahasa Inggris, arsip di kenal dengan istilah”FILE”yang berasal dari bahsa latin “FILLUM”yang berarti tali atau benangfile adalah sekumpulan bahan-bahan keterangan dalam wujud dan bentuk apapun yang dapat di gunakan sebagai bukti terselengaranya suatu kegiatan. Istilah arsip yang lain adalah archives yang berarti tempat atau dokumen(record). Record adalah setiap lembaran yang berbentuk dan wujud apapun yang memuat informasi atau keterangan yang di simpan sebagai bukti atau pertangungjawaban atas segala transaksi. Sedangkan menurut sutarto (1992:168), arsip adalah suatu kumpulan

warkat yang di simpan

secara teratur,sistematis karena menpunyai suatu kegunaan agar setiap kali di perlukan dapat secara cepat dapat di temukan kembali. Sedangkan menurut UU No.7 tahun tentang ketentuaan pokok kearsipan, pengertian arsip: a)

Naskah-naskah yang di buat atau di terima oleh lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiataan pemerintah.

b) Naskah-naskah yang di buat dan di terima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berklompok, dalam pelaksanaan kehidupan kebangasaan.

Dalam pengertian tersebut terkandung beberapa pokok pengertian sebagai berikut: a)

Pengertian tentang naskah-naskah dalam bentuk corak bagaimanapun yang di maksud naskahnaskah dalam bentuk corak bagimanapun dari sesuatu arsip meliputi baik yang tertulis, maupun yang dapat di lihat dan di dengar seperti hasil-hasil rekaman, film, dan lain sebagainya.

b)

Pokok pengertian tentang arsip dalam keadaan berkelompok. Yang di maksud dengan berkelompok ialah naskah- naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain, di himpun dalam berkas tersendiri mengenai masalah yang sama. Sedangkan menurut lembaga administrasi Negara (LAN) dalam bukunya A.W. Widjaja (1990 : 100) mengemukakan bahwa : “ Arsip adalah segala kertas, naskah, foto, film, microfilm, rekaman, suara, gambar peta, gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalm segala macam bentuk dan sifatnya, asli ataupum salinan serta dengan segala macam penciptaanya dan menghasilkan atau di terima oleh sesuatu organisasi atau badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainya atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya” . Menurut Prajudi Admosudirja seperti yang di kutip Hery Sawiji (2002 : 129) menberikan pengertian warkat sebagai berikut:

1. Setiap catatan, setiap apa saja yang di catat untuk di simpan (to preserve) 2.

Setiap bahan yang di tulis dan di pergunakan sebagai bukti (alat pembuktian): pertangungjawaban dari pada suatu perestiwa kejadian.

3. Register, daftar, dokumen, dan sebagainya di mana suatu bukti tertulis itu di taruh, di catat, di rekam. 4. Suatu berita acara atau laporan resmi yang di buatoleh seorang pejabat resmi. 5.

fakta atau data yang di catat secara tertentu mengenai suatu misalnya: jasa-jasa, kelakuan, prestasi kerja, karier, dan sebagainya.

6. plat atau pringan hitam, pita rekaman. b. Fungsi Arsip

Menurut UU No 7 1971 dalam AW Widjaja (1993:211) fungsi arsip dapat di bedakan menjadi: 1)

Arsip dinamis adalah arsip yang di pergunakan secara langsung dalam perencanaan, peleksanaan, penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau di pergunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara.

2)

Arsip statis adalah arsip yang tidak di pergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelengaraan kehidupan pada umumnya maupun penyelengaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh, dan berkembang seiring

dengan

perkembangan organisasi di mana suatu organisasi yang telah umbuh dan berkembang menjadi organisasi yang besar di mana volume pekerjaan yang di laksanakan dalam organisasi trsebut juga besar sehinggaini juga berdampak pada pertambahnya jumlah arsip yang dihsilkan dalam organissi tersebut. Menurut Sutarto (1992 : 213) menegaskan adanya 2 jenis sifat dan arti secara fungsional,yaitu sebagai berikut: 1)

Arsip dinamis sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai

dan artinya menurut

fungsinya. 2)

Arsip statis sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi, khusus sebagai bahan pertangungjawaban Nasional atau pemerintah. Dari beberapa pendapat tersebut di atas mengenai fungsi arsip dapat peneliti simpulkan bahwa pada dasarnya fungsi arsip dapat di golongkan menjadi 2 (dua) yaitu sebagai berikut:

a.

Arsip dinamis adalah arsip yang masih di pergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan pada umumnya yang senantiasa berubah nilai dan fungsinya.

b.

Arsip statis adalah arsip yang tidak di pergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelengaraan kegiatan maupun untuk penyelenggaran ketatausahaan.

c. Nilai Guna Arsip Seperti telah di kemukakan di atas mengenai arsip di mana arsip menpunyai peranan yang penting bagi suatu kantor, yaitu sebagai sumber informasi dan pusat ingatan maka arsip perlu dan penting untuk di kelola dengan baik dan terancana. Menurut pendapat Vernon B. Sranten seperti yang di kutip oleh sutarto (1993 : 163) menyatakan bahwa nilai guna arsip dapat di bedakan menjadi: 1. Nilai guna daministrasi (administrasi value)

2. Nilai guna hokum (legal value) 3. Nilai guna penelitian (research value) 4. Nilai guna pendidikan (education value) 5. Nilai guna dokumentasi (documentary value) Menurut pendapat Gusti Endeng yang di kutip oleh Hery Sawiji (2002:130), 4 (empat ) macam kegunaan warkat yaitu sebagai berikut : 1. Guna penerangan 2. Guna yuridis 3. Guna sejarah 4. Guna ilmiah Sedangkan menurut Milton Reitzfeld mengemukakan bahwa nilai guna yang ada pada warkat adalah sebagai berikut: 1. Nilai untuk kegunaan administrasi (value for administrasi use) 2. Nilai untuk kegunaan hokum (value for legal use) 3. Nilai untuk kegunaan keuangan (value for fiscal use) 4. Nilai untuk kegunaan kebijaksanaan (value for policy use) 5. Nilai untuk kegunaan pelaksanaan kegiataan organisasi (value for operating use) 6. Nilai untuk kegunaan sejarah (value for historical use) 7. Nilai untuk kegunaan penelitiaan(value for research use) Dari beberapa pendapat para ahli di atas, dapat peneliti simpulkan bahwa nilai guna kegunaan dari arsip adalah sebagai berikut: a.

Nilai kegunaan administrasi adalah arsip yang di gunakan untuk proses penyelengaraan atau penyelesaian suatu pekerjaan dalam kantor guna mencapai tujuan yang sudah di tentukan oleh organisasi atau kantor.

b. Nilai kegunaan keuangan adalah arsip yang di gunakan untuk menangani permasalahan dalam bidang keuangan. c.

Nilai kegunaan hokum adalah arsip yang di gunakan untuk bahan-bahan pembuktian atas suatu perestiwa ataupun juga kejadian yang telah berlangsung sehingga menpunyai kekuatan hukum.

d.

Nilai kegunaan pendidikan adalah arsip yang di gunakan untuk kepentingan pelaksanaan dan pengembangan dalam dunia pendidikan sehingga membantu kelancaran KBM.

e.

Nilai kegunaan sejarah adalah arsip yang dapat mengambarkan suatu kejadian atau perestiwa dari masa lampau, atau bisa di katakan bahwa arsip sebagai bahan pengingat atas kajadian yang lalu.

f.

Nilai kegunaan ilmiah adalah arsip yang di gunakan untuk kebutuhan perkembangan dan kemajuan ilmu pengetahuan dan kepentingan ilmiah bagi manusia saat ini dan yang akan datang. Nilai guna suatu warkat tersebut tidak selamanya di perlukan namun ada batas pemakaian tertentu. Meskipun demikian keberadaanya tetap di butuhkan. Untuk itulah, warkat perlu untuk di kelola dengan baik dan terancana. d. Kearsipan Dalam penyimpanan warkat harus di lakukan secara sistematis, ini di lakukan kembali dengan cepat dan mudah. Semua aktivitas yang berhubungan dengan penyimpanan warkat ataupun juga dokumen ini yang di sebut dengan istilah kearsipan atau secara singkatnya di sebut dengan kearsipan(filing).

Berikut ini peneliti berikan batasan-batasan mengenai kearsipan yaitu sebagai berikut: a. Menurut Ig Wursanto (1995:19) Kearsipan atau filing adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat di temukan kembali dengan cepat apabila sewaktu-waktu di perlukan. b. Dalam kamus administrasi perkantoran (Ig Wursanto,1995:15-16) Yang di maksud filling atau penyimpanan warkat adalah kegiatan menaruh warkat dalam suatu penyimpanan secara tertib menurut sistem ,susunan, dan tata cara yang telah di tentukan, sehingga pertumbuhan-pertumbuhan warkat itu dapat di kendalikan dan setiap kali di perlukan dapat secara cepat di temukan kembali. c. Menurut Basir Barthos (1997:43) Filling adalah proses pengaturan dan penyimpanan

bahan-bahan secara sistematis,

sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat di temukan kembali setiap kali di perlukan

Dari 3(tiga) pendapat tersebut di atas, dapat di ambil suatu kesimpulan bahwa kearsipan pada intinya adalah semua kegiatan atau aktivitas yang berhubungan dengan pengurusan atau pengaturan arsip. e. Tujuan Kearsipan Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan partangungjawaban nasional tentang perencanaan,

pelaksanaan, penyelengaran kehidupan

kebangsaan serta untuk

menyediakan bahan pertangungjawaban tersebut bagi kegiataan pemerintah pemerintah : 1) Menyampaikan surat dengan aman dan mudah selama di perlukan. 2) Menyiapkan surat setiap saat di perlukan. 3)

Pengumpullan bahan-bahan yang menpunyai sangkut paut dengan suatu masalah yang di perlukan sebagai pelengkap. (A.W.Widjaja, 1993 : 103). Dari pendapat tersebut di atas tentang tujuan kearsipan maka dapat peneliti simpulkan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan-bahan, bukti yang nyata, benar mengenai kehidupan kebangsaan di masa yang lampau, sekarang, dan masa yang akan dating di mana keberadaanya sangat dibutuhkan bagi kelancaran suatu kegiataan tersebut. Kearsipan tidak hanya sebetas menyimpan warkat saja. Kearsipan merupakan suatu rangkian kegiatan yang di lakukuan secara sistematis, berurutan. Dimana di antara kegiataan yang satu dengan kegiataan yang lain saling berhubungan atau berkelanjutan. Adapun kegiatan yang termasuk dalam administrasi kearsipan adalah kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan:

1. Penerimaan warkat 2. Penguiriman warkat 3. Pencatatan warkat 4. Penyimpanan warkat 5. Pewnyingkiran atau penyusutan warkat 6. Pemusnahan warkat yang sudah tidak menpunyai nilai guna.( Ig. Wursanto,1995 : 15). Penyimpanan yang aman terhadap arsip sangat penting untuk di lakukan, mengingat kegunaan arsip yang penting bagi suatu organisasi yang akan menbantu kelancaran pekerjaan suatu organisasi. Aman yang di maksud adalah bebas dari berbagai macam bentuk bahaya. Seperti misalnya kebakaran,

pencurian, kebanjiran dan kerusakan yang di sebabkan oleh berbagai

macam hal seperti serangga, kutu buku, udara, dan sebagainya. f. Macam –macam sistem kearsipan.

Menurut Atmosudirjo dalam Ig.Wursanto (1991 : 22) Mengatakan bahwa pada pokoknya sistem kearsipan terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu sebagai berikut: 1 Sistem pengatur tertiban atau arangement system a. Sistem klasifikasi numerial (menurut angka) b. Sistem klifikasi alfabetis (menurut abjad) 2 Sistem perawat simpanan atau safe keeping system Pendapat G.R.Terry mengenai macam-macam sistem penyimpanan arsip seperti yang di kutip oleh Sutarto(1992:173)adalah sebagai berikut: 1) Alphabetical arrangement (susunan abjad) -

Subjet (pokok soal)

-

Phonetic (suara)

2) Numerical arrangement (susunan nomor) -

Serial (seri)

-

Coded (kode)

3) Geographical arrangement (susunan wilayah) 4) Choronlogical arrangement (susunan tangal) Menurut zulkifli amsyah (1992 : 71) menyatakan bahwa: Pada dasarnya sistem penyimpanan arsip atau sistem kearsipan ada dua(2) jenis urutan abdjad dan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abdjad adalah sistem nama (seing di sebut sistem abdjad), sistem gaografis, dan sistem subjek. Sedangkan nama yang berdasrkan urutan angka adalah sistem numeric (sistem subjek dengan kode no.). Sedangkan menurut Geoffery Mills dan Oliver Standingford, dalam sutarto (1992: 171) mengemukakan sistem penyimpanan warkat di golongkan menjadi enam (6) macam sistem utama,yaitu: 1. alphabetical – sistem abjad 2. geographical- sistem wilayah 3. subject – sistem pokok soal 4. numerical- sistem no 5. choronological of them- sistem tanggal 6. some combination of them- sistem gabungan

Dari beberapa pendapat para ahli tersebut di atas mengenai macam-macam kearsipan dapat peneliti simpulkan, pada dasarnya sistem kearsipan ada 5 (lima) macam yaitu sebagai berikut: 1. Sistem abjad Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang di buat atau yang di terima oleh lembaga atau instansi tertentu yang di dalamnya memuat nama orang,nama organisasi, nama wilayah, ataupun juga nama pokok soal di simpan menurut taat urutan abjad mulai dari huruf A sampai dengan Z. Abjad yang di pergunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu di indeks menurut aturan atau ketentuan yang berlaku untuk masing-masing nama. Se telah nama-nama tersebut di indeks barulah di susun menurut susunan abjad. Peraturan atau filling tersebut merupakan standart peraturan-peraturan yang di tentukan oleh organisasi, sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang telah di tentukan. Sistem penyimpanan arsip menurut abjad dapat dilakukan dengan 2 ( dua ) cara: a)

Menurut susunan abjad huruf demi huruf istilah–istilah atau nama–nama yang terdiri dari 2

( dua ) kata atau lebih dianggap satu kata. Misal :  Gunung Merapi menjadi Gunungmerapi  Sinar harapan menjadi Sinarharapan. b)

Menurut susunan abjad kata demi kata. Dalam susunan abjad kata demi kata, nama- nama

yang terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih, ditulis menjadi satu. Masing – masing kata berdiri sendiri. Misal : 

Jakarta Utara



Banjar Negara 2. Sistem subjek Yang dimaksud dengan subjek ialah judul pokok masalah yang berhubungan dengan instansi atau organisasi yang bersangkutan. Dalam pelaksanaan penyimpanan arsip ini, seorang arsiparis harus dapat menentukan lebih dahulu masalah – masalah apa yang menjadi fokus atau yang dipermasalahkan dalam surat setiap harinya. Masalah – masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek. Misal: masalah – masalah yang berkenaan dengan keuangan dikelompokkan menjadi satu masalah pokok ( subjek ) dibawah keuangan, dan seterusnya.

Selanjutnya masalah –masal...