Management Property Indonesia PDF

Preview

Summary

MANAJEMEN PROPERTI BAGIAN I Tinjauan atas Real Properti þ BAB 1 Pengantar Manajemen Properti þ BAB 2 Organisasi Manajemen Properti þ BAB 3 Praktek Manajemen Properti þ BAB 4 Manajemen Persewaan Properti þ BAB 5 Agen Properti The day Man decided that it was profitable for him to give authority to ano...

Description

MANAJEMEN PROPERTI BAGIAN I Tinj auan atas Real Propert i

BAB 1

Pengant ar Manaj emen Properti

BAB 2

Organisasi Manaj emen Properti

BAB 3

Prakt ek Manaj emen Properti

BAB 4

Manaj emen Persewaan Propert i

BAB 5

Agen Propert i

The day Man decided that it was profitable for him to give authority to another to take possession and occupy one of his dwellings, he realised that there was a need for some sort of action to ensure that the occupier complied with all the provisions permitting his occupancy. That form of action was management and the activity has since then taken its place an important activity in sustaining the value of operational property assets

( John M. Hutcheson)

BAB 1

PENGANTAR MANAJEMEN PROPERTI ehadiran dan keberadaan manaj emen propert i diperlukan oleh perorangan at aupun badan hukum, baik sekt or privat maupun sekt or publik yang memiliki dan/ at au menggunakan pr opert i dalam j umlah kecil maupun besar, baik dalam hal kuant it as maupun nilai uangnya. Jasa manaj emen proper t i dapat diber ikan unt uk lingkup kerj a yang luas maupun 1 t erbat as sesuai dengan kebut uhan dan kemampuan pemiliknya.

K

Dalam bab pert ama ini yang mer upakan pengant ar dari manaj emen propert i, dihar apkan pembaca akan mengert i dan memahami : Definisi umum dar i manaj emen propert i; Tuj uan mengelola proper t i baik sebagai invest asi maupun sebagai wuj ud dari pelaksanaan aspek lingkungan; Kegiat an pokok dalam manaj emen proper t i, mulai dari persiapan kont rak manaj emen sampai kepada penyediaan manaj emen sist em inf or masi ( Management Inf or mat ion Syst em ) propert i; Ruang lingkup manaj emen pr oper t i baik sebagai suat u invest asi, kepent ingan bisnis, paj ak dan asuransi maupun unt uk kepent ingan lainnya; Perlunya manaj emen sist em informasi yang konkr it baik dar i sisi r incian manaj emen proper t i dan sist em keuangan yang t epat dan benar. Dalam era globalisasi, kebut uhan manaj emen pr opert i ini sudah menj adi bagian yang t idak t er pisahkan dengan keberhasilan suat u bisnis/ usaha suat u perusahaan t erut ama sej ak t ren kerj asama dengan pihak luar (out sourcing) di sekt or privat . Dua alasan ut ama adalah masalah efisiensi dan konsent rasi pada cor e business mereka. Bahkan dalam perkembangannya sekarang mulai dikenal ist ilah manaj emen fasilit as ( f aci l it i es management ) sebagai saudara kandung dari manaj emen pr oper t i. Dalam manaj emen ini t erdapat penyediaan pelayanan f asilit as yang lebih menyelur uh unt uk mendukung keberhasilan akt ivit as suat u usaha, sepert i

1

Proper t y Management dan Popert y Agency, Buku I, (Kerj a sama Depart emen Perdagangan dan Gabungan Perusahaan Penilai Indonesia/ GAPPI, 1993).

2

pembayaran rekening list rik, rekening air , kar yawan, dan lain sebagainya2.

mencarikan rumah unt uk

Begit upula dengan kebut uhan akan pembangunan/ pengadaan propert i di sekt or publik berkembang begit u pesat . Perkembangan pesat t adi disebabkan oleh meningkat nya kebut uhan akan pembangunan/ pengadaan aset di seluruh organisasi sekt or publik guna memenuhi t uj uannya, yait u pember ian pelayanan ( ser vice del iver y) kepada masyarakat publik secara efekt if dan ef isien ser t a mendukung pelaksanaan dari good cor por at e gover nance. Jadi, t ugas dan f ungsi manaj emen pr opert i it u bukanlah peker j aan yang sedemikian sederhana, t et api suat u pekerj aan yang memerlukan keahlian khusus dan pengalaman yang luas. Dengan adanya perkembangan ini sangat dirasakan kebut uhan menghadirkan manaj er t erampil yang pr ofesional dalam bidang propert i secara berhasil guna dan berdaya guna unt uk mencapai t uj uan pembangunan propert i. Manaj er pr opert i adalah seseorang yang memiliki kualit as mult idisiplin yang sebagian besar orang t idak memilikinya. Akt ivit as manaj emen pr oper t i ini ber kisar dari sesuat u yang paling seder hana hingga pembuat an keput usan yang kompleks, proses pembelian at au menj ual propert i unt uk memaksimumkan keunt ungannya ( r et ur ns). Oleh karena it u, diperlukan kemampuan dan kemauan yang t inggi unt uk melaksanakan t ugas manaj emen proper t i maupun aset dalam kont eks yang lebih luas agar t uj uan t ersebut dapat t ercapai. Kemampuan yang baik perlu didukung dengan penget ahuan ( knowl edge ) t ent ang manaj emen propert i (dan aset ), pengalaman yang t erasah di lapangan dan j uga wawasan yang menyeluruh yang berkait an dengan masalah proper t i maupun aset yang begit u kompleks.

1. 1 Pengenalan dan Definisi ________________________ ___ A. Definisi Manaj emen Manaj emen dapat diart ikan sebagai suat u gabungan dari bidangbidang kebij akan dan administ rasi ser t a orang-orang yang mengadakan pengawasan dan mengambil keput usan yang perlu unt uk melaksanakan

2

Gel iat Bisni s Manaj emen Pr oper t i Jor -j or an Bisni s dengan Margin Kecil , Copyright © Sinar Harapan 2003.

3

3

t uj uan bisnis pemilik dan mencapai st abilit as ser t a pert umbuhan . Sement ara definisi manaj emen j uga disampaikan oleh beber apa pakar 4 diant aranya yait u :

•

Mary Parker Follet The art of get t ing t hi ngs done t hr ough peopl e. Pemahaman definisi ini menekankan akan ar t i pent ingnya mengalokasikan dan member dayakan sumber daya manusia dalam mencapai t uj uan.

•

James Stoner Suat u pr oses yang meliput i : perencanaan, pengorganisasian, pengkoor dinasian, pengarahan, dan pengawasan t erhadap manusia dan sumber daya unt uk mencapai t uj uan t ert ent u dar i organisasi.

Manaj emen

Perencanaan

Pengorganisasian

Pengkoordinasian

Pengarahan

Pengawasan

Tujuan Organisasi

Gambar 1.1 Elemen Dasar Manaj emen

Ket erangan :

@ Perencanaan ( planning) Invol ves ear ly t hought and f or ecast ing and ant icipat ing changes in t he f ut ure. Keberhasilan sesuat u organisasi sangat bergant ung pada

saat proses perencanaan awal dalam ment er j emahkan suat u t uj uan yang hendak dicapai. Kesalahan dalam menent ukan proses suat u perencanaan bisa berakibat fat al. Oleh karena it u diper lukan suat u proses manaj emen perencanaan yang mat ang dan menyeluruh.

3

John Downes, Jordan Elliot Goodman, Edisi Ket iga, Kamus Ist i l ah Keuangan dan Invest asi , PT. Elex Media Komput indo, Kelompok Gramedia Jakart a, 1999 4

Doli D Siregar, Pemahaman Bi sni s Pr opert i sebagai Tit ik Tol ak Prof esi onal isme dalam Manaj emen Pr oper t i , Sat yat ama Graha Tara, 1999

4

@ Pengorganisasian

(or ganizing) Invol ves br i nging t oget her human and mat er ial r esources which i ncl udes l abour , capi t al , land, buil di ng mat er ial s, equipment and inf or mat i on. Pemanf aat an dan penyusunan secara opt imal dar i seluruh aset yang dimiliki merupakan bent uk upaya unt uk bisa lebih mengef isiensikan dan mengef ekt if kan or ganisasi unt uk dapat memper oleh hasil yang opt imal.

@ Pengkoordinasian (coor dinat ing) Est abl ishing some f or m of r ank or or der bet ween human r esour ces t o human r esources and bet ween human r esour ces t o mat er ial r esour ces. Koordinasi ini dimaksudkan agar t idak t er j adi hambat an-hambat an maupun misscommunicat ion ant ara semua pihak yang t erlibat baik dalam hubungan ver t ical maupun hor i zont al (t opdown ).

@ Pengarahan (leading) Givi ng or der s di r ect l y or indi r ect l y t o subor di nat e. Suat u organisasi sangat memerlukan suat u ar ahan yang j elas dan t egas, baik yang disampaikan secara langsung maupun t idak langsung dar i at asan kepada bawahan melalui for um f ormal maupun inf or mal (sesuai dengan hierarki st rukt ur organisasi). Ket idak j elasan dalam hal masalah ini bisa menimbulkan kesalahan dalam ment afsirkan suat u per int ah/ t ugas yang diberikan oleh at asan kepada bawahannya.

@ Pengontrolan (cont rolling) To i nvest i gat e and eval uat e and make sur e t he or der i s car r i ed t hr ough so t hat t he ai m is achieve” . Tahap yang sangat memegang peranan pada bagian akhir adalah pengawasan secara menyelur uh at as keseluruah akt ifit as organisasi. Dan segera menyelesaikan set iap permasalahan at aupun kendala yang ada dan selanj ut nya member ikan masukan ( i nput ) sebagai f eedback at as kebij akan-kebij akan yang ada dalam suat u organisasi unt uk selanj ut nya bisa dilakukan penyempur naan-penyempurnaan.

•

Arthur G. Bedeian Pr occes of achi eving desi r ed r esult t hr ough ef f icient ut il izat i on of human and mat er ial r esources. Menur ut Art hur j ust ru mendef inisikan manaj emen sebagai keselur uhan dari suat u proses yang melibat kan efisensi dalam memanfaat kan baik sumber daya manusia maupun sumber daya mat er ial yang dimiliki oleh suat u organisasi.

5

Dari beberapa definisi manaj emen di at as semuanya memiliki kesamaan bahwa pada int inya unt uk mencapai t uj uan suat u usaha memerlukan suat u pr oses yang menyeluruh dalam mengurus ( management ) dan memadukan sumber daya manusia dengan sumberdaya mat erial yang dimiliki oleh suat u organisasi

B. Definisi Propert i Dalam ilmu penilaian, proper t i diart ikan sebagai har t a kekayaan . Menurut Real est at Handbook , Proper t i didefinisikan sebagai : t he r ight s t hat one i ndivi dual has i n l ands or goods t o t he excl usi on of al l ot her s; r i ght s gained f r om t he owner shi p of wealt h5. Pemahaman ar t i propert i ini sendiri menj adi sangat luas, namun pada dasarnya merupakan suat u hak yang dimiliki oleh seseorang at as propert i t ersebut . Sedangkan unt uk Real est at didefinisikan sebagai: i n law, land and everyt hing mor e or less at t ached t o it . Ownershi p bel ow t o t he cent er of t he ear t h and above t o t he heavens. In busi ness, t he act ivit ies concer ned wi t h owner shi p and use t r ansf er s of t he physi cal pr oper t y6. Tent unya definisi ini

berbeda dengan apa yang ber laku di Indonesia bahwa apa yang ada di dalam bumi dan di at as bumi t idak dapat dimiliki oleh perseor angan karena hukum pert anahan di Indonesia menganut azas hor i zont a l. Secara umum Real est at dapat digolongkan sebagai berikut : a. Sekt or Perkebunan, Per t ambangan dan Perhut anan (Rubber Est at e, Oi l Pal m Est at e, f or est r y, coal mining, et c) . b. Sekt or Per umahan ( Housing Est at e, Mul t y Resident i al , Real est at Compl ex, et c) . c. Sekt or Komersial (Shopping Cent r e, Of f ice Bui l di ng, Apar t ment , Hot el , , Tr ade Cent er , et c) . d. Sekt or Indust r i (Indust r ial Est at e, Indust r ial Par k, heavy, medium and weight i ndust r ial , Et c) .

Real Pr oper t y adalah The int er est , benef i t s and r ight s i nher ent in owner shi p of physical r eal est at . Sedangkan Est at e sebagai The pr esent i nt er est in r eal pr opert y.

Jack C. Harris., Jack P. Friedman, Real Est at e Handbook , 4t h Ed. Barr on’ s Educat ional Ser ies, Inc. New York . 1997 5

6

Ibi d

6

Tanah, Bangunan & Pengembangan Lainnya (other improvements)

Real Properti BERWUJUd (TANGIBLE)

Personal Properti

PROPERTI

Properti Komersial

Properti Non Komersial TAK BERWUJUD (INTANGIBLE)

SURAT BERHARGA

- Machine & Equipment - Fixtures & Furniture - Moveable - Operational Equipment - Jewelry

- Goodwill - Hak Patent - Franchises - Merek Dagang (Trade Mark) - Hak Cipta (Copyright) - Proprietary Processes - Saham - Investasi - Deposito - Piutang Dagang

Sumber: Modul DPT III Khusus Keahlian Paj ak, Penilai, BPLK Depkeu, 1991

Gambar 1.2 Skema Penggolongan Propert i

C. Definisi Manaj emen Properti Secara umum Manaj emen Pr opert i dapat dit er j emahkan sebagai : @ Pengelolaan hart a kekayaan. Dalam hal ini ruang lingkupnya dipersempit t erbat as unt uk bar ang berwuj ud ( t angi bl e asset s). @ Suat u cabang usaha real est at yang meliput i penyewaan, pengawasan, penagihan sewa, perawat an dan pengelolaan real est at unt uk pihak lain.

7

Menurut Real Est at e Handbook , Manaj emen Pr oper t i didefinisikan sebagai : The operat ion of proper t y as a business, i ncluding r ent al , r ent col lect ion, maint enance, et c. The f ol l owi ng t asks ar e of t en r equired in t he owner ship of pr opert y such as account ing and r eport ing, l easing, maint enance and r epair , payi ng t axes, provi si on of ut i li t ies and insurance, r emodel ing, r ent rat e set t ing and col lect ion, acqui si t ion and disposi t ion, development and r ehabi l it at i on f easi bi li t y, f inancing and income t ac account ing7.

Definisi ini menunj ukkan bahwa ruang lingkup peker j aan manaj emen propert i sangat luas dan diper lukan keberadaannya unt uk kelangsungan propert i maupun bisnis it u sendir i. Sedangkan menurut beberapa didefinisikan sebagai ber ikut 8: •

pakar ,

manaj emen

propert i

Scarret To seek t o cont rol pr oper t y int er est having r egard t o t he shor t and long t er m obj ect ives of t he pr oper t y owner and par t icular l y t o t he purpose f or which t he i nt er est i s held. Pr opert i Manaj emen ber fungsi unt uk

mewuj udkan t uj uan j angka pendek maupun j angka panj ang yang dikehendaki oleh pemilik. Unt uk it u keberadaan pr oper t i manaj emen ini unt uk memast ikan apakah kebij akan-kebij akan ( pol icy making) yang dibuat sudah sesuai dan sudah dilaksanakan sehingga keberadaan dan kelangsungan dari propert i t et ap bisa dipert ahankan. •

Peter Tan Peng Khon St r at egic i deas f or mulat ed and scope of ser vices est abl ished t o manage proper t ies t o meet t he obj ect ives of t he owner. Pr opert i manaj er dalam hal

ini bert ugas memformulasikan suat u kebij akan dalam bent uk perencanaan makro ( st r at egic plan) maupun perencanaan mikro ( t act ical pl an) unt uk memast ikan keinginan invest or bisa t erwuj ud. •

Michael Thorncorf Ket ent uan dan pengawasan mengenai suat u proper t i dengan t uj uan memperoleh keunt ungan secara opt imal t idak selalu didasarkan semat a-mat a pada nilai uang, t et api mencangkup j uga persyarat an kepent ingan masyarakat , st at us, kewibawaan, pet a polit ik, dengan berbagai ragam kepent ingan at au hasrat keinginan suat u golongan. 7

Ibi d Doli D Siregar, Pemahaman Bi sni s Pr opert i sebagai Tit ik Tol ak Prof esi onal isme dalam Manaj emen Pr oper t i , Sat yat ama Graha Tara, 1999 8

8

•

Douglas St reet Manaj emen pr opert i bert uj uan unt uk mengawasi suat u propert i unt uk t uj uan j angka pendek at au j angka panj ang bagi pemilik propert i t erut ama dalam kait an kepemilikan propert i t ersebut ; yait u melaksanakan akt ifit as sewa-menyewa, mengadakan negoisasi harga sewa dan menilai kembali harga sewa ( r ent review ) ruang t ersebut ser t a perpanj angan sewa-menyewanya dikemudian hari pada saat j angka wakt u sewanya sudah habis, menelit i pemelihar aan gedung secara fisik dan ket ent uan sangsi hukum dalam kont rak sewa-menyewa, melibat kan pada kegiat an per luasan ( upgr ading) maupun kemungkinan t er j adinya suat u merger, peka dan j eli melihat peluang unt uk pengembangan secara pot ensial sert a secara hukum mewakili pemilik sert a memenuhi kewaj iban sosialnya t erhadap masyarakat .

Dari definisi-definisi di at as dapat disimpulkan bahwa t ugas dan f ungsi manaj emen pr opert i bukanlah pekerj aan yang sedemikian seder hana, t et api merupakan suat u peker j aan yang memer lukan keahlian khusus dan pengalaman yang luas.

1. 2

Tuj uan Manaj emen Propert i _______________________

Walaupun ruang lingkup propert i manaj emen sangat luas, namun secara umum dilihat dari t uj uannya manaj emen propert i dapat diklasifikasikan menj adi 2 (dua) , yait u: a. Mengelola properti sebagai investasi / bisnis. Ini merupakan t ugas yang memerlukan keahlian khusus karena mengelola pr oper t i sebagai invest asi sangat t erkait dengan f akt or-fakt or ekst ernal sepert i perat ur an pemer int ah, f akt or persaingan, permint aan dan penawaran, selera konsumen dan lain sebagainya. Tuj uan ut amanya adalah memaksimalkan pendapat an dan modal dari invest or . b. Mengelola dan melaksanakan aspek fisik lingkungan propert i sehingga t ercapai hasil opt imal secara efektif dan efisien. Tuj uannya adalah unt uk menghambat laj u penyusut an at aupun t er j adinya kerusakan pada propert i maupun lingkungan sekit arnya. Oleh karena it u, t uj uan akhir yang akan dicapai dalam manaj emen propert i ini ialah mencakup sist em organisasi yang efekt if sert a pembinaan, koor dinasi dan pengawasan para t enaga t erampil unt uk meningkat kan pendapat an dari proper t i t ersebut dan bersamaan dengan it u pula menj amin sert a melindungi propert i dan peralat annya dar i kerusakan ser t a limbah dengan cara pemeliharaan yang baik dan benar. Dengan demikian 9

kedepan prospek manaj emen propert i ini akan t erus berkembang sesuai dengan per mint aan pasar yang akan t erus meningkat baik disekt or pr ivat maupun sekt or publik.

1. 3

Kegiatan Manaj emen Properti _____________ ________

Beberapa meliput i:

kegiat an

at au

akt ivit as

dalam

manaj emen

propert i

a. Mempersiapkan dan membuat kontrak manaj emen ( Management Cont ract ). Seluruh kont rak harus dibuat dengan j elas dan memuat seluruh isi per j anj ian yang har us ada di dalamnya sehingga t idak menimbulkan pot ensi konf lik di kemudian hari. Misalnya kapan mulai dan berakhirnya suat u kont rak, apa yang menj adi kewaj iban dan hak masingmasing pihak, sangsi dan lain sebagainya. b. Menyusun rencana manajemen dan pengambil alihan tugas manaj emen dari sebuah properti ( T aking Over Management ). Rencana disusun harus secara det ail meliput i r encana dalam j angka pendek, menengah maupun j angka panj ang ser t a kapan pr opert i manaj emen mulai dilibat kan, apakah pada saat awal sebelum pembangunan ( pr e const r uct ion ), pada saat pembangunan ( under const r uct ion ), maupun pada saat bangunan t elah siap unt uk dihuni dan dioperasikan ( oper at i onal bui l ding). c. Memelihara dan mengelola bangunan ( Maint enance and Building Management ). Dalam kait annya dengan masalah biaya pemelihar an bangunan / Li f e Cycl e Cost ing (LCC) per lu per encanaan dan aplikasi yang t epat sasaran. Karena lalainya pelaksanaan dari t ugas ini, kerusakan kecil pada bangunan akan mengakibat kan ker ugian yang j auh lebih besar. Selain it u pengelolaan bangunan secara menyeluruh t ermasuk f akt or keamanan dan kenyamanan bangunan bagi pengguna per lu diut amakan. d. Melakukan pemasaran dan negosiasi harga sewa ( Market ing and Lease Negot iat ion). Akt if it as ini sangat menent ukan keberhasilan suat u propert i yang dikelola sebagai suat u invest asi. Dengan kemampuan yang dimiliki oleh seorang proper t i manaj er diharapkan dapat memaksimalkan t ingkat hunian ( occupancy rat e) dan meminimalisasi t ingkat kekosongan ( vacancy rat e). e. Mengat ur sistem penagihan dan pengelolaan uang sewa ( Lease Management & Rental System). Dat a base harus j elas dan up t o dat e

10

unt uk meminimalisasi t unggakan sewa ( col l ect i on l oss) yang ber isi inf or masi r inci t ent ang penyewa sehubungan dengan kemampuan mer eka dalam membayar uang sewa. Analisis besaran sewa ( r ent anal ysi s), t inj auan kenaikan sewa ( r ent r evi ew ) maupun ser vice char ge yang dikenakan kepada pengguna harus dilakukan dengan sangat hat i-hat i. Propert i manaj emen yang melakukan hal ini dengan ceroboh mengakibat kan banyak konsumen yang pinda...