MANAJEMEN PERPUSTAKAAN PDF

Preview

Summary

Manajemen Perpustakaan Istilah kata manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno yaitu ménagement, yang berarti seni melaksanakan dan mengatur. Beberapa ahli memiliki pendapat sendiri mengenai definisi manajemen. Mary Parker Follet (dalam Siahaan, 2011, p.6) mendefinisikan manajemen sebagai seni menye...

Description

Manajemen Perpustakaan Istilah kata manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno yaitu ménagement, yang berarti seni melaksanakan dan mengatur. Beberapa ahli memiliki pendapat sendiri mengenai definisi manajemen. Mary Parker Follet (dalam Siahaan, 2011, p.6) mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang orang lain. Defenisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.1 Terry (2003, p.4) mendefinisikan manajemen sebagai “a distinct process consisting of activities of planning, organizing, actuating and controlling, performed to determine and accomplish stated objectives with the use of human beings and other resources”. Menurut pendapat tersebut, manajemen dilihat sebagai suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, aktuasi (pengarahan) dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan atau sasaran tertentu melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumbersumber lainnya. Pendapat lain tentang manajemen dikemukakan oleh Hasibuan (1996, p.2), bahwa, “Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.” Sedangkan menurut Yusup (2012, p.10), “Manajemen adalah seni mengelola sumber daya yang tersedia, misalnya orang, barang, uang, pikiran, ide, data, informasi, infrastruktur, dan sumber daya lain yang ada di dalam kekuasaannya untuk

1

Siahaan, Hotlan. 2011. Manajemen dan Kebijakan di Perpustakaan Perguruan Tinggi diakses dari http://repository.usu.ac.id/handle/123456789/29856 pada tanggal 14 Januari 2014 Pukul 22:10 WIB

dimanfaatkan secara maksimal guna mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.” Dari uraian pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah aktivitas yang dilakukan dalam organisasi yang diarahkan oleh manajer untuk mencapai tujuan dengan memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya

melalui

kegiatan-kegiatan

perencanaan,

pengorganisasian,

aktuasi

(pengarahan) serta pengendalian secara efektif dan efisien. Efektif (effective) dan efisien (efficient) merupakan dua istilah yang saling berkaitan dan patut dihayati dalam upaya untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Menurut Barnard (dalam Prawirosentono, 1999, p.27) menjelaskan bahwa arti efektif dan efisien adalah sebagai berikut : Bila suatu tujuan tertentu akhirnya dapat dicapai, kita boleh mengatakan bahwa kegiatan tersebut adalah efektif. Tetapi bila akibat-akibat yang tidak dicari dari kegiatan mempunyai nilai yang lebih penting dibandingkan dengan hasil yang dicapai, sehingga mengakibatkan ketidakpuasan walaupun efektif, hal ini disebut tidak efisien. Sebaliknya bila akibat yang tidak dicari-cari, tidak penting atau remeh, maka kegiatan tersebut efisien. Sehubungan dengan itu, kita dapat mengatakan sesuatu efektif bila mencapai tujuan tertentu. Dikatakan efisien bila hal itu memuaskan sebagai pendorong mencapai tujuan, terlepas apakah efektif atau tidak). Dengan kata lain, efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sedangkan efisien berarti tugas yang ada dilaksanakan dan memberikan hasil yang memuaskan. Perpustakaan sebagai salah satu sarana penunjang dalam meningkatkan kualitas pendidikan dan pengajaran di perguruan tinggi akan selalu berupaya meningkatkan citranya sebagai penyedia informasi bagi penggunanya dengan menerapkan kinerja yang baik. Penerapan kinerja yang baik tentu membutuhkan dukungan manajemen yang memadai agar pelayanan kepada pengguna dapat dilakukan secara maksimal. Dukungan manajemen tersebut akan mengarahkan

perpustakaan kepada pencapaian visi dan misi yang telah ditetapkan oleh perpustakaan. Hal ini sebagaimana dikatakan oleh Siahaan (2011, p.6), “Dengan adanya manajemen, maka seluruh aktivitas lembaga akan mengarah pada upaya pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, sehingga seluruh elemen dalam suatu lembaga akan berusaha memfungsikan diri sesuai dengan ketentuan dari lembaga/perpustakaan tersebut.”2 Jo Bryson (1990, p.4) menyatakan bahwa, “Manajemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan dengan pemanfaatan sumber daya manusia, informasi, sistem, dan sumber dana dengan tetap memperhatikan fungsi, peran dan keahlian manajemen.” Sedangkan Sutarno (2006, p. 20) mengatakan bahwa : Manajemen perpustakaan adalah pengelolaan perpustakaan yang didasarkan kepada teori dan prinsip manajemen. Teori manajemen adalah suatu konsep pemikiran atau pendapat yang dikemukakan mengenai bagaimana ilmu manajemen untuk diterapkan di dalam suatu organisasi. Sementara prinsipprinsip manajemen adalah dasar atau asas kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir di dalam manajemen. Berdasarkan pendapat di atas, Jo Bryson mengarahkan manajemen perpustakaan kepada pemanfaatan sumber daya manusia, informasi, sistem dan sumber dana secara optimal untuk mencapai tujuan perpustakaan dengan tidak mengabaikan fungsi, peran dan keahlian manajemen. Sementara Sutarno menegaskan bahwa manajemen perpustakaan tidak semata-mata berdasarkan teoritis, tetapi yang terpenting adalah bagaimana mengimplementasikan teori tersebut di dalam praktik operasional. Hal ini dikarenakan tidak semua teori dapat diimplementasikan ke dalam praktik operasional manajemen sebuah perpustakaan.

2

Ibid

Dari kedua pendapat di atas mengenai manajemen perpustakaan, maka dapat disimpulkan bahwa manajemen perpustakaan adalah upaya yang dilakukan oleh pengelola perpustakaan untuk mencapai tujuan dengan memanfaatkan sumber daya manusia, informasi, sistem dan sumber dana secara optimal berdasarkan teori dan prinsip manajemen. Lebih lanjut, Sutarno (2006, p. 21-23) menyatakan ada dua cara pendekatan praktik dalam manajemen perpustakaan, yaitu : a. Pendekatan formal Pendekatan ini berkaitan erat dengan jabatan, kekuasaan, kewenangan, otoritas, tugas dan kewajiban, perintah, kedudukan, dan tanggung jawab seorang pemimpin. Pendekatan semacam itu kadang-kadang berjalan kaku, zakelijk, dan tegas, karena dijalankan menurut aturan-aturan, kebijakan dan prosedur tertentu. Hal tersebut biasanya dilakukan untuk menegakkan tertib dan disiplin, menjaga kredibilitas, dan wibawa seorang pejabat atau penguasa. Dengan legitimasi yang dipegangnya maka seorang pemimpin sah menjalankan semua yang menjadi wewenang dan tanggung jawabnya. Semua orang menjadi maklum, tetapi sebagai sosok manusia yang mempunyai kelebihan-kelebihan tertentu maka segala sesuatunya perlu dipertimbangkan, termasuk sifat kearifan dan kebijakan (wisdom) dalam menghadapi orang lain. b. Pendekatan informal Pendekatan ini merupakan pendekatan personal (personal approach) yang lebih menitikberatkan segi-segi praktis-pragmatis, untuk menciptakan human relations, menciptakan kepercayaan, memperhatikan segi-segi kemanusiaan, kepribadian, persahabatan, loyalitas, dari hati ke hati, dan bersifat kebapakan (paternalistis). Pendekatan ini dijalankan tidak terlalu formal, namun tidak berkesan santai untuk tetap menjaga kredibilitas, kewibawaan, dan performa seorang pemimpin. Pendekatan kepemimpinan lebih mengutamakan pembinaan dan pemberian bimbingan. Dalam hal ini unsure melihat ke sisi dalam (inner side) lebih menonjol, karena berhubungan dengan hati nurani, harga diri, martabat dan kepribadian. Kedua pendekatan manajemen tersebut bagaikan dua sisi mata uang yang sama nilainya dan tidak dapat dipisahkan satu sama lain. Keduanya harus dijalankan bersamaan atau sekaligus oleh seorang pemimpin secara seimbang. Karena apabila tidak seimbang, kemungkinan akan terjadi kepincangan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Oleh karena itu dibutuhkan seorang pemimpin yang tegas, disiplin dan kukuh sesuai dengan jabatan dan wewenangnya. Di sisi lain, seorang pemimpin

juga harus mampu menempatkan diri sebagai pamong, pelindung, penuntun dan memiliki sifat-sifat kebapakan (paternalistis) untuk mengayomi para bawahannya (Sutarno, 2006, p.22-23). Konsep manajemen sekarang sudah semakin kompleks seiring dengan perkembangan organisasi, bisnis, dan kelembagaan lainnya (Yusuf, 2012, p. 11). Hal ini dikarenakan ada beberapa alasan yang menjadikan manajemen begitu penting. Sebagaimana yang diungkapkan oleh Hasibuan (1996, p.4), berikut ini : Pada dasarnya manajemen penting adalah disebabkan : 1. pekerjaan berat dan sulit untuk dikerjakan sendiri, sehingga diperlukan pembagian kerja, tugas dan tanggung jawab dalam penyelesaiannya; 2. perusahaan baru dapat berhasil baik, jika manajemen diterapkan dengan baik; 3. manajemen yang baik akan meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki; 4. manajemen yang baik akan mengurangi pemborosan – pemborosan; 5. manajemen menetapkan tujuan dan usaha untuk mewujudkannya dengan memanfaatkan 6 M dalam proses manajemen tersebut; 6. manajemen perlu untuk kemajuan dan pertumbuhan; 7. manajemen mengakibatkan pencapaian tujuan secara teratur; 8. manajemen merupakan suatu pedoman pikiran dan tindakan; 9. manajemen selalu dibutuhkan dalam setiap kerja sama sekelompok orang. Menurut Siregar (2008, para.2), manajemen perpustakaan dan pusat informasi dapat dicapai dengan kombinasi : fungsi manajemen dasar, peran dan keterampilan.3 Yang mana menurut beliau, fungsi dan peran berbeda di antara berbagai jenis perpustakaan dan pusat informasi karena dipengaruhi oleh faktor : lingkungan eksternalnya, jenis organisasi induknya, usianya, budaya teknologi dan korporasi, dan atribut pekerjanya. Sementara itu, keterampilan manajemen dibutuhkan ketika berurusan dengan semua jenis kegiatan terorganisasi dalam semua jenis organisasi. Dalam perkembangannya, fungsi-fungsi manajemen sangat bervariasi baik dalam konteks maupun penamaannya (Yusuf, 2012, p.11). Fungsi-fungsi manajemen 3

Siregar, A. Ridwan. 2008. Pengantar Manajemen Perpustakaan diakses dari http://repository.usu.ac.id/handle/123456789/1742 pada tanggal 22 Januari 2014 pukul 20:14 WIB.

yang dikemukakan oleh beberapa ahli tidak sama. Masing-masing ahli memiliki pendapat sendiri dalam membagi fungsi manajemen. Namun, beberapa di antaranya mencantumkan fungsi perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan. Menurut Hasibuan (1996, p.17), perbedaan pendapat ini dikarenakan latar belakang para ahli berbeda sehingga pendekatan manajemen yang dilakukan tidak sama. Untuk bahan perbandingan, di bawah ini disajikan “tabulasi” fungsi-fungsi manajemen yang dikemukakan para ahli sebagai berikut: Tabel 2. Fungsi-Fungsi Manajemen menurut Para Ahli Nama Ahli No. 1. Henri Fayol 2. 3. 4.

George R. Terry Harold Koontz & Cyril O’Donnel Luther Gullick

5.

Lyndall F. Urwick

6. 7. 8.

Leon C. Megginson James A.F. Stoner Ernest Dale

9. 10. 11. 12.

John F. Mee Louis A. Allen MC. Namara S.P. Siagian

13.

Oey Ling Lee

14.

W.H. Newman

Fungsi Manajemen Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controlling Planning, Organizing, Actuating, Controlling Planning, Organizing, Staffing, Directing, Controlling Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting, Budgeting Forecasting, Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controlling Planning, Organizing, Staffing, Leading, Controlling Planning, Organizing, Leading, Controlling Planning, Organizing, Staffing, Directing, Instructing, Reporting, Controlling Planning, Organizing, Motivating, Controlling Leading, Planning, Organizing, Controlling Planning, Programming, Budgeting, System Planning, Organizing, Motivating, Controlling, Evaluating Planning, Organizing, Directing, Coordinating, Controlling Planning, Organizing, Assembling Resource, Directing, Controlling

*Catatan : diolah dari beberapa sumber

Fungsi manajemen diperankan dalam berbagai peran manajemen. Mintzberg (1973) telah mempelajari berbagai peran manajerial dan mengidentifikasi 10 peran interaktif yang dilakukan oleh manajer. Kesepuluh peran tersebut dibagi ke dalam tiga kelompok, yaitu interpersonal, informational, dan decisional.

Siregar (2008, para. 5) membagi peran manajemen pada Perpustakaan dan Pusat Informasi4, sebagaimana yang digambarkan pada tabel berikut ini : Tabel 1. Peran Manajemen pada Perpustakaan dan Pusat Informasi Peran Manajemen Interpersonal Figurehead Leader

Liaison

Informational Monitor

Disseminator

Spokesperson

Decisional Enterpreneur

Disturbance Handler Resource Allocator Negotiator

4

Ibid

Deskripsi Kepala simbolis; keharusan untuk melakukan sejumlah tugas rutin yang bersifat social Bertanggung jawab terhadap pemotivasian dan penggiatan bawahannya; bertanggung jawab terhadap susunan kepegawaian, pelatihan dan tugas-tugas terkait. Memelihara jaringan yang dikembangkan sendiri dengan kontak luar dan pemberi informasi yang memberi bantuan dan informasi. Mencari dan menerima berbagai informasi khusus (mutakhir) untuk mengembangkan pemahaman tentang organisasi dan lingkungannya; tampil sebgai pusat saraf informasi internal dan eksternal Mentransfer informasi yang diperoleh dari luar atau dari bawahan kepada anggota organisasi; beberapa berupa informasi factual, beberapa harus melalui interpretasi dan pemaduan Mentransfer informasi ke luar tentang rencana, kebijakan, tindakan, hasil organisasi, dan sebagainya; bertindak sebagai ahli dalam industry organisasi Mengamati organisasi dan lingkungannya dan memprakarsai ‘proyek perbaikan’ untuk membawa perubahan; dan menyelia rancangan proyek tertentu Bertanggung jawab terhadap tindakan koreksi ketika organisasi menghadapi gangguan penting yang tidak diharapkan Bertanggung jawab terhadap pengalokasian semua jenis sumber daya organisasi Bertanggung jawab terhadap penyajian organisasi pada negosiasi utama

Kegiatan Teridentifikasi dalam Perpustakaan dan Pusat Informasi Kehadiran pada acara perpisahan seorang staf. Diskusi dengan individu atau kelompok berkaitan dengan karir, pelatihan, dan pengembangan profesi. Bertugas sebagai pembawa surat dalam suatu asosiasi professional dan menghadiri pertemuan dimana isu professional dibicarakan. Percakapan telepon dengan pejabat pemerintah, makan siang, bertemu dengan pemasok buku Mengadakan rapat staf, pembicaraan personal dengan bawahan tertentu. Menghasilkan laporan tahunan, memilih anggota komisi perpustakaan. Memprakarsai pelayanan baru, mengimplementasikan survei pengguna fasilitas dan pelayanan perpustakaan. Merespons situasi seperti pemogokan, kebangkrutan pemasok sehingga jadwal tidak dapat dipenuhi. Mengalokasikan anggaran, personil, peralatan, waktu personil ke berbagai bagian. Tawar-menawar dengan pihak lain untuk memperoleh tambahan dana.

Fungsi dan peran manajemen juga berbeda bergantung pada tingkatan manajemen, dimana setiap tingkat merefleksikan tanggung-jawab manajerial yang sesuai dengan masing-masing tingkat. Pemahaman tentang pentingnya tingkatan manajemen sangat dibutuhkan untuk memastikan setiap tingkatan manajemen melakukan fungsi dan tugasnya dengan tepat. Dilihat dari tingkatan organisasi, manajemen dibagi dalam tiga tingkatan, yaitu :

Top Management Middle Management Low Management Gambar 3: Tingkatan Manajemen

Manajemen lini pertama (first-line management / low management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan nonmanajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, pimpinan area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman). 2. Manajemen tingkat menengah (middle management), mencakup semua manajemen yang berada di antara pimpinan lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk pimpinan menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, pimpinan pabrik, atau manajer divisi. 3. Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer). (Herujito, 2006, p.125). 1.

Menurut Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar, yaitu : 1. Keterampilan konseptual (conceptual skill) Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan, ide serta konsep tersebut kemudian harus dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang konkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konseptual juga keterampilan untuk membuat rencana kerja. 2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill) Selain kemampuan konseptual, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat dan kekeluargaan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersifat terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah. 3. Keterampilan teknis (technical skill) Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program computer, memperbaiki mesin, membuat akuntansi dan lainnya (dalam Wiener, 1988, p.109). Kemudian, Ricky W. Griffin (2006) menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki oleh seorang manajer, yaitu : 1. Keterampilan manajemen waktu Keterampilan ini merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. 2. Keterampilan membuat keputusan Keterampilan yang dimaksud adalah kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan merupakan hal yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas. Griffin mengajukan tiga langkah dalam membuat keputusan, yaitu : a) seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikan masalah yang ada, b) seorang manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik.

c) seorang manajer harus mampu mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar5. Selain keterampilan-keterampilan dasar di atas, Siregar (2004, p.163-164) menambahkan dua keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang manajer perpustakaan, yaitu : 1. Keterampilan diagnostik Keterampilan diagnostik memberikan kemampuan untuk memperoleh, menganalisis dan menginterpretasikan informasi untuk menentukan penyebab perubahan pada masukan atau keluaran atau proses transformasi organisasi. Keterampilan diagnostik memungkinkan seorang manajer memahami suatu situasi. 2. Keterampilan analitik Keterampilan analitik memungkinkan pustakawan atau professional informasi menentukan penyebab perubahan atau mengambil keuntungan dari informasi. Keterampilan ini melengkapi keterampilan diagnostik yang memberikan cara untuk mengidentifikasi variabel kunci dalam suatu situasi untuk menentukan hubungannya satu sama lain. Keterampilan analitik memungkinkan seorang manajer untuk menentukan tindakan yang tepat. DAFTAR PUSTAKA Bryson, Jo. 1990. Effective Library and Information Centre Management. Brookfield: Gower Publishing Company. Griffin, Ricky W. 2006. Business. 8th edition. New Jersey: Prentice Hall. Hasibuan, Malayu.1996. Manajemen ; Dasar, Pengertian dan Masalah. Jakarta : Gunung Agung. Herujito, Yayat M. 2006. Dasar-dasar Manaje...