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MANUAL BASC V5 2017 PARA UNA EMPRESA DE CERAMICA...

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MANUAL SISTEMA DE SEGURIDAD BASC

NORMA BASC VERSION 5-2017 ESTANDARES INTERNACIONALES BASC 5. 4-2017

MANUAL SISTEMA DE SEGURIDAD BASC

Código: SSB-MA-01 Revisión:

INTRODUCCIÓN Prólogo Cerámica Italia S.A. constituida para producir y comercializar revestimiento cerámico para pisos y paredes, atiende las necesidades del mercado nacional e internacional facilitando y agilizando este comercio bajo el concepto de calidad y seguridad, valiéndose para ello de las normas y estándares aplicados por los diferentes responsables de procesos mediante procedimientos en la cadena logística y actividades relacionadas con el comercio, conforme a las exigencias del marco general para la implementación del sistema de gestión en control y seguridad (SGCS) BASC, en procura de la mejora continua del mismo. Justificación En las operaciones de comercio nacional e Internacional y en todas las actividades de la organización Cerámica Italia S.A. considera necesario involucrar el concepto de la seguridad a través de la adopción y control de medidas de seguridad física de las personas, instalaciones y operaciones. Las medidas están encaminadas a la prevención o atención directa de las acciones de riesgo, para controlar e irradiar medidas preventivas. 1. OBJETO, ALCANCE, APLICACIÓN Y EXCLUSIONES Objeto y Alcance Objeto: Nuestro manual de SGCS está encaminado a prevenir situaciones que puedan atentar particularmente con las actividades relacionadas con la cadena de suministros nacional e internacional. Alcance: Fabricante Exportador de Productos Cerámicos para Piso y Paredes en Cúcuta, Norte de Santander, Colombia Aplicación: Aplica a las áreas o dependencias de la organización Cerámica Italia involucradas en los procesos mencionados a continuación: Desarrollo organizacional Operaciones Administrativa y financiera Comercial

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Exclusiones:

Estándar 3 control de acceso Físico Ítem 3.1 Empleados

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Exclusión para carnes como identificación de empleados. Los empleados de Cerámica Italia no usan carnet de identificación por motivos de seguridad para evitar incidencias externas que pongan en peligro el buen nombre de la organización por mal uso de este documento Estándar 4 Seguridad del personal propio, subcontratado y suministrado Ítem 4.3



procedimiento de terminación de vinculación laboral

Exclusión para la devolución de dotación (uniformes) ya que la empresa no considera necesario solicitar la devolución de uniformes. 2. REFERENCIAS NORMATIVAS Norma BASC versión 05-2017 y Estándares de Seguridad BASC, versión 05-2017exportador Procedimientos Internos aplicados al Sistema de Control y Seguridad BASC

 

“Para usar esta Norma” La efectividad de la implementación de este manual radica en el hecho de trabajar conjuntamente con el sistema de calidad implementado en la organización, aprovechando la sinergia relacionados con la misión, propósito políticas, procedimientos y objetivos vigentes de la organización. 3. Términos y Referencias REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD 4.

CONTEXTO DE LA EMPRESA

4.1. COMPRENSION DE LA EMPRESA Y SU CONTEXTOS Externo Cerámica Italia analiza la problemática externa que se pueda presentar a nivel local, nacional e internacional, a través de los Gerentes de ventas al Exterior, Gerentes de Zona, con el acompañamiento del Gerente Comercial, Administrativo y Financiero y el Director de Ventas y seguridad, quienes toman la medidas necearías para evitar que el impacto de los riesgos que estas puedan ocasionar sean mayor en nuestra compañía. Interno

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Cerámica Italia cuenta con programas enfocados al bienestar, ambiente y relación laboral con el fin de determinar cómo su desempeño y acciones afectan el logro de sus resultados en la cadena de suministro. Adicional Incentiva la educación, participación, motivación de sus colaboradores y partes interesadas así lograr mejoras continuas. 4.2. COMPRENSION DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS La organización determina y reconoce como partes interesadas las Gerencias de: Desarrollo Organizacional Operaciones Administrativa y Financiera Comercial Mercadeo A las cuales se les dará seguimiento y revisión periódica de la información suministrada.

4.3. ALCANCE FABRICANTE EXPORTADOR DE PRODUCTOS CERÁMICOS PARA PISO Y PAREDES EN CÚCUTA, NORTE DE SANTANDER, COLOMBIA. Límites físicos Casa (instalaciones incluidas en el SGCS) 4.4. ENFOQUE EN PROCESOS Cerámica Italia S.A., determina y documenta todos los procesos que se encuentran incluidos en los elementos declarados en el alcance los cuales son:

Desarrollo organizacional o Contratación de personal o Selección de personal o Capacitación del personal o Clima organizacional o Seguridad: personas e instalaciones. Operaciones o Selección y creación de proveedor o Administración de Materiales o Materia Prima o Importación o Inventarios o Transporte o Almacenamiento del producto o Alistamiento y despacho –Centro Distribución

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Administrativa y financiera o Requisitos legales o Creación del cliente o Sarlaft (Revisoría fiscal) o Seguridad en Tecnologías de la información. Comercial o Selección del cliente o Exportación 5. LIDERAZGO. 5.1. LIDERZGO Y COMPROMISO La alta dirección de Cerámica Italia tiene el compromiso de incrementar el desarrollo y ejecución de actividades de control y seguridad dentro de los procesos productivos y administrativos al interior de la organización; los cuales se revisaran conforme a lo establecido por las normas y estándares BASC las cuales se crean por un política de gestión en control y seguridad, objetivos, alcance, procesos y riesgos de la empresa para así identificar oportunidades de mejora. 5.2. POLITICA DE GESTION EN CONTROL Y SEGURIDAD 5.2.1 La Gerencia General de cerámica Italia establece, documenta y respalda la política de seguridad BASC apropiada al alcance, contexto y riesgos de la empresa, cuyo contenido refleja el compromiso de la empresa en el cumplimiento de requisitos legales y en contra de las actividades ilícitas corrupción y soborno que pudieran comprometer el normal desarrollo del comercio internacional. 5.2.2 El responsable del Sistema basc administra las comunicaciones relacionadas al SGCS manteniendo permanentemente informados al personal en referencia al Sistema de Gestión en Control y Seguridad, a través de capacitaciones y difusión de material informativo por las carteleras, plataforma corporativa synergy y correos electrónicos. 5.3 OBJETIVOS DEL SGCS BASC Los objetivos son establecidos por la Alta Dirección, los cuales se encuentran en Plan del sistema de gestión en control y seguridad de los objetivos de BASC. El seguimiento y medición de dichos indicadores se dan de manera mensual a través de las métricas. 5.4 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD EN LA EMPRESA La Alta Dirección asegura que el sistema de gestión en Control y Seguridad es implementado adecuadamente y documenta la responsabilidad y autoridad de todo personal con cargo crítico sobre el SGCS BASC. A su vez delega su autoridad al Jefe de Administrador de Protección Industrial respaldado por el Grupo de Auditores Internos y Líderes de procesos. 6. PLANECION 6.1 GESTION DE RIESGOS Cerámica Italia cuenta con procedimiento documentado de gestión de riesgos para todos los procesos de la organización conforme al concepto de vulnerabilidad, probabilidad e impacto.

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Además ante la ocurrencia de un evento crítico ha establecido las actividades a realizar para identificar y reportar situaciones críticas, y prevenir el impacto que estos puedan generar sobre las operaciones o la imagen de la Empresa. La Evaluación de riesgos se realiza de manera anual.

6.2 REQUISITOS LEGALES La empresa estable un procedimiento documentado para el acceso y manipulación de los requisitos legales relacionados con las actividades mencionadas en el Alcance del SGCS en el cual se establece: Actualización de información, frecuencia, evaluación y verificación de cumplimiento según lo de manda la Ley, Norma y Estándares BASC. 7. APOYO 7.1 RECURSOS 7.1.1 Previsiones Cerámica Italia brinda a los responsables de procesos el apoyo y acompañamiento por parte del Jefe del SGCS y sus Auditores internos con el fin de coayudar en la implementación, mantenimiento y mejoras del SGCS 7.1.2 Personal Se han identificado las Competencias del personal en todos los niveles de la Empresa, y se establecen “Programas de Capacitación” con el objetivo de brindar entrenamiento y toma de conciencia en lo relacionado al cumplimiento de las exigencias de la Norma. Se mantendrá capacitado a todo el personal que se considere como cargo crítico para saber cómo actuar en caso de incidentes sospechosos. 7.1.3 Infraestructura operacional Cerámica Italia cuenta con cercas perimetrales como paredes y cercado eléctrico en las áreas que colindan con la vía externa, vecindarios y el canal Bogotá para garantizar la seguridad en las instalaciones, así como el manejo y almacenamiento de la carga, acompañado de encerramientos internos como son las bodegas. La vigilancia por parte del personal de seguridad se da las 24 horas al día, está acción está a cargo del Jefe de Seguridad. Todos los accesos a los sistemas de la organización son controlados por el área de tecnologías de la información Existe un sistema establecido para identificar abusos en el sistema de información y detectar accesos inapropiados o manipulación indebida. 7.2 INFORMACION DOCUMENTADA 7.2.1 Generalidades Cerámica Italia cuenta con la documentación requerida por el SGCS: política, objetivos, manual SGCS, procedimientos y registros los cuales son gestionados y se encuentran disponibles en su totalidad en el Página 6 de 13

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sistema de control documentario de la plataforma synergy conforme a lo dispuesto en los procedimientos de control de documentos y control de registros. 7.2.2 Control de Documentos Para controlar la documentación exigida por SGCS-BASC se ha establecido el procedimiento control de documentos y el Listado Maestro de Documentos el cual permiten que los mismos cumplan con lo siguiente: a)

Puedan ser localizados oportunamente.

b)

Actualizados periódicamente, revisados cuando sean necesarios y sean aprobados por el personal autorizado.

c) Mantiene su integridad y confidencialidad. d)

Sean retirados oportunamente, o se eviten darles un uso no previsto.

7.2.3 Control de Registros Cerámica Italia S.A. ha establecido que para la identificación, mantenimiento y disposición de los registros de control y seguridad se cumpla con lo estipulado en el procedimiento control de registros los cuales están legibles y protegidos para su fácil identificación y recuperación. 8. evaluación del desempeño 8.1 seguimiento, medición, análisis y evaluación Cerámica Italia s.a. ha establecido mecanismos de monitoreo y medición a través de los informes de gestión elaborados por los responsables de proceso con la finalidad de ver el cumplimiento de las políticas y objetivos del SGCS 8.2 Auditoria Interna 8.2.1 Cerámica Italia cuenta con el procedimiento Auditoria Interna el cual da las pautas para evaluar y asegurar el cumplimiento, mejora continua y eficacia del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC implementado. Esta evaluación es realizada mediante Auditorías internas según el procedimiento.

8.2.2 Programa de Auditoria Interna Cerámica Italia cuenta con un programa de Auditoria Interna para el SGCS Anual, donde se tiene en cuenta resultados de ultima auditoria, Acciones correctivas, preventivas e importancia y criticidad de los procesos identificados en la gestión de riesgos. 8.2.3 Selección de Equipo Auditor El equipo Auditor de cerámica Italia está conformado por 9 trabajadores de distintas Áreas de la empresa los cuales fueron capacitados y formados a través de los capítulos BASC. Esta auditoria es realizada una vez al año, en la cuales se evidencian sus competencias y resultados obtenidos 8.2.4 Plan de auditoria

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Una vez al año antes de realizar el proceso de Auditoria Interna el responsable del SGCS documenta y publica a todos los responsables de procesos involucrados el plan de Auditoria para dar conocimiento de las fechas establecidas y los procesos a auditar. Este documento se encuentra en la Plataforma empresarial Synergy. 8.2.5 Resultados de las Auditorias Al finalizar el día de auditoria se documenta y se evidencian todos los resultados obtenidos durante el proceso de Auditoria Interna. Estos resultados se suben a la plataforma Synergy y se envían a los responsables de procesos con el fin de que cada uno realice las respectivas mejoras. 9. mejora 9.1 Generalidades los resultados se revisan, conforme a lo establecido por los estándares BASC, para determinar actividades adicionales de mejora en base a las auditorías, informes de acciones correctivas, preventivas e informes de gestión, con el fin de aumentar su nivel de eficacia para alcanzar los resultados planificados. 9.2 corrección Los responsables de cada proceso una vez identificados los resultados desarrollan las correcciones correspondientes realizando un plan de acción con el fin de determinar si se requieren acciones correctivas y preventivas adicionales. 9.3 Acción Correctiva Cerámica Italia establece un procedimiento documentado para las Acciones correctivas con el fin de identificar y analizar las causas y variables que impacten directamente sobre la no conformidad real o potencial. 9.4 acciones de mejora La empresa da seguimiento a las oportunidades de mejora y a las acciones que los responsables de procesos consideran necesarias para lograr los resultados previstos con base en su sistema Gestión de riesgos. 9.5 Revisión por la Dirección. La Alta Dirección de cerámica Italia s.a. tiene el compromiso de revisar constantemente el Sistema de Gestión implementado en la organización en base a un programa definido, y en las reuniones de presidencia que se hacen semanalmente, esta revisión se debe hacer en base a los Informes de Auditorías efectuados, los Informes de Acciones Correctivas y Preventivas, informes de Gestión, así como toda herramienta que permita medir la Gestión desarrollada por el Sistema. ESTANDARES INTERNACIONALES DE SEGURIDAD BASC 5.0.

1. Requisitos de los asociados de negocio

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1.1 Gestión de asociados de Negocio Cerámica Italia s.a cuenta con procedimientos documentados y establecidos para la selección creación de Asociados de Negocio.

y

Se tienen en cuenta criterios como: La Evaluación de clientes - Proveedores – Transportadoras Se realiza verificación de criticidad del proveedor correspondiente para asegurar dicho seguimiento Cuenta con una lista de sus proveedores certificados BASC 1.2 . Prevención de Lavado de Activos y Financiación del terrorismo 1.2.1. Cerámica Italia cuenta con un procedimiento para la selección de sus asociados de negocio los cuales incluyen criterios de prevención tales como su veracidad en identificación y legibilidad de la empresa, antecedentes penales y financieros en los cuales se puede evidenciar su actividad económica sus orígenes de ingreso sus otros clientes y cumplimientos de contrato. La empresa informa oportunamente a las autoridades en caso de que se identifique una operación sospechosa de dicho asociado. 1.2.2. cerámica Italia tiene en cuenta los siguientes parámetros para clasificar como un asociado sospechoso los siguientes aspectos: ¿?? Sandra y alix

2. Seguridad de las unidades de carga y unidades de transporte de carga 2.1– 2.2 Inspecciones de unidades de carga – unidades de transporte de Carga Cerámica Italia cuenta con un procedimiento documentado para la inspección física de unidades de carga y transporte al ingreso y salida de la planta, con el fin de asegurar que ninguna persona o material no autorizado ingrese o salga de las instalaciones. Adicional este proceso de inspección es respaldado por registros fotográficos y fílmicos en el caso de las Exportaciones. 2.3 prevención de contaminación cruzada – exclusión Cerámica Italia realiza inspección de las unidades de carga cuyo destino son Clientes de Canal Constructor. 2.4 integridad de las unidades de carga y unidades de transporte de carga La carga y el transporte de carga pasan por diferentes filtros de seguridad que realiza la empresa de vigilancia contratada por cerámica Italia para asegurar protegerla de la introducción de materiales y personas no autorizadas. 2.5 seguridad en el proceso del manejo de la carga Cerámica Italia lleva un control de todo el personal autorizado para intervenir en las áreas de almacenamiento, cargue, descargue y manipulación de la carga. Durante el proceso de cargue el Vigilante se encarga de dejar un registro fílmico y fotográfico antes, durante, y después del proceso de carga, adicionalmente verifica que la carga corresponda a la

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información registrada en la lista de empaque y factura comercial, para proceder con la instalación de los sellos de seguridad en presencia del conductor. 2.6 Sellos de Seguridad. Cerámica Italia cuenta con un procedimiento documentado para el control y manipulación de sellos – precintos de seguridad, en el que se reconoce quienes son las personas autorizadas, designadas y capacitadas para asegurar la integridad de los mismos, almacenados y resguardados con control de acceso limitado, cuyo objetivo de llevar un control y trazabilidad con base en la gestión de riesgo. 2.7 Control de Ruta Para este control se establecen rutas predeterminadas las cuales incluirán el tiempo de transito establecido para la entrega de cada producto, de igual manera se mantendrá la integridad de la carga durante el recorrido hasta el lugar de destino, con base en la gestión de trazabilidad impuesta por Cerámica Italia S.A. 3. SEGURIDAD EN LOS PROCESO DE MANEJO DE LA CARGA 3.1 Control de materia prima material de empaque y embalaje CISA cuenta con el procedimiento Materia prima empacada p160007 Gestión de Materia prima empacada bodega externa que hace referencia al control y revisión de Materia prima- material de empaque y embalaje adicional cuenta con un instructivo recepción y entrega de cajas y estibas i-160001007 3.2 precursores químicos sustancias controladas Cerámica Italia cuenta con un procedimiento para el manejo y control de percusores químicos y sustancias controladas las cuales están dentro del marco legal de los requisitos permitidos conforme a los estándares BASC P160001 recepción de materiales Instr i160002-001

3.3 procesamiento de la información y documentos de carga Cerámica Italia cuenta con un sistema que garantiza la coherencia de la información transmitida a las autoridades, que sea legible, acorde y protegida contra modificaciones para evitar la introducción de datos erróneos. De igual forma posee una politica de firmas y sellos los cuales autorizan todo el proceso de manejo y registros de trazabilidad de la carga. 3.4 Discrepancias de la carga De haber faltantes o sobrantes luego del despacho se procede según lo indicado en el procedimiento De detectarse anomalías o actividades sospechosas se procederá según lo estipulado en el manual SARLAFT, se hará mediante el indicado “Reporte de Actividades Sospechosas. “Cerámica Italia capacita a su personal en cuando a seguridad mediante su Programa de Capaci...