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Manual de uso Primavera P6 VERSION WEB Angie Juliana Garay Mondragón - Elkin Fabián Zabala Solano

Universidad Distrital Francisco José de Caldas

Tabla de contenido

Tabla de contenido 1.

Introducción ____________________________________________________________ 1

¿Qué es Primavera P6®? ______________________________________________________ 1 ¿Por qué utilizar Primavera P6®? _______________________________________________ 1 Antes de iniciar Primavera _____________________________________________________ 1 Estructura general para realizar la planeación de un proyecto en P6® ___________________ 2 Iniciando Primavera P6® ______________________________________________________ 3 Espacio de trabajo ___________________________________________________________ 3 Ventana Panel de control ______________________________________________________ 3 Ventana Proyectos ___________________________________________________________ 4 Ventana actividades __________________________________________________________ 5 Ventana recursos ____________________________________________________________ 6 Opciones de ayuda ___________________________________________________________ 7 Ayuda de P6: ________________________________________________________________ 8 Biblioteca de P6: _____________________________________________________________ 9 Configuraciones Iniciales ______________________________________________________ 9 Global ____________________________________________________________________ 10 Vista _____________________________________________________________________ 14 Contraseña ________________________________________________________________ 14 Creación de un usuario* ______________________________________________________ 15 Perfiles de seguridad* ________________________________________________________ 16 Global ____________________________________________________________________ 16 Proyecto __________________________________________________________________ 16 Calendarios – Características generales _________________________________________ 17 2.

Estructura organizacional _________________________________________________ 22

Introduccion ________________________________________________________________ 22 Definiciones ________________________________________________________________ 22 EDO-OBS - Características principales __________________________________________ 23 EPE-EPS - Características principales ___________________________________________ 27 3.

Roles y Recursos _______________________________________________________ 31

Definiciones ________________________________________________________________ 31 Roles – Características principales ______________________________________________ 31

Tabla de contenido Recursos- Características principales ___________________________________________ 31 Opciones de recursos ________________________________________________________ 31 Códigos de recursos _________________________________________________________ 32 Curvas de recursos __________________________________________________________ 33 Configuración de recursos ____________________________________________________ 34 Tipos de recursos y unidades de medida _________________________________________ 34 Administración de tiempo y moneda _____________________________________________ 35 4.

Proyectos _____________________________________________________________ 39

Introduccion ________________________________________________________________ 39 Definiciones ________________________________________________________________ 40 Proyectos-Características principales ____________________________________________ 40 EDT-WBS Características principales ___________________________________________ 42 5.

Actividades ____________________________________________________________ 45

Definiciones ________________________________________________________________ 45 Características principales ____________________________________________________ 45 Componentes de las actividades _______________________________________________ 49 Códigos de actividad _________________________________________________________ 50 Tipos de actividades _________________________________________________________ 50 Tarea dependiente (Task Dependent) ____________________________________________ 50 Dependencia de recurso (Resource Dependent) ___________________________________ 51 Hitos de Inicio y Fin (Milestone) ________________________________________________ 51 Nivel de esfuerzo (Level Of Effort) ______________________________________________ 51 Resumen EDT (WBS sumary) _________________________________________________ 51 Tipos de duración ___________________________________________________________ 52 Unidades/Tiempo fijas ________________________________________________________ 52 Duración y Unidades/Tiempo fijas ______________________________________________ 52 Unidades fijas ______________________________________________________________ 53 Unidades y duración fijas _____________________________________________________ 53 Ejemplo ___________________________________________________________________ 54 Tipos de restricciones ________________________________________________________ 55 Deberá terminar en (Must Finish by) ____________________________________________ 55 Iniciar antes de (Start on or Before) _____________________________________________ 55 Iniciar en o después de (Start on or After) ________________________________________ 55

Tabla de contenido Iniciar en la fecha (Start on) ___________________________________________________ 55 Inicio impuesto en (Mandatory Start) ____________________________________________ 55 Terminar en o antes de (Finish on or Before) ______________________________________ 56 Terminar en (Finish on) _______________________________________________________ 56 Fin impuesto en (Mandatory Finish) _____________________________________________ 56 Lo más tarde posible (As late as Possible) ________________________________________ 56 Tipos de porcentaje finalizado _________________________________________________ 56 Físico _____________________________________________________________________ 56 Duración __________________________________________________________________ 57 Unidades __________________________________________________________________ 57 Tipos de relaciones __________________________________________________________ 58 Fin a Inicio (FS) _____________________________________________________________ 58 Inicio a Inicio (SS) ___________________________________________________________ 58 Fin a Fin (FF) ______________________________________________________________ 59 Inicio a Fin (SF) _____________________________________________________________ 59 Pasos de actividades ________________________________________________________ 61 6.

Costos Gastos y Vistas ___________________________________________________ 64

Definiciones ________________________________________________________________ 64 Cuentas de costo- Características ______________________________________________ 64 Creando una cuenta de costo __________________________________________________ 64 Asignando cuentas de costo ___________________________________________________ 66 Definir el campo máximo de las cuentas de costo __________________________________ 68 Categorías de gastos- Características ___________________________________________ 70 Creando y asociando una categoría de gasto _____________________________________ 70 Asociando categorías de gastos ________________________________________________ 72 Vistas_____________________________________________________________________ 73 Columnas _________________________________________________________________ 74 Ordenando ________________________________________________________________ 74 Agrupación ________________________________________________________________ 74 Filtro _____________________________________________________________________ 75 Barras ____________________________________________________________________ 76 Gráfico de Gantt ____________________________________________________________ 77 Red de actividades __________________________________________________________ 78

Tabla de contenido Acceso____________________________________________________________________ 78 Contenido _________________________________________________________________ 79 Diseño ____________________________________________________________________ 80 Acceso____________________________________________________________________ 80 Columnas _________________________________________________________________ 80 Grupo ____________________________________________________________________ 81 Línea de flotación ___________________________________________________________ 81 7.

Programación, actualización y nivelación _____________________________________ 82

1.

Definiciones ____________________________________________________________ 82

2.

Tipos de holgura ________________________________________________________ 82

Relacionamientos circulares “Loops” ____________________________________________ 83 Programación ______________________________________________________________ 83 Opciones generales de programación ___________________________________________ 85 Actualización _______________________________________________________________ 87 Línea de base –baseline ______________________________________________________ 87 8.

Riesgos _______________________________________________________________ 91

Definiciones ________________________________________________________________ 91 9.

Documentación _________________________________________________________ 92

Reportes __________________________________________________________________ 92 Como generar un reportes ____________________________________________________ 92 Programando generación de informes ___________________________________________ 94 Documentos _______________________________________________________________ 94 Bibliografía ________________________________________________________________ 96 Información de la compañía ___________________________________________________ 97 Situación 1_________________________________________________________________ 98 Situación 2_________________________________________________________________ 99 Situación 3________________________________________________________________ 100 Situación 4________________________________________________________________ 101 Situación 5________________________________________________________________ 102 Situación 6________________________________________________________________ 103 Situación 7________________________________________________________________ 104 Situación 8________________________________________________________________ 105 Situación 9________________________________________________________________ 106

Tabla de contenido Situación 10 ______________________________________________________________ 107 Situación 11 _______________________________________________________________ 108 Situación 12 ______________________________________________________________ 109 Situación 13 ______________________________________________________________ 110 Situación 14 ______________________________________________________________ 111 Situación 15 ______________________________________________________________ 112 Situación 16 ______________________________________________________________ 113 Situación 17 ______________________________________________________________ 114 Situación 18 ______________________________________________________________ 115 Situación 19 ______________________________________________________________ 116 Situación 20 ______________________________________________________________ 117 Situación 21 ______________________________________________________________ 118 Situación 22 ______________________________________________________________ 119 Situación 23 ______________________________________________________________ 120 Situación 24 ______________________________________________________________ 121 Situación 25 ______________________________________________________________ 122 Situación 26 ______________________________________________________________ 123 Situación 27 ______________________________________________________________ 124 Situación 28 ______________________________________________________________ 125 Situación 29 ______________________________________________________________ 126 Situación 30 ______________________________________________________________ 127 Situación 31 ______________________________________________________________ 128 Situación 32 ______________________________________________________________ 130 Situación 33 ______________________________________________________________ 131 Situación 34 ______________________________________________________________ 132 Situación 35 ______________________________________________________________ 133 Situación 36 ______________________________________________________________ 134 Situación 37 ______________________________________________________________ 135 Situación 38 ______________________________________________________________ 136 Situación 39 ______________________________________________________________ 137 Situación 40 ______________________________________________________________ 138

Introducción

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“Primavera Systems Inc. lanza al mercado el software Primavera®, como apoyo en la gestión de portafolios de proyectos a nivel empresarial”

1. Introducción Este capítulo le permite al usuario familiarizarse con el software, su interfaz gráfica (en la versión web), su estructura y su configuración general. Al completar este capítulo el usuario será capaz de: Nombrar las funciones y ventajas que presenta el software en la gestión de proyectos. Identificar y comprender la simbología usada en la aplicación. Personalizar la herramienta según sus necesidades (Moneda, tiempo, clasificación, notificaciones, calendarios etc.). ¿Qué es Primavera P6®? En el año de 1983 Primavera Systems Inc. lanza al mercado el software Primavera®, como apoyo en la gestión de portafolios de proyectos a nivel empresarial; luego de varias fusiones entre las que destaca la adquisición por parte de Oracle de la compañía, el software ha evolucionado a lo que hoy conocemos como Oracle Primavera P6 Professional®. El software mantiene una estrecha relación con los lineamientos y metodología difundida por el Instituto de Gestión de Proyectos (Project Management Institute – PMI®), a través de su Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía PMBOK® 5a edición), lo cual determina en gran medida las características y estructura que presenta el software para la gestión de proyectos corporativos. ¿Por qué utilizar Primavera P6®? Primavera P6® le permite presupuestar, priorizar, planificar, administrar y gestionar múltiples proyectos; optimizar recursos limitados y compartidos; realizar cambios de control; y modificar consistentemente los proyectos en tiempo de ejecución y en presupuesto. Proporciona interfaces personalizables, herramientas escalables y flexibles y una fácil integración con software de gestión de proyectos fuera de la suite P6, incluyendo Oracle Primavera Módulo de gestión de contratos, Oracle Primavera Modulo de Análisis de riesgos, Microsoft Project y Microsoft Excel. Primavera P6® facilita la gerencia de múltiples proyectos corporativos y brinda acceso a múltiples usuarios bajo diferentes roles, lo cual permite un control y acceso adecuado a la información, según el nivel de detalle requerido de acuerdo a las atribuciones de cada miembro del equipo. Otras de sus ventajas son: forma idéntica de trabajo en mono proyectos y multi proyectos, arquitectura cliente-servidor, gran capacidad de personalización para cada tipo de organización, banco único de recursos corporativos y acceso a la información vía web, facilitando la colaboración y el flujo de datos. Antes de iniciar Primavera Es importante recalcar que Primavera P6® es una herramienta de automatización para la gestión y el control de proyectos, y requiere de unos insumos que permitan al software definir

Introducción

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un contexto de la organización a la cual será ajustado, estos pueden ser el resultado de un análisis de la organización o un ajuste de los procesos, procedimientos y los métodos de la organización hacia la metodología planteada por el PMI Antes de iniciar la herramienta será necesario determinar los tipos de calendarios, el tipo(s) de moneda(s) que se manejan en la organización, los recursos de los que dispone la organización, la estructura de proyecto empresarial y la estructura de desglose organizacional muchos de estos conceptos aun no son familiares para el lector durante el avance del curso profundizaremos en el desarrollo de estos conceptos, sirviendo como guía metodológica para plasmar una realidad concreta de una organización al software, este proceso de adecuación de la herramienta cambiara de acuerdo a la realidad de la organización en donde apliquemos el software.

Estructura general para realizar la planeación de un proyecto en P6® Moneda Calendarios EDO-OBS EPE-EPS Recursos-Roles Proyectos WBS Actividades

Introducción

Pág. 3 Iniciando Primavera P6®

- Para iniciar P6 en su versión web, ingrese a un navegador con soporte Java®. - Digite la IP asignada para Primavera P6® (UD: http://200.69.103.29:23391/p6 ) . - Digite su nombre de usuario y contraseña. - Haga clic en Avanzadas y seleccione la Base de Datos que contiene la información de su proyecto. - Haga clic en el botón Inicio de sesión.

Ilustración 1. Página de inicio de sesión P6 Versión Web

Espacio de trabajo A continuación, se presentan las principales ventanas con las que se encontrará el usuario en la interfaz gráfica del software, y las partes que componen dichas ventanas, adicionalmente se muestran tablas con los símbolos que le permitirán entender y comprender las funciones y comandos generales.

Ventana Panel de control Al ingresar al software, generalmente se encuentra esta ventana como ventana inicial, aunque esto puede ser modificado por el administrador del sistema. En ella se presentan los portafolios de proyectos que maneja la organización.

Introducción

Pág. 4 Barra de navegación

Barra de menú

Barra de portafolio de proyectos

Tabla de proyectos

Ilustración 2 Ventana paneles de control P6 Versión Web

Proyecto no abierto Proyecto abierto Proyecto “¿Qué pasa si…?” Proyecto controlado Cambio en el proyecto sin guardar Elemento o categoría de la EDT-WBS Tabla 1. Iconos ventana panel de Control

Ventana Proyectos Al seleccionar en la barra de navegacion la opcion proyectos, se despliega la ventana que se muestra a continuacion. En ella se pueden observar los proyectos que esta desarrollando la organización y todas las opciones relacionadas con ellos.

Introducción

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Barra de opciones de proyecto

Barra de comandos Tabla de proyectos

Ventana detalles de proyecto

Ilustración 3. Ventana proyectos P6 Versión Web

Elemento de la EPE- EPS Plantilla de proyecto Exportar a Excel Abrir proyecto Abrir en modo exclusivo Agregar Proyecto Agregar plantilla de proyecto Agregar EPE- EPS Establecer las preferencias del proyecto Definir línea base Cambio en la EPE-EPS sin guardar Tabla 2. Iconos ventana de proyectos

Ventana actividades Al seleccionar en la barra de navegacion la opcion proyectos, y en la de opciones la seccion de actividades, se despliega la ventana que se muestra a continuacion. En ella se pueden observar las actividades de el proyecto que este abierto en el software y todas las opciones relacionadas con ellas.

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Barra de op...