PENGURANGAN FREKUENSI STOCK OUT BAHAN KIMIA DI LABORATORIUM RESEARCH AND DEVELOPMENT MELALUI PENERAPAN QCC PDF

Preview

Summary

PENGURANGAN FREKUENSI STOCK OUT BAHAN KIMIA DI LABORATORIUM RESEARCH AND DEVELOPMENT MELALUI PENERAPAN QCC Pemi Apriansyah1, Hery Hamdi Azwir2 1) Fakultas Teknik, Jurusan Teknik Industri, President University Jl. Ki Hajar Dewantara Kota Jababeka, Cikarang, Bekasi, Jawa Barat – Indonesia 17550 Email:...

Description

Accelerat ing t he world's research.

PENGURANGAN FREKUENSI STOCK OUT BAHAN KIMIA DI LABORATORIUM RESEARCH AND DEVELOPMENT MELALUI PENERAPAN QCC Hery H Azwir, Pemi Apriansyah

Related papers

Download a PDF Pack of t he best relat ed papers 

Eddy Afriant o adam ozelan PMK No 43 t t g Penyelenggaraan Laborat orium Klinik Yang Baik jaka sat ya PMK_ No_ 43_ t t g_ Penyelenggaraan_ Laborat orium_ Klinik_ Yang_ Baik.pdf Rochmi Ardiningsih

PENGURANGAN FREKUENSI STOCK OUT BAHAN KIMIA DI LABORATORIUM RESEARCH AND DEVELOPMENT MELALUI PENERAPAN QCC 1)

Pemi Apriansyah1, Hery Hamdi Azwir2

Fakultas Teknik, Jurusan Teknik Industri, President University Jl. Ki Hajar Dewantara Kota Jababeka, Cikarang, Bekasi, Jawa Barat – Indonesia 17550 Email: [email protected], [email protected]

ABSTRAK Analisis sampel yang dilakukan di laboratorium R&D sangat tergantung dengan ketersediaan bahanbahan kimia yang tersedia. Akan tetapi terjadinya stock out bahan kimia sering menjadi hambatan dalam melakukan analisis sampel tersebut yang berakibat pada terhambatnya analisis yang telah direncanakan. Oleh karena itu dilakukan penelitian terhapat masalah tersebut melalui penerapan Quality Control Circle (QCC) untuk menurunkan frekuensi stock out bahan kimia di laboratorium R&D dengan tahapan-tahapan pada delapan langkah perbaikan. Langkah-langkahnya yaitu menentukan tema (masalah), analisis kondisi yang ada, analisis penyebab, rencana penanggulangan, penanggulangan masalah, evaluasi hasil, standardisasi, dan langkah berikutnya. Untuk melakukan langkah-langkah dalam melakukan perbaikan pada QCC, ada alat bantu yang dipakai yaitu Seven tools. Dalam melakukan penelitian ini, data-data yang dikumpulkan adalah semua data yang terkait dengan penelitian. Setelah data dikumpulkan selanjutnya dianalisis untuk melakukan perbaikan tehadap permasalahan yang telah ditetapkan. Setelah semua rencana perbaikan dilakukan, frekuensi stock out bahan kimia di laboratorium R&D menurun dari 22 kasus menjadi 10 kasus terjadinya stock out, atau sekitar 54,54 %. Kata kunci : QCC, Delapan langkah, Seven tools, Stock out.

1. Pendahuluan Saat ini industri farmasi sangat berkembang pesat dan berlomba-lomba untuk mendapatkan pangsa pasar di Indonesia. Hal tersebut dikarenakan tingginya permintaan terhadap produk-produk farmasi. Perusahaan-perusahaan besar yang bergerak dalam bidang farmasi turut bersaing dalam mempertahankan dan mendapatkan pelanggan untuk dapat bertahan dalam persaingan yang ketat dan berusaha meningkatkan kinerja usaha mereka disetiap bidang salah satunya dengan menerapkan QCC (Quality Control Circle). QCC merupakan salah satu konsep untuk meningkatkan mutu dan produktivitas kerja industri/jasa dengan mendayagunakan seluruh asset yang dimiliki perusahaan/instansi terutama sumber daya manusianya secara lebih baik, guna meningkatkan mutu dalam arti luas. Konsep QCC pertama kali dikembangkan di Jepang oleh Dr. Kaoru Ishitawa. PT. “X” merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang farmasi dan ikut serta dalam persaingan tersebut. Saat ini, PT “X” adalah salah satu perusahaan farmasi terbesar di Asia Tenggara yang sahamnya telah dicatat di bursa efek. Sebagai perusahaan farmasi terbesar, tentunya PT “X” harus terus meningkatkan dan mengembangkan mutu produknya demi menjaga pangsa pasar, maka dibentuklah departemen Research and Development (R&D). Secara umum R&D di PT “X” dibagi menjadi tiga bagian yaitu formulation, packaging, dan analytical Development. Pada bagian formulasi, raw material diolah berdasarkan formula yang telah ditetapkan hingga dicetak menjadi sampel obat, lalu sampel obat tersebut dikemas menggunakan kemasan yang telah dikembangkan di bagian packaging, dan tahap akhir sampel tersebut diperiksa kandungan zat aktifnya dengan menggunakan bahan kimia dan alat instrumen yang telah ditetapkan pada metode analisis di laboratorium R&D.

Analisis sampel yang dilakukan sangat tergantung dengan ketersediaan bahan-bahan kimia yang tersedia di laboratorium R&D. Akan tetapi terjadinya stock out bahan kimia sering menjadi hambatan dalam melakukan analisis sampel tersebut yang berakibat pada terhambatnya analisis yang telah direncanakan.

2.

Tinjauan Pustaka

2.1 Total Quality Management Gaspersz (2002) mengemukakan bahwa pada dasarnya Total Quality Management (TQM) adalah suatu cara meningkatkan performansi secara terus menerus (continuous performance improvement) pada setiap level operasi atau 10 proses, dalam setiap area fungsional dari suatu organisasi, dengan menggunakan sumber daya manusia dan modal yang tersedia. Sedangkan Nasution (2012) berpendapat bahwa TQM adalah suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus-menerus atas produk, jasa, tenaga kerja, proses dan lingkungannya 2.2 Definisi Gugus Kendali Mutu (Quality Control Circle) Okada (2003) mendefinisikan GKM sebagai suatu kelompok kecil yang melaksanakan kegiatankegiatan kendali mutu secara suka rela dalam tempat kerja yang sama. Kelompok kecil ini melaksanakan kendali mutu secara terus-menerus sebagai bagian dari kegiatan pengendalian dan perbaikan dalam tempat kerja, dengan memanfaatkan teknik-teknik pengendalian yang melibatkan partisipasi seluruh anggota. 2.3 Tujuan QCC Tujuan QCC adalah untuk mendayagunakan seluruh asset yang dimiliki perusahaan/instansi terutama sumber daya manusianya secara lebih baik, guna meningkatkan mutu dalam arti luas. 2.4 Delapan Langkah QCC Delapan langkah untuk menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi oleh QCC merupakan siklus PDCA yaitu Plan (rencana), Do (pelaksanaan), Check (memeriksa), Action (tindakan). Delapan Langkah yang digunakan meliputi : menentukan tema, analisis kondisi yang ada, analisis penyebab, rencana penanggulangan, penanggulangan, periksa hasil, standarisasi, dan langkah berikutnya. 2.5 Seven Tools Seven tools adalah alat-alat bantu yang bermanfaat untuk memetakan lingkup persoalan, menyusun data dalam diagram-diagram agar lebih mudah untuk dipahami. Serta menelusuri berbagai kemungkinan penyebab persoalan dan memperjelas kenyataan atau fenomena yang otentik dalam suatu persoalan. Kemampuan Seven tools yang dapat mengemukakan fakta/fenomena inilah, yang menyebabkan para pakar dalam setiap proses kegiatan mutu sangat tergantung pada alat-alat bantu ini. Seven tools dikenal juga dengan nama Ishikawa’s basic tools of quality, karena pertama kali ditemukan oleh Dr. Kauro Ishikawa. Seven tools tersebut adalah : Check sheet, Diagram Pareto, Fishbone diagram, Grafik, Histogram, Control chart, Scatter diagram. 2.6 Persediaan (Stock) Secara umum, persediaan adalah bahan mentah, barang dalam proses (work in process), barang jadi, bahan pembantu, bahan pelengkap, komponen yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. 2.7 Titik Pemesanan Ulang (Re-Order Point) Riyanto (2011) mengemukakan bahwa reorder point adalah saat atau titik dimana harus diadakan pesanan lagi sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan material yang dipesan adalah tetap waktu dimana persediaan di atas safety stock sama dengan nol”. Berikut ini rumus dari reorder point : Reorder point = d X L (1) Dimana, d : Kebutuhan selama lead time L : Lead time

3

Pembahasan dan Hasil

3.1 Pengumpulan data Analisis sampel sangat tergantung dengan ketersediaan bahan kimia, Oleh karena itu perlu dilakukan pengadaan bahan kimia secara terkontrol. Dibawah ini merupakan proses pengadaan bahan kimia di laboratorium R&D secara garis besar.

Gambar 1. Proses pengadaan bahan kimia di Lab. R&D PIC bahan kimia bersama laboran atau cleaning service mengambil bahan kimia yang sudah ada di bagian pembelian dan memeriksa jumlah bahan kimia yang diambil harus sesuai dengan jumlah yang ada pada BPB (Bukti Penerimaan Barang). Bahan kimia tersebut dibawa ke laboratorium R&D dan disimpan di atas palet yang tersedia di tempat karantina. Kemudian bahan kimia tersebut diberi kode bahan kimia dan label yang berisi tanggal datang, tanggal kadaluarsa, dan tanggal periksa oleh PIC bahan kimia, lalu kemudian disimpan berdasarkan kode bahan di lemari. Bahan kimia yang ada digunakan untuk menganalisis sampel oleh analis sampai persediaan bahan kimia tersebut habis. Setelah bahan kimia tersebut stock out, PIC melakukan pemesanan dengan mengisi formulir pemesanan barang dan jasa (PBJ) ke pembelian. Kemudian bagian pembelian mengirim PO (Purchase Order) bahan kimia yang dibutuhkan ke supplier bahan kimia. Proses dari pemesanan bahan kimia sampai bahan kimia tersebut datang di bagian pembelian membutuhkan waktu ratarata satu minggu. Pada saat analis akan menggunakan bahan kimia yang stock out, PIC bahan kimia akan membuat dan mengirim memo peminjaman bahan kimia dalam jumlah tertentu ke laboratorium Quality Control (QC). Akan tetapi laboratorium QC tidak dapat meminjamkan bahan kimia dalam jumlah banyak karena persediaannya pun terbatas. Oleh karena itu, beberapa pemeriksaan sampel yang membutuhkan banyak bahan kimia tersebut akan tertunda. Setelah dilakukan pendataan jumlah memo peminjaman bahan kimia di laboratorium QC pada bulan Juli – September 2012, diperoleh data sebagai berikut :

Tabel 1. Daftar peminjaman bahan kimia ke Lab. QC

Pada pendataan ini terdapat 22 jumlah memo peminjaman bahan kimia di laboratorium QC, hal ini dapat disimpulkan bahwa telah terjadi 22 kasus stock out bahan kimia di laboratorium R&D selama tiga bulan tersebut. Adapun grafik jumlah memo peminjaman bahan kimia ke Laboratorium QC adalah sebagai berikut :

4 3 2 1 0

Acetonitrile… Methanol… KH2PO4 Methanol… He ane… Asetone Acetic acid H drochlori… Hexane Isopropano… Ethyl Acetat Ether Trifloro…

Jumlah Memo Peminjaman Bahan Kimia ke Lab QC

Jumlah Memo

Gambar 2. Grafik jumlah memo peminjaman bahan kimia ke lab. QC Dilihat dari data memo peminjaman bahan kimia, terdapat bahan kimia fast moving dan bahan kimia slow moving terjadi stock out. Berdasarkan tingkat pemakaiannya bahan kimia di laboratorium R&D sudah dibagi menjadi dua kelompok, yaitu bahan kimia fast moving dan bahan kimia slow moving. Bahan kimia fast moving merupakan bahan kimia yang sering digunakan seharihari yaitu Asetonitrile HPLC, Methanol HPLC, Methanol p.a., Acetic acid, Hydrochloric acid, KH2PO4, Na2HPO4, Na-asetat, Pentane sulfonic acid dan Hexane sulfonic acid sedangkan bahan kimia slow moving merupakan bahan kimia yang jarang digunakan. Adapun jumlah kebutuhan bahan kimia fast moving yang dikirim ke laboratorium R&D setiap bulannya yaitu Asetonitrile HPLC sebanyak 24 botol, Methanol HPLC sebanyak 15 botol, Methanol p.a. sebanyak 15 botol, Acetic acid sebanyak 8 botol, Hydrochloric acid sebanyak 8 botol, KH2PO4 sebanyak 12 botol, Na2HPO4 sebanyak 12 botol, Hexane sulfonic acid sebanyak 6 botol, Pentane sulfonic acid sebanyak 6 botol, dan Na-asetat sebanyak 8 botol. 3.2 Analisis Kondisi yang ada Setelah proses pengumpulan data, dilakukan pula pendataan mengenai fakta dan data yang ada tentang kondisi-kondisi kurang baik dan penyimpangan yang terjadi di lokasi permasalahan. Tabel 2. Tabel Kondisi yang ada

No. 1.

2.

3. 4.

5.

6.

7.

Kondisi yang ada Bahan kimia yang sudah disimpan di tempat stok bahan kimia tidak dikontrol lagi secara periodik oleh PIC bahan kimia. Proses pemesanan bahan kimia dilakukan setelah diketahui stok bahan kimia yang akan digunakan tersebut habis. Beberapa proses barang datang dari supplier sangat lama. Peminjaman bahan kimia ke laboratorium Quality Control (QC) pada saat stock out. Analis sebagai pengguna bahan kimia melapor kepada PIC pada saat bahan kimia yang akan digunakan tidak ada atau habis. Adanya pemesanan bahan kimia oleh Officer langsung ke pembelian tidak melalui PIC. Adanya bahan kimia yang sudah kadaluarsa (ED) dan yang terkontaminasi oleh bahan lain masih disimpan di tempat stok bahan kimia.

Seharusnya Bahan kimia tersebut harus dikontrol untuk menjaga persediaan bahan kimia. Proses pemesanan bahan kimia dilakukan sebelum stok bahan kimia tersebut akan habis. Proses barang datang dari supplier cepat Tidak perlu ada proses tersebut jika persediaan bahan kimia dikontrol secara maksimal. Analis melapor kepada PIC untuk dilakukan pemesanan karena persediaan bahan kimia tersebut tinggal sedikit. Semua pemesanan bahan kimia seharusnya dikelola oleh PIC saja agar keberadaan bahan kimia tersebut dapat didata secara aktual. Bahan kimia yang kadaluarsa dan terkontaminasi tersebut dibuang dan dilakukan pemesanan kembali demi menjaga kualitas analisis sampel.

3.3 Analisa Penyebab Pada tahap ini dilakukan penentuan akar penyebab dari penyimpangan-penyimpangan yang terjadi pada kondisi aktual menggunakan fishbone diagram. Berikut ini merupakan fishbone diagram terhadap stock out bahan kimia.

Gambar 3. Fishbone diagram stock out bahan kimia 3.4 Rencana Perbaikan Setelah diketahui akar permasalahan pada stock out bahan kimia kemudian dibuat tabel rencana penanggulangan. 3.5 Implementasi Perbaikan Pada tahap ini, akan membahas penanggulangan ke tiga akar permasalahan yang terjadi pada stock out bahan kimia yaitu : 1. Tidak ada ketentuan batas minimal stok untuk melakukan pemesanan. 2. Tidak ada informasi stok bahan kimia. 3. Tidak ada kontrol stok bahan kimia. Penanggulangan permasalahan diatas harus dilakukan secara bertahap agar dapat menanggulanginya secara efektif.

Dibawah ini merupakan tahapan penanggulangan permasalahan tersebut :

Gambar 4. Alur proses penanggulangan akar permasalahan 3.5.1 Menentukan batas minimal stok bahan kimia

Gambar 5. Alur proses pemesanan bahan kimia sebelum perbaikan Gambar diatas merupakan proses pemesanan bahan kimia yang terjadi sebelum perbaikan, dimana proses pemesanan dilakukan setelah diketahui bahwa bahan kimia tersebut habis (stock out). Tentunya dengan proses seperti ini dapat memungkinkan analisis sampel tertunda. Sehingga proses pemesanan ini harus diperbaiki agar tidak terjadi stock out. Dibawah ini merupakan improvement terhadap alur proses pemesanan bahan kimia.

Gambar 6. Alur proses pemesanan bahan kimia setelah perbaikan Dalam melakukan improvement tersebut, harus ditentukan terlebih dahulu jumlah batas minimal stok bahan kimia pada saat dilakukan pemesanan kembali. Titik pemesanan kembali (R) dihitung berdasarkan jumlah kebutuhan bahan kimia dan lead time pemesanan. Dibawah ini hasil perhitungan batas minimal stock bahan kimia pada saat pemesanan kembali menggunakan rumus (2-1): R=dXL Dimana, R = Reorder point d = Kebutuhan selama lead time L = Lead Time Tabel 3. Tabel batas minimal bahan kimia

3.5.2

Membuat informasi stock bahan kimia

Selama ini pendataan stock bahan kimia dilakukan dengan mengisi lembaran tabel stock dan hanya dilakukan pada akhir tahun oleh PIC. Informasi mengenai stock yang didapat oleh analis sebagai pengguna bahan kimia tidak diketahui dengan pasti. Hal ini memungkinkan terjadinya stock out bahan kimia. Dibawah ini merupakan salah satu tabel pendataan stock bahan kimia dan tentunya hanya diketahui oleh PIC saja. Tabel 4. Tabel pendataan stock bahan kimia

Berdasarkan permasalahan tersebut, ada satu hal yang menjadi pokok permasalahan yaitu analis sebagai pengguna bahan kimia tidak mengetahui jumlah stock bahan kimia yang masih tersedia

setiap harinya. Oleh karena itu, perlu perbaikan mengenai informasi stock bahan kimia di laboratorium R&D. Ada dua cara perbaikan yang dilakukan pada bahan kimia yaitu membuat visual board untuk bahan kimia fast moving dan kartu stok untuk bahan kimia slow moving. Visual board merupakan bentuk informasi yang mudah dilihat, sehingga memungkinkan kebutuhan stock bahan kimia fast moving yang akan digunakan di ketahui dengan pasti setiap harinya. Berikut ini merupakan gambar visual board bahan kimia fast moving.

Gambar 7. Visual board stock reagent fast moving Selain pembuatan visual board, dibuat pula lembaran kartu stok untuk bahan kimia slow moving, seperti gambar di bawah ini :

Gambar 8. Kartu stok bahan kimia Kartu stok ini digunakan untuk mengetahui jumlah sisa yang ada dan untuk mengetahui waktu kadaluarsa (ED) bahan kimia tersebut. Sehingga akan memudahkan untuk melakukan waktu pemesanan bahan kimia tersebut. 3.5.3 Kontrol data informasi stok bahan kimia Kedua perbaikan di atas tentunya tidak akan berjalan dengan baik jika tidak dikontrol secara periodik. Oleh karena itu, perlu dilakukan pengecekan dan pendataan pada visual board dan kartu stok secara periodik, baik harian, mingguan, maupun bulanan oleh PIC. Setiap hari PIC memeriksa jumlah stok bahan kimia yang ada pada visual board harus sesuai dengan jumlah yang ada dan tentunya agar mengetahui waktu dilakukan pemesanan kembali. Selain itu, setiap bulan PIC juga melakukan pendataan kembali kartu stok untuk mengetahui jumlah sisa yang ada dan untuk mengetahui waktu kadaluarsa (ED) bahan kimia tersebut. Adapun tabel untuk pendataan bahan kimia setiap bulannya seperti di bawah ini.

Gambar 9. Tabel pendataan stok bahan kimia 3.6 Evaluasi Setelah dilakukan perbaikan, stock out bahan kimia dapat diminimalkan. Hal ini dilihat dari jumlah memo peminjaman bahan kimia ke laboratorium QC pada bulan Oktober 2012 – 14 Desember 2012, diperoleh data sebagai berikut : Tabel 5. Daftar memo peminjaman bahan kimia setelah perbaikan Tanggal No. Bahan Kimia Jumlah Peminjaman 1 08-Okt-12 Acetonitrile HPLC 1 liter 2 24-Okt-12 Methanol p.a. 1 liter 3 02-Nop-12 Hidrochloric acid 200 ml 4 07-Nop-12 Acetonitrile HPLC 4 liter 5 13-Nop-12 Acetic acid 500 ml 6 22-Nop-12 Isopropanol HPLC 250 ml 7 28-Nop-12 Ether 100 ml 8 03-Des-12 Methanol p.a. 2 liter 9 03-Des-12 Acetonitrile HPLC 4 liter 10 05-Des-12 Methanol p.a. 4 liter Dilihat data di atas, selama tiga bulan terdapat 10 kasus terjadinya stock out bahan kimia atau ratarata 3 kasus perbulan. Hal ini terjadi karena kurangnya perencanaan analisis sampel setiap bulannya oleh setiap bagian dan setiap analis, sehingga memungkinkan terjadinya pemakaian bahan kimia yang sama secara bersamaan yang dapat mengakibatkan bahan kimia tersebut stock out. Adapun Grafik dari jumlah memo peminjaman bahan kimia di laboratorium QC sebagai berikut : 30 20 10

Jumlah memo peminjaman

0 Sebelum perbaikan Sesudah perbaikan Gambar 10. Grafik penurunan jumlah memo peminjaman

3.7 Standardisasi Setelah dilakukan evaluasi, perbaikan-perbaikan yang dilakukan dapat meminimalkan terjadinya stock out bahan kimia di laboratorium R&D. Oleh karena itu, perlu dilakukan standardisasi perkerjaan agar stock out yang terjadi dapat diminimalkan. Proses

Standardisasi Proses dari bahan kimia datang ke laboratorium R&D sampai dilakukan pemesanan merupakan tugas dari PIC bahan kimia.

Pada proses pemakaian stock bahan kimia, analis wajib mengganti angka pada visual board sesuai jumlah stock yang ada. Analis harus melapor kepada PIC, jika terdapat angka kuning pada visual board. Jumlah stok pada visual board diperiksa kembali setiap hari oleh PIC bahan kimia. Selain itu, analis wajib mencatat jumlah sisa stock pada kartu stok.

Setiap bulan PIC bahan kimia melakukan pendataan kembali data pada kartu stok ke dalam lembaran stok bulanan untuk mengetahui waktu kadaluarsa (ED) dan waktu pemesanan kembali.

Selain itu, dibuat pula posedur tetap (protap) mengenai tata cara pemakaian visual board.

4. Simpulan dan Saran 4.1 Simpulan Setelah dilakukan perbaikan pada akar permasalahan melalui penerapan QCC, terjadi pengurangan frekuensi stock out bahan kimia di laboratorium Research and Development (R&D) sebesar 54,54 %. 4.2 Saran 1. Membuat Standard Oprational Procedur (SOP) yang baru apabila proses yang akan dikerjakan maupun proses perbaikan belum mendapatkan standar instruksi kerjanya. 2. Membuat schedule untuk analisis sampel setiap bulannya, sehingga kebutuhan bahan kimia dapat diketahui dan merupakan salah satu upaya dalam meminimalkan terjadinya stock out bahan kimia di laboratorium tersebut. 4.3 Study...