Project-planning-project-management-plan PDF

Preview

Summary

OMG IT & Management Consultants Menara BRI Lantai 13 | Jl. Asia Afrika, Bandung 40262 Proyek Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian PT. Multi Area Conindo Project Planning Penulis : Dhema Yunautama Tanggal : 12 Mei 2008 Revisi Terakhir :- Referensi Dokumen : Versi : 1.0 DOKUMEN KONTROL Daftar ...

Description

OMG IT & Management Consultants Menara BRI Lantai 13 | Jl. Asia Afrika, Bandung 40262

Proyek Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian PT. Multi Area Conindo Project Planning

Penulis Tanggal Revisi Terakhir Referensi Dokumen Versi

: Dhema Yunautama : 12 Mei 2008 :: : 1.0

DOKUMEN KONTROL Daftar Perbaikan Dokumen Tanggal

Penulis

Versi

13-05-2008

Dhema Yunautama

Versi 1.0

Referensi Project Definition versi 1.0

Mengetahui Nama Rudi Firman

Jabatan Pemilik Proyek

Tanda Tangan

RUANG LINGKUP (SCOPE) PROYEK Proyek Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian adalah proyek untuk membangun sistem informasi kepegawaian di sebuah perusahaan produsen alat permainan edukatif, yaitu PT. Multi Area Conindo. Sistem informasi yang akan dibangun tersebut diberi nama Sistem Informasi Kepegawaian. Sistem informasi tersebut harus dapat :      

Mengeluarkan daftar gaji pegawai Mencetak slip gaji pegawai Mencetak Data Induk Pegawai Melakukan absensi karyawan secara otomatis (menggunakan finger print) Mengeluarkan daftar absensi pegawai beserta jumlah jam kerjanya Mencetak absensi tiap pegawai yang digunakan sebagai laporan ke bagian SDM

Gaji yang diterima pegawai terdiri dari atas gaji pokok + tunjangan – potongan. Tunjangan meliputi : Tunjangan Jabatan, yang masing-masing berbeda untuk setiap jabatan. Tunjangan Istri/Suami, berdasarkan golongan. Tunjangan Anak, sampai dengan anak ke-3 dan berdasarkan golongan. Uang makan dan transportasi, berdasarkan golongan dan dikalikan dengan hari masuk kerja. Lembur, dihitung dengan mengalikan jumlah jam lembur dengan indeks lembur. Besarnya indeks lembur berbeda sesuai golongan. Bonus, besar total bonus diputuskan oleh Direktur dan dibagi merata pada seluruh karyawan. Potongan meliputi : Potongan koperasi, tergantung jumlah uang/barang yang dipinjam karyawan tersebut dari koperasi. Potongan Asuransi Kesehatan, besarnya tergantung golongan. Potongan Asuransi Jaminan Hari Tua (JHT), besarnya tergantung golongan. Absensi meliputi : Dilakukan 2 kali, jam masuk dan jam keluar. Dilakukan secara otomatis dengan menggunakan finger print.

TUJUAN PROYEK Tujuan Tujuan proyek ini adalah membangun sistem yang dapat memberikan informasi yang berkaitan dengan permasalahan kepegawaian khususnya permasalahan penggajian dan absensi pegawai perusahaan. Penyelesaian masalah gaji dan absensi pegawai dibuat secara otomatis oleh sistem. Dengan demikian akan memberikan kemudahan serta keuntungan, baik bagi perusahaan maupun pegawainya. Faktor Penentu Keberhasilan Berikut ini adalah beberapa faktor penentu keberhasilan proyek, yaitu :  Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen  Komitmen dan dukungan dari tim proyek  Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing – masing.  Kerjasama yang baik dari semua pihak yang sesuai dengan kompetensi masing-masing.  Kontinuitas pelaksanaan proyek (tanpa adanya interupsi)  Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek.  Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap.  Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai. Keuntungan yang diharapkan Ada beberapa keuntungan yang diharapkan dari pembangunan sistem informasi kepegawaian ini, di antaranya adalah : Dari sisi perusahaan :  Lebih mudah untuk melihat cash flow keuangan yang berkaitan dengan masalah penggajian.  Lebih mudah untuk melakukan monitor/pengawasan terhadap kinerja pegawai.  Dengan kinerja pegawai yang baik, maka secara otomatis akan meningkatkan produktivitas perusahaan.  Pertanggungjawaban perusahaan terhadap karyawan (dalam hal penggajian) akan lebih mudah. Dari sisi pegawai :  Lebih mudah untuk mengecek jumlah gaji yang diperolehnya.  Lebih nyaman, karena sistem secara otomatis mencetak slip gaji dengan semua perhitungan yang telah ditentukan oleh perusahaan.  Lebih mudah melakukan absensi (masuk/keluar) jam kerja, cukup dengan menempelkan jari, maka absensi sudah tercatat di sistem.  Pembuatan laporan absensi bulanan ke pihak SDM akan lebih mudah, yaitu tinggal mencetak/menge-print laporan absensi pegawai yang bersangkutan.

JADWAL PROYEK Untuk mengerjakan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian ini diperlukan waktu 80 hari kerja (untuk membangun sistem) ditambah 20 hari kerja (untuk maintenance/perawatan sistem) ditambah 15 hari (untuk persediaan waktu tambahan perubahan pekerjaan dan meeting). Total waktu yang disediakan untuk melakukan pembangunan proyek ini, dari mulai pembukaan proyek sampai dengan penutupan proyek adalah 115 hari kerja. Adapun rincian lengkap kegiatan proyek tersebut, beserta durasi waktu yang diperlukan adalah sebagai berikut. Durasi (Hari Kerja)

Mulai

Selesai

Analisis dan Desain Sistem

9

15-05-08

29-05-08

1.1

Menganalisis Sistem Kepegawaian dengan melakukan wawancara kepada pihak yang ditunjuk.

2

15-05-08

16-05-08

1.2

Membuat Statement of Purpose, Event List dan Context Diagram.

1

21-05-08

21-05-08

1.3

Membuat Data Flow Diagram, (DFD) Levelled

1

22-05-08

22-05-08

1.4

Membuat Kamus Data

1

23-05-08

23-05-08

1.5

Membuat Process Spesification

1

26-05-08

26-05-08

1.6

Membuat Entity Relationship Diagram (ERD)

1

27-05-08

27-05-08

1.7

Dokumentasi Analisa & Desain Sistem

2

28-05-08

29-05-08

2.

Desain Aplikasi

7

30-05-08

9-06-08

2.1

Membuat Desain Menu Aplikasi + Form Entri

2

30-05-08

2-06-08

2.2

Membuat Desain Report + Form Report.

2

3-05-08

4-06-08

2.3

Dokumentasi Desain Aplikasi

3

5-06-08

9-06-08

3.

Programming

55

10-06-08

27-08-08

3.1

Programming (Back End & Front End)

50

10-06-08

20-08-08

3.2

Dokumentasi program (Front End & Back End).

5

21-08-08

27-08-08

4.

Testing Program

5

21-08-08

27-08-08

4.1

Melakukan test terhadap program

2

21-08-08

22-08-08

No

Deskripsi Tugas / Pekerjaan (Task)

1.

4.2

Memberikan catatan list perbaikan

1

25-08-08

25-08-08

4.3

Dokumentasi testing program

2

26-08-08

27-08-08

5.

Instalasi Program

2

28-08-08

29-08-08

5.1

Setting infrastruktur dan software pendukung

1

28-08-08

28-08-08

5.2

Instalasi program ke komputer user

1

29-08-08

29-08-08

6.

Training User / SDM

2

1-09-08

209-08

6.1

Melakukan pelatihan kepada user

2

1-09-08

2-09-08

7.

Dokumentasi

70

30-05-08

12-09-08

7.1

Desain Spek Sistem

15

30-05-08

19-06-08

7.2

Dokumentasi SOP

10

20-06-08

3-07-08

7.3

Dokumentasi Administrasi Proyek

8

4-07-08

7.4

User & Admin Manual + Dokumen Program

25

22-07-08

27-08-08

7.5

Dokumen Manajemen Proyek

12

28-08-08

12-09-08

8.

Maintenance

20

8.1

Pemeliharaan & Perbaikan Sistem

20

3-09-08

7-10-08

9.

Administrasi

80

14-05-08

2-09-08

9.1

Melakukan Administrasi Proyek & mendokumentasikannya

80

14-05-08

2-09-08

3-09-08

15-07-08

7-10-08

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Berikut ini adalah Struktur Organisasi Proyek Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian PT. Multi Area Conindo, sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang pembuatan alat-alat permainan edukatif.

DIREKTUR Otto Murraya, Drs., MM.

PROJECT OWNER Rudi Firman, S.T., M.T.

PROJECT MANAGER Dhema Yunautama, S.T.

SYSTEM ANALYST Anggia Meisesari, S.T.

DESAINER Andy Prasetyo, S.T.

PROGRAMMER Andrias Hardinata, S.T. Yahya Fitriansyah, S.T. Sandy Sultan, S.T. Zaenal Arifin, S.T.

TESTER Andy Victor, S.T.

DOCUMENTATOR Nining Yulianingsih, S.T.

ADMINISTRATOR Serli Marlina, S.E.

Peran dan Tanggung Jawab Peran dan tanggung jawab masing-masing personal atau kelompok dengan mengacu pada Form Penugasan Tim Proyek (Project Team Assignment) sebagai berikut : Project Manager/Manajer Proyek :  Membuat rencana kerja proyek.  Menugaskan pekerjaan ke anggota tim proyek.  Memonitor jalannya proyek dan kerja tim proyek.  Bertanggung jawab atas keberhasilan eksekusi proyek.  Memastikan proyek dapat berjalan dengan sukses sesuai dengan jadwal dan ruang lingkup yang disetujui.  Mengadakan meeting proyek secara berkala untuk menangani permintaan perubahan.  Membuat progress report.  Menjembatani penganalisa sistem dengan desainer sehingga anatara hasil analisa sistem dan bentuk desain aplikasi sesuai dengan yang diharapkan.  Menjembatani desainer dengan programmer sehingga desain baru yang dibuat tidak menyulitkan tim programmer dalam membuat program.  Melaporkan setiap kemajuan proyek hasil dan hasil akhir proyek kepada pemilik proyek.  Membuat dokumentasi manajemen proyek yang dibantu oleh administrator. System Analyst/Penganalisis Sistem :  Melakukan analisis sistem yang akan dibangun dengan cara wawancara dengan pihak yang ditunjuk.  Membuat Statement of Purpose.  Membuat Context Diagram.  Membuat DFD Levelled.  Membuat Process Specification.  Membuat ERD  Membuat Kamus Data.  Melaporkan hasil pekerjaan kepada manajer proyek.  Berdiskusi dengan manajer proyek mengenai langkah-langkahj yang harus ditempuh untuk menyelesaikan proyek sesuai dengan perencanaan manajemen proyek (project management plan).  Berdiskusi dengan desainer aplikasi untuk menentukan desain aplikasi sesuai dengan yang diinginkan.  Membuat dokumentasi analisa & desain sistem dibantu dokumentator. Desainer :  Membuat desain aplikasi (bentuk menu aplikasi, bentuk form, bentuk report, dll.)  Berdiskusi dengan penganalisis sistem tentang desain aplikasi agar sesuai dengan yang diharapkan.  Berdiskusi dengan programmer tentang maksud bentuk desain aplikasi yang dibuat.  Membuat dokumentasi desain aplikasi dibantu oleh dokumentator. Programmer :  Membuat program aplikasi sesuai dengan hasil analisa & desain yang ditentukan.

    

Berdiskusi dengan desain aplikasi dan analisis agar program yang dibuatnya sesuai dengan yang telah ditentukan. Memberi usulan pada desainer dan penganalisa sistem (system analyst) bila memang diperlukan. Mengajukan pertanyaan kepada desainer dan system analyst apabila memang ada hal-hal yang kurang jelas. Memperbaiki program berdasarkan hasil investigasi. Membuat dokumentasi program dibantu oleh dokumentator.

Tester :  Melakukan test terhadap program aplikasi yang telah dibuat.  Membuat list tentang hal-hal yang masih perlu diperbaiki.  Memberi rekomendasi maupun usulan tentang solusi permasalahan yang dihadapi.  Membuat dokumentasi tentnag hasil testing terhadap program aplikasi. Dokumentator :  Membuat Dokumentasi Sistem (Desain Spesifikasi Sistem), berkoordinasi dengan system analyst, designer dan programmer.  Membuat Dokumentasi SOP, berkoordinasi dengan system analyst, pihak counter part/pihak yang ditunjuk untuk memberikan keterangan mengenai sistem yang akan dibangun.  Mendokumentasikan manajemen proyek yang telah dibuat oleh manajer proyek bersama administrator.  Bekerja sama dengan administrator untuk membuat dokumentasi administrasi proyek. Administrator :  Melaksanakan administrasi proyek dari awal hingga akhir proyek.  Membantu manajer proyek dalam membuat dokumen manajemen proyek.  Mendokumentasikan arsip-arsip yang berkaitan dengan administrasi proyek dan berkoordinasi dengan dokumentator.

MANAJEMEN KOMUNIKASI Perencanaan Komunikasi Perencanaan komunikasi menjabarkan kebutuhan komunikasi reguler antar anggota tim yang terlibat dalam pengerjaan proyek Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian. Komunikasi tidak harus dilakukan secara formal saja, komunikasi bisa dilakukan secara terbuka dan informal untuk mefasilitasi transfer pengetahuan (knowledge transfer) antar semua pihak yang terlibat/berkepentingan. Untuk perencanaan komunikasi yang bersifat formal, akan dicantumkan pada lampiran “A: Perencanaan Komunikasi (Communication Plan)” yang menggambarkan komunikasi reguler yang dianggap penting untuk memastikan adanya informasi yang tepat, keterlibatan, dukungan dan manajemen proyek yang efektif.

Persiapan Pertemuan 

    

Mendistribusikan agenda meeting, selambat-lambatnya sehari sebelumnya. Pembahasan topik berdasarkan urutan kepentingan dimulai dengan topik yang mudah dan setiap topik diberikan alokasi waktu. Mendistribusikan materi meeting, agenda, serta informasi lokasi dan waktu. Setiap anggota tim proyek bertanggung jawab untuk melakukan persiapan, hadir dan berpartisipasi aktif dalam meeting. Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan meeting dapat berjalan pada jalurnya dan efektif, sehingga tujuan meeting dapat dicapai. Pemimpin meeting akan menunjuk seorang notulis untuk membuat dokumentasi meeting dan mendistribusikannya dengan tepat. Meeting paling sedikit membahas topik berikut :  Kemajuan proyek  Aktivitas yang akan segera dilakukan  Pembahasan ulang kontrol perubahan (change review)

MANAJEMEN PERUBAHAN Dalam perjalanan suatu proyek, hampir selalu ada suatu permintaan perubahan. Untuk mengantisipasi akan hal tersebut, maka perlu disusun suatu prosedur. Prosedur untuk mengontrol perubahan dalam suatu proyek sering disebut dengan Prosedur Kontrol Perubahan (Changes Control Procedure)

Prosedur Kontrol Perubahan   

Setiap modifikasi yang telah disetujui, ataupun perubahan pada jadwal dan biaya proyek harus mengacu pada prosedur berikut. Pengajuan perubahan dapat berasal dari setiap anggota tim apabila diperlukan, terutama untuk perubahan yang akan mempengaruhi jadwal dan ruang lingkup kerja. Persetujuan pada Form Permintaan Perubahan / Changes Request Form (CRF) menunjukkan persetujuan terhadap perubahan pada jadwal.

Pengajuan Perubahan   

Suatu perubahan dapat diajukan ke manajer proyek melalui komunikasi formal (meeting reguler) ataupuan non-formal (melalui bentuk komunikasi lainnya). Mengisi Form Permintaan Perubahan (CRF) – (lihat Lampiran B.1) – untuk diajukan sebagai usulan perubahan. Catat CRF pada Catatan Permintaan Perubahan – (lihat Lampiran B.2).

Monitor Perubahan   

Apabila Form Permintaan Perubahan telah disetujui, pekerjaan dapat dimulai. Manajer proyek akan mengubah jadwal proyek atau rencana kerja untuk mengakomodasi perubahan yang telah disetujui dan mempresentasikannya dalam meeting kemajuan proyek untuk disetujui. Kemajuan dalam kontrol perubahan akan dilaporkan dalam meeting proyek. Project Manager harus menanda tangani Form Permintaan Perubahan apabila perubahan telah diselesaikan.

LAMPIRAN A : PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN) 1. Pertemuan/Rapat (Meeting) JENIS PERTEMUAN

AGENDA

WAKTU

PENANGGUNG

PARTISIPAN

MASUKAN

KELUARAN

JAWAB

Manajemen Pertemuan Pembukaan

-

Membahas rencana kerja dengan mengacu kepada Perencanaan Manajemen Proyek (Project Management Plan)

Sekali, saat eksekusi proyek pertama kali

Manajer Proyek

Seluruh anggota tim proyek

1.

Perencanaan Manajemen Proyek

-

Pertemuan Tim Proyek

-

Membahas/review status dan kemajuan proyek dengan mengacu ke Perencanaan Manajemen Proyek Membahas rencana kerja berikutnya dengan mengacu kepada Perencanaan Manajemen Proyek Memantau & Mengontrol perubahan yang terjadi Me-review Rencana Kerja (Action Plan) yang telah dilakukan

Regular

Manajer Proyek

Seluruh anggota tim proyek

1.

-

Transfer Pengetahuan Membahas serah terima proyek

Sekali menjelang penutupan proyek

Perencanaan Manajemen Proyek Laporan Kemajuan Kerja (Project Progress Report) & kelengkapannya : Form / Catatan Permintaan Perubahan Rencana Kerja Laporan Kemjauan Kerja

-

-

Pertemuan Penutupan

-

2.

Manajer Proyek

Seluruh anggota tim

1. 2.

-

-

-

Catatan Pertemuan (MoM) & Rencana Kerja MoM & Rencana Kerja Laporan Kemajuan Kerja yang disetujui

MoM & Rencana Kerja Rencana Kerja yang

diperbaharui

2. Pelaporan (Reporting) JENIS PELAPORAN Laporan Kemajuan Proyek (Project Progress Report)

ITEM

Catatan Pertemuan (Minutes of Meeting)

PENANGGUNG

DISTRIBUSI

MASUKAN

KELUARAN

JAWAB Status Work Progress Detail/Achievement Deliverable & Milestone Daftar permintaan Perubahan

Mingguan, setiap hari Senin

Mingguan, dikirim minimal satu hari sebelum Pertemuan tim proyek

Manajer Proyek

Seluruh anggota tim

-

Undangan Pertemuan Usulan Acara / Agenda Pekerjaan yang belum Diselesaikan dan Permintaan Perubahan Laporan status aktivitas

-

Agenda Isu yang dibahas Rencana Kerja, tanggal target

Setiap pertemuan (regular, adhoc)

Manajer Proyek & Tim

Pihak – pihak terkait & peserta pertemuan / rapat

-

Status Acara / Agenda Pertemuan (Status Meeting Agenda)

WAKTU

-

Manajer Proyek

Seluruh anggota tim proyek

Tim Rapat Form Permintaan Perubahan Daftar Permintaan Perubahan

Laporan Kemajuan Proyek (Project Progress Report)

-

Tim Rapat Form/Catatan Permintaan Perubahan

Status Acara Pertemuan (Status Meeting Agenda)

-

Pertemuan / Rapat

Catatan Rapat (MoM) & Rencana Kerja

-

-

Dibuat Oleh

Disetujui oleh

Nama

:

Dhema Yunautama

Nama

:

Rudi Firman

Jabatan

:

Manajer proyek

Jabatan

:

Pemilik Proyek

Tanggal

:

12 Mei 2008

Tanggal

:

LAMPIRAN B: 1. Form Permintaan Perubahan (Changes Request Form) FORMULIR P...