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RAGGIUNGERE L’ECCELLENZA CON LA BUSINESS INTELLIGENCE: ORACLE HYPERION SYSTEM PER DUCATI MOTOR

Sunto: Il Paper di seguito riportato illustra come l’implementazione di un sistema di Business Intelligence per la raccolta del patrimonio dati di una azienda, possa aiutare ad incrementare la sua efficienza e essere di supporto per le decisioni strategiche. Nello specifico viene introdotto il mondo complesso del sistema informativo di Business Intelligence e la sua applicazione, soprattutto per quel che concerne l’elaborazione dei report aziendali, e il relativo confronto con i vecchi sistemi di reportistica. Il confronto viene anche descritto a livello risorse umane, ovvero l’evoluzione che affronta un team di lavoratori a seguito dell’implementazione di un sistema di BI, gli svantaggi del prima, sostituiti dai vantaggi del dopo, ma non solo, anche le difficoltà che tutt’ora permangono nell’accettare il nuovo sistema. Il caso affrontato, riguarda l’implementazione del sistema Oracle Hyperion System in Ducati Motor, famosa soprattutto per i suoi sistemi tecnologici con cui affronta la vita aziendale sia dal punto di vista della produzione che della gestione.

A cura di: Eva Montanari Matricola: 197 000

In di ce Indi dice 1. Contesto ............................................................................................2 1.1

Ducati nel mercato oggi ............................................................2

2. La Business Intelligence................................................................... 2 2.1 Data Processing .........................................................................3 2.2

Aree di applicazione..................................................................3

2.3 Scopi e benefici .........................................................................4 2.4 Reperimento dati .......................................................................4 2.5

La documentazione dei dati .......................................................4

3. Costruzione dei report e inefficienze del sistema di reporting tradizionale ........................................................................................5 3.1 Implicazioni ricorrenti sui lavoratori ..........................................6 3.2 Ruoli e composizione del team work aziendale .........................6 3.3 Benefici a livello business ..........................................................6 3.4 Benefici intangibili .....................................................................7 4. Il mercato dei motori e la Business Intelligence .............................7 5. Passion and performance, raggiungere l’eccellenza gestionale con la BI: Oracle Hyperion System ........................................................8 5.1 Le testimonianze: il sistema ieri e oggi ......................................9 5.2 La Resistenza al cambiamento .................................................12 Bibliografia e sitografia ...........................................................................15 1

1. CONTESTO “Ducati costruisce emozioni” nell’immediato nel sito ufficiale di Ducati Motor, una delle aziende che produce tra i migliori motoveicoli del mondo, orgoglio Made in Italy, la cui ricetta si fonda su tre ingredienti essenziali: la tecnica raffinata, il design inconfondibile, e soprattutto la passione, caratteristica fondamentale che accomuna tutto il personale Ducati, la passione in questa azienda è sinonimo di qualità in oltre 60 paesi in tutto il mondo, la quale si combina all’efficienza della tecnica usata in ogni settore dell’impresa, soprattutto la gestione aziendale, del personale e dei sistemi informativi. “Ducati è un sogno nato a Bologna nel 1926”, Nel 1935, a Borgo Panigale, consolida il suo destino, passione ed eccellenza italiana si sono fuse per dar vita ad una delle aziende più all’avanguardia del nostro Paese. [www.ducati.it]

1.1 DUCATI NEL MERCATO OGGI All’interno del gruppo Ducati vi sono due stabilimenti produttivi: Ducati Motor Holding (DMH) con sede a Borgo Panigale, e Ducati Motor Thailand (DMT). Nella sede di Borgo Panigale le moto vengono quasi del tutto completate fatta eccezione per alcune componenti come che sono montate solo successivamente in un altro magazzino sempre in Emilia Romagna, dove vengono ultimate per poi essere imballate e spedite a filiali e importatori vari nel mondo. I dealer Ducati sono moltissimi, dove vi è il maggior numero di dealer sono state costruite filiali per poterli monitorare al meglio, attualmente sono 12: Ducati North America, Brasile, Svizzera, Germania, Ducati Western Europe, India, Giappone, Ducati North Europe, Messico, Canada, UK, Ducati Motor Thailand. Nei paesi in cui non ci sono le filiali come a Spagna, Austria, Australia eccetera, la vendita ai dealer avviene attraverso l’intermediazione di importatori, considerati normali clienti nel flusso logistico Ducati. Per i contatti con i dealer si utilizza il DCS (Dealer Comunication System), un portale web tramite il quale un concessionario può effettuare, modificare e vedere a che punto è la preparazione dei propri ordini siano essi relativi a moto o ad accessori. [Lucchetta, 2015]

2. LA BUSINESS INTELLIGENCE Per business Intelligence si intende un sistema di raccolta del patrimonio dati di un’azienda, riguarda modelli, metodi, processi, persone e strumenti che rendono possibile la raccolta regolare ed organizzata del patrimonio dati generato da un’azienda. Inoltre attraverso elaborazioni, analisi o aggregazioni, ne permettono la trasformazione in informazioni, la loro conservazione, 2

reperibilità e presentazione in una forma semplice, flessibile ed efficace, tale da costituire un supporto alle decisioni strategiche, tattiche ed operative. [Rezzani, www.dataskills.it] L’espressione è stata coniata nel 1958 da Hans Peter Luhn, un ricercatore e inventore tedesco, mentre operava in IBM. [Contributori di Wikipedia, Business Intelligence, 2017]

2.1 DATA PROCESSING Nella Business Intelligence le fasi di raccolta, integrazione, pulizia e validazione dei dati, oltre che le procedure di aggregazione e parte dei calcoli analitici sono svolte in maniera automatica; sarebbe impensabile, infatti, processare manualmente la mole enorme di dati che, per alcune aziende, descrivono l’attività giornaliera: per esempio, per una azienda bancaria potrebbero esserci milioni di movimenti di conto corrente ogni giorno; oppure per una grossa catena della grande distribuzione, potrebbero essere centinaia di migliaia gli scontrini battuti in una singola giornata. La BI rappresenta l’evoluzione verso una gestione sempre più efficace e strategica delle informazioni, il contesto in cui operano le organizzazioni, le risorse umane e tecnologiche a disposizione, combinate all’apertura verso l’innovazione hanno determinato un processo evolutivo del sistema informativo aziendale. Dapprima si crea un database, per raccogliere la gran mole di dati con cui le organizzazioni hanno a che fare, successivamente si rendono a disposizione del processo decisionale aziendale i dati archiviati al fine di costruire un “Data Warehouse”, sorta di grande magazzino integrato di dati aziendali predisposti in modo funzionale per poterli condividere e riutilizzare in vari processi, organizzando i dati in modo strutturato, è possibile tramite gli strumenti di BI, analizzare le performance aziendali, prevedere quelle future e presentare i risultati alla direzione, la quale sfrutterà i dati per operazioni di decision making importanti per l’impresa. La massima prestazione del sistema informativo si raggiunge con l’utilizzo di Internet ed altri canali elettronici, massimizzando condivisione e riutilizzo delle informazioni da parte degli users. La BI inizialmente veniva utilizzata soprattutto da professionisti dell’IT addetti ad analisi e report per utenti di business, in seguito anche i business executives hanno iniziato ad utilizzare i software BI. Si utilizzano principalmente per applicazioni di analisi e visualizzazione dati, per poter utilizzare grafici, tabelle, tool per dashboard. [Lucchetta, 2015]

2.2 AREE DI APPLICAZIONE Le aree di interesse in cui si possono inserire sistemi di business intelligence sono molteplici, sia che si tratti di ambiti economici che aziendali, per esempio:

3

CRM: analisi clientela, prodotti, comparazione su periodi temporali diversi; CONTROLLO DI GESTIONE: analisi margini, conti economici e comparazione su periodi temporali diversi; VENDITE: analisi del venduto per zona e comparazione per zone e periodi diversi; HUMAN RESOURCES: ore di lavoro, costi orari, costi per zona, unità organizzativa, gestione dipendenti, tutto comparato su periodi temporali diversi. [Rezzani, www.dataskills.it]

2.3 SCOPI E BENEFICI Il principale vantaggio della BI risiede nel miglioramento delle performance aziendali: 

migliore capacità analitica e conoscenza del business



maggior velocità di reazione agli eventi



maggior efficacia negli interventi

Con un buono studio e analisi si può anche evidenziare cosa rende questo sistema necessario all’interno di una azienda e quali implicazioni si creerebbero nel caso del suo non utilizzo. Solitamente si tiene conto di 3 variabili fondamentali: 

il reperimento dei dati



la conoscenza dei dati e la loro documentazione



la costruzione dei report

2.4 REPERIMENTO DATI I dati aziendali sono archiviati in database implementati con tecnologie diverse come SQL Server, Oracle, Minframe, MySQL, Access. Questo rende l’operazione di interrogazione molto complessa, poichè si richiede conoscenza esperta della tecnologia specifica e del disegno di ognuna delle basi di dati, ancor più complesso nel caso in cui siano sparsi vari fogli di calcolo da dover analizzare. Avere più basi di dati inoltre crea il problema della ridondanza dei dati, queste basi su cui poggiano software gestionali usati tipicamente in azienda, non sono create per favorire processi di interrogazione e aggregazione, ma solo modifiche dei dati. [Lucchetta, 2015]

2.5 LA DOCUMENTAZIONE DEI DATI Spesso la conoscenza dei dati può essere frammentata e suddivisa tra il personale con scarsa interazione, questo può causare problemi di interpretazione dei dati e portare a una creazione di report inconsistenti, il cui utilizzo da parte del management può dar luogo a decisioni poco confacenti e non ottimali, questo problema potrebbe essere aggirato utilizzando le basi di dati, ma in molti casi sono insufficienti, non aggiornate o addirittura assenti. [Lucchetta, 2015] 4

Conoscenza e documentazione sono passaggi fondamentali della BI, la comprensione dei dati e il loro profiling sono condizioni necessarie per la costruzione del Data Warehouse, ovvero una raccolta dati “integrata, orientata al soggetto, variabile nel tempo e non volatile” di supporto ai processi decisionali, l’integrazione è la principale caratteristica del DW rispetto ad altri sistemi di supporto alle decisioni. [Contributori di Wikipedia, Data Warehouse, 2018]

3. COSTRUZIONE DI REPORT E INEFFICIENZE DEL SISTEMA DI REPORTING TRADIZIONALE Prima del sistema di Data Warehousing, le informazioni venivano rese accessibili attraverso report molto statici, costosi da produrre e spesso obsoleti una volta arrivati agli users, per questo talvolta le organizzazioni si basavano più sull’intuito manageriale che sui dati stessi per mettere a fuoco l’andamento dell’impresa e attuare processi di decision making. Il primo passo per la costruzione di un report è la raccolta dati e la loro conoscenza, senza un sistema BI ci si ritrova ad analizzare dati frammentati, incompleti, non validati, con disegno orientato alle attività operativa. Dall’avvento della digital age, caratterizzata dall’introduzione di computer e tecnologie a trasmissione veloce dei dati, le aziende hanno conquistato sempre più controllo sulle proprie dinamiche interne grazie a tecniche più efficaci ed evolute di analisi dei dati aumentando in questo modo la loro posizione nel mercato e il vantaggio competitivo. Il passaggio da un’era più “analogica” ad una “più digital” ha evidenziato alcuni deficit del sistema di reporting tradizionale, come:



Stabilità: ogni settore economico è attraversato da turbolenze, il settore è sempre più dinamico e rappresentare mediante reporting statico è difficile.



Incapacità di sintetizzare i fattori critici di successo: come qualità, servizio, innovazione, time to market, HR, competitività, focus sui risultati economici.



Enfasi eccessiva sul breve periodo: rende la capacità interpretativa dell’azienda non sufficiente, questo influenza le performance future.



Gestione settoriale: troppa attenzione alle singole unità organizzative trascurando le interazioni che legano le unità stesse, serve una visione, invece, anche di insieme.



Sistema solo per poche persone: comporta valutazioni incomplete e tardive.

Costruire un buon report, contando tutte le variabili sopra citate è un processo complicato e costoso, sia in termini di tempo che di energie, la questione più dispendiosa è sicuramente l’identificazione 5

dei dati, la loro pulizia e sintetizzazione e uniformazione, operazioni da compiere ogni qual volta si implementi un nuovo report ma non solo, vale anche per cambiamenti alle basi dati sorgente. [Lucchetta, 2015]

3.1 IMPLICAZIONI RICORRENTI SUI LAVORATORI Queste variabili influiscono molto sulle risorse umane, è facile riscontrare stress, malumore, soprattutto, i livelli sono alti, per chi si ritrova a dover prendere decisioni importanti, per chi trova difficoltoso ottenere dati necessari per supportare le decisioni stesse. Un altro problema si riscontra nell’accesso ai database, pur contenendo una grande mole di dati, non li rendono fruibili in modo agevole agli utenti finali, difficoltà quindi nel reperire solo i dati utili, nell’insieme confusionario non servono al management. Inoltre, vi è estrema difficoltà ad analizzare i dati secondo diverse prospettive, il management vorrebbe manipolarli e adattarli in ogni modo possibile ma ciò che hanno sono meri report statici capaci di rispondere alle sole esigenze analitiche. [Lucchetta, 2015] I benefici di una buona implementazione di sistemi di BI si vedono anche qui, portano all’azienda un miglioramento in termini di performance aziendali, generando vantaggi di tipo economico e riduzione e eliminazione costi (anche energetici e di risorse), incremento di ricavi, inoltre, la possibilità di lavorare in un ambiente che adopera tecnologie più flessibili e smart, aumenta l’efficienza operativa dei lavoratori, quindi anche la produttività degli utenti della BI.

3.2 RUOLI E COMPOSIZIONE DEL TEAMWORK AZIENDALE La composizione del team è un ingrediente fondamentale per la ricetta del successo per ogni organizzazione e soprattutto nei progetti per la BI. Ogni organizzazione ha un grado di complessità differente che dipende sia dal contesto che dal settore, oltre che, dalla maturità della stessa azienda e dalla sua cultura organizzativa. Al giorno d’oggi un team è composto anche da ruoli molto flessibili, che porta a ricoprire anche varie tipologie di mansioni. Un team efficiente solitamente è composto da un numero esiguo di persone che lavorano a brevi cicli, questo serve affinché ad ogni piccolo risultato arrivi il feedback di business users e stakeholders, quasi in tempo reale e senza aspettare lunghe tempistiche. Solitamente il team è diretto dal reparto dell’IT o dal business (oltre che ovviamente dall’area di riferimento). [Lucchetta, 2015]

3.3 BENEFICI A LIVELLO BUSINESS Una buona BI in azienda permette, quindi anche di: 

identificare i clienti più redditizi 6



ottimizzare le politiche di prezzo



avere maggiori ricavi



aumentare il livello del servizio



informazioni più accurate e tempestive



migliore visione dell’intero processo, dall’ordine all’incasso



maggior tempo da dedicare al customer management e alle iniziative di crescita



visione più chiara dei costi da sostenere



riduzione degli sforzi del marketing



riduzione costi dovuti a correzione errori



ottimizzazione magazzino



riallocazione risorse lavorative



accesso più veloce alle informazioni quindi riduzione dei tempi di analisi



più qualità dei dati quindi meno errori



reportistica come servizio aggiuntivo al cliente

[Rezzani, www.dataskills.it]

3.4 BENEFICI INTANGIBILI Di uguale importanza esistono benefici difficilmente misurabili denominati “intangibili” che aumentano la performance aziendale e delle risorse umane, come per esempio un miglior servizio ai clienti, più completo e semplice, miglioramento delle relazioni pubbliche e della comunicazione aziendale, migliore vision aziendale e miglioramento della percezione dell’azienda da parte di clienti, azionisti ed esterni in generale, aumento dell’efficacia competitiva e del piazzamento sul mercato. [Lucchetta, 2015]

4. IL MERCATO DEI MOTORI E LA BUSINESS INTELLIGENCE La BI è uno strumento molto utilizzato ed efficiente nel mercato automotive e quindi anche in quello delle moto, per rispondere alle esigenze sempre nuove e personalizzate dei clienti e per accrescere la visibilità finanziaria sulle performance di business. Il mercato in questo ambito è molto competitivo quindi è essenziale saper maneggiare tutte le varie leve del business per avere successo, la crisi economica non ha aiutato ed ha aumentato le pressioni sul margine di profitto, cosa che è anche ricaduta sul personale in termini di stress e quantità del lavoro. La risposta a tutto questo è stata anche la globalizzazione delle supply chain, la ricerca di maggiore efficienza ma con costi contenuti. [Lucchetta, 2015] 7

Devono rispondere ad una domanda di prodotti sempre più innovativi per clienti sofisticati, devono tener conto della personalizzazione del prodotto, sinonimo di qualità e ricercatezza, gestire nel miglior modo il magazzino e le sue giacenze, avere un ottimo servizio anche post vendita. Ducati è una fabbrica viva, che si modifica per adattarsi alle esigenze nascenti. La BI aiuta anche su questo fronte, generando soluzioni mirate per le sfide di business, come l’accelerazione del time-to- market per i nuovi prodotti e per stimolare continuamente la domanda, per questo è necessario in tal senso, aggiornare in tempo reale le informazioni sui clienti, fornitori, competitors, qualità, sviluppo prodotti, piani produzione etc. La motivazione delle persone è migliorata grazie anche a queste implementazioni, che fanno parte di un progresso tecnologico chiamato 4.0, il coinvolgimento ha portato a benefici tangibili importanti: “la persona deve far fruttare l’investimento in tecnologia” - Mario Morgese, direttore relazioni industriali. Quel che interessa maggiormente alle aziende di motori, sono le soluzioni offerte della BI per: 

accelerare innovazione dei prodotti



migliorare qualità e tempi per le decisioni di business



maggior fruibilità delle informazioni e miglioramento collaborazione su tutti i livelli della supply chain



minimizzazione dei disturbi alla produzione



migliore gestione dei rischi



riduzione costi a maggior qualità

Ovviamente, come già citato, la BI permette di migliorare le performance di business, quel che interessa di più in una azienda di automotive è certamente quel che riguarda la riduzione degli sprechi e dei costi, guida all’innovazione ...