Resume n clase 5 8 horas fafes 13453g d PDF

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SUBSISTEMA DE VENTAS

Este subsistema cubre las actividades de la función de comercialización tales como: venta y promoción de productos o servicios; investigación de mercados; en algunos casos, cierta responsabilidad en el desarrollo de nuevos productos. Comprende una serie de operaciones mediante las cuales la empresa llega a sus compradores, consumidores finales o sus canales de distribución para colocar sus productos y servicios.

 ALCANCE:

Desde la solicitud del cliente y recepción del pedido



Hasta la entrega del bien o la presentación del servicio y la registración en los libros de la empresa, pasando previamente por el control de pedidos y del crédito, así como la facturación.

Peter Drucker, en el análisis de las actividades en una organización, considera las ventas y todo el trabajo necesario para ejecutar una labor comercial sistemática y organizada, como actividades que aportan directamente ingresos, entre las actividades que producen resultados. Henry Mintzberg ubica la función ventas en el núcleo operativo considerándolo el centro de toda la organización, la parte que produce los ingresos necesarios para mantenerla viva.

Separación de funciones: Ningún sector o funcionario deberá tener a su cargo más de una de las siguientes:  Realización y aprobación de la venta  Aprobación de los créditos  Despacho de la mercadería  Facturación de la venta  Cobranza de la venta  Registración de las operaciones efectuadas

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NORMAS ESPECIFICAS DE CONTROL INTERNO.  Separación de funciones: -

El vendedor no debe tener acceso a registros de stock y de ctas.de clientes. (evitar que el vendedor intervenga en el circuito de control.)

-

la venta debe separarse de la concesión del crédito.( evitar que no se otorguen créditos a clientes que pueden ser insolventes o resultar morosos)

-

ventas separada de facturación (facturación controla los precios que venta coloca en la nota de pedido y aplica los precios oficiales al confeccionar la factura)

 Aprobación de la venta: -

Deben fijarse políticas –por escrito - referentes a condiciones de venta, otorgamiento de créditos, determinación de precios.

-

Tiene que estar a cargo de un funcionario responsable de créditos que conoce: 1. el saldo de la deuda del cliente

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2. las notas de pedidos ya aprobadas pero no registradas 3. el importe de la nota de pedido.  Bonificaciones: -

Autorizadas por un funcionario que tenga atribuciones necesarias según su nivel jerárquico.

-

Se puede autorizar al vendedor a aplicar un % de bonificación s/ montos preestablecidos. Si lo excede tiene que pedir autorización al jefe vtas.

 Movimiento de bienes: -

La circulación de las mercs. tendrá que estar respaldada por comprobante firmado por el responsable del sector que recibe: Cuando Despacho recibe mercs. de almacenes, debe firmar el remito correspondiente para que le quede como constancia a Almacenes. El repartidor le firmará a Despacho, y el cliente conformará el remito al repartidor. El remito detallará cantidad y calidad de las mers. entregadas.

 Documentación: -

Notas de pedido, remitos y facturas estarán prenumeradas. Se archivarán por orden numérico, y en el caso de que se anulen, se conservarán todos los ejemplares del documento juntos ( obligatorio x res. de la AFIPDGI). Habrá un responsable para el control de la correlatividad de la documentación.

 Control de la facturación: -

Por un sector ajeno a Almacenes y a Facturación efectúe el control cruzado, correlacionando remitos y facturas y, asimismo, realice comprobaciones selectivas sobre cálculos y precios. Contaduría sería el sector más apropiado.

DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO

Módulo 1 : Recepción del pedido Es el requerimiento (x bienes o serv de la empresa ) captado por el vendedor mediante una Nota de Pedido (NP) > será valorizado en Administración de Ventas ( si no lo hizo el vendedor ), con las condiciones de venta vigentes. 4

Administración de Ventas realiza el Control Formal : 1. verificación de la E del cliente en registros de la empresa. 2. corrección de precios aplicados (códig coincidentes, cond. de pagos, plazos enrtega, gtías.,etc.) Este módulo implica varias decisiones previas para establecer las condiciones de venta, los requisitos necesarios para el otorgamiento de bonificaciones y la determinación de los plazos de entrega.Nota de pedido o de venta o pedido (NP): comprobante que emite la parte vendedora al recibir los pedidos o encargos verbales de cantidad, calidad, códigos y precio de mercaderías o servicios solicitados por el cliente, con sus correspondientes condiciones de pago, lugar y fecha de entrega.Cantidad de copias :

Aprobación formal del pedido: su objetivo es asegurar que las ventas se realicen dentro de los lineamientos definidos por la Direccion de la empresa a clientes específicamente reconocidos como tales. Inconvenientes comunes: 

Rechazo de pedidos por motivo de “cliente inexistente”: ----asegurase de haber procesado todas las altas, bajas y modificaciones –en Archivo Maestro-- antes de realizar cualquier transacción.



-Discrepancias en listas de precios utilizadas por vendedores para confeccionar pedidos y los precios vigentes al momento de la facturación.

Módulo 2 : Aprobación del crédito Seda cuando el sector Créditos recibe la Nota de Pedido, para determinar el otorgamiento o no del crédito al cliente. Previamente se deberá haber determinado: 5

El límite de créditos a otorgar a los clientes y la fijación de los parámetros para concederlos ; por ejemplo, informes bancarios, último balance, etc. El límite fijado debe ser revisado y actualizado periódicamente. Debe verificarse: 1. La no existencia de atrasos en las cobranzas de ventas anteriores (si E no se aprobara el crédito) 2. Que el Límite de Crédito no ha sido vulnerado por la suma de: Saldos impagos a la fecha +Pedidos aprobados y no entregados +Pedidos entregados pendientes de facturación - Cobranzas recibidas pendientes de contabilización +Valorización del presente pedido. Utilización de módulos Se produce frente a los valores desactualizados frente a periodos de alta inflación, El modulo: unidad de medida con equivalente en pesos, que se actualizara periódicamente en base a la inflación. Se suele usar mercaderia ( ej. Toneladas de acero). Solo se incrementara realmente cuando el cliente adquiera una mayor capacidad de pago y se reducira con el grado de perdida de la misma. Ejemplo UL unidades libro en 1991

Módulo 3 : Preparación del pedido Aprobado el crédito, se procede al Control de Existencias para efectuar la reserva de mercaderías en los registros de stock. (Para impedir que los registros de stock denoten una situación de disponibilidad distinta a lo real) La Nota de Pedido  al área que confeccionara el remito y despachar la mercadería –AlmacenesEl Remito (R) es el comprobante de entrega (con la firma de conformidad por quien recibe el envio) que emite la parte vendedora para entregar lo vendido en el domicilio indicado por el comprador. Se lo utiliza para detallar y acompañar las mercaderías. La baja física del stock sólo será realizada ante la emisión del Remito –con el despacho- dándose de baja en forma simultánea la reserva previamente efectuada.

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El Remito es importante por que:  la parte vendedora le permite controlar las salidas de mercaderías de almacén, al encargado de transporte le permite organizar y controlar las entregas, y una vez conformado, es la prueba de haber entregado lo vendido y del derecho de cobrarlo, mediante la emisión de la factura.  el comprador puede controlar lo recibido con la nota de pedido o con su orden de compra y con la factura que luego recibirá. CONTROL DE PEDIDOS RECHAZADOS Pueden existir motivos temporarios que impidan la aprobación de algunos pedidos :  Falta transitoria de stock  Atraso en la cobranza de facturas pendientes. Se recomendará dejarlos tratados “en suspenso” hasta que no se verifique su inhibición. Si después de un plazo previamente determinado, no desapareciese deberán ser llanamente rechazados.

Módulo 4 : Despacho Se cuando el sector Expedición recibe de Almacenes las mercaderías pendientes de entrega + Remito y procede a efectuar las entregas de las mercaderías a los clientes. -Se encarga : preparar los envíos a cada cliente confeccionar la Hoja de Ruta (HR): formulario donde se clasifica los envíos de cada Repartidor y , en donde se ordenan lo Remitos

que según su orden se dará la

secuencia del recorrido del servicio de entrega. -El Repartidor entrega la mercadería y obtiene su conformidad sobre el original del Remito. 7

Cada entrega es registrada en la copia de la Hoja de Ruta , también aquellas no entregadas, mencionando sus motivos (vacaciones, domic. inexistente, etc.) El Repartidor rinde cuenta al sector Expedición efectuar los controles de entrega y de liberar al Repartidor de las responsabilidades asumidas > procede a distribuir la documentación en su poder. Facturación y Administración de Ventas toman conocimiento de las entregas efectuadas y las podrá controlar con una copia de remito (con la leyenda “mercaderia entregada”. Remitos emitidos: deberán estar prenumerados de imprenta (control sobre salidas y existencias de mercs.) Se recomienda contratar seguros para cubrir los riesgos de robos, hurtos y otros riesgos en el transporte de mercaderia, deberá explicitarse en los Remitos y en las Notas de Pedido. El sector Expedicion puede abarcar varios sectores desde los almacenes de la empresa hasta los despositos de los clientes ya sea por que queda n depositados transitoriamente por mucho tiempo y de no adoptarse normas claras respecto al funcionamiento del sector existe el gran riesgo de que se convierta en un foco de problemas.

Módulo 5 : Facturación: El sector Facturación, a partir de la copia del remito, procede a confeccionar las facturas. -La facturación es un proceso por el cual se liquidan las ventas, se determinan sus correspondientes importes. Se recomienda emitirla cuando la venta sea perfeccionada (cuando las mercaderías fueron entregadas.). -La Factura (FC) es el comprobante de la venta, que emite la parte vendedora cuando entrega las mercaderías o luego de su envío con el correspondiente remito. Sirve como detalle de lo vendido, para notificar o comunicar la deuda ,el plazo, como base para registrar contablemente la venta y, en caso de ser a crédito, para actualizar la ficha de cta.cte. del cliente.Deben ser prenumeradas.

Control de la facturación: Debe ser realizado por un sector ajeno a Almacenes y a Facturación ,un control de integridad y corrección sobre las facturas emitidas (evitar errores de carga y de proceso antes que salgan de la empresa). -Contaduría efectuará dicho control que consiste en: 8

1. Correlacionar los Remitos emitidos con la facturación, a fin de evitar salidas de mercaderías no facturadas o distintas de las cantidades facturadas. (“toda mercadería despachada debe ser facturada”.) 2. Controlar la calidad de los importes de las facturas emitidas, consistente en comprobaciones globales sobre cantidades y precios.

Módulo 6 : Registración (por Sector Contaduría) Proceso: 1. Proceso diario que implica el pase de las operaciones al subdiario de Ventas (con el detalle exigido por la legislación vigente) y de actualización de la Cta. Cte. del Cliente; 2. Proceso mensual, consistente en el asiento resumen de ventas, según el siguiente esquema:

Subproducto del proceso de facturación : Resúmenes de facturación y stadísticas 

Ventas al contado  Nota de Venta al Contado ampara : la entrega, la facturación y la cobranza , hace las veces de Remito,Factura y Recibo , se recomienda separación de funciones y control cruzado por oposición de Intereses (muchaburocracia)

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