Sammanfattning-Organisationsteori PDF

Preview

Summary

VG Till alla...

Description

Sammanfattning Grundläggande Organisationsteori Definition av organisationer:  Grupper av människor som samarbetar för att nå specifika mål.  Kollektiv uppbyggnad av handlingar som ämnar att skapa värde för medlemmarna.  Resultatet av vår strävan att ordna, förstå och kontrollera vår omvärld. 1) Rationalisera system där målet är i fokus. 2) Naturliga system som säkerställer vår överlevnad. 3) öppna system som accepterar inflytande från omvärlden. Man skulle kunna säga att olika teorier är olika verktyg som hjälper oss att förstå och analysera händelser och förhållanden inom organisationer. Byråkratisk etik/moral: Alla måste behandlas lika i en byråkrati. Man blir anställd pga utbildning, inte kontakter. Det handlar om expertis: ingen svågerpolitik. Har etik, men inte personlig utan tjänstemans etik som skapas genom lojaliteten till reglerna. Exempel på tidiga typer av organiseringar: - Sun tzu, krigsorganisation - Moseböckerna, de tio budorden kan ses som delegeringar - Det antika Greklands styrelseskick - Romarrikets välordnade hierarki och maktutövande Furstens fru – den vice vd:n Christine de pizan menar att kvinnors ställning i samhället var ett direkt resultat av deras brist på utbildning. Om hur makt erövras, behålls och utövas Niccolò Machiavelli talar om hur en furst måste vara rättvis och hålla sig på god fot med alla. Han måste också veta vad som ska göras i krävande situationer och kunna ta i med hårdhandskarna om så behövs. Han måste vara observant på folk i sin omgivning och kunna sortera ut illojala. Mer genomtänkt ledning Robert Owen var den som revolutionerade sättet att anställa folk. Istället för att slita ut sina arbetare och bestraffa dem för dåligt arbete belönade han dem för hur bra de arbetat. Erfarenheter från USA:s järnvägar I samband med järnvägsbygget i USA på 1800-talet tog konsten att organisera fart. Henry Poor var den som sa att järnvägschefer skulle följa tre principer: noggrann arbetsindelning, kommunikation och information.

Klassisk organisationsteori – att administrera och leda företag Organisationsteorin utvecklades av enskilda individers försök att skapa en så effektiv organisering som möjligt. Huvudförändringar:  Fler började arbeta i fabriker under industriellarevolutionen.  Skalekonomi uppstod – vinsten var beroende av hur mycket som kunde produceras  Sambandet mellan ägare och ledande försvann – lät andra driva det istället 1

Frederick Winslow Taylor (1856-1915) The Principles of Scientific Management (1911) handlar om hur företagsledare och arbetsledare bättre kan utnyttja medarbetarnas kompetens och arbetsförmåga, vid eventuella motivationsproblem i företagen. ”Win-win-situation” Arbetstagaren har prestationsbaserad lön, arbetsgivaren vinner på att produktiviteten i verksamheten höjs. ”One best way” Individuella metoder elimineras och analyseras av experter som därefter delger medarbetarna hur de på bästa sätt kan genomföra sina uppgifter. ”Avproffesionalisering” Eftersom man åtskiljer manuellt och intellektuellt arbete, leder till avproffessionalisering på verkstadsgolvet.

Henri Fayol (1841-1925) Administration Industrielle et Générale (1916) är en bok för chefer i sitt dagliga arbete som berör det administrativa arbetet, samt allt från vilka kvaliteter en god chef bör ha till hur familjelivet påverkar en chefs arbete Funktioner som måste hanteras inom ett industriföretag: 

Tekniska funktioner (produktion, tillverkning)



Kommersiella funktioner (inköp, försäljning)



Finansiella funktioner (anskaffning och förvaltning av kapital)



Säkerhetsfunktioner (skydd av material och anställda)



Redovisningsfunktioner (bokföring och kostnadsberäkning)



Administrativa funktioner (planering, organisation, befälsutövande, samordning och kontroll)

Den Administrativa funktionen är den viktigaste och man måste skilja på administration och ledning då ledning rör mer långsiktiga och strategiska frågor medan administration avser verksamhetens dagliga drift. 5 Grundläggande ”administrativa processer”: 

Planering: Göra rimliga bedömningar om framtiden och fastställa verksamhetsplaner för företag utifrån dessa bedömningar.



Organisering: Tillhandahålla samtliga resurser som företaget är i behov av för att bedriva sin verksamhet.



Befälsutövande: Leda sin avdelning och beslutsfattande.



Samordning: Koordinering av de olika verksamheter som bedrivs inom företaget så att dessa samordnar med varandra.



Kontroll: Fastställning av att fastställda planer, givna order och erkända principer efterfölj och uppfylls.

”Organisationen som ett socialt system” han menar att företag är sociala organisationer och att det därför är viktigt att skapa goda relationer med personalen. ”Princip om enhetlig ordergivning” principen går ut på att varje underordnat rapporterar till endast en chef

2

Mary Parker Follett (1868-1933) Dynamic Administration (1941) essä om hur arbetsplatser skulle kunna bli mer demokratiska. Hennes texter vävdes av filosofi och psykologi och ville befria ordet management från negativa associationer. ”Empowerment” Ökat betonande av att medarbetaren själv kan fatta beslut och styra och administrera sitt arbete. ”Power-whit” istället för ”Power-over” medarbetarna. Företag ska ses som en social arena där man kan dra nytta av medarbetarnas erfarenheter. ”Företagsdemokrati” Då medlemmar i en organisation har goda förutsättningar att påverka sitt arbete har makten fördelats mer demokratiskt inom företaget.

Frank B. Och Lillian Gilbreth ”Therblig-metoden” Dessa makar utvecklade denna metod som ett verktyg för att analysera olika arbetsmoment. Tillsammans utvecklade de flera metoder för att effektivisera arbete. Exempelvis fick de sköterskor att hämta instrument och verktyg istället för att kirurgerna skulle göra det, samt metoder för montering av maskingevär och effektiv maskinrivning. ”Motion Study” (Frank) tillämpningar av Taylors principer. 3 kategorier av faktorer som påverkar arbetet och som bör analyseras: 

Variables of workers (anatomi, erfarenhet, hälsa)



Variables of the surroundings equipments and tools (ex arbetskläder, belöningar, verktyg, ventilation)



Variables of the motion (arbetarnas rörelsemönster)

Men tillskillnad från Taylor betonar han att träning och utbildning har en positiv inverkan på produktiviteten på arbetsplatsen. Han poängterade även att raster var nödvändiga (humanrelationsskolan). Dock kunde arbetarna göra jobb-relaterade saker under rasterna. Han menade också på en sammankoppling mellan produktiviteten och arbetarnas välbefinnande. Exempelvis föreslog han att man skulle spela musik för att öka produktiviteten.

Henry Ford My philosophy of industry (1929) Intervjubok med idéer om ekonomi, management och ledarskap. Han framträder som framstegsoptimist och visar stor tilltro till att teknologiska landvinningar kommer att göra människors liv enklare och mindre slitsamt. Han betonar också vikten av att göra misstag under produktutvecklingen, man lär sig av sina misstag. ”Fordism” Ford revolutionerade bilindustrin genom att utveckla principer för massproduktion som sänkte kostnaden och priset på slutprodukten, samt högre lön till medarbetarna. Ekonomisystemet dominerade perioden mellan första världskriget och den första oljekrisen i 1970talets början. ”Five-dollar day” – lönesättning gjorde att arbetarna fick möjligheten att köpa det de själva producerade.

3

Robert Michels (1876-1936) ”Oligarkins järnlaga” Teori om att det i alla organisationer, företag och sammanslutningar finns ett mindre antal individer som skaffar sig makt och inflytande. Detta innebär att politiska partier aldrig kommer att vara demokratiska som den ”demokratiska modellen” föreskriver dvs. ideologin om öppet parti, alla kan göra sin röst hörd och där alla är med och bestämmer. Enligt teorin kommer varje organisation att kontrolleras, styras och övervakas av ett mindre antal personer.

Chester Barnard The Functions of the Executive (1938) en bok som behandlar följande föreställningar: 

Varför organiserar vi oss: Det är människors vilja att samarbeta som ligger till grund för organisering.



Definition av organisation: Samarbetsviljan får oss att samordna oss och med det som grund definieras en organisation. Organisering bygger på samordning, och när personer på lägre nivåer inte samtycker med målen måste de indoktrineras.



Formella och informella organisationer: En formell organisation är en där människor arbetar ihop mot ett gemensamt mål. Av detta kommer att organisationen är moralisk. Den är den rationella delen med information och beslut. Den informella bidrar med förståelse och motivation om den formella inte når hela vägen.



Den högste chefens uppgift: Ta de rätta besluten och formulera de mål som medlemmarna har med organisationen.

Barnard menar också på att en organisation inte består av personer, maskiner eller teknologiska idéer, utan snarare krafter.

Japansk tillverkningsindustri Under slutet av 1970-talet orsakade de Japanska kvalitets- och produktivitetsresultaten en mindre kris inom amerikansk bilindustri. Vägen till framgången var bland annat dessa teorier. 

”Quality circles”En teori som västvärlden försökte anamma utan vidare resultat. Den gick ut på team arbete och självstyrande arbetsgrupper där gruppen ansvarade för ett visst förbättringsarbete av de existerande verksamheterna. Genom detta ökade produktionen sakta men säkert.



”Just-in-time-produktion” Toyotas organisationsteori som innebär att komponenterna levererades fram till det löpande bandet när de skulle monteras och inte i stora kvantiteter. Genom att skapa goda förbindelser med samtliga leverantörer kan man få materialskeppningar i precis rätt tid. På så sätt kan lagringstiden och kapitalbindningen minskas.



”Kaizen” Den japanska filosofin om ständiga förbättringar som bygger på att medarbetarna successivt genomför små förbättringar av produktionsprocessen samt håller rent och snyggt i produktionsanläggningen

4

Den moderna organisationen: Byråkrati Byråkratin är vanligast förekommande organisationsformen. Skapar stabila och förutsägbara arbetsuppgifter och är förhållandevis effektiv pga den ger låg kostnad då man standardiserar arbetsrutinerna. Studier under efterkrigstiden för att studera byråkratins sätt att fungera. Klassiker: Gouldner Crozier & Blau  Negativt: byråkratin framställs som en arbetsplats där medarbetarna mår dåligt och är omotiverade. Brist på dynamik och entreprenörskap. Det innebär att byråkratiorganisationer ger ett tecken på dåligt fungerande näringsliv och samhälle i stort.  Positivt: Skapar en trygghet och en stabilitet som många människor värdesätter. Har en mängd mekanismer som bibehåller det flexibla i organisationen. Olika typer av byråkrati - Enkelstruktur- direktstyrning och centralisering - Maskinbyråkrati- teknostruktur och arbetsspecialisering. Man arbetar som en maskin. - Professionell byråkrati- sjukhus. Arbetarna kan företaget bäst och leder det därför.

Max weber Byråkratisk organisation är exakt, förutsebar, kontinuerlig och konfliktsbefriad. Rationaliseringsbegrepp: 4 st rationaliteter  Traditionell - kunskaper som ärvts från generation till generation. Folktro osv  Mål – Utgår från att målen skall uppnås. ”Ändamålen helgar medlen” = Vissa principer förbises för att man ska nå målet  Värderationalitet - avser värderingar och normer som alltid måste tas hänsyn till i ett sammanhang. T ex svenska rättsstaten, ingen oskyldig får dömas  Karisma - egenskap hos vissa individer som kan påverka människor genom en stark personlig utstrålning och ett övertygande sätt. Rest från traditionell rationalitet. Motpol till mål/värderationella handlandet. Mål & värderationalitet ersätter den traditionella rationaliteten i det moderna samhället. Betonar övergång från traditionella till mål- och värdestyrd rationalitet med inslag av karismatiska ledare. För Weber representerade organisationsformen byråkrati denna rationalisering. Den är fri från fördomar och är opartisk (idealtyp).

Studier av byråkratier  Merton (1949) talar om byråkratins dysfunktioner med bla allt för hög tilltro till regelsystem. Talar om, intränad oförmåga – Byråkratisk strikthet kan leda till lägre effektivitet.  Gouldner (1954) - gipsfabriken, där styret gick från lättsamt till strikt. Menar att byråkrati inte är en linjär och enkel process och beskriver tre olika typer av byråkratiska mönster: o Mock buraucracies - där nya regler inte följdes eller ignorerades. Medarbetarna ser ingen nytta/mening med reglerna. o Representative buraucracies - byråkratiseringsprocesser som arbetarna ger sitt fulla stöd åt, ex säkerhets föreskrifter. Byråkratin är representativ och bygger på expertis 5

o Punishment Centered buraucracies- byråkratiska regler som legitimerar bestraffningar av medarbetare som inte följt reglerna. Är beroende av Auktoritet  Crouzier- byråkratier var negativa och påpekade könsskillnader som gav männen högre status.  Blau- ansåg att många av nackdelarna med byråkrati enkelt gick att fixa. Ex. Ge övertidsersättning och inte bestraffa.  Moss Kanter och Ferguson - byråkrati förstärker den negativa synen på arbetande kvinnor. Går att undvika genom nära relationer, kommunikation och tilltro mellan arbetarna.  Mintzberg (1983) o Maskinbyråkratier: Bygger på strikt tillämpning om snävt definierade arbetsuppgifter och klara arbetsområden. Kan ses som enskilda komponenter som är ihopsatta till en fungerande helhet. Bäst lämpad i stabila och förutsägbara miljöer med långsamma förändringar. Hierarkisk modell med auktoriteten samlad i topp. Enklare att utöva auktoritet. Ex industrifabrik. o Professionella byråkratier: Medarbetarna besitter den kompetens och expertis som gör organisationen konkurrenskraftig. Ledningen är främst administrativ då en byråkratisk organisationsform är ett effektivt sätt att organisera verksamheten. Exempelvis sjukvården.  Under 1900-talet blev studier av byråkrati aktuella igen. Nya organisationsformer har belysts tex: post-byråkratiska organisationer: Platta, flexibla, icke-hierarkiska och mer dynamiska organisationer.

Human Relations 1920-1930-talen Hawthornstudien en studieserie om 3 studier som studerade vad som påverkade produktiviteten. 1:a studien: Hawthorneeffekten - När anställda uppmärksammas så ökar deras produktion. När anställda sätts i centrum går arbetsresultatet upp. 2:a studien: Informella grupper – olika grupper satte egna mål för produktiviteten (som ledningen ej kan påverka). Arbetsgrupper  subgrupper. Arbetarna tillhör oftast någon subgrupp inom gruppen. Visade sig att de anställda som inte tillhörde ngn grupp men var på god fot med alla medarbetare och förmän, var de som var mest effektiva! Resulterade i att raster är viktiga samt att man tar hänsyn till den anställdas situation viktigt för effektivitet i arbetet.

Beslutsfattande i organisationer Rational choice theory- objektiva rationella beslut (baserade på fakta) och subjektivt rationella beslut (individen själv färgar beslutet). Enactment: organisationer och grupper skapar (enact) alltid gemensamma bilder och föreställningar om världen och fattar beslut utifrån dem.

6

Gruppsykologiska processer kan leda till två typer av problem:  Konformitet: individer undviker att komma med avvikande meningar för att inte ”sticka ut” eller störa gruppens sammanhållning.  Grupptänkande: är ett resultat av enactment. Gruppen utvecklar en gemensam och ofta missvisande bilder och föreställningar om verkligheten som kan leda till o Överskattning av gruppens kompetens, vilket kan leda till risktagande då man underskattar motståndarna eller fattar dåliga beslut o Close-mindedness: enkelspårigt tänkande och problematisering. Trångsynthet och rationaliserar bort/förbi ser varningar mot dåliga beslut o Uniformity: benägenhet att dela uppfattningar. Självcensur & illusion om samstämmighet. o Mind-guarding: kontroll över vad som är legitima diskussionsfrågor eller att vissa fakta undanhålls från gruppen för att inte meningsskiljaktigheter skall uppstå. Close-mindedness, där individerna tillsammans överskattade den egna förmågan och gjorde dåliga beslut. Tre modeller på hur beslut i sådana här situationer fungerar: - Modell ett: beslut görs utifrån ett kalkylerande av vinster och förluster. - Modell två: beslut sker alltid inom ramen för en organisations byråkratiska rutiner. - Modell tre: beslut är en effekt av ett förhållande mellan ett antal berörda organisationer eller delar av organisationer. Decision rationallity- beslutsrationallitet, ftg måste ha en ledning som analysrar framtida hot, utmaningar och möjligheter. Action rationality- handlingsrationallitet, ftg måste vara framgångsrikt i att vara handlingskrafitgt. Espoused therories- normer, handlande eller teorier som aktörer inom organisationen ger sitt stöd åt. Theories in use- normer, handlande eller teorier som faktiskt efterföljs.

Sociotekniken och självstyrande grupper, motivationsteori & HRM Motivation i arbetslivet Motivation och tillfredsställelse som kommer av arbetet påverkar människors handling och beteende i organisationer. Motivationsstudier kan delas upp i två st delar: Innehållsorienterade och Processorienterade Innehållsorienterade:  Maslows behovstrappa: fysiologiska behov, trygghets behov, sociala behov, behov av status samt behov av självförverkligande.  McGregors X-och Y teori: o X- människan av naturen är lat, genom tillfredsställa behov kan motivera. o Y- människan av naturen är inte passiva eller motståndare till organisationer, fått sina erfarenheter av organisationer.  Herzbergs tvåfaktorteori o motivationsfaktorer - prestation, erkännande, ansvarstagande. Bestämmer en persons tillfredsställelse. o Hygienfaktorer - företagspolicys och administration, ledning/tillsyn, lön och arbetsförhållande. Kan skapa missnöje men inte motivation 7

Processorienterade:  McClellands prestationsteori - det finns tre typer av grundbehov; makt, kontakt/samhörighet och prestationer.  Crooms förväntningsteori- att en person ska arbeta hårdare är ett direkt resultat av förväntningarna av vad som kommer att hände kombinerat med värdet av detta utfall.

Sociotekniska studier i sociotekniska sammanhang undersöker man samspelet mellan maskin och människa. En viktig del visade sig vara gruppkänsla.

Ledarskap - Bryman:    

Egenskapsperspektiv- 40-talet, olika egenskaper en ledare har. Fysiska (kroppsbyggnad och kroppsspråk) och abstrakta (intelligens och verbal förmåga). Ledarstilsperspektivet- 60-talet, ledarskap är opersonaliserat som en mängd processer och aktiviteter ledaren utför. Exempelvis hur bra han är på att hantera media och att göra affärer. Situationsperspektivet- 80-talets början, en ledare som klarar av att visa upp flera olika handlingssätt och egenskaper beroende på i vilken situation han sätts i. ”Det nya ledarskapet”- från 80-talets början, förmågan att fatta egna beslut, självständigt tänkande, lojalitet, tilltro och motivation. Karisma motiverar och övertygar. (transformativa)

Bryman – olika ledarstilar – kompendium 

Trait-teorin: handlar om kvaliteter som ledare. Ledare är något man föds till att vara och ingen man lär sig att bli. Det delas upp i:  fysiska kvaliteter (längd, utseende)  förmågor (intelligens, talförmåga)  personliga egenskaper (självförtroende)



Style-teorin: lägger fokus på en persons beteende som ledare. Det går ut på att man tränar ledare istället för att hitta dem



Contingency-teorin: man lägger fokus på de olika situationerna när man ska försöka förstå ledarskap. Man vill specificera vilka variabler som är viktiga för att skapa ett effektivt ledarskap
...