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CAP I: LA TOMA DE DESICIONES Y LA ORG ADMINISTRATIVAAdministración: “el arte de conseguir que se hagan las cosas”. Se da importancia a los procesos y métodos encaminados a asegurar una acción expeditiva. No se atiende a la elección que precede a cada acción sino a la determinación de lo que hay que ...

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CAP I: LA TOMA DE DESICIONES Y LA ORG ADMINISTRATIVA Administración: “el arte de conseguir que se hagan las cosas”. Se da importancia a los procesos y métodos encaminados a asegurar una acción expeditiva. No se atiende a la elección que precede a cada acción sino a la determinación de lo que hay que hacer. Simon se ocupa del proceso de elección que lleva a la acción. El proceso decisorio no acaba cuando queda determinada la finalidad general de la organización. La tarea de decidir se extiende a la organización administrativa total.

LA TOMA DE DECISIONES Y LA EJECUCIÓN DE LAS MISMAS. El personal no operativo (alta jerarquía) participa en el cumplimiento de los objetivos de la organización en cuanto influye al personal operativo, para lo cual, entre la jerarquía mas alta y el nivel operativo pueden existir muchos niveles. Entonces la construcción de una organización administrativa eficaz es un problema de psicología social. Se utiliza el término de influencia en lugar de el de dirección ya que esta última es solo una forma de afectar las decisiones del personal operativo que surge de la estructura formal. Se debe focalizar en el operario: como este decide y como es influenciado Eleccion y comportamiento Todo comportamiento implica una selección consciente o no de determinadas acciones para quien actua y para quien este influye (proceso selectivo) no necesariamente por la presencia de racionalidad (puede no existir) sino por el hecho que la elección implica tomar un curso de acción dejando de lado todos los restantes posibles. En muchos casos el proceso selectivo no es mas que un reflejo condicionado por el medio ambiente o la experiencia mientras que en otros, es el producto de una compleja cadena de actividades.

VALOR Y HECHO EN LA DECISIÓN. En las organización en general el comportamiento es intencionado (orientado a objetivos), esta finalidad pretendida es el primer criterio para determinar que hay que hacer. Cada decisión comprende las selección de una meta y un comportamiento relacionado con la misma, esta meta puede ser un medio para una finalidad mas lejana y asi sucesivamente. Cuando las decisiones llevan a la eleccion de finalidades ultimas se denominan “juicios de valor” y a todas las sucesivas “juicios de hecho”. Es posible combinar los elementos valorativos y facticos en un objetivo unico que es la integración. Jerarquía de de decisión: cada paso inferior cumple metas del inmediato superior. Comportamiento finalista: se guía por metas y objetivos generales. Comportamiento racional: elige alternativas que llevan al cumplimiento de las metas ya seleccionadas. No debe llegarse a la conclusión de que esta jerarquía o pirámide de finalidades está perfectamente organizada o integrada en un comportamiento real, pero, aún cuando en la decisión no tenga lugar la integración conciente o deliberada de estas finalidades, debe tomarse nota de que, por lo general, se relaiza de hecho una integración. El elemento relativo en la decisión: la alternativa elegida no permite una realización completa de objetivos, es solo la mejor solución disponible en las circunstancias dadas. El medio limita las alternativas y por ende establece el nivel máximo de realización de un objetivo. Siempre existe entonces conflicto entre los juicios de valor y los de hecho, la decisión final dependera de la importancia relativa (ponderación) que se otorgue a los distintos objetivos y del juicio sobre la medida en que un plan dado alcanzara cada uno de los mismos. Para equilibrar una finalidad con la otra y trata de encontrar un denominador común, sería preciso dejar de pensar en los objetivos contrapuestos supeditándolos a un objetivo de más alto rango, es decir, trasnformándolos en medios. Podría decirse que el fin justifica los medios si se pondera el fin mas que los medios y viceversa.

LA TOMA DE DECISIONES EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO . La actividad administrativa es la actividad de grupo. Los “procesos administrativos” agrupan técnicas que facilitan el desarrollo de procesos de aplicación del esfuerzo organizado que básicamente consisten en segregar elementos entre las decisiones de cada individuo. Así las organización quita al individuo una parte de su autonomía decisoria y la sustituye por un proceso organizativo de toma de decisiones tendiéndose a contar con una organización weberiana. Estas decisiones que la organización elabora para sus individuos consta de 1) especificación de su función: alcance y naturaleza de sus deberes. 2) Asignación de autoridad. 3) Establecimiento de límites para su facultad de decisión. La organización administrativa se caracteriza por la especialización: asignación de tareas a cada parte. Si bien existen variados estudios sobre la especialización horizontal (división de tareas) poco se habla de la especialización vertical: división de las funciones decisorias entre el personal operativo, supervisor, etc.

Razones para la especialización vertical 1- Coordinación: no solo las decisiones correctas sino también que todos los miembros del grupo adopten las mismas decisiones. Se logra mediante distintas formas de influencia, como puede ser la autoridad. Existen dos tipos de coordinación: de procedimiento y esencial. Las primeras hacen alusión al organigrama de la organización, es decir, la descripción generalizada de los comportamientos y las relaciones entre los miembros de las mismas. Delinea la esfera de actividad y las líneas de autoridad. La coordinación esencial en cambio se referiere estrictamente al contenido de la actividad de cada miembro 2- Pericia: se distribuye la respuesta para que las tareas que requieran habilidades especiales sean hechas por quienes la posean. Pero subdividir decisiones no es facil ya que se puede agregar conocimiento multidisciplinario pero no habilidades de distintos individuos. 3- Responsabilidad: cuando el mantenimiento de la responsabilidad es una preocupación central, el propósito de la especialización vertical consiste en asegurar al director el control legislativo, dejando al personal administrativo la facultad discrecional adecuada para tratar los asuntos técnicos que un cuerpo legislativo no esta capacitado para decidir.

FORMAS DE LA INFLUENCIA ORGANIZATIVA. Como influir al operario? 1- Formación de actitudes, habitos y un estado de espiritu en el operario que lo haga tomar decisiones ventajosas apara la Cia.. se incluyen normas organizativas. 2- Imposición de las decisiones ya tomadas. Depende de la autoridad y de los servicios consultivos e informativos. Autoridad: Cuando un subordinado acepta y cumple una decisión ajena (de su superior) sin evaluarla . El superior no trata de convencerlo, sino de conseguir su conformidad. En la práctica se mezcla con sugerencias y persuasión. El exagerar el aspecto, arbitrario de la autoridad puede hacer que se sobrepase el umbral de aceptación del subordinado => desobedece. La magnitud de la zona de aceptación depende de las sanciones aunque tamibien son muy importantes la comunidad de propositos, el habito y la superioridad. Si bien la autoridad no solo va hacia abajo sino hacia arriba y los costados, las lineas de autoridad se utilizan para poner fin a un debate. Lealtades organizativas: los miembros de un grupo organizado tienen a identificarse con ese grupo. Al tomar una decisión se valoran las consecuencias para el grupo. Cuando un administrativo toma una decisión piensa en la organización y no en las consecuencias para cada uno de sus miembros en particular. Esto es de vital importancia a la hora de juzgar sus actos (responsabilidades). Este fenómeno de identificación o lealtad a la organización desempeña una función importante la cual consiste en la reducción del conjunto de valores bajo los cuales deba supeditarse una decisión: esta solo se subordinara a los valores de la organización. El principal defecto de la lealtad organizativa es que cuando se toma una decisión en un area y esta decisión tenga que ser ponderada con valores de otra area se generaran conflictos lo que genera rivalidad entre areas. Otro problema surge a la hora de equilibrar necesidades financieras por lo cual se descentraliza. El criterio de eficiencia Cuestiones de hecho que sirven de base a sus decisiones: el camino mas breve, los medios mas baratos. Este es un criterio neutral en cuanto a las metas que han de ser alcanzadas. Consejo e información. Se trata de un medio de influencia menos formal que los anteriores. Las RRPP internas fluyen en todas las direcciones, no solo desde la cúspide hacia los niveles operativos. Por ejemplo, cuando algo cambia súbitamente es generalmente el operativo quien lo ve primero y esto es algo que no debe dejarse de lado.

EL EQUILIBRIO EN LA ORGANIZACIÓN. Porque acepta el individuo esas influencias? Existen tres participantes de las organizaciones. 1)empresario 2) clientes 3) empleados. Cada grupo tiene sus motivos para participar en la organización en relación a la necesidad que crean que esta les va a satisfacer. Pero surgen también fines propios de la organización que son, en definitiva, objetivos personales de todos los

participantes y son el medio por el que sus actitudes organizacionales se ligan para satisfacer sus diversos móviles personales. El empresario realiza su objetivo obteniendo beneficio para lo que emplea operarios que aceptan autoridad a cambio de recibir salario y el cliente haya satisfacción al consumir el producto fabricado. Objetivo del cliente: se relacionan objetivos de la organización. Objetivo del empresario: se relaciona con la supervivencia de la organización. Objetivo de los operarios: no se relaciona con nada propio de la organización pero tienen umbral de agotamiento.

CAPÍTULO VII – EL PAPEL DE LA AUTORIDAD Se analiza como la organización encaja el comportamiento del individuo en un modelo general, como influye en sus decisiones. -Aspecto exterior de influencia: Estímulos con los que la organización busca influir. -Aspecto interior de la influencia: “Juego Psicológico” del individuo, como reacciona. Ya que la decisión es el resultado de las premisas de hecho (jucios fácticos) más las premisas de valor (juicios éticos) la influencia de la organización sobre el individuo no es sobre la decisión en sí sino sobre las premisas en las que ha de basarse en sus decisiones. La autoridad es la forma de influencia que distingue el comportamiento de los individuos dentro de la organización de su comportamiento fuera: La autoridad proporciona a la organización su estructura formal. Coordinación del ‘grupo administrativo’: Plan de Acción + Aceptación € AUTORIDAD.

LA AUTORIDAD Se define como el poder de tomar decisiones que guíen las acciones de otros. Hay autoridad solo si existe comportamiento acorde en jerárquico-subordinado, en todo caso contrario no la hay independientemente lo que se desprenda del organigrama. -Modelo de comportamiento del superior: Ordena, afirma imperativamente una alternativa de comportamiento para el subordinado. -Modelo de cmportamiento del subordinado: Su elección (decisión) tiene como base única el criterio del superior. No en todo momento ni en todas las situaciones existe una relación de autoridad entre dos sujetos, es requisito para su existencia: Expectativa de Obediencia + Disposición a Obedecer.

INFLUENCIA VS. AUTORIDAD Influencia

Sugerencia Persuación

Autoridad

La diferencia entre la atoridad y las otras formas de influencia es que el subordinado manteiene en suspenso sus propias facultados críticas de elección, cuando con las otras dos formas depende de su convencimiento para actuar. Muchas veces coexisten las 3 situaciones, incluso es práctica común que un superior prefiera “sugerir” antes que “imponer”. Convencimiento: Creencia en una premisa de hecho o de valor que tiene importancia para una decisión determinada; la creencia en una proposición fáctica puede deducirse de varias maneras siendo una la prueba pero generalmente nace de la trasmisión social de afirmaciones fácticas. Las afirmaciones pueden convencer sin ser probadas gradcias al status o

situación de las personas que las hacen. Se define a las situaciones de autoridad como a aquellas situaciones en las que las sugerencias se aceptan sin una revisión o consideración crítica, por lo que los roles superior-subordinado pueden invertirse según la situación. (jefe y secretaria)

LA AUTORIDAD Y LA ULTIMA PALABRA Cuando hay oposición entre 2 individuos esta se resuelve con autoridad mediante lo que comúnmente se denomina “Líneas de Autoridad”. La autoridad puede tener lugar no al ordenar sino en la revisión de las acciones del subordinado: “Como querría mi jefe que lo haga?”. Cuanto más obediente sea el subordinado menos tangible serán las pruebas de autoridad, solo se usará para cambiar una decisión incorrecta: “Regla De Relaciones Anticipadas”.

LAS SANCIONES DE LA AUTORIDAD En la mayoría de los casos la conducta humana se rige por la adopción de ‘roles’ en la sociedad. Un rol comun es el de ‘empleado’ y quien lo ejerce tiene una zona de aceptación como cualquier otro rol. Esta zona variará según el tipo de empleado (es decir según su poder de negociación). Lo que afecta en gran forma la aceptación de la autoridad son las “sanciones” entendidas estas no solo como castigos sino como recompensas. Se pueden clasificar: 1- Sanciones Sociales: Desaprobación social por no cumplir un ‘rol” adecuadamente. 2- Diferencias Psicológicas: Personalidad de lider contra personalidades sumisas. 3-Finalidad: Se obedecen órdenes porque se enteiene que con ellas se logra coordinación y así se cumple la finalidad conjunta. Para que esto funcione el subordinado debe creer que a-La orden fue dada para cumplir UN determinado fin. b-La orden fue dad para ESE fin. 4- Status: Se obedece para mantener un cargo o ascender la pirámide. 5- Falta de Voluntad: No querer tomar una decisión. Limites De La Autoridad La relación superior-subordinado rige solamente dentro del área de aceptación. Esta área depende del tipo de organización (ONG vs Ejército), de la moderación del superior y de la obediencia del subordinado.

USOS DE LA AUTORIDAD. Autoridad: Relacion que asegura el comportamiento coordinado dentro de un grupo, subordinando decisiones del individuo a las de otros. Las decisiones específicas se subordinan a las especiales: Especialización vertical de la toma de decisiones. Esta relacion no implica necesariamente la pertenencia a la línea. Funciones de la autoridad: a-Impone responsabilidad del superior ante sus subordinados y vc. b-Asegura la pericia en la ingesta de decisiones. c-Permite la coordinación de la actividad. a- Responsabildad. Impone al individuo la conformidad a normas establecidas por el grupo o a aquellos de sus miembros que ejercen autoridad. Si la autoridad no es aceptada por el subordinado se aplica sanción negativa, si se acepta la sanción será al superior en el caso de demostrarse la falsedad de una proposición. b- Pericia. Es funcion de la autoridad asegurarse decisiones de elevada condición de racionalidad y eficacia. Para conseguir ventajas en la ingesta de decisiones se establece la responsabilidad de estos, en lo posible, de tal manera que las que exijan un conocimiento o habildad especial recaigan sobre individuos que la posean. El especialista debe estar en una posición estratégica dentro de la jerarquía formal de autoridad: Sus decisiones deben ser aceptadas como premisas decisorias por los miembros de la organización. Pero se debe ir más alla de la estructura formal de actividad: Debe ganar importancia la autoridad de ideas junto con la autoridad de sanciones. c-Coordinación. Se puede centralizar las funciones de decisión mediante la autoridad de manera que un plan general dirija las actividades de los miembros de la organización. Coordinación de procedimiento: Organigrama. Coordinación sustantiva: Manual de Procedimientos.

En síntesis: -Responsabilidad: Que decisión se tomo? -Pericia:_Es buena la decisión? -Coordinación: Tomaron todos la misma desición?

UNIDAD DE MANDO Al especializar la ingesta de decisiones se corre el riesgo de que se creen conflictos de autoridad ya que un subordinado puede recibir órdenes contradictorias de varios superiores. Existen 4 métodos para resolver este conflicto: 1-

Unidad de mando tradicional: Cada individuo recibe órdenes de un solo superior.

2- Unidad de mando estricta: Cada individuo recibe órdenes de varios superiores pero en un caso de conflicto solo responde a uno. (última palabra) 3- División de autoridad: Cada unidad de la organización tiene un área exclusiva sobre la que ejerce autoridad, todo individuo dentro de ella se subordina. 4- Sistema de categorías: Cada individuo recibe órdenes de varios superiores, en caso de contradicción acata la última recibida debiéndole avisar al superior que impartio esa ultima orden del conflicto mediante. La 2, 3 y 4 pueden usarse conjuntamente. Jerarquía de autoridad: Se utiliza para 1 y 2, resuelve QUIEN tiene que decidir.

DIVISIÓN DE AUTORIDAD. Se asigna a cada individuo autoridad sobre un grupo específico de subordinados; se puede dividir la autoridad también según la materia de la misma: Asignación funcional de la autoridad. Aun cuando haya una jerarquia de autoridad pued ser necesario dividir tambien la organización por lineas funcionales o por materias. Hay dos criterios para apreciar el éxito de una asignación de autoridad: a-Según como ayuda o perturba el trabajo de grupo. b-Según como minimiza las disputas jurisdiccionales. Para tener éxito la división de autoridad debe adaptarse a la división del trabajo (tech del proceso de trabajo). Cuando se divide la autoridad la problemática deja de ser la cuestion en sí (Que orden cumplir) sino la jurisdicción (quien puede ordenarme): Proceso de adjudicación. Cuando más se parezca la organización a la burocracia weberiana más fácil será su implementación. El llevar a un superior un conflicto de autoridad hace que se deban considerar: a-El efecto que tendrá la decisión sobre las líneas de autoridad. b-El efeto que tendrá sobre las normas de la organización c-La info que a él le proporciona el conflicto con respecto a la solidez y a la competencia de sus subordinados. Categoría La categoría como base para las relaciones de autoridad se emplea siempre en conexión con una jerarquia de autoridad; esto si bien puede generar conflictos de autoridad es util cuando desaparece un superior ya que temporariamente otro de la misma categoría puede cumplir su lugar sin procesos admnistrativos engorrosos que puedan entorpecer la labor de la organización. La Aplicación De Sanciones. La autoridad implica el lograr aceptación en el subordinado y no el poder de este de aplicar sanciones. Suele suceder que un superior no tenga el poder suficiente para imponer sanciones, lo que no quita su autoridad pero si lo obliga a confiar en otros mecanismos para asegurarse su condición. Desde el punto de vista de la facultad de aplicación de sanciones se puede redefinir el ppio de la unidad de mando afirmando que existe cuando un individuo no este sometido a sanciones de dos fuentes independientes.

ORGANIZACIÓN FORMAL Y NO FORMAL. La manera en que se emplea la autoridad para mantener coordinada la organización, es decir la coordinación de procedimientos (especificación de las líneas de autoridad y las esferas d actividad y de autoridad de cada miembro de la organización) crea una organización formal. Consiste entonces en una serie de relaciones abstractas relativamente estables que rigen el comportamiento de cada participante. En este modelo la autoridad sirve para dos cosas a- Para imponer el esquema organizacional planeado (aplicar el organigrama) (definir jerarquias)

b- Definir Roles, es decir, que hace cada uno dentro de la organización en base a la división del trabajo y la delegación de roles. Tambien se establecen procedimientos y líneas de comunicación. Evidentemente la realidad organizacional diferirá de lo planeado porque 1- La realidad mostrara muchas relaciones interpersonales que en el esquema formal no estan espeficadas. 2- Las relaciones reales interpersonales dentro de la organización pueden contradecir las planeadas. El termino ‘organización no formal’ se refi...