SOP Rekrutmen PDF

Preview

Summary

No. Dokumen : STANDARD OPERATING PROCEDURES Tgl. Efektif : REKRUTMEN/ PERMINTAAN TENAGA KERJA Halaman : Department: HUMAN CAPITAL A. TUJUAN Rekrutmen/ Permintaan Tenaga Kerja merupakan suatu proses pencarian kandidat dan penempatan karyawan untuk berbagai jabatan/pekerjaan yang terdapat dalam sebuah...

Description

No. Dokumen : Tgl. Efektif : Halaman :

STANDARD OPERATING PROCEDURES REKRUTMEN/ PERMINTAAN TENAGA KERJA Department: HUMAN CAPITAL

A. TUJUAN Rekrutmen/ Permintaan Tenaga Kerja merupakan suatu proses pencarian kandidat dan penempatan karyawan untuk berbagai jabatan/pekerjaan yang terdapat dalam sebuah perusahaan. Standard Operating Procedures (SOP) bertujuan untuk memberikan panduan sehingga memastikan ketepatan, kecepatan dan objektifitas dalam proses rekrutmen calon karyawan. B. RUANG LINGKUP Ruang lingkup prosedur Rekrutmen/ Permintaan Tenaga Kerja adalah serangkaian aktivitas yang dilaksanakan secara berurutan baik untuk karyawan staff maupun untuk karyawan non staff, yang terdiri dari: 1. Sourcing 2. Selection 3. Hiring C. KETENTUAN Man Power Request - Setiap User yang meminta karyawan baru, termasuk karyawan kontrak, harus mengisi Form Permintaan Tenaga Kerja (FPTK) di Organizational Development (OD). - FPTK harus diisi lengkap dan ditandatangani oleh User yang meminta, disetujui oleh Direksi dan Manager Human Capital (HC). - Permintaan Tenaga Kerja harus mengacu pada Man Power Planning (MPP) sesuai perkembangan perusahaan (struktur, sistem, kebijakan). - Pemenuhan kebutuhan tenaga kerja untuk level Manager Up berdasarkan dengan permintaan General Manager (GM) atau Direksi langsung. Proses Sourcing - Rekrutmen membuka lowongan/ job posting berdasarkan Man Power Planning (MPP) dari Organization Development (OD) - Job posting dapat dilakukan melalui: • Media lowongan kerja (Jobstreet, Linked In, dll) • Media Online • Head Hunter • Job Fair • Kerjasama dengan perusahaan bursa tenaga kerja • Outlet-outlet brand INDOCRP • Radio

1

INDOCRP/SOP/HC/Rekrutmen

No. Dokumen : Tgl. Efektif : Halaman :

-

-

-

STANDARD OPERATING PROCEDURES REKRUTMEN/ PERMINTAAN TENAGA KERJA Department: HUMAN CAPITAL

• Iklan tempel di stasiun/ terminal, rumah makan, sekolah, universitas, dll Job posting di media lowongan kerja (Linked In/ Jobstreet): Standar display/ kolom minimal memuat: • Logo INDOCRP (kecuali iklan khusus yang bersifat confidential) • Judul dan tulisan “Dibutuhkan”/ “Urgently Required” • Nama Jabatan • Persyaratan • Deskripsi pekerjaan • Lampiran Administratif (Surat lamaran, CV, KTP, foto, ijazah, referensi, dll) • Alamat Kantor Pusat • Batas waktu pengiriman • Mencantumkan kode jabatan Template postingan di media lowongan kerja, materi disusun dan disesuaikan dengan trend perkembangan iklan lowongan kerja. Rekrutmen melakukan proses shorting list kandidat berdasarkan ketentuan kualifikasi yang berlaku. Rekrutmen wajib membuat analisa efektivitas setiap postingan dan dibuat laporan tentang jumlah lamaran yang masuk dan yang diproses (dibuat per postingan). Laporan analisa efektivitas postingan wajib dikirim ke Manager HC setiap bulan. Standar template postingan diperbaharui minimal setiap 3 (tiga) bulan berdasarkan hasil analisa efektivitas. Format laporan berisi: • Jumlah lamaran masuk per jabatan (dari media lowongan kerja maupun berkas lamaran yang dikirim ke Head Office) • Jumlah lamaran shortlist dan non shortlist • File lamaran shortlist yang diproses dan tidak? Alasan tidak proses? • File lamaran shortlist diproses yang diterima? Tuliskan nama kandidat Note: Semua file lamaran shortlist yang potensial harus diproses dan masuk sebagai bank data potensial (direkap) Kandidat yang qualified diundang untuk mengikuti proses psikotes, FGD dan interview

File Lamaran Kerja - File lamaran non shortlist dari media lowongan kerja tetap dijadikan database dan berkas lamaran yang dikirim ke Head Office tetap di simpan dengan rapi di locker Rekrutmen minimal 6 bulan - File lamaran shortlist di simpan per posisi dan jabatan (rekrutmen harus mempunyai bank data lamaran yang potensial)

2

INDOCRP/SOP/HC/Rekrutmen

No. Dokumen : Tgl. Efektif : Halaman :

STANDARD OPERATING PROCEDURES REKRUTMEN/ PERMINTAAN TENAGA KERJA Department: HUMAN CAPITAL

- File lamaran kerja yang dikirim ke Head Office tidak diperkenankan disimpan di lantai atau tercecer pada tempat yang tidak tepat (rekrutmen bertanggung jawab atas kerahasiaan data setiap pelamar dan wajib memperlakukan setiap data pelamar dengan confidential) Proses Selection Semua lamaran kerja yang masuk harus segera diseleksi dengan mengacu pada ketentuan kualifikasi yang berlaku, jangan sampai terjadi overqualified ataupun underqualified. Panggilan Psikotes, FGD & Interview - Panggilan Psikotes, FGD dan Interview melalui: • Telepon paling lambat 1 hari sebelum tanggal psikotes, FGD & inteview • E-mail minimal seminggu sebelum tanggal psikotes, FGD & inteview Note: Pemanggilan lewat email dilakukan apabila kandidat tidak bisa dihubungi melalui telepon - Jika calon berada di luar kota dapat diberikan reschedule - Hal-hal yang perlu disampaikan saat panggilan melalui telepon: • Penjelasan singkat PT INDOCRP dan brand-brand perusahaan • Menanyakan calon kandidat apakah sudah mengenal PT INDOCRP dan brandbrand perusahaan • Menjelaskan sumber file lamaran kerja diperoleh dari iklan (media online/ lowongan kerja dan tanggal) • Tempat dan waktu (hari, tanggal, jam) serta PIC yang harus ditemui • Menginformasikan untuk mengisi Form aplikasi lamaran yang dikirimkan beserta undangan email dan dibawa dengan kelengkapan berkas lainnya • Menginformasikan nomor telepon kantor yang dapat dihubungi calon kandidat apabila mereka berhalangan hadir, dan menegaskan kepada calon kandidat apabila mereka berhalangan hadir harap konfirmasi dengan membalas undangan e-mail Note: - Hindari panggilan psikotes, FGD dan interview dengan menitip informasi kepada keluarga ataupun kerabat calon kandidat - Tuliskan daftar hadir pemanggilan psikotes, FGD dan interview calon kandidat - Pada saat psikotes, FGD dan interview calon kandidat diminta membawa fotocopy ijazah dan transkrip nilai dengan cap basah dan dokumen-dokumen yang belum lengkap seperti: KTP, foto, CV (yang belum lengkap) dan surat referensi lain yang diperlukan, dll

3

INDOCRP/SOP/HC/Rekrutmen

No. Dokumen : Tgl. Efektif : Halaman :

-

STANDARD OPERATING PROCEDURES REKRUTMEN/ PERMINTAAN TENAGA KERJA Department: HUMAN CAPITAL

Pada saat pemanggilan, pastikan calon kandidat hadir pada skedul yang sudah disepakati dan tidak datang terlambat Bila calon kandidat yang dipanggil tidak hadir, rekrutmen wajib menghubungi kembali untuk menanyakan alasan ketidakhadiran Pada saat pemanggilan kedua, tanyakan kepada calon kandidat apakah masih berminat atau tidak. Apabila tidak berminat, beri keterangan di file lamaran sehingga tidak dipanggil kembali untuk waktu yang akan datang

Pelaksanaan Tes - Kandidat datang tepat waktu (apabila terlambat lebih dari 30 menit dari waktu yang telah disepakati tidak akan diproses/ harus diberi keterangan di file kandidat, alasan keterlambatan) - Kandidat mengisi Daftar Hadir Peserta Tes - Kandidat mengumpulkan kelengkapan berkas yang harus dibawa dan dipersilahkan memasuki ruangan tes - Rekrutmen yang berperan sebagai tester memperkenalkan diri dan memberikan arahan yang jelas mengenai aturan-aturan dalam pelaksanaan psikotes, sampai dengan mempersilahkan peserta tes berdo’a terlebih dahulu sebelum memulai psikotes - Psikotes dibagi kedalam 2 (dua) tahapan; tahapan eliminasi (TIKI, AV, Pauli) dan tahapan kedua tes inventory (DISC, Papi Kostik, Tes Grafis; Wartegg, DAP, Baum) - Setelah kandidat selesai mengerjakan psikotes tahapan eliminasi, lembar kerja kandidat langsung diperiksa, dan hasil tes kandidat langsung diumumkan. Kandidat yang lolos eliminasi lanjut ketahapan tes selanjutnya sedangkan kandidat yang tidak lolos dipersilahkan meninggalkan ruangan tes - Setelah Psikotes ada proses FGD, diikuti kandidat yang lolos tahapan psikotes. FGD dilakukan untuk melihat bagaimana para kandidat dalam menghadapai sebuah permasalahan. Ada beberapa aspek yang dinilai dari proses FGD, serta berkorelasi significan dengan corporate value, antara lain aspek fokus solusi, aspek komunikasi, aspek peduli dan disiplin, bagaimana memprioritaskan masalah, aspek teamwork serta problem solving - Pelaksanaan FGD dengan cara membentuk kandidat menjadi sebuah atau beberapa kelompok (tergantung total kandidat yang lolos) yang diberikan sebuah masalah untuk mereka diskusikan bersama. Rekrutmen menilai performance semua kandidat yang ikut dalam proses FGD pada Form Penilaian FGD.

4

INDOCRP/SOP/HC/Rekrutmen

No. Dokumen : Tgl. Efektif : Halaman :

-

STANDARD OPERATING PROCEDURES REKRUTMEN/ PERMINTAAN TENAGA KERJA Department: HUMAN CAPITAL

Kandidat yang dinyatakan lolos tahapan Psikotes dan FGD akan diundang kembali untuk mengikuti proses interview HC

Standar Tes Per Kategori No

1

2 3 4 5 6 7 8

Jenis Tes

Form aplikasi lamaran TIKI AV Pauli DISC Papi Kostik Tes Grafis FGD

Non Staff

Clerk

Staff

Senior Staff

SPV

Manager

GM

Director

v

v

v

v

v

v

v

v

v v v v

v v v v

v v v v

v v v v

v v v v

v

v v

v

v

v

v

v

v

v

v v

v v

v v

v v

v v

v v

Keterangan: -

Waktu Pengerjaan Tes Psikologi: • TIKI Berhitung angka Menggabungkan potongan Mencari persamaan Abstraksi non verbal • Analogi Verbal (AV) • Pauli • DISC • Papi Kostik • Tes Grafis Wartegg DAP Baum • FGD

: 7 menit : 7 menit : 5 menit : 12 menit : 10 menit : 60 menit : +/- 10 menit : +/- 15 menit : +/- 10 menit : +/- 10 menit : +/- 10 menit : +/- 30 menit

Pemeriksaan Hasi Psikotes - Hasil tes diperiksa setelah semua kandidat menyelesaikan semua psikotes tahapan pertama (TIKI, AV, Pauli) - Interpretasi hasil psikotes tahapan eliminasi berdasarkan kunci jawaban/ standar yang sudah ada. Standar psikotest tahapan pertama (eliminisasi): No

1 2 3

5

Promotion

Jenis Tes

Non Staff

Clerk

Staff

Senior Staff

SPV

TIKI (IQ) AV Pauli

90 10 2000

90 10 1500

90 10 2000

100 10 2500

110 ≥10 3000

Promotion

≥110 ≥10 ≥3000

INDOCRP/SOP/HC/Rekrutmen

No. Dokumen : Tgl. Efektif : Halaman :

-

-

STANDARD OPERATING PROCEDURES REKRUTMEN/ PERMINTAAN TENAGA KERJA Department: HUMAN CAPITAL

Interpretasi hasil tes inventory DISC dan Papi Kostik menggunakan software, dan interpretasi tes grafis berdasarkan buku panduan intepretasi tes grafis. Semua hasil interpretasi tes inventory berbentuk dalam sebuah laporan Summary hasil psikotes sudah harus dilampirkan pada saat interview dengan kandidat dan direkap sebagai arsip rekrutmen

Interview Interview merupakan rangkaian dari proses rekrutmen yang berfungsi untuk mengetahui hal-hal yang tidak dapat diungkap melalui tes psikologis. Menggali data kandidat dengan mempelajari hal-hal yang: - Menyangkut pemilihan pertanyaan-pertanyaan yang dilakukan dalam interview harus disesuaikan dengan tujuan dan kondisi yang ada untuk efisiensi waktu; • Latar belakang keluarga • Motivasi ingin bergabung • Pengalaman bekerja sebelumnya • Anggota organisasi (ormas) tertentu - Menyangkut pekerjaan yang akan diisi antara lain technical skill dan syarat-syarat dalam job description - Menyangkut dimensi atau kemampuan yang perlu dimiliki oleh kandidat antara lain knowledge, skill dan attitude kandidat berdasarkan corporate value perusahaan Note: Interview kandidat dari Perusahaan Kompetitor: - Interview diarahkan untuk melakukan Benchmarking - Bentuk compensation dan benefit - Program-program pengembangan/ inisiatif - Bentuk struktur organisasi - Ketentuan dan peraturan perusahaan, dll Persiapan Interview - Menentukan interviewer yang akan melakukan interview dengan kandidat berdasarkan dengan posisi yang dilamar - Mempelajari dimensi atau potensi kandidat yang akan digali - Mengenali latar belakang kandidat melalui Form Aplikasi Lamaran Kerja - Mengecek keaslian Ijazah, Transkrip Nilai dan Surat Pengalaman Kerja ditempat sebelumnya. Cek performance di perusahaan sebelumnya khusus bagi kandidat yang sering berpindah-pindah kerja. Dengan cara : • Menelpon ke perusahaan lamanya untuk konfirmasi.

6

INDOCRP/SOP/HC/Rekrutmen

No. Dokumen : Tgl. Efektif : Halaman :

STANDARD OPERATING PROCEDURES REKRUTMEN/ PERMINTAAN TENAGA KERJA Department: HUMAN CAPITAL

•

-

-

Bertanya kepada seseorang yang mengenalnya mengenai kinerja kandidat tersebut, dll Melakukan pedoman interview berdasarkan dimensi atau potensi yang hendak digali dari kandidat. Dalam melakukan interview sebaiknya menggunakan pertanyaan pertanyaan yang konkret atau study case Memperhatikan kriteria penilaian interview Memeriksa kembali jadwal interview dan alat-alat yang akan digunakan sehingga proses interview dapat berjalan dengan lancar

Pelaksanaan Interview - Memastikan ruang yang digunakan untuk interview agar proses interview dapat berjalan dengan baik dan kondusif - Ciptakan suasana yang baik atau tidak tegang. - Kemukakan tujuan dan maksud dari interview dan membuat beberapa catatan yang penting terkait dari penilaian kandidat - Dalam melakukan interview menggunakan bahasa yang sederhana dan jelas untuk menghindari adanya makna ganda - Interview menggunakan pertanyaan yang dapat memancing pendapat dan meminta contoh-contoh konkret. Hindari pertanyaan-pertanyaan yang umum atau berbelit-belit - Proses Interview dilakukan oleh: Standar PIC Interview Kandidat No

1 2 3

4 5

Jenis Tes

Non Staff

Clerk

Staff

Senior Staff

SPV

HC Manager HC User (Atasan Langsung) GM Direksi

v

v

v

v

v

v

v

v

v

v

v

v

v v

Manager

GM

Director

v

v v

v v

v v

Interview HC - Memeriksa kelengkapan file (Form Aplikasi Lamaran Kerja, CV, Pas foto, fotocopy KTP dan NPWP, surat referensi, otorisasi ijazah + transkrip nilai, dll) - Akurasi dan kelengkapan informasi pada Form Aplikasi Lamaran Kerja yang diisi oleh kandidat - Menggali informasi latar belakang ingin bergabung dengan PT. INDOCRP - Rencana, opini dan persepsi terhadap pekerjaan yang ditawarkan

7

Promotion

INDOCRP/SOP/HC/Rekrutmen

No. Dokumen : Tgl. Efektif : Halaman :

-

STANDARD OPERATING PROCEDURES REKRUTMEN/ PERMINTAAN TENAGA KERJA Department: HUMAN CAPITAL

Kesesuaian dengan gaya manajemen, budaya dan etos kerja, serta kompetensi untuk menjalankan tugas-pekerjaan Menanyakan kepada kandidat mengenai gaji yang diharapkan Mengisi hasil interview kandidat pada Form Hasil Interview dan ditandatangani Berkas kandidat yang lolos Psikotes dan Interview HC direview kembali oleh Manager HC (Form Hasil Interview terlampir) Kandidat yang dinyatakan lolos akan diundang kembali untuk Interview User Rekrutmen wajib berkoordinasi dengan User untuk skedul Interview User, lalu mengundang kembail kandidat sesuai dengan waktu yang telah disepakati

Interview User - Mengidentifikasi, pengetahuan teoritis, keterampilan dan pengalaman kerja - Kesesuaian kandidat dengan gaya kepemimpinan, etos dan budaya kerja - Negosiasi gaji, fasilitas yang akan diperoleh, dll - Akhir interview dengan memberi kesempatan kepada calon karyawan untuk bertanya atau memberitahu rencana berikutnya - Setelah interview berakhir, pelajari catatan hasil interview dan tulis data kandiat sesuai dengan standar kriteria interview sebagai observasi tentang positif atau negatif kandidat (Form Hasil Interview terlampir) - Lalu User memberikan feedback hasil interview, apakah kandidat lolos atau tidak Keputusan Hasil Psikotes, FGD dan Interview - Jika hasil interview user kandidat lolos, rekrutmen langsung memberikan kembali berkas kandidat kepada Manager HC, dan direview kembali untuk proses offering - Jika tidak lolos, beri informasi hasil interview akan dikabarkan dalam 2 minggu ini, jika lolos akan dikontak (cara menolak secara halus) - Jika belum ada keputusan, kandidat ditanya waktu yang tepat untuk proses lebih lanjut, dan akan di proses dalam 2 minggu - Khusus kandidat yang direferensikan oleh User atau kandidat yang sudah beberapa kali interview, jika tidak lolos harus dikirimkan surat pemberitahuan dengan mencantumkan “....dengan sangat menyesal kami memberitahukan bahwa Saudara belum dapat bergabung dengan Perusahaan kami sebagai .....” Proses Pending/ Penolakan Kandidat Pending proses penerimaan karyawan dilakukan pada saat proses interview dengan HC/ User sudah selesai, dengan menginformasikan bahwa lamaran kerja akan diproses dalam 2 minggu ini. Apabila dalam batas waktu tersebut belum ada proses,

8

INDOCRP/SOP/HC/Rekrutmen

No. Dokumen : Tgl. Efektif : Halaman :

STANDARD OPERATING PROCEDURES REKRUTMEN/ PERMINTAAN TENAGA KERJA Department: HUMAN CAPITAL

berkas kandidat akan dimasukkan ke dalam database calon karyawan potensial yang sewaktu-waktu dapat diproses kembali. Proses Hiring - Berkas kandidat yang dinyatakan lolos interview user direview kembali oleh Manager HC untuk proses offering - Calon karyawan diundang kembali untuk proses offering - Compensation & Benefits (Comben) melakukan negosiasi untuk menentukan penempatan, gaji dan tanggal masuk karyawan - Mencetak MOU dan Surat Penerimaan Karyawan - Jika negosiasi tidak mencapai kata sepakat sehingga kandidat tidak dapat diterima maka kandidat akan diarsip untuk jabatan lainnnya.\ - Melakukan hiring kandidat dengan membuatkan SK Penerimaan Karyawan - Melakukan input karyawan baru yang sepakat dalam proses offering Ketentuan Target Skedul Proses Pemenuhan SDM (Dari Penerimaan MPP dari OD sampai dengan calon karyawan diterima/ masuk): - Level Manager up 3 bulan - Level Supervisor 2 bulan - Level Clerk s/d Senior Staff 1 bulan Program Orientasi Karyawan Baru (OKB) - Karyawan baru level Staff up dalam masa percobaan/ masa training wajib mengikuti Program Orientasi Karyawan Baru (OKB). Program ini dikoordinasikan dari HC ke Department Training - Materi yang dibawakan dalam OKB: • Latar belakang dan tujuan OKB • Sejarah perusahaan • Budaya dan etos kerja • Program Perusahaan • Fasilitas dan tunjangan karyawan Medical Check Up - Medical check up terhadap pelamar dilakukan oleh tim medis di klinik/ rumah sakit/ laboratorium yang telah ditunjuk oleh perusahaan - Medical check up hanya dapat dilakukan dengan surat pengantar dari Human Capital (HC)

9

INDOCRP/SOP/HC/Rekrutmen

No. Dokumen : Tgl. Efektif : Halaman :

-

STANDARD OPERATING PROCEDURES REKRUTMEN/ PERMINTAAN TENAGA KERJA Department: HUMAN CAPITAL

Tim medis memberikan laporan hasil pemeriksaan kesehatan calon karyawan sesuai standar perusahaan Item pemeriksaan meliputi: • Hematologi: - Hemoglobin - Eritrosit - Lekosit - Laju endap darah - Hitung jenis • Kimia darah: - Fungsi hati : SGOT, SGPT - Fungsi ginjal : creatinine - Gula darah : glukosa sewaktu - Immunologi - Hepatitis B : HbsAg - Urine lengkap (mikroskopis dan makroskopis) - Thorax foto dengan film besar - Pemeriksaan fisik dokter dan buta warna • Laporan hasil medical check up harus memuat hal-hal berikut: - Hasil medical check up per item - Kesimpulan hasil pemeriksaan - Rekomendasi (anjuran)

Hal-Hal Yang Perlu Diperh...