Summary Ch 4 PDF

Preview

Summary

SUMMARY CHAPTER 4PLANNING BUSINESS MESSAGE3 LANGKAH PROSES PENULISAN Step 1 : Merencanakan pesan bisnis  Analisis situasi dengan menentukan tujuan dan memngembangkan profil audiens  Kumpulkan informasi yang akan memenuhi kebuuhan audiens  Pilih kombinasi media dan saluran terbaik untuk menyampai...

Description

SUMMARY CHAPTER 4

PLANNING BUSINESS MESSAGE 3 LANGKAH PROSES PENULISAN  Step 1 : Merencanakan pesan bisnis  Analisis situasi dengan menentukan tujuan dan memngembangkan profil audiens  Kumpulkan informasi yang akan memenuhi kebuuhan audiens  Pilih kombinasi media dan saluran terbaik untuk menyampaikan pesan  Atur informasi dengan menentukan ide utama, membatasi ruang lingkup, memilih pendekatan langsung atau tidak langsung, dan menguraikan isi konten  Step 2 : Menulis pesan bisnis  Sesuaikan dengan audiens dengan menggunakan kepekaan, keterampilan hubungan, dan gaya penulisan yang sesuai  Memilih kata-kata yang kuat, membuat kalimat yang efektif, dan mengembangkan paragraf yang koheren  Step 3 : Menyelesaikan pesan bisnis  Setelah menulis draf pertama, revisi file pesan dengan mengevaluasi konten, meninjau keterbacaan, dan mengedit dan menulis ulang secara ringkas dan jelas, dengan tata bahasa yang benar, tanda baca yang tepat, dan format yang efektif  Buat pesan yang akan diterima audiens dan meninjau semua keputusan desain dan tata letak untuk penampilan yang menarik dan professional  Koreksi produk akhir untuk memastikan kualitas yang tinggi dan mendistribusikan pesan Mengoptimalkan Waktu Menulis      

Dengan semakin banyak menggunakan proses penulisan tiga langkah, otomatis akan menjadi semakin intuitif dan akan menjadi lebih baik dalam mengalokasikan waktu untuk setiap tugas selama proyek menulis Mulailah dengan mencari tahu berapa banyak waktu dimiliki. Kemudian, sisihkan kira-kira 50% dari waktu itu untuk perencanaan, 25% untuk menulis, dan 25% untuk menyelesaikan Perencanaan yang cermat biasanya menghemat waktu secara keseluruhan dengan memfokuskan tulisan dan mengurangi kebutuhan untuk pengerjaan ulang Alokasi waktu yang ideal bervariasi dari satu proyek ke proyek lainnya Pesan yang lebih sederhana dan singkat membutuhkan perencanaan yang lebih sedikit daripada laporan yang panjang, situs web, dan proyek kompleks lainnya Mulailah dengan pembagian 50-25-25 sebagai pedoman, dan gunakan penilaian terbaik untuk setiap proyek

Perencanaan yang efektif     

Perencanaan yang matang diperlukan untuk memastikan agar memberikan informasi yang benar dalam format yang benar ke yang benar orang-orang Meluangkan waktu untuk memahami anggota audiens dan kebutuhan mereka untuk membantu Temukan dan kumpulkan fakta yang mereka cari dan sampaikan informasi tersebut secara ringkas dan cara yang menarik Dengan perencanaan yang matang, tahap penulisan menjadi lebih cepat, mudah, dan jauh lebih sedikit stress Perencanaan dapat menyelamatkan dari kesalahan yang memalukan dan merugikan perusahaan atau karier

MENGANALISIS SITUASI Menentukan Tujuan

  





Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum: menginformasikan, membujuk, atau berkolaborasi dengan audiens Tujuan ini membantu menentukan keseluruhan pendekatan yang perlu diambil untuk mengumpulkan informasi untuk mengatur pesan Dalam ruang lingkup tujuan umumnya, setiap pesan juga memiliki tujuan tertentu, yang mengidentifikasi apa yang ingin dicapai dengan pesan dan apa yang harus dilakukan atau dipikirkan audiens setelah menerima pesan itu Uji tujuan dengan menanyakan 4 pertanyaan berikut:  Akankah ada yang berubah sebagai hasil dari pesan itu? Jangan berkontribusi pada informasi yang membebani dengan mengirim pesan yang tidak akan mengubah apa pun  Apakah tujuan realistis? Mengenali apakah tujuan itu realistis adalah bagian penting untuk memiliki naluri bisnis yang baik.  Apakah waktunya tepat? Orang-orang yang sibuk ketika mereka menerima pesan cenderung tidak memperhatikannya.  Apakah tujuan dapat diterima oleh organisasi? Tujuan dan kebijakan bisnis perusahaan bahkan undang-undang yang berlaku untuk industri tertentu mungkin menentukan apakah tujuan tertentu dapat diterima. Memahami anggota audiens dan kebutuhan mereka.

Mengembangkan profil audiens   

  

Identifikasi audiens utama : Jangan mengabaikan kebutuhan anggota yang kurang berpengaruh, tetapi pastikan untutk mengatasi kekhawatiran para pembuat keputusan utama Tentukan ukuran audiens dan distribusi geografis : Sebuah pesan mungkin akan membutuhkan pendekatan yang berbeda Tentukan komposisi penonton : Cari persamaan dan perbedaan budaya, bahasa, usia, pendidikan, pangkat dan status organisasi, sikap, pengalaman, motivasi, bias, kepercayaan, dan faktor lainnya yang mempengaruhi Tingkat pemahaman anggota audiens : Jika anggota audiens tidak memahami materi, maka membutuhkan elemen pendidikan untuk membantu orang mengerti itu Memahami ekspektasi dan preferensi audiens Memperkirakan kemungkinan reaksi penonton : potensi reaksi audiens mempengaruhi organisasi pesan

MENGUMPULKAN INFORMASI     

Pertimbangkan perspektif audiens Dengarkan komunitas : Untuk hampir semua subjek yang berkaitan dengan bisnis saat ini, kemungkinan ada komunitas pelanggan, peminat produk, atau orang lain yang terlibat dalam diskusi online Membaca laporan dan dokumen perusahaan lainnya Berbicara dengan supervisor, kolega, atau pelanggan : mungkin mereka memiliki informasi yang dibutuhkan, atau mereka mungkin memiliki wawasan yang baik tentang kebutuhan target audiens Mintalah masukan dari audiens

Mengungkapkan Kebutuan Audiens   

Kebutuhan informasi audiens Anda akan terlihat jelas, atau pembaca akan dapat memberi tahu apa yang mereka butuhkan Jika seseorang membuat permintaan yang tidak jelas atau luas, ajukan pertanyaan untuk mempersempit fokus Pikirkan kebutuhan informasi relevan yang mungkin tidak dimiliki audiens



Gunakan penilaian, bagaimanapun, dalam beberapa situasi hanya perlu memberikan apa yang diharapkan audiens dan tidak lebih

Menemukan Fokus    

Teknik menulis bebas, adalah menulis apa pun yang terlintas dalam pikiran, tanpa henti melakukan koreksi apa pun, untuk jangka waktu tertentu. Keuntungan besar menulis bebas adalah Anda membungkam "kritik batin" dan hanya mengungkapkan ideide yang datang Opsi penemuan terbaik dalam beberapa kasus mungkin tidak menulis sama sekali, melainkan membuat sketsa Saat berpikir secara visual, otak mungkin melepaskan beberapa ide hebat di balik kata-kata

Menyediakan Informasi yang Dibutuhkan  

Salah satu cara yang baik untuk menguji ketelitian pesan adalah dengan menggunakan pendekatan jurnalistik: Periksa apakah pesan dapat menjawab 5W+1H Dengan menggunakan metode ini, dapat dengan cepat mengetahui apakah pesan gagal disampaikan Pastikan Informasinya Akurat     

Kualitas informasi yang Anda berikan sama pentingnya dengan kuantitas Informasi yang tidak akurat dalam pesan bisnis dapat menyebabkan sejumlah masalah Jika berkonsultasi dengan sumber di luar organisasi, tanyakan pada diri sendiri apakah informasi tersebut terkini dan dapat diandalkan Pastikan untuk meninjau perhitungan matematis atau keuangan apa pun Periksa semua tanggal dan jadwal dan periksa asumsi dan kesimpulan sendiri untuk memastikannya valid

Pastikan Informasinya Etis    

Dengan bekerja keras untuk memastikan keakuratan informasi yang dikumpulkan, akan menghindari banyak masalah etika dalam pesan Jika melakukan kesalahan, seperti menyampaikan informasi yang awalnya dianggap benar, tetapi kemudian ternyata salah, hubungi penerima pesan segera dan perbaiki kesalahannya Pesan juga bisa menjadi tidak etis jika informasi penting dihilangkan Pastikan memasukkan cukup banyak detail untuk menghindari menyesatkan audiens

Pastikan Informasi Penting   

Dengan berfokus pada informasi yang paling mengkhawatirkan audiens, dapat meningkatkan peluang untuk mencapai tujuan komunikasi Gunakan akal sehat untuk mengidentifikasi tempat menarik Jika memungkinkan, berikan setiap segmen audiens dengan memiliki informasi yang ditargetkan

MEMILIH KOMBINASI TERBAIK Opsi Media Dan Saluran Yang Paling Umum  

Cara paling sederhana untuk mengkategorikan pilihan media adalah dengan membaginya menjadi lisan, tertulis, dan visual Masing-masing media tersebut dapat disampaikan melalui saluran digital dan nondigital

6 Kombinasi Dasar : 

Oral Medium, In-Person Channel

 



melibatkan berbicara dengan orang-orang yang memiliki kesamaan lokasi Dengan memberi orang kemampuan untuk melihat, mendengar, dan bereaksi satu sama lain, komunikasi secara langsung berguna untuk mendorong orang untuk bertanya, memberi komentar, dan bekerja bersama untuk mencapai suatu keputusan Interaksi tatap muka sangat membantu dalam situasi yang kompleks



Oral Medium, Digital Channel  Media lisan melalui saluran digital mencakup transmisi suara apa pun melalui sarana elektronik, baik secara langsung maupun direkam



Written Medium, Print Channel  Dokumen tertulis dan tercetak adalah format klasik komunikasi bisnis  Memo : dokumen cetak singkat yang biasanya digunakan untuk pertukaran informasi rutin sehari-hari dalam suatu organisasi  Surat : pesan tertulis singkat yang dikirimkan ke pelanggan dan lainnya penerima di luar organisasi  Laporan dan proposal biasanya lebih panjang dari memo dan surat  Dokumen-dokumen ini datang dalam berbagai panjang, mulai dari beberapa halaman hingga beberapa ratus, dan biasanya memiliki file nada yang cukup formal  Beberapa situasi yang dialami yang harus mempertimbangkan pesan tercetak di atas alternatif elektronik: o Saat ingin membuat kesan formal o Ketika diwajibkan secara hukum untuk memberikan informasi dalam bentuk tercetak o Bila ingin menonjol dari banjir pesan elektronik o Saat membutuhkan catatan permanen, tidak dapat diubah, atau aman



Written Medium, Digital Channel  Sebagian besar upaya komunikasi bisnis akan melibatkan pesan digital tertulis, dengan semuanya mulai dari tweet super pendek hingga konten situs web hingga laporan panjang buku didistribusikan sebagai file PDF



Visual Medium, Print Channel  Foto dan diagram dapat menjadi alat komunikasi yang efektif untuk menyampaikan emosi konten, hubungan spasial, proses teknis, dan konten lain yang mungkin sulit dilakukan gambarkan dengan menggunakan kata-kata saja



Visual Medium, Digital Channel  Pesan bisnis bisa menjadi hidup ketika disampaikan melalui media visual di saluran digital  Infografis, diagram interaktif, animasi, dan video digital berpotensi untuk menarik perhatian audiens  Pesan yang menggabungkan visual yang kuat dengan teks pendukung dapat efektif  Visual juga efektif dalam mendeskripsikan ide dan proses yang kompleks karena dapaat mengidentifikasi bagian-bagian dan hubungan yang membentuk keseluruhan  Dalam multibahasa dunia bisnis, diagram, simbol, dan gambar lainnya dapat menurunkan hambatan komunikasi dengan membutuhkan lebih sedikit pemrosesan Bahasa  Gambar visual bisa lebih mudah diingat daripada penjelasan tekstual

Kelebihan dan Kekurangannya

Tantangan Unik Komunikasi pada Mobile Device  Ukuran dan resolusi layar  Ukuran yang terbatas dari layar ini masih menjadi tantangan hanya karena banyak pesan secara signifikan lebih besar daripada layar mereka  Teknologi input  Pengenalan suara adalah salah satu cara mengatasi batasan keyboard, tetapi yang menggunakannya di tempat umum berisiko berbagi konten pesan dan mengganggu siapa pun yang berada dalam jangkauan pendengaran  Pengenalan suara perangkat lunak dapat membuat kesalahan yang memerlukan pengeditan manual, terutama bagi pengguna pengucapannya tidak jelas atau saat ada banyak suara latar  Stylus adalah opsi untuk banyak perangkat, tetapi menjadi proses yang lambat dan melelahkan  Bandwidth, kecepatan, dan batasan konektivitas  Kecepatan dan kualitas ponsel konektivitas sangat bervariasi menurut perangkat, operator, paket layanan, dan lokasi geografis  Pengguna seluler dapat kehilangan konektivitas saat bepergian  Penggunaan data dan biaya operasional  Banyak pengguna ponsel tidak memiliki paket penggunaan data yang tidak terbatas dan harus mengelola konsumsi data  Beberapa operator menawarkan paket data tidak terbatas, tetapi dapat disertai pembatasan bandwidth yang mengurangi kecepatan dari koneksi pengguna Faktor Yang Perlu Dipertimbangkan Ketika Memilih Media Dan Saluran  Kekayaan  Kekayaan adalah kemampuan media untuk menyampaikan pesan melalui lebih dari satu isyarat informasional (visual, verbal, vokal),memfasilitasi umpan balik, dan membangun fokus pribadi

   

Komunikasi tatap muka adalah media yang kaya karena menyampaikan informasi baik secara verbal dan nonverbal Media yang ramping dibatasi dalam satu atau lebih dari tiga aspek ini Gunakan media yang lebih kaya untuk mengirim pesan yang tidak rutin atau kompleks Gunakan media yang lebih ramping untuk mengirim pesan rutin atau untuk mentransfer informasi yang tidak membutuhkan penjelasan yang signifikan

 Formalitas  Pilihan media adalah sinyal nonverbal yang memengaruhi gaya dan nada pesan  Media dan keterbatasan saluran  Setiap media dan saluran memiliki batasan  Urgensi  Pastikan untuk menghormati waktu dan beban kerja anggota audiens  Jika pesan tidak mendesak dan tidak membutuhkan segera feedback, pilihlah media seperti email atau blogging yang memungkinkan orang untuk merespon pada kenyamanan mereka  Biaya  Biaya merupakan faktor keuangan nyata dan sinyal nonverbal yang dirasakan  Preferensi audiens  Jika audiens lebih menyukai media tertentu dan kombinasi saluran, gunakan format itu  Keamanan dan privasi  Perusahaan memiliki batasan pada media dan saluran yang dapat digunakan untuk jenis pesan tertentu, tetapi meskipun tidak, pikirkan baik-baik kapan pun pesan menyertakan informasi sensitive Mengatur Informasi Pengorganisasian yang baik membantu para pembaca maupun pendengar dalam 3 kunci penting:  Memperjelas pesan yang ingin disampaikan dengan mempresentasikan inti dari persoalan tersebut agar tidak ada kekeliruan.  Dengan pengorganisasian yang baik, pembaca lebih mudah dalam menerima pesan dengan fakta fakta yang ditunjukan dan dengan seperti itu pesan yang disampaikan akan lebih efektif.  Dengan pengorganisasian yang baik juga para pembaca dapat menghemat waktu, biasanya terlalu banyak kata yang terlalu bertele-tele  Dengan pengorganisasian yang baik juga tentu membantu mempermudahkan karir kita dalam meningkatkan reputasi kita sebagai pemikir yang jernih Menentukan Ide Utama Pertimbangan berbagai teknik untuk menghasilkan ide kreatif:  Brainstorming : Bekerja sendiri atau bersama orang lain, hasilkan ide yang banyak  Pendekatan jurnalistik : 5W + 1H  Rantai tanya jawab : setiap jawaban menghasilkan pertanyaan baru sampai mengidentifikasi informasi yang perlu ada dalam pesan  Tour Storyteller : identifikasi cara untuk mengencangkan dan mengklarifikasi pesan, dan ulangi prosesnya sampai ide utama tersaring menjadi satu pesan singkat  Mind Mapping : dapat menghasilkan dan mengatur ide menggunakan metode grafik yang disebut mindmapping Membatasi Lingkup

   

Kisaran informasi yang disajikan, panjang keseluruhan, dan detail harus sesuai dengan ide utama Jika tidak memiliki panjang preset, penting untuk membatasi diri pada cakupan yang diperlukan untuk menyampaikan ide utama Batasi jumlah poin pendukung utama menjadi setengah lusin/lebih. Jika bisa menyampaikan ide dengan lebih sedikit poin, semuanya lebih baik Kelompokkan poin pendukung di bawah judul utama

Memilih Antara Pendekatan Langsung Dan Tidak Langsung  

The direct approach : dimulai dengan ide utama dan dilanjutkan dengan bukti pendukung The indirect approach : dimulai dengan bukti dan membangun ide utama

Menggarisbesarkan Konten

Membangun Ketertarikan Pembaca Dengan Teknik Storytelling   

Bercerita adalah salah satu struktur paling umum yang digunakan dalam iklan televisi dan iklan lainnya Alasan utama mendongeng bisa sangat efektif adalah karena cerita membantu pembaca dan pendengar bayangkan diri mereka hidup melalui pengalaman orang yang ada dalam cerita Pertimbangkan untuk menambahkan elemen mendongeng setiap kali ide utama melibatkan kesempatan untuk menginspirasi, membujuk, mengajar, atau memperingatkan pembaca atau pendengar tentang hasil potensial dari tindakan tertentu



Mendongeng juga bisa berfungsi sebagai sarana analisis bisnis strategis...