Voorraad in Exact PDF

Preview

Summary

hoe je boekingen in exact kan doen...

Description

Voorraad Het voorraad menu pad ziet als volg uit:

De menu pad van factuur is als volg verder verdeeld in: • • • • • •

Invoer magazijnbeheer Verslagen Artikelen artikelbeheer serie/ batch

Invoer Interne orders invoeren en wijzigen U kunt deze interne orders aanmaken via het menupad [Voorraad, Invoer, Interne orders]. Als u een interne order invoert, bent u verplicht een medewerker te selecteren. Hiermee kunt u later altijd nagaan aan wie de uitgifte is gedaan.

Interne orders fiatteren U kunt met de module E-Intern verbruik voordat een interne levering wordt ingevoerd, de interne order fiatteren. Deze functie is beschikbaar via het menupad [Voorraad, Invoer, Fiatteren]. Onder de sectie Selectie kiest u voor de optie 'Interne orders'. U kunt de interne order ook verwerpen, zodat niet tot levering kan worden overgegaan. De werknemer die de gegevens invoert is meestal niet degene die de gegevens controleert en goedkeurt. Via de functie 'Rollen onderhouden' kunt u bepaalde werknemers toegang verlenen tot de functie 'Fiatteren' en de toegang voor de overige werknemers blokkeren.

Leveringen verwerken U kunt via de knop 'Leveringen' in de verkooporder zelf en via het menupad: [Order, Invoer, Leveringen] verkooporders definitief uitleveren. Van deze verkooporder kunt u eventueel direct een verkoopfactuur aanmaken en afdrukken. Ook kunt u beslissen later een verkoopfactuur aan te maken. U kunt ook interne orders en gekoppelde interne orders uitleveren. Als u een (gekoppelde) interne order selecteert en voor 'Openen' kiest, wordt een leveringsvoorstel getoond. Als u in dit voorstel 'Verwerken' kiest kunt u een lay-out aangeven en wordt de pakbon afgedrukt en de mutaties verwerkt.

Verzending invoeren U kunt via [Voorraad, Invoer, Verzending] voor uw leveringen een verzending met een tracking nummer invoeren en verwerken. Op deze manier is het voor uw klant mogelijk zijn bestelling op de voet te volgen.

Magazijnbeheer Onderhoud magazijnen U kunt via [Voorraad, Magazijnbeheer, Magazijnen] magazijnen aanmaken, onderhouden, vernummeren en verwijderen. Magazijnen worden gebruikt om artikelen in op te slaan. Alle (financiële) transacties binnen een magazijn zijn gerelateerd aan het ontvangen, leveren en retourneren van artikelen.

Interfiliale overboeking leveren U kunt met de module E-Magazijnbeheer via [Voorraad, Magazijnbeheer, Interfiliaal overboeken] kunt u de interfiliale overboeking invoeren. De overboeking kunt u op magazijnniveau invoeren of op magazijnlocatieniveau. Als u een selectie heeft gemaakt en de desbetreffende interfiliale overboeking heeft geselecteerd kunt u via de knop 'Leveringen' het leveren scherm openen en de levering verwerken.

Tellingen invoeren (selectiescherm) Aangezien niet alle artikelen in hetzelfde magazijn liggen, of niet altijd geteld hoeven te worden, kunt u een selectie maken voor de artikelen die verschijnen op de tellijst. Dit scherm wordt geopend wanneer u via [Voorraad, Magazijnbeheer, Tellingen] voor de knop 'Nieuw' heeft gekozen. Wanneer u een voorraadlijst wilt uitdraaien en de artikelen waarvoor geen voorraad aanwezig is wilt uitsluiten, kunt u bij de 'Toon waarde nul' de optie 'Nooit' selecteren. Daarnaast kunt bij het opvragen van de voorraadposities met de optie 'Regels met aantal 0' aangeven of u artikelen met een huidige voorraad van 0 wilt uitsluiten.

Selecteren en zoeken van te verwerken bestellingen en (gekoppelde) interne orders In de menu [Voorraad, Magazijnbeheer, Selecteren/ Zoeken] kunt u eenvoudig zoeken naar orders die nog moeten worden verwerkt. Het voordeel van deze menupaden is dat er veel selectiecriteria beschikbaar zijn. Daarnaast kunt u eenvoudig doorzoomen naar gedetailleerde factuuroverzichten, mutatiekaarten en onderhoud debiteuren, crediteuren of artikelen. Met deze functie krijgt u dus in een oogopslag volledig inzicht in uw lopende orders met debiteuren en artikelen die daarbij betrokken zijn. Afhankelijk van het door u gekozen menupad heeft u hierbij verschillende keuzes.

Magazijn(locatie)kaart tonen U kunt via [Voorraad, Magazijnbeheer, Kaarten] de magazijn(locatie)kaart opvragen. Op de magazijn(locatie)kaart kunt u alle transacties op een magazijn of magazijnlocatie bekijken. Van elke mutatie worden de belangrijkste gegevens getoond. U ziet per regel de aantallen binnengekomen of afgeleverde artikelen, referenties en allerlei andere gegevens. Afhankelijk van welke optie u bij 'Groepeer op' in het selectiescherm heeft geselecteerd opent u de magazijnkaart of magazijnlocatiekaart.

Afstemmen van voorraadmutaties Het is belangrijk de verschillende voorraadtransacties af te stemmen met de inkooptransacties. De reden hiervoor is dat op die manier altijd inzicht wordt gehouden in de voorraadbewegingen en de daaraan gerelateerde waarde op de voorraadrekening en de tussenrekening 'Te ontvangen facturen'. Dit alles kunt u uitvoeren via [Voorraad, Magazijnbeheer, Afstemmen]

Voorraadwaardering U kunt via [Voorraad, Magazijnbeheer, Voorraadwaardering] de juiste kostprijs aan uw uitgaande goederenstroom toekennen. Dit kan op ieder gewenst moment en volgens vijf waarderingsmethoden worden uitgevoerd. Alle artikel gerelateerde transacties bij alle magazijnen worden meegenomen in deze aanpassing. Afhankelijk van de waarderingsmethode wordt de werkelijke kostprijs berekend. Voor een juiste voorraadwaardering volgt u de volgende stappen: 

Logistiek afstemmen voor de juiste registratie van de inkomende goederenstroom



Voorraadwaardering voor de juiste registratie van de uitgaande goederenstroom



Voorraadherwaardering voor de juiste registratie op de voorraadrekening

Voorraadwaardewijziging Het wijzigen van de voorraadwaarde vindt normaal gesproken plaats door de waarde van de voorraad te verlagen of te verhogen met een bepaald bedrag als gevolg van een veranderende markt. Om de voorraadwaarde aan te kunnen passen zonder daarbij de voorraadaantallen te wijzigen is het pad [Voorraad, Magazijnbeheer, Voorraadwaardewijziging] beschikbaar. Dit menupad is alleen aanwezig wanneer:



De instelling 'Waarderingssysteem per artikel' in de voorraadinstellingen is uitgevinkt en de waarderingsmethode ongelijk is aan 'vaste verrekenprijs (Classic)'.



De instelling 'Waarderingssysteem per artikel' in de voorraadinstellingen is aangevinkt.

Let op: De aantallen worden niet aangepast bij het uitvoeren van de voorraadwaardewijziging. Bij de voorraadwaardering en herwaardering worden deze transacties ook meegenomen met uitzondering van de waarderingsmethodes FIFO, LIFO en werkelijke kostprijs. Bij het uitvoeren van de voorraadwaardering worden de transacties die zijn aangemaakt bij de voorraadwaardewijziging niet bijgewerkt.

Additionele kosten - Toewijzen ongedaan maken Naast het doorverdelen van additionele kosten kunt u de doorverdeling ook terugdraaien. Dit kan aan de hand van de optie 'Niet toegewezen' in het scherm 'Additionele kosten - Toe te wijzen/Niet toegewezen' dat via het pad [Voorraad, Magazijnbeheer, Additionele kosten] opgestart kan worden. Boven in het scherm selecteert u 'Niet toegewezen'. Vervolgens actualiseert u het scherm zodat de toegewezen kosten worden getoond. Na het selecteren van de juiste terug te draaien boeking kunt u kiezen voor 'Doorgaan". U komt dan in het 'Additionele kosten - Niet toegewezen' scherm.

Verslagen Overzicht voorraadposities Voor een goed inzicht in de voorraadposities per artikel kunt u een overzicht opvragen via [Voorraad, Verslagen, Voorraadposities]. Van elk artikel worden de belangrijkste gegevens getoond. U ziet hier per artikel wat de aanschafwaarde is, de huidige voorraadwaarde en allerlei andere gegevens.

Overzicht tekort tonen In dit overzicht kunt u direct doorzoomen naar bijvoorbeeld de artikelmutatiekaart en het onderhoud voor artikelen. Ook kunt u de gegevens exporteren naar Excel en kunt u de voorraadwaardering opvragen. Hieronder wordt het overzicht Voorraadposities beschreven. Dit alles geldt tevens voor het overzicht Tekort. Overzicht Tekort kunt u opvragen in menu [Voorraad, Verslagen, Tekort].

Overzicht Uit voorraad leverbaar tonen U kunt via [Voorraad, Verslagen, Uit voorraad leverbaar] een overzicht opvragen van orders die wel of niet uit voorraad leverbaar zijn. Nadat u een aantal selectiecriteria heeft ingevoerd, kunt u met de knop 'Tonen' het overzicht genereren. In dit overzicht kunt u kiezen of u de leverbare of de niet leverbare orders wilt zien. De ingevoerde afleverdatum bepaalt of een order als leverbaar of niet leverbaar wordt beschouwd.

Overzicht Artikelmutaties Via [Voorraad, Verslagen, Artikelmutaties] kunt u het overzicht artikelmutaties opvragen. In dit overzicht kunt u de artikelmutaties binnen een bepaald datumtraject bekijken. Tevens kunt u vanuit dit overzicht meteen doorzoomen naar het artikel of de artikelmutatiekaart.

Overzicht goederenstroom tonen Met de module E-Voorraad kunt u via menu [Voorraad, Verslagen, Goederenstroom] een verslag opvragen van al uw geleverde en ontvangen orders. In dit overzicht kunt u per order zien welke artikelen geleverd en ontvangen zijn. U kunt tevens dit overzicht groeperen op magazijn, artikel of leveringen.

Overzicht Mutaties Voorraadmutaties kunt u opvragen via [Voorraad, Verslagen, Mutaties]. Via deze functie kunt u de mutaties afdrukken voor ontvangsten, leveringen, tellingen, retourleveringen of retourontvangsten (afhankelijk van de door u gekozen soort).

Overzicht Rekeninganalyse Artikel / Magazijn Met het overzicht 'Rekeninganalyse Artikel / Magazijn' beschikt u over een voorraadoverzicht per grootboekrekening. In dit overzicht kunt u snel zien welke grootboekrekeningen in gebruik zijn voor uw artikelen en magazijnen. Dit overzicht kunt u opvragen via [Voorraad, Verslagen, Rekeninganalyse Art. / Mag].

Artikelen Artikelen aanmaken en onderhouden U kunt artikelen aanmaken of onderhouden via [Voorraad, Artikelen, Onderhouden]. In principe legt u hier alle gegevens vast over de artikelen waarmee u werkt in uw logistieke administratie. Met behulp van artikelcodering kunt u aan elk artikel een uniek nummer toekennen. Hierdoor kunt u per artikel informatie over kosten en opbrengsten vastleggen en opvragen. Per artikel kunt u zowel permanente als dynamische gegevens vastleggen.

Assortimenten aanmaken en onderhouden U kunt artikelen groeperen door middel van assortimenten. De groepering vindt hier plaats op basis van overeenkomsten en/of identieke eigenschappen. Zo kan er bijvoorbeeld een onderverdeling plaatsvinden naar soort klanten, hard- of software, enzovoort. Assortimenten kunt u onder andere aanmaken en onderhouden via [Voorraad, Artikelen, Assortimenten]

Overzicht Lijst (artikel)

Via deze lijst kunt u een overzicht krijgen van één of meer artikelen. U kunt deze artikellijst genereren via [Voorraad, Artikelen, Lijst].

De artikelmutatiekaart U kunt artikelmutatiekaarten opvragen via [Voorraad, Artikelen, Kaarten]. Deze optie is ook beschikbaar vanuit Factuur, Project, Order of Inkoop. U kunt hier een artikelmutatiekaart op het scherm weergeven door een artikel te selecteren en te klikken op 'Tonen'. Op de artikelmutatiekaart kunt u alle transacties van een artikel bekijken. Van elke mutatie worden de belangrijkste gegevens getoond. U ziet hier per regel de aantallen binnengekomen of afgeleverde artikelen, referenties, prijzen en allerlei andere gegevens

Artikelenbeheer MRP Het overzicht 'MRP' geeft per artikel een overzicht van de beschikbare voorraad en de te leveren en te ontvangen aantallen in een bepaalde periode. Met de module E-MRP kunt u met deze informatie snel zien welke artikelen ingekocht moeten worden om te voorkomen dat er een voorraadtekort ontstaat. Het planningsoverzicht kan worden opgevraagd via het menupad [Voorraad, Artikelbeheer, MRP]. Vanuit dit overzicht kunt u direct een bestelling of een productieorder aanmaken, details opvragen van ingevoerde bestellingen/verkooporders of doorzoomen naar het artikelonderhoud en de artikelmutatiekaart.

Overzicht assortimenten U kunt via [Voorraad, Artikelbeheer, Assortimenten] een overzicht opvragen van uw artikelen, gegroepeerd op assortiment. Het verschil tussen assortimenten en artikelgroepen is het volgende. Artikelgroepen worden gebruikt om aan te geven welke grootboekrekeningen gebruikt moeten worden bij financiële transacties. Met assortimenten heeft u de mogelijkheid uw artikelen op compleet andere wijze te groeperen. Deze verdeling kan worden gebruikt in de diverse logistieke overzichten en statistieken. Met andere woorden: artikelgroepen geven een onderverdeling van uw artikelen voor de financiële administratie. Assortimenten geven een onderverdeling van uw artikelen voor de logistieke presentatie.

Overzicht structuur U kunt via [Voorraad, Artikelbeheer, Structuur] en [Productie, Verslagen, Structuur] een overzicht opvragen van de structuur van samengestelde artikelen. Dit overzicht laat u de structuur over alle niveaus heen zien. U kunt op deze manier snel en op één overzicht zien hoe één of meerdere artikelen, die u wilt maken, zijn opgebouwd.

Budgetten invoeren Naarmate organisaties groter worden, wordt een nauwkeurige planning steeds belangrijker. Niet alleen personele planningen maar ook financiële planningen kunnen een bijdrage leveren aan het succes van uw organisatie. Een goed voorbeeld van een financiële planning is het opstellen van budgetten voor projecten. Zo kunt u een schatting maken van de te realiseren omzet en kosten voor een bepaald project en deze achteraf beoordelen. Budgetteringen geven u meer inzicht in de prestaties van uw organisatie en haar werknemers. Dit scherm wordt ook geopend, wanneer u budgetten invoert voor uw voorraad [Voorraad, Artikelbeheer, Budgetten].

Hoofdinkoopplanning aanmaken en onderhouden Het Hoofdinkoopplan heeft ten doel het plannen en controleren van de gevolgen van onafhankelijk materiaal en capaciteit op elkaar af te stemmen. Overige doelen die hiermee samenhangen zijn het handhaven van het houden van voorraden op het juist gewenste niveau. U kunt met de module E-Materiaal Planning in menu [Voorraad, Artikelbeheer, Hoofdinkoopplanning] de hoofdinkoopplanning aanmaken. Na het ingeven van de randvoorwaarden kunt u via de knop 'OK' de planning invoeren. Als u een hoofdinkoopplanning heeft aangemaakt kunt u in de MRP planning bestellingen plaatsen aan de hand van de aangemaakte hoofdinkoopplanning. U kunt dit doen door in de MRP planning de optie 'Prognose' aan te vinken onder de knop 'Geavanceerd'. Let op u kunt alleen een hoofdinkoopplan maken voor artikelen waarvoor het attribuut 'Kopen' is aangevinkt.

Overzicht Winstberekening U kunt via [Voorraad, Artikelbeheer, Winstberekening] inzicht krijgen in de winstgevendheid van uw bedrijf. Met het overzicht 'Winstberekening' kunt u beoordelen wat de winstgevendheid is van bepaalde artikelen. Op basis van deze informatie kunt snel en eenvoudig bepalen welke plaats bepaalde assortimenten en producten in uw bedrijf innemen.

ABC-analyse (Voorraad) Om inzicht te krijgen in de verdeling van de omzet gebruikt u het overzicht ABC-analyse in het menupad [Voorraad, Artikelbeheer, Statistieken, ABC-analyse]. Dit overzicht is gebaseerd op de 20/80-regel, die zegt dat 20% van de debiteuren voor 80% van de omzet zorgt. In sommige situaties hebben gebruikers een overzicht nodig waarmee artikelen geanalyseerd kunnen worden met het oog op verbruik, kosten en marges. Aan de hand van deze gegevens zullen er beslissingen worden genomen met betrekking tot het verlagen van kosten, het afdwingen van betere inkoopprijzen, het laten vervallen van artikelen, enz.

Serie / batch

Serie/batch traceren Via [Voorraad, Serie/batch, Serie] en [Voorraad, Serie/batch, Batch] kunt u voor serie/batch artikelen serie- en batchnummers aanmaken en onderhouden. Met name in productiebedrijven verplaatsen deze serie/batch artikelen zich in razend tempo van het moment van inkoop tot en met het moment dat het artikel daadwerkelijk wordt verkocht. Het kunnen traceren van deze artikelen is dus van groot belang, zodat u bij onverwachte problemen direct kunt achterhalen waar het artikel vandaan komt

Mutatielijst Serie/Batch U kunt met de module E-Serie/Batch via [Voorraad, Serie/batch, Mutaties] de mutatielijst van al uw serie-/batchnummers opvragen. Op deze lijst ziet u onder andere de beschikbaarheid, de reserveringen en de status van uw serie-/batchnummers. Vanuit deze lijst kunt u het serie-/batchnummer eenvoudig (de)blokkeren of doorzoomen naar de serie-/batchkaart en het onderhoud van het serie-/batchnummer. Tevens kunt u de lijst exporteren naar MS Excel, waarin u verdere analyses kunt uitvoeren. Aan de hand van de door u ingevoerde selectiecriteria wordt het overzicht opgebouwd.

Overzicht lijst serie-/ batchnummers U kunt via [Voorraad, Serie/batch, Lijst] een overzicht van uw serie- of uw batchnummers opvragen. Aan de hand van de door u ingevoerde selectiecriteria wordt dit overzicht opgebouwd in een nieuw scherm.

Overzicht geleverde serie-/ batchnummers U kunt via [Voorraad, Serie/batch, Geleverd] een overzicht van uw geleverde serie-/ batchnummers opvragen. Aan de hand van de door u ingevoerde selectiecriteria wordt dit overzicht opgebouwd in een nieuw scherm.

Overzicht gereserveerde serie-/ batchnummers U kunt via [Voorraad, Serie/batch, Reserveringen] een overzicht van uw gereserveerde serieof uw batchnummers opvragen. U kunt nummers reserveren door deze toe te kennen bij het invoeren van verkooporders. Op deze manier zijn deze nummers dus gereserveerd voor de uiteindelijke levering van de verkooporder. Aan de hand van de door u ingevoerde selectiecriteria wordt dit overzicht opgebouwd in een nieuw scherm.

Serie-/ batchkaart selecteren Kunt u via [Voorraad, Serie/Batch, Kaarten] een serie/batch kaart opvragen. Op deze kaart vindt u alle transacties met betrekking tot een specifiek serie-/batchnummer. U heeft beschikking over een filter om snel het gewenste nummer te zoeken.

Overzicht vervallen serie-/ batchnummers U kunt via [Voorraad, Serie/batch, Vervaldatum] een overzicht van uw niet vervallen en vervallen serie- of uw batchnummers opvragen. Vervallen serie-/batchnummers zijn nummers waarvan de einddatum is verstreken. Deze einddatum kunt u ingeven bij het onderhouden van de serie-/ batchnummers. Aan de hand van de door u ingevoerde selectiecriteria wordt dit overzicht opgebouwd in een nieuw scherm.

Serie-/ batchkaart selecteren Kunt u via [Voorraad, Serie/Batch, Kaarten] een serie/batch kaart opvragen. Op deze kaart vindt u alle transacties met betrekking tot een specifiek serie-/batchnummer. U heeft beschikking over een filter om snel het gewenste nummer te zoeken.

Serie-/batchnummers selecteren en zoeken U heeft de mogelijkheid om snel financiële informatie te krijgen over serie-/batchnummers. Aan de hand van de door u bepaalde selectiecriteria kunt u inzicht krijgen in bijvoorbeeld de artikelmutaties, de bijbehorende boekingen, de artikelmutatiekaart, de facturen die met die serie-/batchartikelen gemaakt zijn etc. U vindt deze optie via menu [Voorraad, Serie/batch, Selecteren / Zoeken].

Serie/batch traceren Met name in productiebedrijven verplaatsen deze serie/batch artikelen zich in razend tempo van het moment van inkoop tot en met het moment dat het artikel daadwerkelijk wordt verkocht. Het kunnen traceren van deze artikelen is dus van groot belang, zodat u bij onverwachte problemen direct kunt achterhalen waar het artikel vandaan komt.

Het is mogelijk om via [Voorraad, Serie/batch, Serie/batch traceren] serie/batch artikelen te traceren....