Zakelijke-communicatie-Schriftelijk-Samenvatting PDF

Preview

Summary

communicatieve vaardigheden nederlands 1...

Description

Zakelijke communicatie Schriftelijk Samenvatting Inhoudsopgave MODULE 1: PROFESSIONEEL SCHRIJVEN.....................................................................3 HOOFDSTUK 1: PROFESSIONEEL SCHRIJVEN.............................................................3 1.1 EISEN AAN TEKSTEN.............................................................................................................3 1.2 CONTEXT VAN TEKSTEN.......................................................................................................3 1.3 DOELEN VAN TEKSTEN.........................................................................................................3 HOOFDSTUK 2: SCHRIJVEN IN FASEN............................................................................3 2.1 FASE 1: ORIËNTATIE............................................................................................................3 2.2 FASE 2: INHOUD BEPALEN...................................................................................................4 2.3 FASE 3: STRUCTUUR AANBRENGEN....................................................................................4 2.4 FASE 4: EERSTE VERSIE SCHRIJVEN....................................................................................4 2.5 FASE 5: EINDREDACTIE EN AFWERKING..............................................................................4 HOOFDSTUK 3: TEKSTEN STRUCTUREREN..................................................................4 3.1 VASTE STRUCTUREN.............................................................................................................4 3.1.1 De probleemstructuur...........................................................................................................4 3.1.2 De maatregelstructuur.........................................................................................................5 3.1.3 De evaluatiestructuur...........................................................................................................5 3.1.4 De handelingsstructuur........................................................................................................5 3.1.5 De onderzoeksstructuur........................................................................................................5 3.2 STRUCTUUR EN SAMENHANG...............................................................................................6 3.2.1 Koppen.................................................................................................................................6 3.2.2 Alinea’s.................................................................................................................................6 3.2.3 Inleiding en slot....................................................................................................................6 3.2.4 Opsommingen......................................................................................................................6 3.2.5 Samenhang...........................................................................................................................6 3.3 OPMAAK................................................................................................................................7 HOOFDSTUK 4: PROFESSIONEEL FORMULEREN.......................................................7 4.1 HELDER FORMULEREN..........................................................................................................7 4.1.1 Heldere zinnen......................................................................................................................7 4.1.2 Begrijpelijke woorden...........................................................................................................8 4.1.3 Scherp schrijven....................................................................................................................8 4.2 KLANTGERICHT FORMULEREN..............................................................................................9 4.2.1 Persoonlijk formuleren..........................................................................................................9 4.2.2 Actief formuleren..............................................................................................................9 4.3 DIENSTVERLENENDE TAAL..................................................................................................10 4.3.1 Positieve taal......................................................................................................................10 4.3.2 Servicetaal..........................................................................................................................10 4.3.3 Kleurrijke taal.....................................................................................................................10 HOOFDSTUK 5: FOUTLOOS SCHRIJVEN.......................................................................10 5.1 ZINSBOUW..........................................................................................................................10 5.1.1 Hoofdzinnen en bijzinnen...................................................................................................10 5.1.2 Beknopte bijzin...................................................................................................................11

5.1.3 Foutief samentrekken.........................................................................................................11 5.2 WERKWOORDEN.................................................................................................................11 5.2.1 Vorm van de persoonsvorm................................................................................................11 5.2.2 Bijvoeglijk gebruikt voltooid deelwoord..............................................................................11 5.2.3 Congruentie........................................................................................................................11 5.2.4 Volgorde werkwoordsvormen.............................................................................................11 5.3 WOORDGEBRUIK.................................................................................................................11 5.3.1 Woordsplitsing: aaneenschrijven of los?.............................................................................11 5.3.2 De –e na een bijvoeglijk naamwoord..................................................................................12 5.3.3 Trappen van vergelijking....................................................................................................12 5.3.4 Alle(n), beide(n) enzovoort.................................................................................................12 5.3.5 Dat of wat...........................................................................................................................12 5.3.6 Hen of hun?........................................................................................................................13 MODULE 2: ZAKELIJKE TEKSTEN....................................................................................14 HOOFDSTUK 6: DAGELIJKSE COMMUNICATIE..........................................................14 6.1 E-MAIL.................................................................................................................................14 6.1.1 Voordelen...........................................................................................................................14 6.1.2 Valkuilen.............................................................................................................................14 6.1.3 Praktische tips....................................................................................................................14 6.1.4 E-mailmarketing.................................................................................................................15 6.2 CORRESPONDENTIE............................................................................................................15 6.2.1 Briefonderdelen..................................................................................................................15 HOOFDSTUK 8: VERSLAGGEVING..................................................................................16 8.1 RAPPORTEREN.....................................................................................................................16 8.1.2 literatuur verwerken...........................................................................................................18 8.1.3 Informatie opnemen in je rapport......................................................................................18 MODULE 3: BEÏNVLOEDENDE TEKSTEN......................................................................19 HOOFDSTUK 11: JEZELF VERKOPEN: SOLLICITEREN............................................19 11.1 VOORBEREIDING.................................................................................................................19 11.2 CURRICULUM VITAE............................................................................................................19 11.3 OPBOUW SOLLICITATIEBRIEF..............................................................................................20 Alinea 1: Attention.......................................................................................................................20 Alinea 2: Interest.........................................................................................................................20 Alinea 3: Desire............................................................................................................................20 Alinea 4: Action...........................................................................................................................20

Module 1: Professioneel schrijven Hoofdstuk 1: Professioneel schrijven 1.1

Eisen aan teksten

Teksten moeten goed zijn opgebouwd zodat hij de lezer kan laten houden. Er zijn een aantal basisvoorwaarden waar een tekst aan moet voldoen  De inhoud van de tekst moet relevant en interessant zijn  De structuur van een tekst moet logisch en helder zijn  Het taalgebruik in de tekst moet duidelijk en professioneel zijn Je tekst moet voldoen aan al deze eisen om de lezer de tekst te laten lezen zonder dat hij zich bekocht voelt.

1.2

Context van teksten

Je moet goed nadenken over de context van de tekst, naar wie schrijf je hem, wanneer schreef je dit, wat is de boodschap waarover het in de tekst hebt? Nadenken en schrijven gaat niet tegelijkertijd, daarom is het belangrijk dat je eerst nadenkt over wat je gaat schrijven en dan pas begint met schrijven. Denk hierbij aan wat je wilt bereiken met de tekst, naar wie je schrijft en wat je exact wilt schrijven. Teksten kunnen verschillende doelen hebben.

1.3

Doelen van teksten

Een tekst heeft altijd minstens één doel, zakelijke teksten hebben er minstens twee: een direct doel en een indirect doel. Het direct doel staat voor wat de tekst moet teweegbrengen. Het indirecte doel staat voor de bijdrage die de tekst levert aan de relatie met de lezer. Het is best om een tekst stapsgewijs op te bouwen om naar je doel toe te gaan. Directe tekstdoelen Informeren Overtuigen Instrueren Profileren Aanzetten tot actie Uitnodigen Beïnvloeden Tevredenstellen Geruststellen

Indirect tekstdoelen Relatie versterken Imago opbouwen Vertrouwen kweken

Hoofdstuk 2: Schrijven in fasen Het is belangrijk dat je eerst nadenkt en een plan maakt vooralleer je begint te schrijven. Anders moet je achteraf veel schrappen (inhoud), verplaatsen (structuur) en herschrijven (formulering). 3

2.1

Fase 1: Oriëntatie

Probeer in een zakelijke tekst altijd een rode draad te hebben waar je de tekst rond baseert. Het bevat de centrale boodschap van de tekst. Vervolgens moet je het communicatieve doel van de tekst bepalen, wil je de leren informeren of is er ook sprake van overtuiging om iets te kopen. De centrale boodschap is dus wat je te zeggen hebt, en het communicatieve doel is wat je hiermee wilt bereiken. Denk ook aan de doelgroep van de tekst, ga hierop in en weet wat ze willen lezen, zo gaat het een groter effect hebben op de lezer. Deze drie onderdelen bepalen voor een groot deel de context van de tekst dat je schrijft.

2.2

Fase 2: Inhoud bepalen

Formuleer eerst de vragen die de lezer van de tekst zich zou stellen bij de centrale boodschap en bij het doel van de tekst. Schrijf hiervan de antwoorden op zodat je zeker kan zijn dat je niets bent vergeten. De lezer kan zich nog vele andere vragen stellen maar hierdoor beantwoord je alvast enkele vragen die de lezer zich zou afvragen en je komt de lezer tegemoet.

2.3

Fase 3: Structuur aanbrengen

2.4

Fase 4: Eerste versie schrijven

Zorg voor een logische opbouw in de tekst, niet alle informatie in één brok tekst samen maar deel dit op in aparte delen. Een tekstplan zorgt ervoor dat je een logische opbouw hebt. Zet fase 1 en fase 2 samen, dit vormt een tekstplan. Zet de vragen uit fase 2 ook in een logische volgorde, zo wordt het duidelijk wat je waar in je tekst gaat behandelen.

Nadat je hebt nagedacht over de boodschap, doel, lezer, inhoud en opzet is het tijd om een eerste versie van de tekst te schrijven. Er moet een duidelijke tijd zitten tussen het schrijven van de eerste versie van de tekst en de eindredactie van de tekst. Je schrijft de onderdelen die je in je tekstplan hebt geschreven hebt geschreven volledig uit in de volgorde die je hebt aangegeven. Krijg alle inhoud in één keer op papier, in de volgende fase kan je dit nog aanpassen en beter formuleren.

2.5

Fase 5: Eindredactie en afwerking

In deze fase lees je de tekst nog eens grondig na en zet de puntjes op de i. Controleer de tekst ook op taalgebruik, past de stijl bij het doel van de tekst en bij de lezer? Zijn er nog schrijffouten? Kijk ook naar de structuur van de tekst. Doordat een tekst vaak rommelig overkomt beleeft de lezer dit als een gebrek aan aandacht voor de boodschap en dus ook voor de lezer. Als je gewoon begint met de tekst te schrijven zul je achteraf nog veel moeten verschuiven, schrappen en herschrijven. Wanneer je de eerste drie fases doet is dit bijna nooit.

4

Hoofdstuk 3: Teksten structureren 3.1

Vaste structuren

Er bestaan verschillende soorten tekststructuren die gebruikt kunnen worden bij het opbouwen van een tekst. Denk bijvoorbeeld aan een slechtnieuwsbericht, een adviesrapport of een handleiding. Deze teksten hebben allemaal een bepaalde structuur. Er bestaan vijf vaste structuren. 3.1.1 De probleemstructuur Deze structuur is bruikbaar bij het beschrijven van een ongewenste situatie of probleem. Het gaat hier eerde om het analyseren van de kwestie dan het op te lossen. Het kan bijvoorbeeld worden toegepast bij het geven van een voorstel. Het probleem  Wat is het probleem precies?  Waarom is het een probleem?  Voor wie is het een probleem?  Wat zijn de oorzaken ervan?  Wat is ertegen te doen? 3.1.2 De maatregelstructuur Deze structuur gebruik je wanneer je een bepaalde maatregel of actie in gang wilt zetten. Ook wanneer je een voorstel wilt doen of zelfs achteraf een voorstel wilt verantwoorden kan de maatregelstructuur gebruikt worden. De maatregel of voorgesteld actie  Wat is de maatregel precies?  Waarom is de maatregel nodig?  Hoe wordt de maatregel uitgevoerd?  Wat zijn de effecten van de maatregelen? 3.1.3 De evaluatiestructuur De evaluatiestructuur wordt gebruikt om iets te evalueren in een tekst. Door voor- en nadelen te geven kom je in de tekst tot een oordeel. Hiermee bouw je de logische argumenten op en probeer je de lezer te overtuigen. Het te evaluaren onderwerpt  Wat zijn de relevante kenmerken ervan?  Wat zijn de relevante beoordelingscriteria ervan?  Wat zijn de positieve aspecten ervan?  Wat zijn de negatieve aspecten ervan?  Hoe luidt het totaaloordeel erover? 3.1.4 De handelingsstructuur Een handelingsstructuur gebruik je om de lezer een bepaalde taak te laten uitvoeren dat uit een aantal stappen of fasen bestaat. Vaak leidt het tot een instructie of stappenplan. De handeling  Wat is het doel ervan?  Wat zijn de voorwaarden ervoor? 5

 

Volgens welke deelstappen verloopt de uitvoering ervan? Hoe is de uitkomst van de taak te controleren?

3.1.5 De onderzoeksstructuur Wanneer je een verslag schrijft over een onderzoek gebruik je een onderzoeksstructuur. Je kan hem ook gebruiken wanneer je een artikel wilt schrijven in een personeels- of verenigingsblad. Het onderzoeksobject  Wat is er precies onderzocht?  Met welk doel?  Volgens welke methode?  Met welke resultaten?  Wat zijn de conclusies?

3.2

Structuur en samenhang

Tot nu toe hebben we het gehad over de innerlijke structuur van de tekst, maar voor de lezer moet er ook een structuur zijn; alinea’s koppen en puntsgewijze opsommingen. Deze helpen de rode draad doorheen de tekst te behouden. 3.2.1 Koppen Tekstkoppen maakt het voor de lezer makkelijker om de tekst te volgen. Voor hij een alinea leest weet hij al waarover deze zal gaan. Een goede kop trekt de aandacht van de lezer en geeft aan welke informatie waar te vinden is. Tips voor het gebruik van koppen  Houd tekstkoppen kort, ze moeten op één regel passen Aanpassing jaarplan Oprichring werkgroep  Gebruik geen leestekens in koppen, hooguit een vraagteken of uitroepteken Ieders inzet is noodzakelijk! Wat kan Medisport voor u betekenen?  Formuleer tekstkoppen eenvormig, dus allemaal vragend juist allemaal stellend 3.2.2 Alinea’s Alinea’s zijn stukken tekst waarin in elke alinea een ander onderwerp wordt behandelt. De eerste zin van elke alinea is de kernzin van de alinea. Deze moet duidelijk zeggen waar het in die alinea over zal gaan. Alle andere zinnen koppelen terug aan de kernzin die eerder werd vermeld. Zorg ook dat alinea’s niet teveel zinnen bevatten, zoiets schrikt af. De ideale alinea is vijf regels lang. Als een alinea te lang blijkt te zijn kan je deze later nog opsplitsen in kortere alinea’s. 3.2.3 Inleiding en slot De inleiding van een tekst is zeer belangrijk aangezien deze de lezer uitnodigd om de rest van de tekst te lezen. Het is belangrijk dat je in de introductie duidelijk stelt wat de aanleiding van de brief is, het onderwerp, 6

het doel en de opbouw van de tekst. Ook heeft een tekst een slot, dit is is vaak verschillend. Een informerende tekst eindigt met een samenvattende alinea, een meningsvormende tekst bevat een conclusie in de laatste alinea. In brieven en e-mails bevat de laatste alinea:  Het vervolg of de gewenste actie van de lezer en het resultaat daarvan  Een vriendelijke afgeronde opmerking (als dat gepast is) 3.2.4 Opsommingen Opsommingen maakt het lezen van een tekst makkelijker dan dat het allemaal samen achter elkaar in één zin wordt geplaatst. Maak de opsomming echter ook niet te lang, houd het bij een maximum van vijf puntjes. Wees ook zeer consistent, doe oftewel bolletjes, streepjes of nummers, begin dit niet te wisselen doorheen de tekst. Als de opsommingen uit een aantal woorden bestaat gebruik je een puntkomma behalve bij het laatste puntje, daar zet je een punt. 3.2.5 Samenhang Het is belangrijk dat de zinnen die je gebruikt wat samenhangen en dat het niet over duizend verschillende onderwerpen gaat in een alinea op verschillende plaatsen. Er zijn verschillende middelen die je kan gebruiken om van al de losse zinnen één geheel te maken. Signaalwoorden Signaalwoorden brengen zinnen in verband met elkaar en geven extra scherpte aan de zinnen. Door gebruik van signaalwoorden geef je de lezer de kans om de tekst te lezen zoals jij hem bedoeld had. Teveel korte zinnen na elkaar is ook niet goed voor de lezer. Gebruik daarvoor signaalwoorden om deze zinnen in één vlotte tekst te schrijven. Gebruik ook niet teveel signaalwoorden, dit komt ook niet goed over op de lezer. Verwijswoorden en herhaling Verwijswoorden en herhalingen dragen ook toe aan de samenhang v...