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Apuntes para practica...

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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO Dirección General de Cómputo y de Tecnologías de Información y Comunicación

Herramientas para el manejo de listas de datos

CURSOS EN LÍNEA

HORTENSIA CANO GRANADOS YAZMÍN SARAÍ SANJUAN CARREÑO

Herramientas para el manejo de listas de datos Comenzaremos a revisar las primeras herramientas para realizar algunas tareas básicas con las listas de datos.

Componentes de una lista de datos Es importante mencionar que las hojas de cálculo emplean una estructura matricial de filas y columnas, la cual permite que su información pueda ser manejada como las tablas de las bases de datos. Los datos organizados de esta manera se conocen como LISTAS.

Figura 1. Lista de datos.

Los componentes en una lista son:

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La primera fila de la lista tiene los rótulos que serán utilizados por la hoja de cálculo como nombres de campos, los cuales identifican a cada campo de la tabla.

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Registro (fila): es una colección de datos relacionados, referentes a una entidad.

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Campo (columna): son las características básicas que identifican a la entidad de la cual se está almacenando información.

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Figura 2. Elementos de una lista de datos.

Ordenamiento Para mejorar la presentación de la información, ésta se puede ordenar según su valor. Lo común es que se organice de izquierda a derecha, carácter por carácter y en orden ascendente. Si una celda contiene el texto "Peñaloza", irá detrás de la celda que contenga el texto "Peñaranda" y antes de la celda que tiene "Puente".

Reglas para el ordenamiento Para que pueda elegir el modo adecuado para ordenar la información que contienen las celdas revise las reglas para el ordenamiento que sigue Excel:

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Los números se ordenan desde el número negativo menor al número positivo mayor.

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El texto y texto con números, se ordenan del siguiente modo: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' - (espacio) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ.

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El valor lógico FALSO se ordena antes que el VERDADERO.

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Todos los valores de error son iguales.

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Los espacios en blanco siempre se ordenan en último lugar.

Por el contenido de una columna Puede ordenar seleccionando una columna a ordenar, el procedimiento es el siguiente: 1. Situar el cursor en una celda de la columna que desee ordenar. Dirección General de Cómputo y de Tecnologías de Información y Comunicación

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2. Seleccionar la ficha INICIO. 3. Localizar el grupo MODIFICAR. En algunas compilaciones de Excel 2016, el grupo MODIFICAR se llama EDICIÓN. 4. Desplegar la opción ORDENAR Y FILTRAR. 5. Seleccionar el método de ordenamiento que quiere aplicar a la columna ya sea ASCENDENTE o DESCENDENTE.

Figura 3. Ordenar y filtrar.

Observará que la lista aparece ordenada por el campo en el que estaba situado su cursor.

Por varias columnas También puede realizar ordenamientos en los cuales se vean inmiscuidas varias columnas para realizarlo siga el procedimiento:

1. Hacer un clic en una celda de la lista que desee ordenar. 2. En la ficha DATOS, en el conjunto de botones ORDENAR Y FILTRAR, seleccionar ORDENAR.

Figura 4. Ordenar.

3. Observe que la lista aparece seleccionada, sin incluir los nombres de campo, los cuales se usan para identificar las columnas.

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4. En la ventana anterior, si además del orden elegido, se quiere ordenar por otra columna, hacer clic en el botón AGREGAR NIVEL.

5. En los cuadros ORDENAR POR y LUEGO POR, seleccionar los campos que desee ordenar, así como ORDEN SEGÚN (VALORES, COLOR DE CELDA, COLOR DE FUENTE E ICONO DE CELDA) y CRITERIO DE ORDENACIÓN (ASCENDENTE o DESCENDENTE).

6. Hacer clic en ACEPTAR.

Figura 5. Ordenar por varias columnas.

La ordenación se realiza por el campo elegido en el cuadro ORDENAR POR, pero en caso de que tenga información repetida, entonces se tomará también el campo elegido en LUEGO POR, de igual forma si éste también tiene información repetida, entonces se agregará el tercer campo elegido.

Figura 6. Ordenamiento por columna Puesto, Departamento y Monto. Dirección General de Cómputo y de Tecnologías de Información y Comunicación

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