Acta Comite DE Conciliacion NO. 002 acta PDF

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escrito acta de comite de conciliacion obligatorio para empresas de servicios publicos y o entidades descentralizadas o mixtas, para llevar a cabo la concertacion, debate o dialogo de las controversias juridicas de la entidad...

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DEPARTAMENTO DEL TOLIMA CORPORACION FRESNENSE DE OBRAS SANITARIAS “CORFRESNOS E.S.P.” NIT. 800123131-7 Fresno, septiembre 3 de 2020

Señores ALBERTO MARULANDA PINEDA Gerente y ordenador del gasto Corfresnos E.S.P/ integrante del Comité de Conciliación MIYER LADY TRUJILLO RIOS Tesorera Pagadora Corfresnos E.S.P Integrante del Comité de Conciliación. SANDRA PATRICIA RAMIREZ Jefe de Control Interno de Corfresnos E.S.P Invitada ALEJANDRA VICTORIA PINEDA GARCIA Asesora Jurídica Externa Corfresnos E.S.P Invitada

ASUNTO: CITATORIO JUNTA DIRECTIVA SESION COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DEFENSA JUDICIAL. Respetados invitados:

Integrantes del

Honorable

Comité

ORDINARIA

de Conciliación e

FABIO CASTAÑO HERRERA, en calidad de Secretario General de la Corporación, así como Secretario Técnico del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de LA CORPORACIÓN FRESNENSE DE OBRAS SANITARIAS “CORFRESNOS E.S.P”, por intermedio del presente y haciendo uso de las facultades del capítulo VIII, Artículo Vigésimo Tercero del Reglamento Interno del referido Comité de Conciliación, me permito citarlos para el día 10 DE SEPTIEMBRE DE 2020 a las 8:00 A.M., en la sala de juntas de la Corporación, con la finalidad de llevar a cabo sesión ordinaria de Comité de Conciliación y Defensa Judicial, en el cual se pondrá a consideración el siguiente:

Carrera 6 No 5-05 ESQUINA– Fresno Tolima Teléfono 258 1421 – Correo Electrónico: [email protected]

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ORDEN DEL DIA 1. 2. 3. 4.

Saludo e instalación del Comité. Llamado a lista y verificación del quorum. Lectura y aprobación del orden del día. Discusión acuerdo de pago enviado por EMAS, respecto a una presunta deuda del año 2018, y factura año 2019, por valor de $19.653.055 5. Proposiciones y varios.

Cordialmente,

___________________________ FABIO CASTAÑO HERRERA Secretario General y Técnico Del Comité de Conciliación y Defensa Judicial “CORFRESNOS” E.S.P Proyectó: Alejandra Pineda/Asesora Jurídica

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DEPARTAMENTO DEL TOLIMA CORPORACION FRESNENSE DE OBRAS SANITARIAS “CORFRESNOS E.S.P.” NIT. 800123131-7 ACTA DE COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DEFENSA JUDICIAL DE LA CORPORACIÓN FRESNENSE DE OBRAS SANITARIAS “CORFRESNOS” E.S.P. Sesión Ordinaria No. 002 de 2.020 FECHA: 10 de septiembre de 2.020- 8:00 .A.M MIEMBROS: -

ALBERTO MARULANDA PINEDA– Gerente General y ordenador del Gasto. MIYER LADY TRUJILLO RIOS–Tesorera Pagadora FABIO CASTAÑO HERRERA- Secretario técnico del Presente Comité y Secretario General de la Corporación.

INVITADOS ESPECIALES CON DERECHO A VOZ SIN VOTO

-

ALEJANDRA VICTORIA PIEDA GARCÍA, abogada, asesora Jurídica externa. SANDRA PATRICIA RAMIREZ- Jefe de Control Interno.

SECRETARIO TÉCNICO: Por disposición del Comité de Conciliación, y el parágrafo del artículo 17 del Decreto 1716 de 2009, La secretaría Técnica del Comité será ejercida por el funcionario FABIO CASTAÑO HERRERA- Secretario General. ORDEN DEL DIA: 1. SALUDO E INSTALACIÓN DEL COMITÉ El Dr. ALBERTO MARULANDA PINEDA, en calidad de Gerente y como miembro del Comité en su doble connotación como ordenador del gasto, inicia su intervención extendiendo un saludo de bienvenida para los miembros y asistentes del comité.

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2. VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM, SEGÚN LO DISPUESTO EN EL DECRETO 1716 DE 2009.  Existe quórum para deliberar. Se encuentra el gerente, en su doble característica de jefe de entidad y ordenador del gasto, la Tesorera y el Suscrito Secretario General como funcionario de manejo y confianza de la entidad.  3. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA. Antes de entrar a desarrollar el orden del día el secretario Técnico somete a consideración el orden del día por los miembros del Comité de Conciliación y defensa Judicial y SE ARPUEBA POR UNANIMIDAD DEL COMITÉ. 4. DISCUSIÓN ACUERDO DE PAGO ENVIADO POR EMAS, RESPECTO A UNA PRESUNTA DEUDA DEL AÑO 2018, Y FACTURA AÑO 2019, POR VALOR DE $19.653.055. Toma la palabra la asesora jurídica externa de la Corporación ALEJANDRA PINEDA, mencionando que resumirá brevemente una trazabilidad de los hechos ocurridos con el cobro judicial que notifico EMAS, respecto a una presunta deuda del año 2018, la cual se presenta con una factura del 04 de enero de 2019, y que la gerencia anterior no pago y tampoco dejo en vigencias por pagar. De acuerdo a lo anterior, manifiesta la asesora jurídica que procederá a realizar una breve trazabilidad del caso: 1. Que el día 04 de junio del año 2.020, se envió un correo electrónico por parte del señor ANDRES FELIPE PARRA CARDONA, Director de Cobranzas de Cobros Judiciales y Ejecutivos S.A.S, con archivo adjunto el tiene como asunto “cobro judicial”, documento cuyo contenido menciona que la EMPRESA METROPOLITANA DE ASEO S.A E.S.P-Emas by veoliales había otorgado poder especial para recaudar por vía judicial las sumas que adeuda a la fecha, con los intereses, penalidades, sanciones y gastos de cobranza correspondientes.

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DEPARTAMENTO DEL TOLIMA CORPORACION FRESNENSE DE OBRAS SANITARIAS “CORFRESNOS E.S.P.” NIT. 800123131-7 2. Que esta Corporación a través de la suscrita y por orden de la gerencia, procede a proyectar respuesta a dicho cobro judicial, para lo cual indaga en el área de contabilidad de esta corporación, a lo que encuentra que desde el 18 de diciembre del año 2018, por parte de la señora LILIANA MARIA MORENO, tesorera pagadora para esa vigencia, había enviado correos electrónicos en los cuales solicitaba a EMAS, que la factura correspondiente al mes de diciembre del año 2018 fuera expedida y enviada a esta Corporación con fecha del 31 de diciembre de 2018, lo anterior debido a directriz impartida por la Contraloría Departamental del Tolima. 3. Se debe mencionar que dichos correos por parte de la Tesorera a EMAS fueron reiterativos haciendo las mismas manifestaciones respecto a que la fecha de la factura se expidiera en ese día mes y año preciso. 4. Posteriormente, se evidencio que el día 04 de enero de 2019, el señor MAURO ALEXANDER QUICENO, quien era el contador de la corporación para esas vigencias, remitió correos electrónicos en los cuales menciona lo siguiente: “(…) Buenas tardes, conforme a correos enviados el día 18 y 28 de diciembre donde se les informa el procedimiento de cierre determinado por esta entidad, sin embargo EMAS a través de sus funcionarios no emitió ninguna respuesta al respecto, tampoco se recibió por parte de EMAS el procedimiento que realizaría para el cierre de fin de año; por lo anteriormente expuesto y atendiendo lineamientos de los entes de vigilancia y control y conforme a lo determinado en las normas de presupuesto en especial decreto 111 y 115 de 1996, es imposible para esta entidad aceptar una factura con el mes de enero de 2019, se recuerda que el consumo de esta factura se encuentra soportada con un contrato que se firmó en el año 2018 y termino el 31 de diciembre de 2018, en consecuencia se solicita muy formalmente hacer la factura con el mes de diciembre, de lo contrario la entidad no podrá cancelar la factura y tampoco quedaría reconocida en las cuentas por pagar de la vigencia del año 2018 que se pagan en la vigencia del 2019.(…)”

5. Así las cosas y de acuerdo a la respuesta a dicho cobro jurídico, el día 01 de julio de 2020, por parte del Señor OSCAR ALBERTO JARAMILLO, en calidad de jefe de atención al cliente de EMAS by VEOLIA, se remitió correo con archivo adjunto en el cual se mencionaban que otorgaban la condonación de los intereses moratorios e inclusive los cobros de gastos de cobranzas pre judicial, toda vez que la factura de los servicios prestados en el mes de diciembre de 2018, fue expedida por EMAS S.A E.S.P fuera de los términos requeridos. Carrera 6 No 5-05 ESQUINA– Fresno Tolima Teléfono 258 1421 – Correo Electrónico: [email protected]

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6. De acuerdo al correo anterior, esta Corporación a través de quien les habla, proyecto respuesta a EMAS, en la cual se manifiesta que no es posible el pago de dicha factura, toda vez que esta Corporación no fue informada en el proceso de empalme sobre dicha deuda, y en la actualidad la corporación económicamente y financieramente no cuenta con los recursos para poder sufragar dicha deuda. 7. Por lo cual para el día 08 de septiembre de 2020, se remitió correo electrónico por parte del señor ANDRES FELIPE PARRA CARDONA, Director de Cobranzas de Cobros Judiciales y Ejecutivos S.A.S, en el cual contenido archivo adjunto, nombrado acuerdo de pago. 8. Que de acuerdo a los anteriores antecedentes, se procedió por parte de la gerencia, área de contratación, contabilidad y esta asesora jurídica a revisar la etapa contractual de EMAS con esta Corporación para el año 2018, encontrando lo siguiente: 8.1 Que el 16 de febrero del año 2018, se suscribió contrato de prestación de servicios por parte de esta Corporación en representación para esa vigencia del Ingeniero VICTOR HUGO LOZANO y EMPRESA METROPOLITANA DE ASEO S.A E.S.P, contrato en el cual quedo estipulado como plazo diez (10) meses y trece (13) días, contados a partir del acta de inicio, es decir desde el 16 de febrero. 8.2 Que en el acta de inicio de dicho contrato se plasmó que la fecha de legalización del contrato es 16 de febrero de 2018 y como fecha de finalización del contrato diciembre de 2018. 8.3 Que el valor del contrato 044 del 16 de febrero de 2018, ascendía a la suma CIENTO NOVENTA Y NUEVE MILLONES NOVECIENTOS VEINTI SIETE MIL OCHOCIENTOS OCHENTA Y TRES PESOS ($199.927.883) MCTE IVA incluido. 8.4 Que de acuerdo a lo anterior y al valor en comento, se evidencian diez (10) actas parciales, en la cual la última acta, esto es la diez (10) que obra en el cartulario No. 2 correspondiente a la invitación abierta No. Carrera 6 No 5-05 ESQUINA– Fresno Tolima Teléfono 258 1421 – Correo Electrónico: [email protected]

DEPARTAMENTO DEL TOLIMA CORPORACION FRESNENSE DE OBRAS SANITARIAS “CORFRESNOS E.S.P.” NIT. 800123131-7 003 contrato EMMAS No. 044, se evidencia que al 30 de noviembre de 2018, se habían pagado 172.066.949, más el valor del acta parcial 010 el cual era de $21.944.946 y que quedaba un valor pendiente por ejecutar de $5.915.988. 8.5 Que de acuerdo a lo anterior, se evidencia folios seguidos al acta parcial en mención, que para la fecha 31 de diciembre de 2018 se expidió un reintegro compromiso RRP00026, por el rubro 0380186115 TRANSPORTE, RECOLECCIÓN Y DISPOSICIÓN, por un total de $5.915.988. 8.6 Que posteriormente, se evidencia que el 21 de diciembre de 2018, LA EMPRESA METROPOLITANA DE ASEO S.A E.S.P EMAS, y esta Corporación se suscribió ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN, en donde se dejó plasmado que las actividades de dicho contrato fueron ejecutadas dentro del plazo pactado recibido a satisfacción por parte del Supervisor según consta la certificación suscrita el 30 de noviembre de 2018. 8.7 Al unísono obra un balance financiero del contrato, en el cual se deja entrever que el valor inicial del contrato eran $199.927.883, el valor ejecutado fue de $194.011.895, que el valor no ejecutado fue de $5.915.988 y el valor cancelado fue de $194.011.895, para un valor pendiente por pagar de $ 0 9. Que evidenciado lo anterior, se procedió por parte de esta asesora en compañía de la gerencia y área de contratación de esta Corporación a revisar si de acuerdo a la factura que EMAS está haciendo cobro jurídico se había celebrado contrato por otro tiempo para ese mismo año, búsqueda que fue negativa pues no se evidencio o encontró nada respecto a que existiera un contrato que respaldara el cobro de la factura de venta No. GN7190 con fecha del 4 de enero de 2019. 10. Ahora bien hechas las anteriores consideraciones, es preciso manifestar que al evidenciarse que dicho contrato con EMAS se liquidó y que en dicho balance financiero quedo un valor pendiente por pagar de cero pesos $0, esta Corporación o esta nueva gerencia mal haría en pagar una factura o Carrera 6 No 5-05 ESQUINA– Fresno Tolima Teléfono 258 1421 – Correo Electrónico: [email protected]

DEPARTAMENTO DEL TOLIMA CORPORACION FRESNENSE DE OBRAS SANITARIAS “CORFRESNOS E.S.P.” NIT. 800123131-7 presunta deuda que no está soportada en una relación contractual, pues como se mencionó líneas arriba hubo lugar a un reintegro, y posteriormente un acta de liquidación y terminación del contrato al 21 de diciembre de 2018, la cual está suscrita por el representante legal de EMAS y el Representante legal para esa vigencia de esta Corporación.

Así las cosas, se pone a consideración del Comité los hechos y argumentos puestos en conocimiento por parte de la asesora jurídica ALEJANDRA PINEDA, en donde el comité debe realizar un análisis de los hechos en base a las pruebas y soportes puestos a consideración.

Que de acuerdo a lo anterior toma la palabra el Gerente, manifestando que está de acuerdo con lo manifestado por la asesora jurídica, pues fue una búsqueda que se realizó respecto al contrato por el cual se está haciendo el cobro de la factura en litigio, y efectivamente se observó documentos que dejan evidenciar que el contrato se terminó y líquido y que el valor que no fue ejecutado fue debidamente reintegrado, se reitera que la factura por la cual se está realizando cobro jurídico no tiene un soporte contractual.

Así las cosas, solicito enviar la presente acta de comité a EMAS, así como a la sociedad que remite el cobro jurídico, para que se ponga en conocimiento de ellos los documentos que evidencian lo aquí comentado.

Se menciono por parte de los demás miembros del comité que están de acuerdo con lo manifestado y queda APROBADO POR UNANIMIDAD , la imposibilidad del pago de la factura, pues no se puede pagar algo que no está soportado contractualmente y más si se tiene en cuenta que obra en dicho contrato un acta de terminación y liquidación debidamente suscrita por el Representante Legal de EMAS y de esta Corporación para esa vigencia.

PARA EL ESTUDIO DEL PRESENTE CASO, FUERON REVISADOS LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS

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DEPARTAMENTO DEL TOLIMA CORPORACION FRESNENSE DE OBRAS SANITARIAS “CORFRESNOS E.S.P.” NIT. 800123131-7 1. Contrato de prestación de servicios No. 044 del 16 de febrero de 2018, suscrito entre EMAS y esta Corporación en cuatro (4) folios. 2. Acta de inicio del contrato anterior, en dos (2) folios. 3. Diez (10) actas parciales en diez (10) folios. 4. Reintegro compromiso RRP00026 de fecha 31 de diciembre de 2018, en un (1) folio. 5. Acta de terminación y liquidación del contrato No 044 del 16 de febrero de 2018.

6. Copia del correo electrónico de fecha 18 de diciembre de 2018, enviado por parte de CORFRESNOS al correo Jorge Marín.

7. Copia del correo electrónico de fecha 28 de diciembre de 2018, por parte del correo electrónico de CORFRESNOS al correo electrónico del Señor Jorge Marín.

8. copia del correo electrónico de fecha 04 de enero de 2018, enviado por parte del Doctor MAURO ALEXANDER QUICENO SALAZAR, quien se desempeñaba para esa época como el Contador de esta Corporación, al correo electrónico [email protected] .

9. copia del correo electrónico de fecha 06 de febrero de 2019, enviado por el correo electrónico [email protected] al correo electrónico de esta Corporación.

10. Aviso cobro judicial de fecha 04 de junio de 2020 en dos (2) folios.

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11. Respuesta al cobro judicial en cuatro (4) folios.

12. Respuesta al cobro por parte de EMAS en dos (2) folios.

13. Respuesta por parte de esta corporación al anterior oficio en tres (3) folios

14. Acuerdo de pago enviado por EMAS a través de la sociedad cobros judiciales en cinco (5) folios.

5. PROPOSICIONES Y VARIOS. No hubo proposición alguna para tratar.

ALBERTO MARULANDA PINEDA Gerente General y Ordenador del Gasto

MIYER LADY TRUJILLO RIOS Tesorera Pagadora

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DEPARTAMENTO DEL TOLIMA CORPORACION FRESNENSE DE OBRAS SANITARIAS “CORFRESNOS E.S.P.” NIT. 800123131-7 FABIO CASTAÑO HERRERA Secretaria Técnica Comité de Conciliación Secretario General “CORFRESNOS” E.S.P

ALEJANDRA PINEDA GARCIA Abogada- Asesora externa Invitada

SANDRA PATRICIA RAMIREZ A. Jefe de Control Interno-Invitada “CORFRESNOS” E.S.P

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