Actividad de aprendizaje 11 Evidencia 4 Sesion virtual Indicadores de gestion PDF

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FERNANDO MONTEALEGRE JARAMILLOTECNOLOGIA EN GESTION LOGISTICACEDULA: 10189604CODIGO: 2175806TUTORAYEIMY LORENA CARO TAFURSERVICIO NACIONAL DE APRENDISAJEFECHA 17/06/Actividad de aprendizaje 11Evidencia 4: Sesión virtual “Indicadores de gestión”Los indicadores de gestión facilitan la obtención de res...

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FERNANDO MONTEALEGRE JARAMILLO

TECNOLOGIA EN GESTION LOGISTICA

CEDULA: 10189604 CODIGO: 2175806

TUTORA YEIMY LORENA CARO TAFUR

SERVICIO NACIONAL DE APRENDISAJE FECHA 17/06/2021

Actividad de aprendizaje 11 Evidencia 4: Sesión virtual “Indicadores de gestión” Los indicadores de gestión facilitan la obtención de resultados de tipo cuantitativo, los cuales facilitan la medición o la evaluación de una tarea dentro de una empresa y son creados de acuerdo a las necesidades de la organización. Es por ello, que para esta evidencia debe participar en una sesión virtual donde explique la utilidad que tienen los indicadores de gestión dentro de los procesos desarrollados en el sector de la gestión logística; para lo que debe elaborar dos indicadores de gestión para los procesos logísticos de su preferencia, graficándolos y posteriormente convirtiéndolos en imágenes para ser socializados en dicha sesión. Una vez realizados los aportes y finalizada la sesión virtual debe redactar en un documento las conclusiones generales de la evidencia, a partir de las intervenciones realizadas por otros aprendices. El documento debe ser enviado al instructor, junto con los indicadores de gestión elaborados. Tenga presente que el instructor es el encargado de crear y de habilitar esta sesión en línea. Nota: realice consultas en la web para ampliar la información relacionada con los indicadores de gestión. Elabore la evidencia en la herramienta de su preferencia y envíe el archivo al instructor a través de la plataforma virtual de aprendizaje. Pasos para participar: 1. Clic en el título del foro. 2. Ingresar a la secuencia y dar clic en Responder. 3. Digitar el asunto y el contenido del mensaje. 4. Clic en Enviar. Nota: esta evidencia es de carácter colaborativo. Recuerde revisar la guía de aprendizaje con el fin de verificar que ha realizado todas las evidencias propuestas, saber cómo desarrollarlas y entregarlas correctamente. Criterios de evaluación Analiza y valora los procesos de aprovisionamiento, producción y distribución en relación con el desarrollo de los planes de logística teniendo en cuenta el plan de mercadeo y el impacto del desarrollo de nuevas tecnologías frente a las políticas, la misión, visión y objetivos de la organización.

Un indicador se define como la relación entre las variables cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado, respecto de objetivos y metas previstas e influencias esperadas. Se define como un número (cociente) que sirve para informar continuamente sobre el funcionamiento o comportamiento de una actividad en una organización. “Control”, se define como la medida de desviación del comportamiento planeado y la iniciación de acciones correctivas. El control se asegura vigilando el rendimiento de los diferentes procesos, se ejerce de acuerdo con indicadores que son una medida de lo que la empresa hace en un determinado momento. Los indicadores pueden ser Valores, Unidades, Índices, Series estadísticas, etc. Los indicadores son factores que permiten establecer el logro y el cumplimiento de las Misión, Objetivos y Metas de un determinado Proceso. En el diseño de indicadores es importante tener en cuenta los conceptos de Actualidad, Capacidad y Potencialidad: • Actualidad: Valor fluctuante, basado en la medición acerca de lo que se hace en el presente con los recursos y restricciones existentes. • Capacidad: Es un valor fijo, significa lo máximo que se podría hacerse con los recursos existentes y bajos las restricciones presentes. Es importante hacer explícitos los recursos y restricciones que se relacionan con la capacidad máxima • Potencialidad: Es lo máximo que se puede obtener si se desarrollan los recursos y se remueven los cuellos de botella para mejorar la capacidad.

La gestión se desarrolla en la organización en tres niveles diferentes: • Gestión Estratégica: se desarrolla en la dirección, y tiene como característica fundamental que la influencia de las acciones y las decisiones es, generalmente, corporativa y de largo plazo. Tiene que ver con la definición macro del negocio. Incluye la relación de la empresa con el entorno. • Gestión Táctica: Se desarrolla con base en la gestión estratégica. El impacto de las decisiones y acciones, de mediano plazo, abarca las unidades estratégicas del negocio. Tiene que ver con las operaciones iniciales de las decisiones estratégicas. Enmarca las funciones de organización y coordinación. • Gestión Operativa: Se desarrolla con base en la gestión táctica. El impacto de las decisiones y acciones es de corto plazo e incluye los equipos naturales de trabajo y los individuos. Básicamente tiene que ver con las funciones de ejecución y Control. El control de gestión se define como un instrumento

gerencial, integral y estratégico que , a poyado en indicadores, índices y cuadros producidos en forma sistemática, periódica y objetiva, permite que la organización sea efectiva para captar recursos, eficiente para transfórmalos y eficaz para analizarlos. Otra definición aceptada indica que el Control de Gestión “Es un sistema de información estadística, financiera, administrativa y operativa que puesta al servicio de la directiva de la organización, le permite tomar decisiones acertadas y oportunas, adoptar las medidas correctivas que correspondan y controlar la evolución en el tiempo de la principales variables y procesos”. ¿POR QUÉ MEDIR INDICADORES DE GESTIÓN? La evaluación cualitativa y cuantitativa del desempeño, conlleva el compromiso de todos los involucrados en la generación del servicio o "producto" que ofrece su respectiva organización o unidad, y permite detectar inconsistencias entre el quehacer de la institución y sus objetivos prioritarios, induce adecuaciones en los procesos internos y aporta mayor transparencia a la gestión pública y privada. Una herramientas útil para el desarrollo de una gestión de calidad, es la medición y evaluación del servicio o producto que provee cada unidad u organización, a través de un conjunto de indicadores claves. Un sistema que entregue información regular sobre la calidad de la gestión posibilitará mayor eficiencia en la asignación de recursos físicos, humanos y financieros, proporcionará una base de seguridad y confianza en su desempeño al conjunto de los funcionarios implicados en su implementación -en la medida que delimita mejor el campo de sus atribuciones y deberes-, incrementará la autonomía y responsabilidad de los directivos -en tanto cuenten con bases sustentables de información para la toma de decisiones, y ayudará a mejorar la coordinación con los demás niveles del aparato público. ¿A QUIÉN INTERESA O BENEFICIA LA MEDICIÓN DE GESTIÓN? La medición de indicadores de gestión, que en estricta lógica tendría que iniciarse por el proceso integral Planificación Estratégica, debe involucrar en forma democrática y participativa a todos los empleados implicados en la producción de un servicio o función, por lo que su desarrollo e implementación debería beneficiar tanto a sus productores como a sus destinatarios ¿QUÉ SON LAS METAS DE PRODUCTIVIDAD Y DE GESTIÓN? Para evaluar adecuadamente la gestión de un una organización, es necesario, previamente, definir su misión, formular los objetivos que orientarán a corto, mediano y largo plazo su accionar, y establecer metas de productividad y de gestión la evaluación de la gestión institucional debe constituirse en un proceso permanente, que permita medir el logro de resultados, según parámetros previamente establecidos y acordados por todos sus miembros, para derivar de allí los proyectos, medidas y transformaciones que sean pertinentes.

¿QUÉ INFORMACIÓN SE REQUIERE PARA EVALUAR LA GESTIÓN? Además de las definiciones estratégicas, la medición de indicadores de gestión está condicionada por la capacidad de la institución de generar la información necesaria de elaborar los indicadores, con niveles adecuados de calidad, certeza y confiabilidad. Es obviamente necesario determinar la calidad y cantidad de información que será necesario procesar para evaluar la gestión. En este sentido puede ser útil elaborar un catastro con la información disponible en el servicio, distinguiendo aquélla que es posible generar en forma relativamente sencilla, de la que requerirá de un trabajo específico para su obtención.

Metodología empleada ¿CÓMO SE CONSTRUYEN LOS INDICADORES DE GESTIÓN? La medición de la gestión global de una institución requiere del desarrollo de un conjunto armónico y sistemático de indicadores de gestión que abarquen, con un adecuado conocimiento de sus posibles interrelaciones, las dimensiones de • Economía (manejo adecuado de los recursos financieros), • Eficacia (logro de los objetivos institucionales), • Eficiencia (ejecución de las acciones usando el mínimo de recursos) • Calidad del Servicio (satisfacción de los requerimientos de los usuarios). Ventajas para la organización por implementar Indicadores de Gestión • Contribuir al desarrollo y crecimiento tanto personal como del equipo dentro de la organización • Generar un proceso de innovación e enriquecimiento del trabajo diario. • Impulsar la eficiencia la eficacia y productividad de las actividades de cada uno delos negocios. • Disponer de una herramienta de información sobre la gestión del negocio para determinar que tan bien se están logrando los objetivos y metas propuestas. • Identificar fortalezas en las diversas actividades que puedan ser utilizadas para reforzar comportamiento pre activos. • Contar con información que permita priorizar actividades basadas en la necesidad del cumplimiento de objetivos de corto, mediano y largo plazo. • Establecer una gerencia basada en datos y hechos.

• Evaluar y visualizar periódicamente el comportamiento de las actividades claves de la organización, y la gestión general de las unidades del negocio con respecto al cumplimiento de sus metas. • Reorientar políticas y estrategias con respecto a la gestión de la organización. Metodología para establecer los indicadores de Gestión • Contar con Objetivos y Planes: Es fundamental contar con objetivos claros, precisos, cuantificados y tener establecida la o las estrategias que se emplearan para lograr los objetivos. Ello nos da el punto de llegada, las características del resultado que se espera. • Identificar Factores críticos de éxito: Se entiende por factor crítico de éxito aquel aspecto que es necesario mantener bajo control, para lograr el éxito de la gestión, el proceso o la labor que se pretende adelantar. Estos factores críticos de éxito nos permiten realizar. • Establecer Indicadores para cada Factor Crítico: Después de identificar los factores críticos de éxito asociados a la eficiencia, eficacia, productividad, etc. Es necesario establecer un indicador que permitan realizar el monitoreo antes del proyecto, durante éste y después de la ejecución del proceso respectivo. Se debe tener establecido la capacidad de Gestión y los recursos disponibles para el desarrollo de la actividad. El siguiente es un ejemplo de indicador para el factor eficacia, en cuanto a la aprobación de pruebas: Nivel de Aprobación de Pruebas. = (Total Personas que aprobaron pruebas) ( Total de personas capacitadas) Este indicador mide el grado en el cual las personas captaron y aprendieron los conceptos teóricos y las metodologías impartidas en la capacitación, en donde se tiene establecido que se aprueba la prueba con 4 o más de 4 puntos, además se supone que todas las personas capacitadas presentan la prueba. A continuación se presenta el ejemplo de Indicadores de Gestión para Equipo de Ventas: 1. Eficacia: Mide el grado porcentual de cumplimiento, de cada vendedor y del grupo en general, con respecto a la cantidad semanal de ventas programadas. Eficacia= ventas realizadas por semana x 100 Visitas realizadas por semana 2. Resultado: Mide el total de ventas logrado por cada vendedor y por el grupo Resultado = Total Ventas Realizadas por semana 3. Productividad. Mide la relación entre las ventas realizadas por hora vendedor, medida de productividad aplicable a cualquier otro recurso. Productividad = Total de ventas realizadas por semanas

= Ventas

Vendedor x horas trabajadas Hora vendedor

Hora vendedor por semanas

Ejemplo Tabla de Indicadores para el programa de Capacitación • Diseñar la Medición: Consiste en determinar la fuente de información, frecuencia de medición, presentación de la información, asignación de responsable de recolección, Tabulación, análisis y presentación de la información Se requiere determinar exactamente la fuente de información por indicador: Las fuentes de información se pueden clasificar como externas o internas. Existen por lo general fuentes de información tales como los estados financieros (para cálculos de las razones financieras), informes de producción, cuadros de costos, reportes de gestión, etc. • Determinar y asignar recursos: Se debe establecer las necesidades de recursos que demanda la realización de las mediciones. Para asignar los recursos es ideal: - La medición se incluya e integre al desarrollo de las actividades de cada empleado. - Los recursos que se utilicen en la medición deben ser parte de los recursos que se emplean en el desarrollo del trabajo. • Medir, Probar y ajustar el sistema de Indicadores de Gestión.: La experiencia ha demostrado que la precisión adecuada de un sistema de indicadores no se logra a la primera vez. Es necesario tener en mente que muy seguramente la primera vez que se efectúa las mediciones surgirán una serie de factores que es necesario ajustar o cambiar en los siguientes sentidos. - Pertinencia del indicador - Valores y rangos establecidos - Fuentes de información seleccionadas - Proceso de toma y presentación de la información - Frecuencia en la toma de Información - Destinatario de la información entre otros. Cuando se tiene claro que la precisión del sistema de indicadores se logra entre la cuarta y quinta medición, con los correspondientes ajustes, se mejoraran las probabilidades de éxito. • Estandarizar y Formalizar: La Consiste en el proceso de especificación completa, documentación, divulgación e inclusión entre los sistemas de operación del negocio de los indicadores de gestión. Durante esta fase es que se desarrollan y quedan en limpio las cartillas o manuales de indicadores de gestión del negocio. • Mejoramiento Continuo: El sistema de indicadores de Gestión debe ser revisado a la par con los objetivos, estrategias y procesos de la organización.

El mantenimiento del sistema consiste básicamente en darle continuidad operativa y efectuar los ajustes que se deriven del permanente monitoreo del sistema empresa y su entorno. INDICADORES DE ALMACENAMIENTO Y BODEGAJE. La administración del almacenamiento debe estar completamente adaptada a la administración de entrega y distribución. Por lo tanto, los procesos que se generan dentro del Centro de Distribución verifican si el inventario es crucial en términos del efecto de los costos de operación en el negocio de la logística. Este indicador tiene como finalidad supervisar el valor unitario del costo por almacenamiento, que consiste en coordinar el costo del almacenamiento y el número de unidades almacenadas en un ciclo determinado. Con este cálculo se puede dar una idea más clara de cómo llevar a cabo este indicador. Valor = Costo de almacenamiento Número de unidades almacenadas. Con la siguiente información vamos a tomar un ejemplo del indicador INFORMACION AL INGRESAR MES

COSTO TOTAL DE TRANSPORTE

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

GRAFICO INDICADOR

2.000.000 2.000.000 2.200.000 19.800 3.500.000 3.000.000 3.560.000 5.360.000 2.560.000 7.890.000 2.500.000 5.500.000

TOTAL VALOR VENTAS

20.000 12.000 11.000 11.000 4.500 18.000 522.000 56.300 478.000 568.000 245.000 500.000

VALOR INDICADOR

$100.00 $166.67 $200.00 $1.80 $777.78 $166.67 $6.82 $95.20 $5.36 $13.89 $10.20 $11

INDICADOR DE ALMACENAMIENTO Y BODEGAJE 9,000,000 8,000,000 7,000,000 6,000,000 5,000,000 4,000,000 3,000,000 2,000,000 1,000,000 0 E EN

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INFORMACION AL INGRESAR COSTO TOTAL DE TRANSPORTE INFORMACION TOTAL VALOR INFORMACION VALOR INDICADOR

INDICADORES DE TRANSPORTE Y DISTRIBUCION Dentro de una organización cada una de las áreas son importantes pero la que mayor importancia tiene es la de La distribución la cual juega un papel de vital importancia para el buen desempeño de la función logística de la empresa, por lo tanto, es esencial para controlar los costos y la gestión de la productividad asociada, particularmente el transporte , ya que es la actividad que más consume recursos y esfuerzos en la gestión de logística debido al fuerte impacto en las inversiones en activos fijos y en la respuesta al cliente final. Lo siguiente tiene como función dominar el costo del transporte con respecto a las ventas de la organización. Tiene un impacto que sirve para dar a conocer el porcentaje de los gastos por transporte y así poder fijar decisiones que disminuyan este considerable costo logístico. Con este cálculo se puede dar una idea más clara de cómo llevar a cabo este indicador.

Valor = costo del transporte X 100 Valor ventas totales

Con la siguiente información vamos a tomar un ejemplo del indicador. INFORMACION AL INGRESAR COSTO TOTAL DE TRANSPORTE

MES

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

TOTAL VALOR VENTAS

3.000.000 2.500.000 2.200.000 1.980.000 3.500.000 3.000.000 3.560.000 5.360.000 2.560.000 7.890.000 2.500.000 5.500.000

VALOR INDICADOR

20.000 18.000 16.000 11.500 45.000 18.000 100.000 156.300 42.000 56.900 72.000 500.000

$150,00 $138.89 $137,50 $172,17 $77,78 $166,67 $35,60 $34,29 $60,95 $138,66 $34,72 $11

INDICADORES DE TRANSPORTE Y DISTRIBUCIÓN 9,000,000 8,000,000 7,000,000 6,000,000 5,000,000 4,000,000 3,000,000 2,000,000 1,000,000 0 O R E N E

F

EB

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O AY M

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LIO JU

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O ST GO SE

I PT

EM

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RE NO

BR EM I V

E EM CI DI

INFORMACION AL INGREASR COSTO TOTAL DE TRANSPORTE INFORMACION TOTAL VALOR INFORMACION VALOR INDICADOR

El mejoramiento continuo significa incrementar el valor que el sistema de indicadores de gestión agrega a las personas usuarias; consiste en hacer cada vez más preciso el sistema, ágil, oportuno, confiable y sencillo.

BR

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De igual forma en la elaboración de indicadores se pueden presentar dificultades que debemos tener en cuenta para que no se presenten a futuro, tales dificultades potenciales se muestran a continuación:  ¿Cómo formular objetivos estratégicos y desagregar las metas?  ¿Cómo medir los productos cuyos resultados se obtienen a largo plazo?  ¿Qué unidades o áreas deben generar indicadores?  ¿Cómo construir las formulas?  ¿Cómo medir resultados de una gestión de una unidad que dependen de la gestión de otras varias unidades?  Disponibilidad de datos históricos.  Dificultad para medir insumos y productos por falta de sistemas contables financieros.  No se percibe el valor agregado de elaborar indicadores.  Realizar los indicadores se transforma en una carga burocrática y no se estimula el interés por la evaluación Indicadores de efectividad La efectividad, significa cuantificación del logro de la me...