Analisis dan Desain Sistem informasi PDF

Preview

Summary

Daftar Isi Bab 1 PENDAHULUAN ....................................................................................... 3 1.1 Latar Belakang Perusahaan ......................................................................... 3 1.2 Struktur Organisasi ......................................................

Description

Daftar Isi Bab 1 PENDAHULUAN ....................................................................................... 3 1.1 Latar Belakang Perusahaan ......................................................................... 3 1.2 Struktur Organisasi ..................................................................................... 4 Bab 2 PROJECT CHARTER .............................................................................. 5 2.2 Project Objectives ....................................................................................... 5 2.3 Project Concept ........................................................................................... 5 2.4 Problem Statement ...................................................................................... 5 2.5 Initial Scope Of Project ............................................................................... 8 2.6 Constraint .................................................................................................... 8 2.7 Objectives .................................................................................................... 9 2.8 Project Documentation and Communication .............................................. 9 2.11 Scheduling ................................................................................................. 9 Bab 3 PROBLEM ANALYSIS PHASE ........................................................... 12 3.1 Problem Domain ....................................................................................... 12 3.2 Problem Domain and Oppurtinities Analysis ........................................... 13 Bab 4 REQUIREMENT ANALYSIS PHASE .................................................. 15 4.1 Define Requirements ................................................................................. 15 4.2 Analyze Requirements .............................................................................. 16 4.3 Data Modeling........................................................................................... 16 4.4 Process Modeling ...................................................................................... 18 4.4.1 DFD Level 0 ...................................................................................... 19 4.4.2 DFD Level 1 ...................................................................................... 20 4.4.3 DFD Level 2 ...................................................................................... 21 4.5 Interface Modeling .................................................................................... 23 BAB 5 DECISION ANALYSIS PHASE ........................................................... 24 5.1 Identify Candidate Solutions ..................................................................... 24 5.2 Analyzing Candidate Solution .................................................................. 26 5.3 Comparing Candidate Solution ................................................................. 26

SISTEM INFORMASI PENJUALAN PRODUK PT. ARNICA GEMILANG BERBASIS WEBSITE

01

5.4 Recommend a Solution ............................................................................. 28 Bab 6 APPLICATION ARCHITECTURE ...................................................... 29 6.1 Physical Data Flow Diagram .................................................................... 29 BAB 7 DATABASE DESIGN............................................................................. 32 7.1 Relastional Database Schema (3NF) ......................................................... 32 7.2 Data Definition Language (DDL) ............................................................. 33 Bab 8 SYSTEM INTERFACE ........................................................................... 35 8.1 Halaman Beranda ...................................................................................... 35 8.2 Halaman Profil .......................................................................................... 36 8.3 Halaman Cara Pembelian .......................................................................... 37 8.4 Halaman Produk ........................................................................................ 38 8.5 Halaman Keranjang Produk ...................................................................... 39 7.6 Halaman Hubungi Kami ........................................................................... 40 Bab 9 KONSTRUKSI DAN IMPLEMENTASI SYSTEM ............................. 41 9.1 Konstruksi Sistem ..................................................................................... 41 9.2. Implementasi Sistem................................................................................ 41

SISTEM INFORMASI PENJUALAN PRODUK PT. ARNICA GEMILANG BERBASIS WEBSITE

02

Bab 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perusahaan PT Arnica Gemilang merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang garmen, khususnya di dalam pembuatan pakaian pria mapun wanita, termasuk kaos, kemeja, dan jaket. Di samping itu, PT. Arnica Gemilang juga melayani pemesanan pembuatan kaos dalam jumlah relatif besar, baik yang dibayar tunai maupun kredit. PT Arnica Gemilang juga mempunyai enam outlet yang menjual hasil produksinya dengan merek AG GEAR. Outlet-outlet tersebut tersebar di kota Malang, Surabaya, Jogja, Solo, dan Bali. Untuk kota Malang, PT Arnica Gemilang membuka

outlet-nya di Varity Department Store sedangkan di

Surabaya PT. Arnica Gemilang membuka outlet-nya di Plaza Surabaya dan Takhasimura., Maspion Square. Untuk memperluas daerah pemasarannya barubaru ini PT. Anica Gemilang membuka outletnya di Jogja dan Solo. Setiap akhir bulan, tiap outletnya melaporkan hasil penjualannya ke kantor pusat. Namun apabila diperlukan, sewaktu-waktu outlet-outlet tersebut dapat melaporkan hasil penjualannnya ke kantor pusat. Selama ini PT Arnica Gemilang mengalami kesulitan dalam proses produksi dan pemasarannya, serta evaluasi kegiatan perusahaan. Terutama untuk komunikasi antara kantor cabang dan kantor pusat. Hal ini tidak terlepas dari sistem informasi yang digunakan, diamana masih menggunakan sistem manual. PT Arnica Gemilang ingin melakukan pembenahan

sistem dengan

menerapkan system berbasis komputerisasi untuk meningkatkan efesisiensi kerja perusahaan dan mempermudah pemasaran produk yang dihasilkan dengan merancang sebuah system informasi berbasis website.

SISTEM INFORMASI PENJUALAN PRODUK PT. ARNICA GEMILANG BERBASIS WEBSITE

03

1.2 Struktur Organisasi

Owner

Kepala Bagian Produksi

Kepala Outlet

Karyawan

SPG

Gambar 1 : Struktur Organisasi PT. Arnica Gemilang

SISTEM INFORMASI PENJUALAN PRODUK PT. ARNICA GEMILANG BERBASIS WEBSITE

04

Bab 2 PROJECT CHARTER 2.1 Project Title Perancangan Sistem Informasi Penjualan PT. Arnica Gemilang Berbasis Website

2.2 Project Objectives Sistem informasi ini dibuat dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja perusahaan terutama dalam pemasaran produk. Sistem ini juga akan meminimalisir penggunaan jasa kurir karena semua data sudah terintegrasi dalam database yang berbasis online. Di sisi lain, perusahaan juga akan mengalami peningkatan pendapatan.

2.3 Project Concept Perancangan dan pembuatan sistem ini diprakarsai oleh pihak manajemen PT. Arnica Gemilang. Hal ini dirasa perlu untuk tetap menjaga perusahaan agar bisa bersaing dengan perusahaan lain yang semakin hari semakin ketat. Apabila tetap mengandalkan sistem lama bisa dipastikan PT. Arnica Gemilang akan kalah bersaing dengan perusahaan lain. Atas dasar pertimbangan itu maka dibuatlah sistem informasi baru yang lebih baik, dimana data-data perusahaan dapat terintegrasi satu sama lain dengan sistem online.

2.4 Problem Statement Administrasi dan pemasaran pada PT. Arnica Gemilang adalah hal yang sangat vital. Kedua hal tersebut merupakan sumber masalah bagi perusahaan. Hal tersebut sebagai akibat dari belum terintegrasinya data-data perusahaan terutama tiap-tiap cabang. Laporan pemasukan dari tiap cabang masih paper-based. Dengan demikian perusahaan pusat menghabiskan waktunya untuk menunggu informasi dari tiap-tiap cabang yang ada. Bukan hanya untuk laporan, tetapi juga

SISTEM INFORMASI PENJUALAN PRODUK PT. ARNICA GEMILANG BERBASIS WEBSITE

05

bagi data-data lainnya. Untuk pemasaran sendiri, belum ada media yang benarbenar bisa digunakan sebagai media promosi. Selama ini perusahaan hanya mengandalkan panflet, banner, dan kebanyakan informasi yang didapat pelanggan bersumber dari mulut ke mulut. Hal itulah yang mendorong pemanfaatan website sebagai media promosi. Masalah-masalah yang ditemui pada cara lama : 1. Kantor pusat harus menunggu laporan dari tiap-tiap kantor cabang yang ada sebagai bahan untuk evaluasi perusahaan tiap bulannya. Hal ini memakan waktu yang lama, mengingat jarak tiap kantor cabang ke kantor pusat lumayan jauh. 2. Kadang-kadang laporan yang berbentuk paper-based, hilang. 3. Pencatatan laporan dan data-data masih berbasis manual. 4. Komunikasi antar-cabang sangat susah. Bahkan harus menggunakan jasa kurir. 5. Pemasaran produk tidak efisien karena media yang digunakan belum menjangkau semua lapisan masyarakat. 6. Kadang-kadang barang yang dipesan pelanggan tidak sesuai dengan barang yang diperoleh.

Tabel 1 : Tabel Problem Statement Matrix PROJECT: Sistem Informasi PT. Arnica Gemilang CREATED BY: Eden Andi Ramba’

LAST UPDATED BY:

Eden Andi

Ramba’ DATE CREATED: 03/04/2013

Priority

Brief Statements of

Urgency

Problem,

1. Laporan akhir bulan ASAP tiap

cabang

DATE LAST UPDATED: 19/05/2013

Visibility

or Rank

High

1

yang

SISTEM INFORMASI PENJUALAN PRODUK PT. ARNICA GEMILANG BERBASIS WEBSITE

Proposed Solution 1. Standardization 2. New development

06

harus

dikirim

ke

kantor pusat masih berbentuk

fisik

sehingga

memakan

waktu yang lama 2. Dokumen sering

ASAP

High

1

hilang karena berbentuk

1. Standardization 2. New development

dokumen

fisik.

3. Pencatatan

laporan ASAP

High

2

New development

1 bulan

High

2

New development

produk 1 bulan

High

1

menggunakan proses manual. 4. Komunikasi antar cabang masih belum efektif. 5. Pemasaran tidak

menjangkau

1. Standardization 2. New development

seluruh daerah dan masih menggunakan cara

lama

pembuatan

seperti pamflet,

spanduk, dan lain-lain 6. Dalam proses

1 bulan

High

1

pemasaran, tidak

Quick fix, then new development

jarang banyak keluhan dari pelanggan akibat ketidak-sesuaian anatara barang yang mereka terima dengan barang yang dipesan.

SISTEM INFORMASI PENJUALAN PRODUK PT. ARNICA GEMILANG BERBASIS WEBSITE

07

Keterangan : • Urgency : seberapa cepat masalah harus diatasi • Visibility : besarnya efek perubahan sistem terhadap pengguna. o High : perubahan sangat membantu pengguna o Medium : perubahan yang terjadi pengaruhnya tidak begitu besar namun cukup membantu pengguna o Low : perubahan kurang mempengaruhi pengguna • Prority : tingkat prioritas mana yang harus dikerjakan lebih dahulu • Proposed solution : solusi yang ditawarkan untuk mengatasi masalah

ASAP = as soon as possible = segera mungkin

2.5 Initial Scope Of Project Biasanya dalam pengelolaan sebuah sistem informasi ada seorang yang ditugaskan secara khusus untuk mengelola, tetapi tugas spesifik tersebut belum ada di PT. Arnica Gemilang karena sistem ini merupakan sebuah terobosan baru. Pembagian tugas karyawan belum spesifik, bahkan owner turun langsung untuk mengelola administrasi dan keuangan. Mungkin dengan terobosan yang baru ini, PT. Arnica Gemilang bisa melakukan evaluasi terhadap struktur organisasi dan apabila dimungkinkan ada penambahan divisi untuk lebih meningkatkan knerja perusahaan. Sistem informasi ini melibatkan beberapa pihak seperti : 1. Karyawan 2. Owner 3. Pelanggan

2.6 Constraint 1. Data yang diperoleh hanya berupa hasil searching di inernet. 2. Aplikasi yang dibuat harus mempertimbangkan spesifikasi komputer client yang masih rendah. 3. Sulit mencari produk asli dari PT. Arnica Gemilang.

SISTEM INFORMASI PENJUALAN PRODUK PT. ARNICA GEMILANG BERBASIS WEBSITE

08

2.7 Objectives 1. Laporan dapat di-print sewaktu-waktu oleh owner saat dibutuhkan. 2. Dapat dibuat suatu template laporan yang standar. 3. Pemasaran produk dilakuka secara online

2.8 Project Documentation and Communication 1. Sistem Designer selalu melakukan diskusi dengan sistem designer lainnya. 2. Data selalu di-backup dalam setiap menyelesaikan proses. 3. Sistem Designer selalu melakukan evaluasi tiap kali menyelasaikan suatu tahapan.

2.9 Project Organization and Staffing Approach 1.

Sistem designer bertanggung jawab penuh terhadap sistem yang dibuat.

2. kSistem designer berhak untuk menentukan apakah ia dibantu oleh pihak lain atau tidak 3.

aSistem designer memastikan bahwa sistem yang dibuat telah sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

4.

Sistem designer juga memastikan bahwa sistem yang dibuat telah bekerja sesuai dengan fungsi yang diharapkan oleh pihak perusahaan.

Stakeholders yang terlibat dalam pembuatan sistem antara lain: a. System owner : PT. Arnica Gemilang b. System user

: Owner, karyawan, dan pelanggan PT. Arnica Gemilang

c. System designer : Eden Andi Ramba’

2.10 Resource Requirement for Implementing the Project 1 orang System Designer

1 x $ 2000

$ 2000

Total

$ 2000

2.11 Scheduling Pengembangan sistem akan dilakukan dalam 7 tahap yaitu : 1. Tahap Problem Analysis : Melakukan studi dan analisa terhadap sistem

SISTEM INFORMASI PENJUALAN PRODUK PT. ARNICA GEMILANG BERBASIS WEBSITE

09

yang sudah ada. Durasi : 4 hari Deliverable: System Improvement Objectives 2. Tahap Requirement Analysis : Mendefinisikan dan memberikan prioritas pada requirement-requirement bisnis. Tujuan dari tahap ini untuk mengidentifikasi DATA, PROSES, serta INTERFACE requirementsuntuk pengguna dari sistem baru yang akan dibangun. Durasi : 8 hari Deliverable : Bussiness Requirement Statement

3. Tahap Decision Analysis : Mengidentifikasi kandidat solusi, menganalisa kandidat solusi tersebut untuk menentukan feasibility sistem, dan merekomendasikan kandidat sistem sebagai target solusi yang akan didisain. Durasi : 9 hari Deliverable : System Proposal

4. Tahap Design : Mentransformasikan requirement bisnis dari Tahap Requirement Analysis menuju spesifikasi desain untuk dikonstruksikan. Dalam pengertian lain, menentukan bagaimana teknologi akan diterapkan pada sistem yang baru. Durasi : 14 hari Deliverable : Spesifikasi Design 5. Tahap Construction : Membangun sistem yang memenuhi requirement bisnis dan spesifikasi disain serta untuk mengimplementasikan interface antara sistem baru dengan sistem yang sudah ada. Durasi : 5 hari Deliverable : Functional System

SISTEM INFORMASI PENJUALAN PRODUK PT. ARNICA GEMILANG BERBASIS WEBSITE

10

6. Tahap Implementation : Men-deploy sistem produk ke operasional. Serta melakukan pelatihan user yang akan menggunakan sistem dan membuat dokumentasi (help file) untuk membantu user. Durasi : 3 hari Deliverable : Operational System 7. Tahap Operation and Support : Pengoperasian sistem dan maintenance untuk memperbaiki error, pengurangan, dan requirement baru yang mungkin muncul. Durasi : 3 hari Deliverable : Bussiness Solution

SISTEM INFORMASI PENJUALAN PRODUK PT. ARNICA GEMILANG BERBASIS WEBSITE

11

Bab 3 PROBLEM ANALYSIS PHASE Pada tahap sebelumnya kita telah mengetahui permasalahan yang ada pada Sistem informasi yang ada pada PT. Arnica Gemilang beserta scope, objectives, dan perencanaan proyek ini. Tahap berikutnya yaitu problem analysis, requirement analysis dan decision analysis. Problem Analysis adalah tahap untuk mempelajari secara lebih detail mengenai permasalahan yang ada. Selain itu, pada tahap ini juga akan dilakukan adalah menggali lebih dalam tentang domain permasalahan.

3.1 Problem Domain Pada tahap ini akan dilakukan analisa terhadap sisi data, proses, dan interface terhadap sistem yang ada. 1. DATA: Pada sistem lama dan sedang berjalanan penyimpanan data kebanyakan masih ditangani oleh owner. Dokumen seperti laporan keuangan bulanan, data pelanggan, dan data tentang produk belum di simpan secara terpusat. Kebanyakan dari data berbentuk fisik sehingga memakan tempat untuk penyimpanannya. 2. PROSES: Semua proses yang ada pada sistem lama belum berjalan efektif.

Hal

menitikberatkan

ini

disebabkan pekerjaan

oleh

dilakukan

permasalahan secara

sistem

manual

yang

sehingga

membutuhkan tenaga yang ahli. Namun, hal tersebut tidak diimbangi dengan pembagian tugas yang spesifik terhadap karyawan dan mengakibatkan owner harus banyak turun tangan. Contoh proses yang ada pada sistem adalah sebagai berikut: a. Penanganan Pesanan dari Pelanggan. Penanganan permintaan dari pelanggan masih menggunakan cara lama. Terutama untuk pemesanan jarak jauh, pelanggan akan menggunakan pesawat telepon kemudian ditangani oleh karyawan. Data-data tentang permintaan produk dari pelanggan

SISTEM INFORMASI PENJUALAN PRODUK PT. ARNICA GEMILANG BERBASIS WEBSITE

12

ditulis secara manual oleh karyawan. b. Proses Pengiriman Laporan Keuangan Bulanan Pengiriman Laporan Keuangan Bulanan dilakukan oleh pihak dari Kantor Cabang setiap akhir bulan dengan mengirimkan dokumen berbentuk fisik.

3. INTERFACE: Interface dari siste lama bertempat di kantor pusat maupun kantor cabang.

3.2 Problem Domain and Oppurtinities Analysis Cara

untuk

melakukan

analisa

terhadap

problem

adalah

dengan

menggunakan cause and effect analysim, hal ini dilakukan untuk mengetahui penyebab dan akibat dari masalah. Setelah melalui tahap itu, langkah untuk mencari solusi akan menjadi elbih mudah. Setelah memahami problem, dapat disimpulkan system improvement objectives dan constraint dari sistem. Berikut adalah matrix problem, opportunities, objectives dan constraint dari sistem yang ada :

Tabel 2 : Problems, Opportunities, Objectives and Constraint Matrix PROJECT: Sistem Informasi PT. Arnica Gemilang CREATED BY: Eden Andi Ramba’

LAST UPDATED BY:

Eden Andi

Ramba’ DATE CREATED: 03/04/2013

DATE LAST UPDATED: 19/05/2013

SISTEM INFORMASI PENJUALAN PRODUK PT. ARNICA GEMILANG BERBASIS WEBSITE

13

Cause and Effect Analysis Problem

System Improvement Objectives

Cause and Effect

1. Laporan akhir bulan tiap 1. Belum

System Objective

tersedianya

1. Membuat

System Constraint

sistem 1. Lokasi

kantor

cabang yang harus dikirim

fasilitas online untuk

baru yang berbasis

yang tersebar di

ke kantor pusat masih

mempermudah

online.

berbagai daer...