APLIKASI MS ACCESS UNTUK DATA KARYAWAN POLITEKNIK NEGERI MALANG JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS PDF

Preview

Summary

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN POLITEKNIK NEGERI MALANG BUKU TEORI DAN PRAKTEK KOMPUTER MS ACCESS APLIKASI MS ACCESS UNTUK DATA KARYAWAN Drs. Bambang Soepeno, MMKOM, MM JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS POLITEKNIK NEGERI MALANG 2012 HALAMAN PENGESAHAN PENULISAN BUKU / MODUL 1. a. Judul : APLIKASI M...

Description

BUKU TEORI DAN PRAKTEK KOM PUTER M S ACCESS

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN POLITEKNIK NEGERI MALANG

APLIKASI MS ACCESS UNTUK DATA KARYAWAN

Drs. Bambang Soepeno, M M KOM , M M

JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS POLITEKNIK NEGERI MALANG 2012

HALAMAN PENGESAHAN PENULISAN BUKU / MODUL 1. a. Judul

: APLIKASI MS ACCESS UNTUK DATA KARYAWAN

2. Data Pribadi Penulis : a. Nama lengkap dan gelar b. Jenis Kelamin c. NIP/Golongan d. Strata/ Jab. Fungsional e. Jabatan Struktural f. Fakultas/Jurusan f. Bidang Ilmu g. Alamat Kantor h. Telp/Fax/email i. Alamat Rumah j. Telepon/Fax

: Drs. Bambang Soepeno. MMKom, MM :L : 195906171989101001 / Vb : S2/Lektor Kepala : Pembina : Administrasi Bisnis : Manajemen dan Komputer : Jl. Soekarno Hatta No. 9 Malang : 0341 – 404424 / 0341 – 404420 / [email protected] : Jl. Candi Panggung Perum Taman Indah Soekarno Hatta 86 Malang : 0341- 40878 / 0341 – 400878

Menyetujui Ketua jurusan Administrasi Bisnis,

Malang, September 2012 Penulis,

Drs. Heru Utomo, MELECCOMM NIP. 19641208 199003 1 003

Drs. Bambang Soepeno, Mkom, MM NIP. 19590617 198910 1 001

Mengetahui Pembantu Direktur I,

Drs. Ludfi Djajanto, MBA NIP. 19620421 198803 1 003

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

i

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur alhamdulillah atas petunjuk dan rahmat Nya, sehingga dapat diselesaikan buku berjudul Buku Komputer Teori Dan Praktek Ms Access modul “Aplikasi Ms Access untuk Data Pegawai” Pada buku ini, kami sadari bahwa hasilnya masih jauh dari sempurna sehingga terdapat banyak kekurangan. Oleh sebab itu dengan segala kerendahan hati penulis memohon saran dan kritik yang membangun dari pembaca. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan, kepada yang terhormat:

1. Ir. Tundung Subali Patma, MT, selaku Direktur Politeknik Negeri Malang. 2. Drs. Heru Utomo, MELECCOMM, selaku Ketua Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Malang. 3. Drs. Ludfi Djajanto, MBA, selaku Pembantu Direktur I Politeknik Negeri Malang. 4. Semua

pihak yang

telah

memberikan

bimbingan, motivasi, bantuan dan

masukan sehingga dapat terselesaikannya buku ini.

Akhirnya dengan segala kerendahan hati, kami berharap semoga buku ini dapat bermanfaat.

Malang, September 2012 Penulis

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

ii

DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN ......................................................................................... i KATA PENGANTAR..................................................................................................... ii DAFTAR ISI ................................................................................................................. iii 1

BAB I

DATA BASE MANAGEMENT DAN MS ACCESS ...................................................... 1 1.1.

Data Base Managemen System ........................................................................ 1

1.2.

Konsep Database ............................................................................................. 3

1.3.

Perancangan Database ..................................................................................... 3

1.4.

Model Konseptual Database............................................................................. 4

1.5.

Pengertian Microsoft Access ............................................................................ 7

1.6.

Fasilitas yang dibutuhkan untuk menjalankan Microsoft Access ...................... 8

1.7.

Mengaktifkan Microsoft Access....................................................................... 8

1.8.

Database dalam Microsoft Access .................................................................... 9

1.9.

Fasilitas Table.................................................................................................. 9

1.10. Fasilitas Queries ............................................................................................ 14 1.11. Fasilitas Forms .............................................................................................. 15 1.12. Fasilitas Reports ............................................................................................ 16 1.13. Fasilitas Macros ............................................................................................. 18 1.14. Fasilitas Modules .......................................................................................... 18 1.15. Mengakhiri Microsoft Access ........................................................................ 18 BAB II

20

PEMBUATAN FILE, TABLE DAN FORM ................................................................. 20 2.1.

Membuat File, Table dan Form ...................................................................... 20

2.2.

Membuat Database KARYAWAN_UDIKLAT ............................................. 21

2.3.

Membuat Tabel DATA_KARYAWAN ......................................................... 22

2.4.

Membuat Form Data Karyawan ..................................................................... 25

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

iii

BAB III

26

MENGOLAH DATA (FILTER, SORT DAN QUERY) ................................................ 26 3.1.

Filter .............................................................................................................. 26

3.2.

Sort ................................................................................................................ 26

3.3.

Query ............................................................................................................ 27 29

BAB IV

RELATIONSHIPS (MENGHUBUNGKAN TABLE) ................................................... 29 4.1

Relationships ................................................................................................. 29

4.2

Menggabung Dua Table Dalam Query ........................................................... 32

4.3

Menjalankan / Membuka Gabungan Dua Table Dalam Query ........................ 33

BAB V .......................................................................................................................... 34 MEMBUAT LAPORAN (REPORT) ............................................................................ 34 5.1.

Membuat Report / Laporan ............................................................................ 34

5.2.

Membuka Report / Laporan ........................................................................... 39

5.3.

Memperbaiki (Edit) Report / Laporan ............................................................ 39

BAB VI

40

MEMBUAT MACRO ................................................................................................... 40 6.1.

Membuat Macro ............................................................................................ 40

6.2.

Menjalankan Macro ....................................................................................... 41

6.3.

Mendesign ulang (Edit) Macro....................................................................... 41

BAB VII

42

SWITCBOAED MANAGER (MENU) ......................................................................... 42 7.1

Penyusunan Menu dengan Form .................................................................... 42

7.2

Penjalankan Menu dengan Form .................................................................... 44

7.3

Pengedit Menu dengan Form ......................................................................... 44

7.4

Membuat Menu dengan Switchboard ............................................................. 44

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

iv

BAB I DATA BASE MANAGEMENT DAN MS ACCESS

Pembahasan materi praktek mata kuliah Aplikasi Macro Access, agar mudah dipahami, maka harus ditunjang pemahaman teori terlebih dahulu, Dalam pembahasan teori seorang mahasiswa harus dapat membaca dan mengerti peranan dokumen dasar, pelaksanaan normalisasi, design database ( meliputi file database, table, query, form, report dan macro), dan pembuatan program secara terintegrasi. 1.1.

Data Base Managemen System Data Base Management System adalah struktur dan hubungan antar data yang diatur dan dikelola oleh sebuah program aplikasi database. Program Aplikasi akan melaksanakan proses input (memasukkan), edit (memperbarui), delete (menghapus), menganalisis dan melaporkan data. Sebagai contah program aplikasi adalah Microsoft Access, aplikasi ini bukanlah yang paling cepat atau paling hebat, melainkan yang paling mudah dari yag ada. Sistem manajemen Database dapat diartikan sebagai berikut :

 Database adalah sekumpulan informasi yang berhubungan untuk tujuan tertentu, seperti database pelanggan, database karyawan dll

 Basis Data (database) yaitu kumpulan dari sejumlah data yang tidak terbatas.

 Disistemkan, yang berarti distrukturkan dan diatur berkaitan antar data-data tersebut, dan yang menstrukturkan dan mengaturnya adalah program perangkat lunak.

Secara lebih specifik, sistem manajemen Database adalah untuk menciptakan pengelolaan data yang bericirikan sebahgai berikut : Memudahkan Pengaksesan Data, meretrieve data dari sejumlah data dengan cara yang cepat dan hasilnya benar. Mengurangi redudansi dan Inkosistensi data, Mengurangi redudansi ( lebih data / data overload ) dan inskonsistensi data yaitu :

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

1

Kemampuan untuk menyimpan data yang sama di satu tempat yang sama dan kemampuan untuk memanipulasi data. Penyimpanan data yang sama pada tempat berbeda dapat memungkinkan terjadinya inkonsistensi data yang dapat menimbulkan problem pada saat manipulasi data. Mengisolasikan data untuk distandarisasikan, menstrukturisasi data dan menyeragamkan data. Masalah dalam database yang biasa timbul adalah apabila data yang tersimpan dalam file dalam format yang tidak seragam. Hal tersebut menimbulkan kesulitan dalam merancang program aplikasi yang diperlukan

untuk mengakses dan

mengelola data yang diperlukan. Oleh karena itu, sistem manajemn database dan program aplikasi digunakan untuk mengelola dan mengolah penstrukturan dan penyeragaman data tersebut. Mudah digunakan oleh banyak pemakai, Sitem Manajemen Database beserta program perangkat lunam dapat digunakan untuk berbagai sumber daya atas database. Sitem Manajemen Database yang demikian digunakan untuk tujuan effisiensi, yaitu suatu sumber database yang digunakan oleh beberapa orang dalam waktu yang bersamaan maupun sumberdaya data yang efisien. Mengamankan data, Sitem Manajemen Database mampu membatasi spesifikasi pemakai dan membatasi sumber database yang diakses oleh pemakai. Tidak semua orang diperbolehkan untuk mengakses semua data. Tujuan database yang demikian ini digunakan untuik menjaga kerahasian data maupun untuk menjaga tidak rusaknya database dari akses yang tidak diotorisasi. Menjaga integrasi data, Program Aplikasi dan Sitem Manajemen Database dapat digunakan

untuk

mengintegrasikan

beberapa

data

yang

terpisah-pisah.

Konsekuensinya hubungan antar data tersebut harus diketahui sebaik-baiknya sehingga dapat digunakan untuk merancang program yang effisien. Menciptakan Independensi data, masalah ini berhubungan dengan Sitem Manajemen Database dan Program Aplikasi. Apabila suatu data berubah struktur datanya, maka program aplikasinya digunakan untuk memanipulasi tanpa harus merubah seluruh data.

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

2

1.2.

Konsep Database Database merupakan kelompok fakta atau keterangan yang diatus berhubungan dengan pengolahan data, penyediaan informasi dan menggunakan referensi. Sebuah database didalam microcoft access adalah sekumpulan data atau informasi yang disimpan dalam table. Melalui Access, dapat diorganisasikan seluruh informasi yang dimiliki, cukup dalam sebuah database. Didalam file tersebut, informasi atau data dipisah pisahkan kedalam ruang penyimpanan yang disebut Tabel. Tabel – table tersebut terdiri baris (disebut record) dan kolom (disebut field). Sebuah field dapat berisi nama, alamat, kota atau jenis informasi lain. Dari table dapat ditampilkan atau diambil data yang diperlukan dengan memakai fasilitas Query (dynaset – kumpulan informasi yang dinamis) Untuk dapat menampilkan data sehingga dapat melihat, menambah dan memperbarui isi dari table dapat digunakan fasilitas Form. Untuk dapat menampilakan dan mencetak informasi yang berasal dari table atau query dapat menggunakan fasilitas Report.

1.3.

Perancangan Database Merancang database merupakan suatu hal yang sangat penting. Kesulitan utama dalam merancang database adalah bagaimana merancang database dapat memuaskan keperluan saat ini dan masa mendatang. Perangan model konseptual perlu dilakukan disamping perancangan model phisik. Perancangan model konseptual akan menunjukkan entity dan relasinya berdasarkan proses yang diinginkan oleh organisasi. Ketika menentukan entity dan relasinya dibutuhkan analisa data tentang informasi yang ada dalam spesifikasi di masa mendatang. Pendekatan model konseptual, beberapa konsep pendekatan relational digunakan, namun tidak berarti konsep ini nantinya diimplementasikan ke model relational saja tetapi dapat juga dipakai pada model hirarki dan model network.

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

3

1.4.

Model Konseptual Database Perancangan model konseptual tinjauan dilakukan pada struktur data dan relasi antara file Pendekatan yang dilakukan pada perancangan model konseptual adalah menggunakan model data relational. Terdapat dua buah teknik a.

Teknik Normalisasi

b.

Teknik Entity Realationship

.TEKNIK NORMALISASI Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi table – table yang menunjukkan entity ( Tabel ) dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi. Apakah ada kesulitan pada

saat

menambah/insert,

mengahapus/delete,

mengubah/update,

membaca/retrive pada satu database. Bila ada kesulitan pada pengujian tersebut maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa table lagi atau dengan kata lain perancangan belum mendapat data basei yang optimal. Isitilah – istilah dalam Realational Database. Itsilah

Definisi

Relational Database

Access

Entiti

Tabel

Orang, Tempat atau konsep yang dibutuhkan untuk menyimpan informasi.

Atribut

Field

Bagian dari informasi yang mendifinisikan entiti

Relationship

Relationship

Hubungan antar dua entiti

Primary Key

Primary Key

Atribut atau kumpulan atribut yang mengidentifikasikan kejadian khusus pada sebuah entiti. Primery key mengidentifikasikan baris atau record khusus dalam table yang unik.

Candidate Key

Candidate Key

Atribut atau kumpulan atribut yang dibutuhkan primery key, tetapi tidak padat digunakan seperti primery key.

Foreign Key

Foreign Key

Atribut atau kumpulan atribut yang mengidentifikasikan entiti yang dimana entiti lain dihubungkan.

Aturan Bisnis Key

Triggers

Suatu kondisi dimana foreign key dapat diselipkan, diupdate, atau dihapus

Domain

Definisi dari sebuah kolom atau atribut. Biasanya mendekripsikan tipe data, panjang, format, keunikan dan lain-lain.

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

4

Bentuk Tidak Normal Merupakan bentuk data yang akan direkam,

tidak ada keharusan mengikuti suatu

format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Bentuk data seperti ini diperoleh apa adanya sesuai saat pengumpulan data. Bentuk Normalisasi Kesatu (1NF/First Normal Form) Bentuk Normal Kesatu mempunyai cirri yaitu setiap data dibentuk dalam flat file (file datar/rata), data dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai dari field – field berupa atomic value (nilai data terkecil). Tidak ada set atribut (field) yang berulang ulang atau atribut bernilai ganda (multivalue). Tiap field hanya satu pengertian, bukan merupakan kumpulan data yang mempunyai arti mendua. Contoh Bentuk Normalisasi Kesatu : Data Kelas, Kelas 3 A, untuk klas Fisika Instrukturnya adalah Suroso Kelasa 3 C, untuk klas Matematika instrukturnya adalah Paulus Kelas 3 B, untuk klas Komputer instrukturnya adalah Bagus Untuk data diatas dapat dilaksanakan bentuk Nomalisasi kesatu, sebagai berikut Atrubut / Field : Kode_Kelas, Nama_Kelas dan Instruktur Tabel/ Entity : Kelas Sehingga secara keseluruhan dapat dituliskan 1NF sebagai berikut : Kelas (Kode_Kelas, Nama_Kelas,Instruktur) Dengan data : Kode_Kelas

Nama_Kelas

Instruktur

1234

Fisika

Suroso

1244

Matematika

Paulus

1254

Komputer

Bagus

Data diatas merupakan bentuk 1NF karena tidak ada yang berganda dan tiap attribute satu pengertian yang tunggal.

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

5

Bentuk Normalisasi Kedua (2NF / Second Normal Form) Bentuk Normal Kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memnuhi criteria bentuk normal kesatu. Atribute bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama/primery key. Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili attribute lain yang menjadi anggotanya. Contoh : Terdapat data siswa No_Siswa

Nama

Wali_Studi

Kelas1

Kelas2

22354001

Basuki

Karman

1234

1244

22345002

Nia

Rizki

1234

1254

Kelas3

1244

Terdapat data kelas Kode_Kelas

Nama_Kelas

Instruktur

1234

Fisika

Suroso

1244

Matematika

Paulus

1254

Komputer

Bagus

Bentuk Normal Kesatu dari kedua data diatas adalah sebagai berikut : No_Siswa

Nama

Wali_Studi

Kode_Kelas

22354001

Basuki

Karman

1234

22354001

Basuki

Karman

1244

22345002

Nia

Rizki

1234

22345002

Nia

Rizki

1254

22345002

Nia

Rizki

1244

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

6

Bentuk Normal Kedua ( 2NF) dari data diatas adalah sebagai berikut : RELASI Siswa, No_Siswa

Nama

Wali_Studi

22354001

Basuki