bentuk - bentuk dan struktur organisasi.pdf PDF

Preview

Summary

BENTUK – BENTUK STRUKTUR ORGANISASI (A form of the structure of the organization) Jurnal ini ditujukan untuk memenuhi nilai pada mata kuliah “ Manajemen Kantor”. Riska Putri Intania (175211024) Program studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung (POLBAN) E – mail :...

Description

BENTUK – BENTUK STRUKTUR ORGANISASI (A form of the structure of the organization) Jurnal ini ditujukan untuk memenuhi nilai pada mata kuliah “ Manajemen Kantor”.

Riska Putri Intania (175211024) Program studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung (POLBAN) E – mail : [email protected]

ABSTRAC In an organization especially in the company definitely need it a ( individual ) and a number of members that was needed to prepare a structure organization .In the preparation of the structure of the organization does not necessarily determined bentuknnya need to have a number of considerations which any structure the organisation have want and the advantage of its own. The organizational structure has objective to supervise and control every members involved in a unit of work which is in the organizational structure .In addition the major function which clarify a duty and the right of every units or components work is in the preparation of the organizational structure . Key words: organization , the organizing of the , the form of organization , the advantages and disadvantages of .

ABSTRAK Dalam suatu organisasi terutama di perusahaan pasti membutuhkannya seorang (individu) maupun beberapa anggota yang diperlukan untuk menyusun sebuah struktur organisasi. Dalam penyusunan struktur organisasi tidak serta merta ditentukan bentuknnya perlu memiliki beberapa pertimbangan yang mana setiap struktur oraganisasi memiliki kekurangan dan kelebihannya tersendiri. Struktur organisasi memiliki tujuan untuk mengawasi dan mengendalikan setiap anggota yang terlibat dalam unit kerja yang ada dalam sruktur organisasi. Selain itu fungsi utama yang mana memperjelasnya suatu kewajiban dan hak dari setiap unit atau komponen kerja yang ada dalam penyusunan struktur organisasi.

Kata kunci: Organisasi, pengoganisasian, bentuk organisasi, kelebihan dan kekurangan.

PENDAHULUAN Latar Belakang Dalam kegiatan sehari – hari kita pasti sering berhubungan dengan seseorang maupun sekelompok. Karena, pada hakikatnya kita sebagai manusia merupakan makhluk sosial, makhuk yang membutuh kan bantuan orang lain. Maka dari itu kita lebih senang untuk berkumpul dan setiap perkumpulan itu tanpa sadar kita membetuk dalam sebuah ikatan yang dinamakan organisasi. Hal itu terjadi dalam diri kita dilingkungan manapun, baik di tingkat pendidikan berupa: sekolah maupun unversitas, dilingkungan kerja maupun lingkungna masyarakat sekalipun. Pada intinya sekumpulan orang – orang yang melakukan suatu kegiatan tertentu guna untuk mecapainya tujuan sering kita dengar dengan sebutan organisasi. Namun, Organisasi memiliki pengertian menurut para ahli, diantaranya: 



Menurut Stoner, ia menjelaskan bahwa pengertian organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan melalui mana orangorang dibawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama. Stephen P. Robbins memiliki pengertian lain tentang pengertian



organisasi. Menurut ia organisasi merupakan kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan. Drs. H. Malayu S,P, Hasibuan, memiliki pandangan mengenai organisasi. Menurutnya pengertian organisasi adalah sebagai proses penentuan, pengelompokan, dan pengaturan bermacammacam aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan bersama.

Salah satu organisasi yang sering kita jumpai yaitu perusahaan. Perusahaan (organisasi) memiliki tujuan – tujuan tertentu yang sudah di tentukan oleh tiap – tiap anggota yang mana anggota yang terlibat melaksakan

suatu kegiatan guna tercapainya tujuan tersebut. Jika diperhatikan perusahaan memiliki tujuan baik memperoleh laba sebanyak – banyak (komersil) maupun membantu di lingkungan masyarakat (non – komersil/sosial). Untuk mencapai tujuan tersebut selain diadakannya kegiatan oleh para anggota organisasi, kita memerlukan salah satu fungsi dasar manajemen yang dinamakan “pengorganisasian” atau “organizing”. Pengorganisasian itu sendiri merupakan, proses pengelompokan, menentukan, maupun mengatur dalam suatu pola kegiatan kerja dari setiap orang – orang yang berkaitannya untuk mencapai tujuan organisasinya. Hal ini merupakan salah satu fungsidara manajemen dalam mencapai target (sasaran) yang telah ditentukan oleh organisasi. Pengorganisasian ini erat kaitannya dengan bagaimana pengelompok – pengelompokan suatu kegiatan, pengaturan baik dalam segi sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam kegiatan organisasi tersebut maupun sumber daya lainnya yang dapat membantu jalannya suatu kegiatan tersebut. Tak hanya itu hal yang lain dalam pengorganisasian yaitu, mendelegasikan seseorang (induvidu) maupun suatu kelompok dari anggota tersebut tergabung dalam penyusunan sebuah bagan atau sebuah struktur yang dibentuk dalam suatu organisasi. Struktur organisasi merupakan, suatu bagan yang terdiri dari komponen – komponen atau unit – unit kerja yang berada dalam organisasi yang disusun

berdasarkan kepemilikan tanggung jawab yang besara hingga terkecil dalam suatu organisasi. Dibentuknya suatu struktur organisasi tidak semerta – merta saja. Struktur organisasi dibuat untuk menunjukan adanya pembagian pekerjaan pada setiap komponen atau unit kerja suatu organisasi, fungsi dari suatu unit atau komponen kerja atau bagaimana suatu kegiatan yagn dilaksanakan oleh organisasi perlu dikordinasikan. Selain itu struktur organisasi menunjukan bahwa unit atau komponen kerja yang dimiliki organisasi tersebut memiliki pekerjaan yang ada dilakukan oleh unit kerja yang lain (dibentuknya spesialisasi pekerjaan), sebagai saluran perintah dimana pimpinan organisasi memberikan tugas sesuai dengan tanggung jawab kepada unit kerja yang tepat, bagi pimpinan organisasi mengetahui unit atau komponen kerja mana yang harus ia bawahi dan dipertanggung jawabkan dan bagi unit kerja sebagai sarana kepada siapa tugas yagn ia kerjakan harus dilaporkan dan kepada siapa ia harus bertanggung jawab atas tugas yang diterima. Pada intinya struktur organisasi memiliki tujuan sebagai alat memberitahukan tugas dan tanggung jawab apa yang dimilki oleh unit – unit atau komponen – komponen kerja dalam suatu organisasi, saluran kordinasi dan perintah di suatu organisasi tersebut. Struktur organisasi pun dibuat dengan memiliki beberapa fungsi dan kegunaan yang dirasakan oleh organisasi dalam menlancarkan suatu tujuan yang ditetapkan diantaranya:

 Jelasnya sutau tanggung jawab yang dimiliki. Setiap anggota yang terlibat dalam suatu komponen atau unit kerjanya suatu organisasi harus bertanggung jawab terhadap tugas yang diberikan oleh pimpinan organisasi atau kepada pimpinan yang memberikan kewenangan tersebut.  Jelasnya suatu kedudukan yang memudahkan kordinasi. Dalam hal ini anggota yang terlibat unit atau komponen kerja satu yang ada dalam struktur organisas ini dapat memiliki kemudahaan dalam menjalankan hubungan (berkordinasi) dengan unit kerja yang lain yang mana tujuannya untuk menyelesaikan tugas dan kewenangan yang telah di berikan oleh pimpinan.  Mempermudah jalur hubungan dalam melaksanakan kegiatan. Hal ini memeberikan unit – unit yang bekerja memiliki kejelasan dalam melaksanakan kewajibannya di setiap unit – unit atau komponen pekerjaan tergambar jelas sehingga dapat menyelesaikan tugas secara efektif dan dapat saling memberi keuntungan.  Adanya penetapan hak dan kewajiban yang mempermudah pimpinan dalam mengawasi kinerja di setiap unit – unit atau komponen – komponen yang terlibat. Struktur organisasi memberikan penetapan hak dan kewajiban yagn

Rumusan Masalah Dalam hal ini masalah yang akan diangkat mengenai bentuk – bentuk struktur organisasi yang biasa kita

dimiliki oleh tiap – tiap unit atau komponen kerja yang tercantum dalam struktur organisasi sehingga mempermudah pimpinan organisasi atau atas yang memberikan kewenangan dalam mengawasi dan mengendalikan tiap – tiap unit atau komponen yang ia tanggung jawabkan. Bagi bawahan ia dapat fokus dan berkonsentrasi dalam menjalankan kewajiban yang diberikan dan mendapatkan hak yang jelas. Dalam membentuk suatu struktur organisasi tidak semerta – merta membentuk. Ada hal – hal yang perlu diperhatikan diantaranya mengenai bagaimana bentuk perusahaan tersebut, kondisi perusahaan yang dialami, sifat pimpinan organisasi, mau hal yang lain yang dapat mendukung stuktur organisasi. Struktur organisasi dapat berubah melihat dari kondisi yang dihadapi organisasi tersebut. Seperti misalnya: pada suatu perusahaan yang awal berdiri ia hanya menggunakan bentuk yang sederhanan menginga kelebihan dan kekurangan yang dimiliki lalu lama kelamaan mulai berkembang menjadi struktur yang berkembang karena melihat kondisi organisasi yang sudah mulai pesat.

jumpai dilingkungan perusahaan, selain itu pembahasan mengenai kelebihan dan kekurangan dari setiap struktur organisasi.

Tujuan Tujuan penbuatan jurnal ini memberikan informasi mengenai sekilas tentang apa itu organisasi, pengorganisasian

(organizing), struktur oorganisasi dimulai dari tujuan dan fungsi atau kegunaannya, bentuk – bentuk struktur organisasi, kelebihan dan kekurangan dari setiap bentuk struktur organisasi.

METODE PEMBAHASAN Dalam penulisan jurnal ini kami menggunakan dengan melakukan studi literatu/studi dokumen merupakan, berbagai pencarian informasi mengenai struktur organisasi baik dari buku – buku dari para ahli dibidangnya, jurnal, maupun melalui media internet maupun dari pemaparan dosen, dan dikusi. Alasan penulisan jurnal dalam memilih dengan menggunakan metode tersebut karena, lebih mudah dalam mengaplikasikannya, dapat mencari informasi sebanyak – banyaknya sehingga memperoleh hasil yang optimal dalam jurnal, serta metode tersebut merupakan metode yang baik dalam pembuatan jurnal ini.

Fokus Pembahasan Pembahasan jurnal ini memiliki fokus terhadap struktur organisasi mengenai bentuk – bentuk struktur organisasi yang ada didalam perusahan

dan apa saja kekurangan dan kelebihan yang dimiliki oleh setiap bentuk struktur organisasi.

Teknik Pengumpulan Data Dalam mengumpulkan data untuk membuat jurnal ini menggunakan studi dokumen/studi literatur. Metode yang pengumpulan datanya tidak ditujukan langsung kepada yang diteliti melainkan melaluiberbgai macam dokomen yagn dianalisis. Bahan yang di ambil baik melalui jurnal, buku – buku kyang ditulis oleh para ahli daan melalui media internet yang telah di posting dari beberapa tulisan – tulisan dan dalam ham penyuntingan dilakukan penyuntingan yang selektif. Selain itu teknik yang digunakan untuk mengumpulkan data menggunakan dari diskusi informal dari beberapa orang dan pemaparan materi dari dosen Manajemen Kantor.

HASIL & PEMBAHASAN Struktur organisasi memiliki 2 bentuk antara lain struktur organisasi tradisional dan struktur organisasi divisonal. Bentuk struktur organisai yang selanjutnya merupakan struktur organisasi Struktur Divisional. Bentuk struktur ini memiliki divisi yang berbeda yang ada di struktur organisasinya. Berikut ini merupaka jenis – jenis yang terdiri dari struktur organisasi fungsional antara lain:

Struktur produk - Struktur produk merupakan sebuah struktur yang mana pengelolaan karyawan dan kegiatan kerjanya berdasarkan jenis produk yang berbeda.struktur ini memiliki bagian terganrtu dati berapa banya jenis produksi yang berbeda yang dibuat oleh perusahaan tersebut. Jika perusahaan memproduksi tiga jenis produk yang berbeda, mereka akan memiliki tiga divisi yang berbeda untuk produk tersebut.

Struktur pasar - struktur pasar merupakan pengelompokan karyawan berdasarkan lingkup pasar yang dimiliki perusahaan tersebut. Jika perusahaan memiliki 2 pangsa pasar yang menjadi lingkup kerjanya makan divisi yan akan dibuat 2 buah berdasarkan lingkup pasar yang ada dalam perusahaan tersebut.

Struktur geografis - Struktur organisasi yang mana organisasi ini memilki kantor – kantor bersar di empat yang berbeda dan bentuk struktur organisasinya menyesuaikan dengan mengikuti zona wilayahnya. Struktur Tradisional merupakan, struktur yang berdasarkan dari fungsi divisi dan departemen. Jenis struktur ini memilikiliki ciri dengna mengikuti aturan dan prosedur kerja suatu organisasi yagn memberikan garis otoritas yang jelas kepada seluruh level yang ada dalam organisasi. Berikut jenis struktur yang tergolong kedalam struktur organisasi tradisional antara lain:

Struktur Organisasi Lini (Garis/Sederhana) Struktur organisasi yang diciptakan oleh Henry Fayol ini, memiliki bentuk yang sederhana dan kewenangan yagn diberikan oleh atasan disalurkan langung secara vertikal kepada bawahan. Begitu pula bawahan memiliki pertanggung jawaban langsung kepada pimpinan yang memberikan kewenangan lansung. Dalam kenyataannya bentuk – bentuk struktur organisasi yang seperti ini kebanyakan dipakai oleh perusahaan yang baru dibentuk dan memilki skala yang yang kecil karena, untuk memudahkan pimpinan dalam melakukan pengawasan dan pengendalian perusahaan tersebut. Ciri – ciri yang dapat dilihat mengenai pemakaian struktur organisasi, antara lain: 

Memiliki kesatuan perintah yang terjamin.











Pembagian kewajiban yang jelas dan mudah dalam melaksanakannya. Memiliki cakupan lingkup organisasi yang sedikit dan jumlah sumber daya manusia yang terbatas. Hubungan kerja dalam garis kordinasi dan garis perintah bersifat langsung dari atasan kepada bawahan. Alat yang digunakan dalam melakukan kegiatan organisasi masih bersifat sederhana. Tiap uni atau komponen kegiatan organisasi masih saling mengenal dan tidak ada yang memiliki kegiatan spesialisasi dalam suatu kegiatanya.



Memiliki produktivitas yang dihasilnya bejumlah sedikit.

Dalam struktur organisasi lini ini memiliki beberapa kelebihan diantanya: 







Pihak – pihak yang terlibat dalam struktur organisasi memiliki tanggung jawa penuh sehingga, mereka akan melakukan hal yang terbaik dalam menggemban tugas yang telah diberikan. Memudahkan pimpinan dalam melakukan pengawasan dan pengendalian kepada karyawan. Lebih mudah dimengerti dalam hal ini unit kerja memiliki perintah langsung sehingga tidak termakan birokrasi yang rumit dan struktur ini memiliki pengambilan keputusan yang cepat . Membutuhkan biaya yang sedikit dalam hal ini pengkoordinasian dan pengawasannya.

Namun, dalam hal ini struktur memiliki beberapa kekurangan, diantaranya: 



Sulit berkembangan baik dalam segi anggota maupun organisasi, anggota hanya mendapatkan perintah dari atasan sehinggan, itu yang membuat anggota sulit berkembang dalam mendapatkan pengalaman dan sulit mengingkatkan keposisi yagn lebih tingggi sehingga itu membuat organisasi yagn menggunakan struktur ini sulit berkembang. Tidak mengyediakan spesialisasi pada tiap – tiap unik atau komponen kerja sehingga memungkinkan petugan memiliki double job. Seperti pada bagian produksi merangkan juga menjadi bagian gudang. Hal tersebut membuat pekerjaan tidak fleksibel melainkan, pekerjaan menjadi lebih luas dan kompleks.

Struktur Oganisasi Staff dengan anggota – anggota yagn

Struktur organisasi yang membentuk

Direktur

Staff ahli Manager Kepegawaian

Manager Produksi

Manager Keuangan

staff ini memiliki pucuk pimpinan yang memiliki tugas untuk memberikan bantuan baik berupa hasil pemikiran ataupun bentuk lainnya yang dapat membantu kelancarannya suatu tugas pimpinan dalam mengolah organisasinya sehingga memudahkan dan mempercepat organisasi dalam mencapai tujuanya. Salah satu menjadi ciri dalam struktur organisasi ini adanya satu bagian yang membantu pimpinan yang dinamakan staff. Staff ini tidak memiliki garis komando untuk mengatur bawahan yang ada pada struktur organisasi. Staff meruakan, orang yang ahli dalam suatu bidang tertentu yang tugasnya memberikan nasihat dan saran dalam suatu bidang di organisasi kepada pimpinan organisasi. Kelebihan dari bentuk struktur organisasi staff ini, antara lain: 

Dalam hal pembagian hak dan kewajiban jelas terutama mengenai pembagian staff







terbentuk dalam unit – unti kerja yang ada di struktur organsasi tersebut. Dalam unit – unit kerjanya memiliki perkembangan tugas yang spesialisasi sehingga memiliki garis koordinasi dan garis komando yang jelas. Sehingga dapat ditempatkan pada organisasi yang memiliki lingkup kerja yang besar maupun lingkup kerja yagn kecil yang baru dibentuk. Dalam hal pengambilan keputusan akan lbih mudah karena, pimpinan memiliki staff yangakan membantu dalam memberikan saran dan ide dalam mecapai tujuan organisasi. Adanya tingkat disiplin dan moral yang tinggi pada setiap unit kerja di setiap bagian yang tinggi karena, kewajiban yang diberikan sesuai dengan fung bagian masing.

Adapun, kekurangan yang didapatkan dalam struktur organisasi ini antara lain: 



Suatu organisasi yang memakai struktur organisasi ini memiliki anggota yang memiliki solidaritas yang kurang, selain itu pulan bagian satu dengan bagian lainnya tidak saling mengenal meskipun ia berada dalam satu organisasi yang sama. Melihat kedudukan seorang pemimpin staff memungkinan



staff memiliki kewenangan yang lebih dalam pengambilan keputusan. Melihat staff terkadang memiliki kewenangan yang lebih dalam pengambilan keputusan berpotensi adanya kesenjangan antara pihak atas dengan pihak bawah struktur organisasi.

Struktur Organisasi Fungsional

Bentuk Struktur organisasi Fungsional ini diciptakan oleh F.W. Taylor, dimana struktur organisasi ini memiliki konsep adanya seorang pimpinan organisasi yang tidak memliki yang jelas dan setiap wewenang seorang atasan mempunyai wewenang yang memberikan perintah kepada bawahan yang ditunjuk selama bawahan tersebut memiliki hubungan dengan fungsi atasan yang memberikan perintah. Bawahan memiliki pengawasan dari atasan yang berbeda dan lebih dari satu pengawas. Bentuk benstruktur organisasi ini sering dijumpai ada perusahaan tingkat kecil dan tingkat mengengah yang sedang

berkembang, yang mana pengambilan keputusannya ada pada pucuk tertinggi pimpinan di perusahaan tersebut. Ciri - ciri bentuk struktur organisasi ini antara lain: tidak memnjami adanya kesatuan perintah karena, bawahan memiliki tanggung jawab keada beberapa atasan, memiliki keahlian daam hal pengawasan dan penendalian yang baik karena, pimpinan tidak memiliki kejelasan kewenangan yang pasti dan bawahan mana saja yang ia kendalikan. Adanya penghematan waktu karena proses pengerjaan tugas dapat dilakukan dalam waktu yang sama.

Struktur organisasi fungsional memiliki beberapa kelebihan diantaranya: 



Tiap – tiap anggota dalam unit kerja struktur organisasi memiliki mudahan dalam memecahkan suatu masalah yang terjadi dalam organisasi tersebut. Anggota memiliki keahlian dan pengalaman yang lebih dalam lingkup kerjanya.

Selain terdapat kelibah terdapat pula beberapa kekurang yang diamali di struktur organisasi fungsional, antara lain: 

Unit – unit keja yang bekerja di bawah memiliki kebingungan



karena mempunyai lebih dari satu supervisor. Adanya pembeludakan tugas yang harus ditangani karena memiliki lebih dari satu atasan, ketidak merataan pembagian tugas yang diberikanyang berdampak negatif bagi kesehatan anggota,sehingga memiliki tingkat stress yang cukup tinggi.

Dalam hal membuat struktur organisasi ini dapat menkombinasikan keduat bentu atau lebih dengan tujuan untuk mengatasi kekurangan – kekurangan yang ditimbulkan oleh tiap – tiap struktur organisasi. Sepeerti contoh: suatu perusahaan mengkombinasika antara struktu garis dengan struktur organisasi staff, atau pun mengkombinasikan 3 jenis struktur organisasi trasidional yang menamakan struktu organisasi garis staf dan fungsional.

S...