Chapter 9 Leadership Communication PDF

Preview

Summary

Surya Puspita 201880175CHAPTER 9LEADERSHIP COMMUNICATION9-1 HOW LEADERS COMMUNICATE (262/283)Kepemimpinan berarti berkomunikasi dengan orang lain sedemikian rupa sehingga mereka dipengaruhi dan termotivasi untuk melakukan tindakan yang memajukan tujuan bersama dan mengarah ke hasil yang diinginkan. ...

Description

Surya Puspita 201880175

CHAPTER 9 LEADERSHIP COMMUNICATION 9-1 HOW LEADERS COMMUNICATE (262/283) Kepemimpinan berarti berkomunikasi dengan orang lain sedemikian rupa sehingga mereka dipengaruhi dan termotivasi untuk melakukan tindakan yang memajukan tujuan bersama dan mengarah ke hasil yang diinginkan. Komunikasi adalah proses dimana informasi dan pemahaman ditransfer antara pengirim dan penerima, seperti antara pemimpin dan karyawan, instruktur dan siswa, atau pelatih dan pemain sepak bola. Tampilan 9.1 menunjukkan elemen kunci dari proses komunikasi. Pengirim (seperti pemimpin) memulai komunikasi dengan mengkodekan pemikiran atau ide, yaitu dengan memilih simbol (seperti kata-kata) yang digunakan untuk menyusun dan mengirimkan pesan. Pesan adalah formulasi nyata dari pemikiran atau ide yang dikirim ke penerima, dan saluran adalah media dimana pesan dikirim. Saluran tersebut dapat berupa laporan formal, blog, panggilan telepon, email atau pesan teks, atau percakapan tatap muka. Penerima menerjemahkan simbol-simbol untuk menafsirkan makna pesan. Encoding dan decoding terkadang dapat menyebabkan kesalahan komunikasi karena perbedaan individu, pengetahuan, nilai, sikap, dan latar belakang bertindak sebagai filter dan dapat menciptakan ''kebisingan'' saat menerjemahkan dari simbol ke makna. Orang dapat dengan mudah salah mengartikan pesan. Umpan balik adalah elemen dari proses komunikasi yang memungkinkan seseorang untuk menentukan apakah penerima menafsirkan pesan dengan benar. Umpan balik terjadi ketika penerima menanggapi komunikasi pemimpin dengan pesan balasan. Tanpa umpan balik, siklus komunikasi tidak lengkap. Komunikasi yang efektif melibatkan baik transferensi dan saling pengertian informasi. Seperti diilustrasikan dalam Tampilan 9.1, sifat komunikasi yang efektif adalah siklus, di mana pengirim dan penerima dapat bertukar pesan beberapa kali untuk mencapai saling pengertian.

Proses pengiriman, penerimaan, dan umpan balik yang berkelanjutan untuk menguji pemahaman mendasari komunikasi manajemen dan kepemimpinan.

Glossarium: Communication sebuah proses dimana informasi dan pemahaman ditransfer antara pengirim dan penerima (Daft, 2018:263)

9-1a Management Communication (263/284) Peran tradisional seorang manajer adalah sebagai “pengolah informasi”. Manajer menghabiskan sekitar 80 persen dari setiap hari kerja untuk berkomunikasi dengan orang lain. Dengan kata lain, 48 menit setiap jam dihabiskan untuk rapat, di telepon, atau berbicara informal dengan orang lain. Manajer memindai lingkungan mereka untuk informasi tertulis dan pribadi yang penting, mengumpulkan fakta, data, dan ide, yang pada gilirannya dikirim ke bawahan dan orang lain yang dapat menggunakannya. Seorang manajer kemudian menerima pesan dan umpan balik bawahan untuk memeriksa pemahaman dan menentukan apakah akan memodifikasi pesan untuk akurasi.

Manajer memiliki tanggung jawab komunikasi yang besar dalam mengarahkan dan mengendalikan suatu organisasi. Mereka mengkomunikasikan fakta, statistik, dan keputusan. Manajer yang efektif menempatkan diri mereka di pusat jaringan informasi untuk memfasilitasi penyelesaian tugas. Namun, komunikasi kepemimpinan memiliki tujuan yang berbeda.

9-1b The Leader as Communication Champion (264) Meskipun

komunikasi

kepemimpinan

juga

mencakup

komponen

pengiriman,

penerimaan, dan umpan balik, namun berbeda dengan komunikasi manajemen. Para pemimpin sering kali mengomunikasikan gambaran besar—visi, seperti yang didefinisikan dalam Bab 1— bukan fakta dan potongan informasi. Seorang pemimpin dapat dilihat sebagai juara komunikasi. Seorang juara komunikasi secara filosofis didasarkan pada keyakinan bahwa komunikasi sangat penting untuk membangun kepercayaan dan mendapatkan komitmen terhadap visi dan strategi. Pemimpin menggunakan komunikasi untuk menyatukan orang-orang di sekitar kesamaan tujuan dan identitas dan untuk memastikan bahwa visi dan strategi dipahami dan diterima secara mendalam oleh karyawan. Pemahaman yang mendalam dan penerimaan arah dan tujuan organisasi ini disebut sebagai keterikatan. Ketika visi dan strategi tertanam, keputusan dan tindakan harian setiap orang membantu menggerakkan perusahaan ke arah yang benar, menuju pencapaian tujuan penting. Di banyak organisasi saat ini, manajemen komando dan kontrol kontraproduktif. Orang tidak bisa begitu saja diberitahu apa yang harus dilakukan. Mereka perlu memahami dan menerima visi dan strategi sehingga mereka dapat menyelaraskan tindakan mereka untuk mendukung niat kompetitif organisasi. Komunikasi kepemimpinan juga membentuk cara orang berpikir tentang pekerjaan mereka dan organisasi. Pemimpin adalah pemberi rasa. Sensegiving mengacu pada proses mempengaruhi bagaimana orang lain membangun makna dan memahami organisasi dan tempat mereka di dalamnya. Pemimpin yang baik tidak hanya menggunakan komunikasi untuk menginspirasi orang dengan visi dan menanamkan nilai-nilai yang diperlukan untuk mencapainya, mereka juga berkomunikasi untuk membantu orang memahami tujuan yang lebih besar dari pekerjaan mereka sendiri (menemukan makna) dan melihat bagaimana mereka cocok dengan organisasi. Juara komunikasi terlihat dan secara simbolis terlibat dalam aktivitas berbasis komunikasi. Apakah mereka berjalan-jalan sambil mengajukan pertanyaan atau dengan penuh

perhatian mendengarkan ide atau masalah bawahan, tindakan sehari-hari para juara komunikasi menyampaikan komitmen yang mendalam terhadap komunikasi dan perasaan. Komunikasi bukan hanya tentang pertemuan sesekali, pidato formal, atau presentasi. Pemimpin secara aktif berkomunikasi melalui kata-kata dan tindakan setiap hari. Komunikasi yang teratur sangat penting untuk membangun hubungan pribadi dan mengikat orang bersama untuk mencapai visi dan tujuan. Bab ini Pertimbangkan Ini menyoroti pentingnya para pemimpin mengambil pendekatan positif untuk berkomunikasi. Tampilan

9.2 menunjukkan model pemimpin-sebagai-komunikasi-juara. Dengan

membangun iklim komunikasi yang terbuka, mengajukan pertanyaan, secara aktif mendengarkan orang lain, menerapkan praktik dialog, menggunakan keterusterangan, dan bercerita, para pemimpin memfasilitasi dan mendukung percakapan strategis yang membantu memajukan organisasi. Komunikasi pemimpin diarahkan pada tujuan yang mengarahkan perhatian semua orang ke arah visi, nilai, dan hasil yang diinginkan dari kelompok atau organisasi dan membujuk orang untuk bertindak dengan cara membantu mencapai visi. Para pemimpin menggunakan banyak metode komunikasi, termasuk memilih saluran komunikasi yang kaya dan menggunakan komunikasi nonverbal. Para pemimpin sering menggunakan bahasa dan perilaku simbolis untuk menyampaikan pesan mereka dan untuk mempengaruhi orang lain. Misalnya, Presiden Ronald Reagan dikenal sebagai komunikator yang hebat. Dalam menyampaikan pesannya tentang anggaran federal, Reagan berbicara tentang satu triliun dolar dalam hal menumpuknya di sebelah Empire State Building. Dibingkai dengan cara ini, pesan tersebut mendefinisikan ulang arti dari satu triliun dolar dan mengambil realitas baru bagi publik.

Glossarium:

Communication champion seseorang yang secara filosofis didasarkan pada keyakinan bahwa komunikasi sangat penting untuk membangun kepercayaan dan mendapatkan komitmen untuk sebuah visi (Daft, 2018:264) Embeddedness ketika orang-orang di seluruh organisasi bersatu di sekitar tujuan bersama berdasarkan pemahaman yang mendalam dan penerimaan visi dan strategi (Daft, 2018:264) Sensegiving proses mempengaruhi bagaimana orang lain memahami organisasi, di mana mereka cocok di dalamnya, dan tujuan yang lebih besar dari pekerjaan mereka (Daft, 2018:264)

9-2 LEADING STRATEGIC CONVERSATIONS (266/287) Percakapan strategis mengacu pada orang-orang yang berbicara melintasi batas dan tingkat hierarkis tentang visi kelompok atau organisasi, tema strategis kritis, dan nilai-nilai yang dapat membantu mencapai hasil yang diinginkan. Pemimpin memfasilitasi percakapan strategis dengan (1) mengajukan pertanyaan dan secara aktif mendengarkan orang lain untuk memahami sikap dan nilai, kebutuhan, tujuan pribadi, dan keinginan mereka; (2) menetapkan agenda percakapan dengan menggarisbawahi tema-tema strategis utama yang terkait dengan keberhasilan organisasi; dan (3) memilih saluran komunikasi yang tepat dan memfasilitasi dialog. Contoh percakapan strategis datang dari militer AS, yang mendapat kritik keras baik di dalam maupun luar negeri ketika Departemen Pertahanan mengumumkan pembentukan Komando Afrika Amerika Serikat (USAFRICOM ). Meskipun tetap ada pencela dan kritikus, USAFRICOM terus menekankan keterbukaan dan

transparansi

dan

mendorong

orang

untuk

memeriksa

pekerjaannya

di

http://www.africom.mil. Dengan kata lain, pembicaraan strategis terus berlanjut. Contoh ini menggambarkan enam komponen kunci untuk memfasilitasi percakapan strategis: iklim komunikasi yang terbuka, mengajukan pertanyaan, mendengarkan secara aktif, dialog,

keterusterangan, dan menggunakan cerita untuk komunikasi. Keenam elemen tersebut akan dijelaskan pada bagian berikut.

Glossarium: Strategic conversation komunikasi yang terjadi lintas batas dan tingkat hierarki tentang visi kelompok atau organisasi, tema strategis kritis, dan nilai-nilai yang dapat membantu mencapai hasil yang diinginkan (Daft, 2018:266)

9-2a Creating an Open Communication Climate (267) Komunikasi terbuka berarti berbagi semua jenis informasi di seluruh organisasi, terutama melintasi batas-batas fungsional dan hierarkis. Komunikasi terbuka bertentangan dengan aliran tradisional informasi selektif ke bawah dari supervisor ke bawahan. Pemimpin yang baik menginginkan komunikasi mengalir ke segala arah. Komunikasi melintasi batas-batas tradisional memungkinkan para pemimpin untuk mendengar apa yang dikatakan pengikut, yang berarti organisasi memperoleh manfaat dari pikiran semua karyawan. Perspektif yang sama yang dilontarkan bolak-balik antara eksekutif puncak tidak mengarah pada perubahan yang efektif, penciptaan visi bersama yang kuat, atau jaringan hubungan pribadi yang membuat organisasi terus berkembang. Suara-suara baru dan percakapan berkelanjutan yang melibatkan spektrum luas orang merevitalisasi dan meningkatkan komunikasi. Untuk membangun iklim komunikasi yang terbuka, para pemimpin mendobrak batasan hierarkis dan departemen konvensional yang mungkin menjadi penghalang komunikasi, memungkinkan mereka untuk menyampaikan kesadaran dan komitmen yang lebih kuat terhadap visi, tujuan, dan nilai organisasi. Dalam iklim terbuka, komunikasi seorang pemimpin tentang visi '' mengalir '' melalui sebuah organisasi, seperti yang dijelaskan dalam Tampilan 9.3. Orangorang di seluruh organisasi dengan demikian memiliki arah dan pemahaman yang jelas tentang bagaimana mereka dapat berkontribusi. Iklim komunikasi yang terbuka membantu mengurangi ketegangan dan konflik antar departemen, membangun kepercayaan, menegaskan kembali komitmen karyawan terhadap visi bersama, dan membuat perusahaan lebih kompetitif.

Glossarium: Open communication pemimpin berbagi semua jenis informasi di seluruh perusahaan dan di semua tingkatan (Daft, 2018:267)

9-2b Asking questions Manajer biasanya berpikir mereka harus menjadi orang-orang dengan jawaban yang benar. Kepemimpinan, bagaimanapun, lebih tentang menjadi orang dengan pertanyaan yang tepat. Banyak pemimpin—bahkan, kebanyakan orang pada umumnya—tidak menyadari kekuatan pertanyaan yang luar biasa. Dalam masyarakat kita, kita dikondisikan untuk memberikan jawaban. Anak-anak yang sangat kecil biasanya penuh dengan pertanyaan, tetapi sejak usia dini mereka tidak dianjurkan untuk bertanya. Siswa diharapkan mengangkat tangan mereka di kelas untuk memberikan jawaban yang benar, dan mereka sering dihukum karena jawaban yang salah. Para pemimpin sering berasumsi bahwa jika seseorang datang kepada mereka dengan masalah, tugas mereka adalah menyelesaikannya dengan jawaban yang benar. Mereka secara keliru takut bahwa tidak memiliki jawaban berarti pengikut akan kehilangan rasa hormat terhadap mereka. •

What Questions Do Leaders Ask? Salah satu tujuan dari pertanyaan adalah berpusat pada pemimpin, yang berusaha untuk menginformasikan pemimpin tentang apa yang terjadi dalam organisasi; menyelidiki masalah, masalah, atau peluang tertentu; dan mengumpulkan informasi, ide,

atau wawasan. Jenis pertanyaan ini penting karena membantu para pemimpin memanfaatkan keahlian dan gagasan pengikut. Dengan kemajuan teknologi dan komunikasi, tidak ada satu orang pun yang dapat menguasai semua data dan informasi yang dibutuhkan untuk memenuhi tantangan yang dihadapi sebagian besar organisasi. Para pemimpin juga menggunakan pertanyaan untuk tujuan lain. Pendekatan ini berpusat pada pengikut, karena berusaha untuk terhubung dengan pengikut, mengembangkan wawasan baru, mendorong pemikiran kritis, memperluas kesadaran orang, dan merangsang pembelajaran. Satu studi menemukan bahwa 99 persen manajer puncak yang disurvei percaya bahwa keterampilan berpikir kritis di semua tingkatan sangat penting untuk keberhasilan organisasi mereka. •

Benefits of Asking Questions Mengajukan jenis pertanyaan yang tepat bermanfaat baik bagi pemimpin maupun pengikut dalam banyak hal. Pertanyaan mendorong orang untuk berpikir dan memberdayakan mereka untuk menemukan jawaban, membantu membangun sikap positif dan kepercayaan diri pengikut. Mengajukan pertanyaan daripada memberikan jawaban memancing pemikiran kritis dan mengarah pada pembelajaran yang lebih dalam dan lebih tahan lama. Selain itu, mengajukan pertanyaan menunjukkan bahwa pemimpin peduli terhadap orang secara individual, menghargai pendapat dan pengetahuan orang lain, terbuka terhadap ide-ide baru, dan memiliki keyakinan bahwa orang ingin berkontribusi pada organisasi, yang membantu membangun hubungan saling percaya dan saling menghormati. .

9-2c Listening (268/289) Sama pentingnya dengan mengajukan pertanyaan adalah mendengarkan tanggapan. Sebuah survei terhadap 800 karyawan di berbagai industri menemukan bahwa sekitar dua pertiga responden merasa pendapat mereka tidak diterima atau tidak dihargai di tempat kerja. Iklim komunikasi terbuka tidak mungkin terjadi jika para pemimpin tidak mendengarkan. Ketika pemimpin gagal mendengarkan karyawan, itu mengirimkan sinyal, '' Anda tidak penting, '' yang menurunkan komitmen dan motivasi. Orang-orang bersedia untuk berbagi ide, saran, dan masalah mereka ketika mereka berpikir seseorang mendengarkan dan benar-benar menghargai apa yang mereka katakan.

Mendengar itu mudah, tetapi benar-benar mendengarkan itu sulit. Mendengarkan melibatkan keterampilan menangkap dan menafsirkan makna asli pesan. Ingatlah bahwa penerimaan pesan merupakan mata rantai penting dalam proses komunikasi. Namun, banyak pemimpin menerima begitu saja dan memfokuskan waktu dan energi mereka untuk belajar bagaimana mengungkapkan dan mempresentasikan ide-ide mereka sendiri secara lebih efektif. Ketika berbicara dengan seseorang, mereka berkonsentrasi untuk merumuskan apa yang akan mereka katakan selanjutnya daripada apa yang dikatakan kepada mereka. Untungnya, para pemimpin dapat mengembangkan kemampuan mendengarkan mereka sama seperti keterampilan lainnya. Apa yang dimaksud dengan mendengarkan yang baik? Tampilan 9.4 memberikan 10 kunci untuk mendengarkan secara efektif dan mengilustrasikan sejumlah cara untuk membedakan pendengar yang buruk dari yang baik. Kunci untuk mendengarkan secara efektif adalah fokus. Perhatian total pendengar yang baik terfokus pada pesan; dia tidak memikirkan masalah yang tidak berhubungan di departemen pembelian, berapa banyak pekerjaan yang menumpuk di mejanya, atau apa yang harus dia makan untuk makan siang. Pendengar yang baik juga mendengarkan secara aktif, tetap berpikiran terbuka, bekerja keras dalam mendengarkan, dan menggunakan kecepatan berpikir untuk secara mental merangkum, menimbang, dan mengantisipasi apa yang dikatakan pembicara. Mendengarkan yang efektif adalah mendengarkan yang terlibat. Pemimpin yang baik keluar dari kantor mereka dan berbaur dengan orang lain, mengajukan pertanyaan, membuat forum mendengarkan di mana orang dapat mengatakan apa pun yang ada di pikiran mereka, dan memberikan umpan balik untuk memberi tahu orang bahwa mereka telah didengar.

Glossarium: Listening keterampilan menangkap dan menafsirkan makna asli pesan (Daft, 2018:268)

9-2d Dialogue (270/291) Di sebagian besar organisasi, ada beberapa masalah yang dicirikan oleh emosi yang kuat dan ketidakpastian yang ekstrem dan yang tidak dapat diselesaikan dengan menggunakan fakta dan logika. Dengan apa yang disebut topik hangat ini, taruhannya bagi mereka yang terlibat tinggi. Ketika topik hangat melibatkan seluruh kelompok karyawan, jenis komunikasi yang disebut sebagai dialog dapat membantu. “Akar dialog” adalah dia dan logos, yang dapat dianggap sebagai aliran makna. Dalam dialog, orang bersama-sama menciptakan aliran makna bersama yang memungkinkan mereka untuk saling memahami dan berbagi pandangan tentang dunia. Orang-orang mungkin memulai sebagai kutub yang berlawanan, tetapi dengan secara aktif mendengarkan dan berbicara secara otentik satu sama lain, mereka menemukan kesamaan mereka, masalah umum, dan mimpi bersama di mana mereka dapat membangun masa depan yang lebih baik. Sebagian besar dari kita memiliki kecenderungan untuk memasukkan semua yang kita dengar dengan pendapat kita sendiri daripada benar-benar terbuka terhadap apa yang dikatakan orang lain. Tetapi orang dapat

terlibat dalam dialog hanya ketika mereka sampai pada percakapan yang bebas dari prasangka, agenda pribadi, dan jawaban yang “benar”. Para peserta dalam sebuah dialog tidak berasumsi untuk mengetahui hasilnya, mereka juga tidak menjual keyakinan mereka. Salah satu cara untuk memahami kualitas khas dialog adalah dengan membandingkannya dengan diskusi. Tampilan 9.5 mengilustrasikan perbedaan antara dialog dan diskusi. Biasanya, maksud dari diskusi adalah untuk menyajikan sudut pandang sendiri dan membujuk orang lain dalam kelompok untuk mengadopsinya. Sebuah diskusi sering diselesaikan dengan logika atau dengan ''menghancurkan'' sudut pandang yang berlawanan. Dialog, di sisi lain, mengharuskan peserta menangguhkan keterikatan mereka pada sudut pandang tertentu sehingga tingkat mendengarkan, sintesis, dan makna yang lebih dalam dapat muncul dari kelompok. Fokus dialog adalah untuk mengungkapkan perasaan dan membangun kesamaan, dengan penekanan pada penyelidikan daripada advokasi. Baik bentuk komunikasi, dialog maupun diskusi, dapat menghasilkan perubahan organisasi. Namun, hasil diskusi terbatas pada topik tertentu yang dibahas, sedangkan hasil dialog ditandai dengan kesatuan kelompok, makna bersama, dan pola pikir yang berubah. Hasil seperti ini jauh jangkauannya. Pola pikir baru dan umum tidak sama dengan kesepakatan karena menciptakan titik referensi dari mana komunikasi selanjutnya dapat dimulai. Saat solusi baru dan lebih dalam dikembangkan, hubungan saling percaya dibangun di antara komunikator, yang penting untuk semua episode komunikasi berikutnya. Dialog dengan demikian mengubah komunikasi dan, dengan perluasan, organisasi.

Glossarium: Dialogue berbagi dan mendengarkan secara aktif di mana orang-orang mengeksplorasi kesamaan dan tumbuh untuk saling memahami dan berbagi pandangan dunia (Daft, 2018:270)

9-2e Communicating with Candor (272/293) Pendekatan komunikasi yang dapat membatasi potensi kesalahpahaman di tempat kerja, ketidaksopanan, dan niat buruk yang menjadi topik hangat adalah keterusterangan. Ketika para

pemimpin berkomunikasi dengan terus terang, mereka mendorong orang lain untuk melakukan hal yang sama. Keterusterangan mengacu pada ekspresi pemikiran pemimpin yang jujur dan terus terang. Berkomunikasi dengan keterusterangan berarti langsung, jujur, dan jelas tentang apa yang perlu dilakukan pengikut untuk mencapai tujuan, sekaligus mengungkapkan rasa hormat kepada orang lain dan tidak membuat orang merasa dire...