Clase sap 08.05.2017 - apuntes sap PDF

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CLASE 2 CONCEPTOS IMPORTANTES: MANDANTE: -es el nivel más alto dentro de las estructuras del ERP SAP, es como el servidor, existen 3 ambientes. -Representa al grupo de empresas o Holding. En un servidor podemos tener más de un mandante SAP, siendo cada mandante un ambiente de trabajo, por ejemplo: *Desarrollo de sistema *Pruebas (TEST o QAS) *EL “OFICIAL” que es llamado AMBIENTE PRODUCTIVO *algunas empresas poseen el ambiente ENTRENAMIENTO MODULO: -Los módulos SAP, son paquetes que representan diferentes áreas de la estructura organizativa de la empresa. DOCUMENTO: -Set de datos que son generados si una transacción de negocios es ejecutada -es el registro de una transacción del proceso de negocios. -Incluye toda la información relevante predefinida desde los datos maestros y estructuras organizativas -alimentan internamente los diferentes módulos de SAP Por ejemplo: -Documento de ventas -Documentos de compras (imprimible) -Documento de material -Documento contable

CUALQUIER OPERACIÓN EMPRESARIAL QUE TENGA UN IMPACTO FINANCIERO (consumo de materias primas, despacho de un producto, recepción de un bien o servicio) genera un DOCUMENTO CONTABLE en el momento que se ejecuta, además de los documentos propios de la operación.

ACCESO A UN SISTEMA SAP -BUSCAR SERVIDOR “ESTOCOLMO” -CLIENTE 700 Al ingresar a la pantalla principal, se encontrarán 3 tipos de menú: -FAVORITOS: aquel menú en que crea el usuario con las transacciones más utilizadas -MENÚ SAP: tiene todos los módulos y transacciones de SAP -MENÚ USUARIO: Corresponde al perfil del usuario, es decir, a todo lo que tiene acceso o autorización el usuario Otra cosa que nos encontramos en la pantalla principal son las barras de herramientas: -BARRA DE MENÚ: va a variar su contenido dependiendo de la transacción a la cual se ingrese -BARRA ESTÁNDAR: Es igual para todas las transacciones, contiene los principales iconos que se van a utilizar. Dentro de la barra estándar se encuentra el CAMPO DE COMANDO, que es una de las maneras para ejecutar una transacción. Se escribe el código de la transacción, se presiona continuar y se auto dirige a la transacción. *La segunda forma para ingresar a una transacción, es a través del menú “FAVORITOS”. *La tercera forma para ingresar a una transacción, es a través del “MENU SAP”. *La cuarta forma para ingresar a una transacción, es a través del “MENU USUARIO” -BARRA DE TÍTULO: Señala la transacción en la que estamos y qué estamos haciendo. -BARRA DE APLICACIÓN: Son propias para cada transacción, cada transacción tiene una barra diferente.

****DATO: NO PRESIONAR NUNCA BOTON CONTINUAR O BOTON ENTER DEL TECLADO****

Tarea 1: hacer 2 parametrizaciones de usuarios (ajustar disposición local) -click en “ajustar disposición local >opciones>diseño interactivo>visualizacion1” -click en todas las opciones de “controles”, “batch input” y en la ventana “listas”, todas las casillas menos la penúltima. -click en “tomar” -click en “ok”

Tarea 2: Personalizar usuario -ir a barra de menú y click en “sistema>valores prefijados>datos propios” -se desplegara una pantalla -En la casilla “tratamiento” elegir sexo -en la casilla “apellido” colocar “apellido+código de usuario” -en casilla “idioma” colocar “español” -cambiar a etiqueta “valores fijos” -en casilla “repr decimal” colocar ultima opción -en casilla “represent.fecha” colocar la opción “dd.mm.aaaa” -GUARDAR

Tarea 3: Crear favorito -Crear 4 carpetas: “compras”, “ventas”, “finanzas”, “informes”, dentro de cada una colocar un listado de transacciones COMPRAS: -

xk01 xk02 xk03 mmh1 mm02 mm03 me51n me52n me53n me21n me22n

-

me23n migo

INFORMES: -

me2l me5a

*Para insertar una carpeta en “favoritos” existen 2 formas: -ir a la barra de menú, seleccionar “favoritos>insertar carpeta” y nombrar -Posicionar en “favoritos” click con el botón derecho y click en crear carpeta

INSERTAR TRANSACCIONES -para insertar una transacción dentro de la carpeta procedo de la siguiente manera: Menú de barra>favoritos>insertar transacción el sistema despliega una ventana en donde se debe colocar el código de la transacción *para ver el nombre o código de la transacción: Detalles>opciones>visualizar nombres técnicos>continuar

USUARIO SAP: gbi-073 CLAVE: 13011994

Tarea 4: insertar archivos Ir al menú favoritos>insertar otros objetos. El sistema despliega una pantalla con varias alternativas, se selecciona la primera, y el sistema despliega otra pantalla con 3 campos. Se pueden insertar páginas web y correos electrónicos *CADA PROVEEDOR EN SAP TIENE UN CÓDIGO DIFERENTE

CADA USUARIO INGRESA CON UN PERFIL Y UNA CLAVE QUE ES PERSONAL. Todo evento queda con nombre, hora y transacción realizada, esto quiere decir que el sistema es auditable. COMANDO PARA AYUDAS- F1 MATCH CODE (selección para buscar algún campo)-F4

BARRA DE ESTATUS Nos indica el sistema en que estamos, el mandante, la transacción

Existen 3 tipos de mensajes en SAP: Verde: informativo Amarillo: advertencia Rojo: error

INTEGRACION DE LOS PROCESOS Y MODULOS SAP

CONCEPTOS VALIDOS EN TODO EL SISTEMA -Estructuras Organizativas: son elementos básicos con el fin de ser usados para representar la estructura de la empresa. Cada módulo dentro del sistema se representa con una o más estructuras organizativas. La tarea es adoptar funciones dentro de la empresa y ejecutarlas. Ejemplos de estructuras organizativas: entidades jurídicas, Fabricas, Almacenes, organizaciones de venta, centros de beneficios, etc… ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS GENÉRICAS: están diseñadas para representar la estructura de la empresa. -MANDANTE: elemento de nivel superior, representa al holding de la empresa -SOCIEDAD: unidad jurídica independiente, constituye el elemento organizativo central para la gestión financiera -CENTRO: sub divide a la empresa en función de aspectos de la producción, la compra, el mantenimiento y la planificación de necesidades. Es un lugar físico en el cual se pueden producir materiales o se suministran entregas y servicios (va a depender del rubro de cada empresa)

-ALMACÉN: Bodega, donde se guardan los materiales

DATOS MAESTROS: -Datos de largo plazo que representan conjuntos de data generalmente. -Cada módulo puede tener sus propios datos maestros, pueden ser compartidos. -Creación Centralizada (1 persona encargada, administrador de datos maestros) -Almacenamiento Centralizado -Son organizados en Segmentos = etiquetas/pestañas Ejemplos: *Ventas y Distribución -Maestro de Clientes -Maestro de Materiales (compartido): Registro único para el grupo. Posee información específica de cada material y Centro. Trabaja con compras, ventas y producción. Está compuesto por pestañas, vistas o etiquetas, cada una de las cuales se creará dependiendo del tipo de material que se trate. Tiene 3 niveles: *Nivel de acceso *nivel tareas principales: etiquetas *Nivel de datos adicionales: textos, fotos, descripción técnica del producto, unidades de medida -Maestro de Condiciones: todas las condiciones que se le aplican a los clientes (descuentos, impuestos, etc…) Otros maestros: -Maestro de Proveedores: Tiene relación con el módulo de compras, tiene un registro único para la empresa y contiene información específica de cada proveedor. Es actualizado por el/las áreas responsables. Tiene 3 categorías de Datos: *Datos Generales: válidos para todo el mandante (dirección, teléfono, email, datos bancarios, datos de control, personas de contacto, etc…) *Datos de sociedad/contables: Se actualizan a nivel sociedad (información contable, operaciones de pago, impuestos correspondientes.

*Datos de Organización de compras: Varían de acuerdo a la organización de compras (información para las compras, interlocutor comercial) -Maestro de Servicios: Puede pertenecer al módulo de proyecto/mantenimiento/compra, es un registro único, contiene información de cada servicio a contratar. -Maestro de Cliente: Contiene información específica y clave de cada cliente por lo tanto pertenece al módulo SD Ventas. Define la relación entre un cliente y la empresa. Registro único para la “empresa”. Está compuesta por 3 áreas: *Datos Generales: Relevante para ventas y contabilidad. Válido para todas las unidades organizacionales *Datos de la Sociedad: Relevante para contabilidad. Válido para toda la sociedad *Datos de ventas: Relevante para ventas. Válido para organización de Ventas, Canales de distribución, división

¿Cómo identificar/controlar el tipo de material en sap? -por la asignación de números, que puede ser interna (significa que el sistema cuando se crea el material se asigna internamente, es decir, se crea de forma automática) o externa (es cuando el usuario que crea el material, le asigna externamente el número). -Intervalo de número: dice entre que números puede existir, por ejemplo, del intervalo 601-699 corresponde a material X. -Vistas: dependiendo del tipo de material, van a ser las vistas/etiquetas que se van a crear. -Selección de Campos: dependiendo del tipo de material, los campos serán obligatorios y cuáles no. -Determinación de las cuentas: qué cuenta contable va detrás de cada material.

REPORTES: carpeta “sistema info”

El ciclo de compras en Chile: 1-Determinación de la necesidad (Desde cualquier área de la empresa) 2-Solicitud de pedido (primer documento de compras): es creado por el área donde se detectó la necesidad. TRANSACCIÓN ME51N 3-Aprobación de solicitud de pedido o estrategia de liberación: algún jefe del área en cuestión y/o algún jefe de finanzas, procesará la solicitud y le dará el visto bueno. (Conjunto de criterios que conforman los cargos que tienen que autorizar o aprobar las solicitudes de pedidos. Por ejemplo, los criterios: qué estoy comprando, para qué estoy comprando, etc…) Una vez aprobada la solicitud de pedido, es enviada por email a compras al ejecutivo a cargo de atender a esa área, que está representado en sap por el “Grupo de Compras” (es parte de la estructura organizativa de compras). 4-Determinación de fuente de aprovisionamiento: Petición de oferta (Cotización), la cotización valorizada (aprobada) se transforma en oferta, si hay un grupo de ofertas en sap se llama licitación. 5-Selección de proveedor (Orden de compra, segundo documento de compra): la solicitud de pedido se transforma en una orden de compra, donde se incluye la oferta. TRANSACCIÓN ME21N Cuando se genera la orden de compra, se genera nuevamente una estrategia de liberación diferente a la anterior ya que entran en juego montos $$$$$. 6-Gestión de compras 7-Aprobación de pedidos Una vez que se aprueba la orden de compras, el sistema automáticamente la envía al proveedor (mail registrado en maestro de proveedores). Una vez que el proveedor despacha al material a la bodega que se indica en la oc: 8-Entrada de mercancía (3ER DOCUMENTO) TRANSACCIÓN MIGO 9-Verificación de facturas (4TO DOCUMENTO): finanzas compara la factura que trae el proveedor con la factura que hay en sap TRANSACCIÓN MIRO 10-Gestión de pagos

Clase 4: Creación de proveedores y materiales (módulo de compra) Gestión de cadena logística: Su objetivo es hacer llegar el producto al cliente al más bajo costo y lo más rápido posible. Compuesta por producción, compras y ventas. El proceso de materiales usa todos los niveles organizativos. En compras, a todos los niveles organizativos (mandante, sociedad, centro, almacen), se le agrega ORGANIZACIÓN DE COMPRAS y GRUPO DE COMPRAS ORGANIZACIÓN DE COMPRAS: Es un concepto de SAP, se establecen las condiciones de compras con un proveedor para 1 o más centros. Puede llegar a definirse 1 org. de compras para todas las sociedades o una por sociedad. Cada org. de compras tiene su propio registro de información, condiciones de precio y registro de proveedores. Pueden estar asociadas a un centro diferente o una organización de compras para todas las sociedades, eso va a depender de lo que quiera la empresa. GRUPO DE COMPRAS: Es una clave que representa en SAP al comprador o grupo de compradores que son los responsables por las actividades de compras, es decir son los que transforman una solicitud de pedido en una orden de compras.

MÓDULO DE COMPRAS (MM) El proceso de compra abarca desde la detección de necesidad de bienes y servicios hasta la recepción de los mismos y la posterior recepción de la factura enviada por el proveedor. Además se encarga del control de inventario y de todo lo relacionado con el manejo de las existencias, traslado y gestión de stock. Todos los módulos de SAP tienen áreas/subáreas Manejo de Materiales: entre las principales áreas en que se divide están las siguientes: 1-MM Compras (PUR): cubre las compras externas de materiales y servicios, determina las posibles fuentes para suplir un requerimiento y controla la recepción de los viene y los pagos de los mismos. 2-MM-Planificación de necesidad (MRP): Planificación basada en el consumo histórico de los materiales, útil para definir el punto de reorden. Se basa en el stock del almacén y en el consumo histórico del material.

3-MM-Gestión de Stock o Inventario (cont): representación física del inventario, manejo del stock tanto en cantidad como de valor, control de todos los movimientos de almacén (recepción y salida de la mercancía, transferencias, etc…) 4-MM-Gestión de almacenes (WM): Controlar los materiales peligrosos como explosivos, hormonas en los laboratorios, etc... Identifica el lugar físico donde se encuentra el inventario. 5-MM-Verificación de facturas (IV): entrada y chequeo de las facturas recibidas comparándolas contra el pedido de compras y la recepción de la mercancía, chequeando precio y cantidad. Usado también en finanzas.

Creación de proveedor -usar transacción xk01 -una vez ejecutada, se despliega una pantalla donde los campos obligatorios son: *Sociedad

=

us00

*Organización de compra

=

us00

*Grupo de Cuentas (señala qué tipo de prov. Estoy creando y depediendo del tipo van a ser el tipo de asignación de número, el intervalo, los campos obligatorios que el sistema va a pedir al usuario) = kred Presionar “continuar”, jamás “enter”

*concepto de búsqueda ½ (rut empesa/rubro) =

GBI-073

*presionar “otros campos” y agregar “huso horario” = cst *agregar “domicilio fiscal”

= ne0000000

*Teléfono

= 23456987

*E-mail

= cualquiera

SAP utiliza el correo para mandar de forma automática las órdenes de compra Presionar “página siguiente” *Clave de grupo

= 12-3456 + GBI

*Clase Impuesto

= 02

Presionar “página siguiente”

*Cuenta asociada (corresponde al campo que une el módulo financiero con el módulo de compras) = 300000 (cuentas por pagar, se va a contabilizar al libro mayor) *Clave clasif

= 001

Presionar “página siguiente”

*Cond. Pago (cómo le voy a pagar al prov)= 0001 (pagadero inmediatamente sin dcto por pronto pago)

*click en “verif.fra.dob” (evita que la factura se contabilice y se pague 2 veces) * Vías de pago

= CD

Presionar “página siguiente”

*Resp. Acreedor

= Inicial del nombre + apellido

Presionar “página siguiente” *Moneda de pedido

= usd

*Condición de pago

= 0001

*Vendedor

= cualquier dato

*Teléfono

= cualquier dato

*click en “verif.fact.base EM” y “verif.fact.rel.serv”

Presionar “página siguiente” GRABAR

CLASE 5 -Prox semana solemne 1 práctica de SAP -desde las 17:30 hasta las 22:00 -La prueba dura máximo 15 minutos TEMARIO: -creación de los datos propios -creación, modificación y eliminación de favoritos -creación de proveedores, modificación y búsqueda -Creación materiales

La diferencia con el ciclo de compras de servicios es: 1) Como no hay una entrega física del material en bodega, existe un documento que se llama “Hoja de entrada de servicio”. Esta hoja de entrada de servicios HEES la realiza el área que detectó la necesidad del servicio en vez de la gente de bodega que pertenece a compras CICLO DE COMPRAS DOC SAP 1-. SOLPED 2-. Est. Liberación 3-. Petición oferta 4-. Orden de compra 5-. Est. Liberación 6-. Entrega mercadería 7-. Verificación facturas

Area que la realiza Quien detecta necesidad Distintas áreas Compra Compra Distintas áreas Bodega Finanzas

Cargo Usuario Autorizado Jefes Ejecutivo compra Ejecutivo compra Gerentes Usuario autorizado Usuario autorizado

CICLO DE COMPRAS DE SERVICIOS DOC SAP 1-. SOLPED 2-. Est. Liberación 3-. Petición oferta 4-. Orden de compra 5-. Est. Liberación 6-. HES 7-. Verificación facturas

Area que la realiza Quien detecta necesidad Distintas áreas Compra Compra Distintas áreas Área que realizó SOLPED Finanzas

Cargo Usuario Autorizado Jefes Ejecutivo compra Ejecutivo compra Gerentes Usuario autorizado Usuario autorizado

Solicitud de pedido: documento interno de la empresa donde se instruye al departamento de compras la requisición o solicitud de un bien o servicio específico para un tiempo específico. La realiza y la efectúa el área que tiene la necesidad y puede ser cualquier área de la empresa. Se puede crear de 2 formas: *Directa-manual La persona que crea la solicitud de pedido determina el qué, cuanto y cuando. *Indirectamente-automática Depende únicamente de la empresa, y puede ser creada cuando: MRP-ORDENES DE PRODUCCIONORDENES DE MANTENCION-PEDIDOS DE VENTAS. De la solicitud de pedido puede desembocar: -petición de oferta -contrato marco (convenio con una empresa). -pedido.

La solped se ejecuta en la transacción ME51N (esta transacción también sirve para: solped servicio, solped traslado, solped a contrato marco, y c/u de ellos va a tener una clase de documento diferente. Consta de 3 áreas, cabecera, resumen de posición y posición. 1. Lo primero que se debe seleccionar es la clase de documento NB, nos determina los campos a llenar, numeración cuando se grabe (intervalo que va a arrojar la numeracion). A nivel de cabecera, hay un área de texto, ahí se coloca todo lo que se pide. En resumen de posición, seleccionar los materiales a solicitar. 2. Primer campo a llenar es “material”, seleccionar match code y desplega pantalla para buscar “material de centro por denominación”. 3. Seleccionar el material y luego llenar la “cantidad” 4. Llenar “fecha de entrega” 5. Llenar “centro” = mi00 6. Llenar “almacen” = tg00 7. Llenar “grupo de compras” 8. Llenar “solicitante” 9. Llenar “org de compra” 10. Completado los campos, click en “verificar”. 11. Luego guardar, el sistema despliega un número de la solicitud de pedido. Estrategia de liberación: Conjunto de criterios que unidos van a determinar los cargos que van a autorizar la compra

ORDEN DE COMPRAS Antes de generar una orden de compra, se debe visualizar el inventario de un material, se hace con la transacción MMBE. Para realizar una orden de compra se hace en la transacción ME21N, el pedido de compra es un documento formal que se requiere o se solicita a un proveedor un material o servicio específico bajo ciertas condiciones. Un pedido de compra puede ser creado manualmente o automáticamente. El pedido de compra manual se puede crear con referencia a un pedido de compra con referencia a una SOLICITUD DE PEDIDO, RFQ/COTIZACION (petición de oferta) o sin referencia. EN EL CURSO SE HARA SIN REFERENCIA Y CON REFERENCIA A UNA SOLICITUD DE PEDIDO.

CONCEPTOS PARA PODER CREAR UN PEDIDO DE COMPRA: -maestro de proveedores -maestro de materiales -estructura organizativa (sociedad, compras, grupo de compras)

Creacion orden de compra sin solicitud de pedido -seleccionar clase de pedido “NB” -seleccionar proveedor Primero a llenar en oc, es en “datos orgaizativos” -llenar org compras = us00 -grupo compras = n00 -sociedad = us00 Seleccionar textos y llenar Seleccionar “datos adicionales” -licitación Ir a re...