Sap examen 2 - Apuntes SAP PARTE 2 PDF

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Apuntes de la segunda parte teórica de SAP de informática de gestión...

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MM-Compras Datos Maestros

1.- Cadena Logística Cadena Logística desde el Proveedor hasta el Consumidor

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2.- Resumen Módulo MM

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3.- Estructura Organizativa y Datos Maestros

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3.- Estructura Organizativa y Datos Maestros Una organización de compras es una unidad organizativa que procura materiales y servicios y negocia los términos y condiciones de compra con los vendedores. En términos legales, cada organización de compras tiene asignado el código de una compañía. Este código hace legalmente responsable a la compañía de todas las actividades de compra llevadas a cabo por la organización de compras. En la compañía responsable se sigue una verificación mediante facturas de compras efectuadas. 5

3.- Estructura Organizativa y Datos Maestros Una organización de compras puede desarrollar tareas para diferentes fábricas. Actualmente, existe una restricción que implica que estas fábricas han de estar asociadas al código de la organización de compras. Cada una de las actividades de compras son llevadas a cabo por cada uno de los grupos de compras. Un grupo de compra puede realizar diferentes tareas para las distintas organizaciones de compra. 6

3.- Estructura Organizativa y Datos Maestros

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3.- Estructura Organizativa y Datos Maestros Los datos contenidos en los ficheros maestros son utilizados por el sistema a lo largo de todo el ciclo de gestión de materiales. La mayor parte de los datos son arrastrados por el sistema automáticamente a otros maestros o a los procesos de almacén, de compras, de facturas, etc. Cada vez que surge un nuevo producto de aprovisionamiento o un nuevo proveedor de materiales se deben tener en cuenta los siguientes puntos del área de MM, que en algunos casos representan el alta de nuevos datos maestros a mantener en el sistema. 8

3.- Estructura Organizativa y Datos Maestros DATOS A TENER EN CUENTA EN UN PROCESO DE COMPRAS Maestro de materiales: En el caso de material que se compra se debe dar de alta la vista de compras. Maestro de proveedores: Se deberá crear un proveedor para asignarle una o varias referencias. Plan de entregas: Se introducirán en los planes de entregas las condiciones contractuales pactadas entre Compras Central y los proveedores (precios principalmente). Impresión y envío de las condiciones contractuales: Se informará al proveedor de cualquier modificación de las condiciones de compra. 9

3.- Estructura Organizativa y Datos Maestros DATOS A TENER EN CUENTA EN UN PROCESO DE COMPRAS Mantenimiento de mensajes: Para indicar cómo va a ser la comunicación con el proveedor para los programas de suministro. Libro de pedidos: Si el material se planifica, se debe indicar de qué proveedor se va a suministrar y ponerle si hay programa de suministros o no. Regulación por cuotas: Si existen varios proveedores hay que asignarles porcentajes de participación.

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3.- Estructura Organizativa y Datos Maestros ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE GESTIÓN DE MATERIALES

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3.- Estructura Organizativa y Datos Maestros La gestión de materiales se encarga principalmente del flujo de materiales de la compañía. Por este motivo, las fábricas de producción y los emplazamientos de stocks de materiales han de ser representados en el sistema. Esto se hace usando fábricas y emplazamientos de almacenaje. Una fábrica es una unidad que opera para producir y para planear las necesidades de materiales o simplemente, una agrupación de uno o varios emplazamientos con stocks de materiales (emplazamientos de almacenaje) que se encuentran próximos geográficamente. Los stocks de materiales en un emplazamiento de almacenaje pueden ser a su vez divididos en lotes. 12

3.- Estructura Organizativa y Datos Maestros ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS PARA GESTIÓN DE MATERIALES

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3.- Estructura Organizativa y Datos Maestros Una estructura compleja de almacenamiento está representada por un número de almacén en el sistema de Gestión de almacenes (MM-WM). Varios almacenes físicos, representados como tipo de almacenaje en el sistema MM-WM, pueden estar asociadas a un mismo número de almacén. Los tipos de stocks varían en función de las características organizativas y técnicas. Los contenedores de almacenaje son la unidad de espacio más pequeña que se encontrar en el sistema. Los emplazamientos de almacenaje en las distintas fábricas pueden gestionarse bajo un único número de almacén. 14

4.- Alta/Mantenimiento de Materiales Un registro maestro de materiales se debe crear en los siguientes casos: Si el material no está definido en el registro maestro. Si el material ya está creado en el registro maestro, pero los datos maestros para una vista aún no existen. En ese caso, el registro maestro de materiales se amplía mediante la función Crear. Si todas las vistan del material ya existen, pero no a un nivel organizativo adecuado (por ejemplo, para una planta en concreto). En este caso, el registro maestro de material se extiende con la función Crear. Los materiales con los mismos atributos se agrupan y se asignan a un tipo de material. Esto permite gestionar diferentes materiales de una manera uniforme de acuerdo con los requerimientos del grupo. Los tipos de material están creados y se podrán seleccionar cuando se cree un material. 15

4.- Alta/Mantenimiento de Materiales DATOS MAESTROS EN EL PROCESO DE APROVISONAMIENTO

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4.- Alta/Mantenimiento de Materiales VISTAS DEL MAESTRO DE MATERIALES

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4.- Alta/Mantenimiento de Materiales Cada departamento tiene su propia vista del maestro de materiales. Las vistas del maestro de materiales definidas, que pueden ser modificadas y/o visualizadas, se pueden definir para cada usuario. Los usuarios deben decidir con cuales de las posibles vistas quieren trabajar, en la gestión de los registros maestro de materiales. Los datos de algunas de las vistas necesitan que se especifique a que unidad organizativa se está haciendo referencia pues pueden variar según cual sea esta (centro, grupo de compras, almacén, etc…) 18

4.- Alta/Mantenimiento de Materiales CONTENIDO DE UN REGISTRO DEL MAESTRO DE MATERIALES

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4.- Alta/Mantenimiento de Materiales Los datos generales son válidos para todos los clientes (grupo de compañías). La descripción puede ser introducida en tantos idiomas como se desee. Los datos específicos de cada compra pueden ser introducidos sujetos a la organización de compra o al canal de distribución de ventas. En el sistema de gestión de almacenes , los datos pueden ser introducidos por los números de almacén así como por el tipo de almacenaje del número de almacén.

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4.- Alta/Mantenimiento de Materiales TIPO DE MATERIAL

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4.- Alta/Mantenimiento de Materiales Los tipos de material para una referencia no dependen de la planta. Lo que puede ocurrir es, por ejemplo, que una referencia que sea en un principio semiacabada SEMI en una planta y para otra sea de compra, y que a la vez sea de ventas en otra. Por esta razón, el tipo de material es principalmente informativo. Cuando se crea un registro maestro de material, el usuario debe asignar el material a un tipo de material en concreto. El sistema determina los atributos del material (qué vistas aparecen). Las vistas de un material definen qué actividades se realizan en ese material. 22

5.- Vistas del Maestro de Materiales

Datos Base 1 y Datos Base 2 En estas vistas no hay niveles organizativos, ya que estos datos son comunes para todas las plantas de la compañía. Estas vistas son obligatorias cuando se crea el material.

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5.- Vistas del Maestro de Materiales Datos Base 1 y Datos Base 2

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5.- Vistas del Maestro de Materiales

Datos Relevantes de la Vista de Compras Unidad medida pedido: Unidad en la que se hacen los pedidos a los proveedores. Solo se introducirá en el sistema en el caso de que sea diferente a la unidad base, en cuyo caso hay que indicar la regla de conversión en ‘Datos Adicionales’. Coef. Conversión: Sólo se introduciría (y el sistema lo pediría) si la unidad de medida base es de dimensión diferente a la de compras (por ejemplo, litro con metro). Se introduce un coeficiente donde se dice cuantas unidades de compras corresponden a una unidad básica. Si indicamos la regla de conversión en ‘Datos adicionales’ el sistema actualiza automáticamente este coeficiente. 25

5.- Vistas del Maestro de Materiales

Datos Relevantes de la Vista de Compras Grupo de compras: Clave para clasificar los materiales en las compras. Clave-valores-comp.: Clave que define los días de reclamación y límites de tolerancia. Los días de reclamación son meramente informativos, no así los limites de tolerancia. Para todas las claves, hay un exceso de suministro ilimitado y el sistema dará un aviso si en la entrega falta mas de un 5% de la cantidad pedida. Control de calidad: Campo que se debe marcar si se quiere que el material vaya automáticamente a un stock en control de calidad cuando entra el material a la planta. 26

5.- Vistas del Maestro de Materiales

Datos Relevantes de la Vista de Compras Sujeto a libro de pedidos: Indica si el material esta sujeto a libro de pedidos. Este campo será obligatorio para todos aquellos materiales que se planifiquen mediante plan de entregas. Utiliz. Reg. por cuotas: Clave que indica que el material es suministrado por mas de un proveedor. Si el campo esta vacío, el material lo suministra un solo proveedor. Valores posibles: Z (Regulación por cuotas activa para el material). El resto de datos se arrastran de las vistas de datos básicos.

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5.- Vistas del Maestro de Materiales Vista de compras del maestro de materiales

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6.- Unidades de Medida Unidad de medida base: unidad en la cual se gestiona el stock. Todas las cantidades que se introduzcan en otras unidades de medida son convertidas a la unida base. Para las unidades de medida que no tengan conversión estándar a la unidad de medida base, se deberá especificar un factor de conversión en el registro del maestro de materiales. Order unit (unidad de medida de compras): unidad de medida en la cual pedimos el material. Sales unit (unidad de medida de ventas): unidad en la cual vendemos al material. También es el valor que se propone por defecto, pero puede ser modificado en el pedido de ventas.

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6.- Unidades de Medida UNIDADES DE MEDIDA

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7.- Objetos Clasificables en MM Dentro del módulo de compras (MM) existen numerosos elementos que pueden o no (dependiendo de la planta) ser utilizados en la gestión de materiales, como por ejemplo los lotes de material que identifican una partida de una material por la clase a la que pertenece (esta clase esta formada por un conjunto de características que hacen que esa partida de material sea única).

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8.- Procedimiento a Seguir en la Gestión de Materiales

Este flujo de trabajo es muy útil cuando estamos gestionando materiales. Hay que evitar siempre duplicidades de información en la base de datos y siguiendo ente proceso podemos eludir estas situaciones. Verificación de la existencia de material en el sistema. Ruta: Logística > Gestión de Materiales > Maestro de Materiales>Material > Visualizar > Visual. estado actual. Transacción: MM03 Crear la referencia en SAP: Creación de un material. Ruta: Logística>Gestión de Materiales> Maestro de Materiales> Material >Crear en general> Inmediatamente Transacción: MM01 32

8.- Procedimiento a Seguir en la Gestión de Materiales Ampliar la referencia a las vistas específicas de la planta.(Función crear) Mantenimiento de los datos: Modificación de un material. Ruta : Logística > Gestión de Materiales>Maestro de Materiales > Material>Modificar> Inmediatamente Transacción: MM02

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9.- Datos Maestros de Proveedores El correcto mantenimiento de los datos maestros garantizará un buen funcionamiento en los procesos de compras, planificación, gestión de stocks y conformación de facturas. Los datos contenidos en los ficheros maestros son utilizados por el sistema a lo largo de todo el ciclo de gestión de materiales. La mayor parte de los datos son arrastrados por el sistema automáticamente a otros maestros o a los procesos de almacén, de compras, de facturas, etc.

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9.- Datos Maestros de Proveedores Un registro maestro de proveedores se debe crear en los siguientes casos: Si el proveedor no está definido en el registro maestro. Si el proveedor ya está creado en el registro maestro, pero los datos maestros para una vista aún no existen. En ese caso, el registro maestro de proveedores se amplía mediante la función Crear. Si todas las vistas del proveedor ya existen, pero no a un nivel organizativo adecuado (por ejemplo, para una sociedad en concreto). En este caso, el registro maestro de proveedor se extiende con la función Crear. 35

9.- Datos Maestros de Proveedores FUNCIONES DE INTERLOCUTOR

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10.- Procedimiento a Seguir en la Gestión de Proveedores Hay que evitar siempre duplicidades de información en la base de datos y siguiendo ente proceso podemos eludir estas situaciones. Verificación de la existencia del proveedor en el sistema. Ruta :Logística > Gestión de Materiales > Compras > Datos Maestros >Proveedor>Compras >Visual. (actual). Transacción: MK03. Creación del proveedor en SAP: Creación de un acreedor. Ruta: Logística > Gestión de Materiales > Compras > Datos Maestros >Proveedor > Compras > Crear Transacción: MK01 37

10.- Procedimiento a Seguir en la Gestión de Proveedores Ampliar a las vistas específicas del proveedor en una planta.(Función crear) Mantenimiento de los datos : Modificación de un proveedor. Ruta: Logística >Gestión de Materiales>Compras>Datos Maestros>Proveedor > Compras central > Modificar (actual) Transacción: MK02

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11.- Niveles Organizativos del Maestro de Proveedores

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11.- Niveles Organizativos del Maestro de Proveedores Los datos generales (válidos para grupo entero), los datos de una organización de compra y los datos referentes a los códigos de una compañía pueden ser mantenidos para cada vendedor. Los datos generales y los datos referentes a los códigos de una compañía pueden ser mantenidos por el departamento contable. La oficina principal puede conservar tanto datos de compras como datos contables en la organización de compra y a nivel de los códigos de las compañías.

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11.- Niveles Organizativos del Maestro de Proveedores Pueden crearse visualizaciones de las listas para el registro del vendedor así como para visualizar los cambios que se hagan en los distintos niveles organizativos. También se pueden bloquear los vendedores para compras o para contabilidad.

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12.- Características del Maestro de Proveedores DATOS DEL MAESTRO DE PROVEEDORES

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12.- Características del Maestro de Proveedores CONDICIONES DEL MAESTRO DE PROVEEDORES

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12.- Características del Maestro de Proveedores BLOQUEAR/ DESBLOQUEAR UN PROVEEDOR Cuando un proveedor se bloquea se puede hacer para contabilizaciones o para compras (realización de pedidos, etc.). Para realizar esta actividad para compras: Ruta: Logística > Gestión de Materiales > Compras > Datos Maestros Proveedor > Compras > Bloquear Transacción: MK05

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12.- Características del Maestro de Proveedores PETICIÓN DE BORRADO A UN PROVEEDOR Cuando un proveedor marca para borrado es para dejar de utilizar el código como paso previo a la eliminación de la base de datos. Para realizar esta actividad para compras: Ruta: Logística > Gestión de Materiales > Compras > Datos Maestros Proveedor > Compras > Petición de borrado. Transacción: MK06.

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13.- Actualización del Libro de Pedidos Un libro de pedidos especifica las fuentes de suministro (proveedores) permitidas (o no permitidas) para un material en una determinada planta. Este libro de pedidos especifica también el período de validez para el proveedor como fuente de suministro. Cada fuente de suministro de un material (un proveedor o varios proveedores) se almacena en el sistema como un registro único por planta. El libro de pedidos ofrece las siguientes opciones: 1. Definición de un proveedor como "fijo". 2. Definición de un proveedor como “bloqueado”. 3. Si el proveedor es relevante para MRP o no lo es. 46

13.- Actualización del Libro de Pedidos El libro de pedidos se creará para aquellos materiales que se puedan comprar. El libro de pedidos se puede actualizar a través de la transacción ME01 o desde la grabación del Plan de entregas.

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14.- Actualizar Regulación por Cuotas La regulación por cuotas se dan de alta en SAP para la determinar el porcentaje o proporción que se le da a una fuente de aprovisionamiento (proveedor/plan de entregas) del total de las necesidades de un material. Las regulaciones por cuota son necesarias cuando un material se suministra de forma alternativa por varias fuentes de suministro. Desde un punto de vista amplio, el libro de pedidos se utiliza para determinar las fuentes de aprovisionamiento permitidas y la regulación por cuotas para determinar qué cantidad suministra cada una.

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14.- Actualizar Regulación por Cuotas La regulación por cuotas permite a una planta desglosar sus necesidades entre varios proveedores, de tal forma que cada uno reciba una tasa en porcentaje. Esto permite a una planta a depender únicamente de una fuente de aprovisionamiento. Sólo se debe grabar si se suministra por varias fuentes el material y en la vista de compras del material debe estar marcado el flag Utiliz. regul-cuotas.

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MM-Compras Solicitudes de Pedido y Pedidos

1.- Ciclo de Aprovisionamiento

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2.- Resumen Módulo MM

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3.- Esquema de Proceso

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4.- Tratamiento de las Solicitudes de Pedido

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5.- Proceso de la Solicitud de Pedido

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5.- Proceso de la Solicitud de Pedido La demanda de compra puede ser introducida manualmente o de manera automática (pronósticos, vía EDI,…etc.). El controlador MRP puede convertir una orden planeada en una demanda de compra. Una solicitud de pedido es una petición u orden para Compras con el fin de obtener una cantidad determinada de material o un servicio disponible en un momento dado. La determinación de la fuente de suministro es una función separada. En esos casos, el sistema presenta sugerencias al comprador. Si por ejemplo hay vendedores preestablecidos o modelos de acuerdos para un material. 7

5.- Proceso de la Solicitud de Pedido Existen funciones para la emisión colectiva de demandas de compra para un departamento, para visualizar el estado de esas demandas de compras y para recordatorios de demandas. Se puede especificar que una demanda de compra haya de ser presentada por segunda vez en caso de que no se procese en el margen de tiempo determinado.

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6.- Estrategia de Liberación de Solicitudes de Pedido

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7.- Petición de Oferta

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7.- Petición de Oferta

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7.- Petición de Oferta Un vendedor puede ser requerido a que haga un presupuesto. Varias peticiones de presupuestos pueden ser agrupadas para analizarlas bajo un número colectivo. Las peticiones de presupuestos pueden ser controladas. Si fuera necesario se podría enviar un recordatorio. Cuando se recibe un presupuesto, se pueden introducir precios y condiciones relacionados con la solicitud de presupuesto. Se puede realizar una lista comparativa de precios para proporcionar un análisis de los presupuestos introducidos

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