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Tomado del Libro Manual La consultoría de Empresas-Guía para la profesión _ OIT, Cap. 7[ CITATION Mil99 \l 9226 ] Cómo brindar una consultoría de empresas

FUENTES DE INFORMACION Ahora bien, el diagnostico se basa en la rápida recolección de información selectiva que se manifiesta el tipo y el grado de ayuda que el consultor puede dar al cliente, y este suele ser de índole global. Al consultor solo le interesan los detalles de algunos problemas importantes y claro esta si estos le ayudan a aclarar los problemas para los que se le ha recurrido a él. El material publicado, los registros, la observación u las entrevistas efectuadas por los consultores, y los contactos fuera de la organización cliente. La observación de las actividades y las entrevistas con empleados esenciales son vitales para reunir información, pero estas quedan fuera de los estudios preliminares. Los contactos con otras organizaciones asociadas con el cliente los puede establecer el consultor o el cliente personalmente, estos establecen una relación que puede utilizarse en futuros trabajos. El consultor comunica a su cliente del propósito especializado de todo contacto realizado. OTROS METODOS Vamos abordar otros dos métodos aparte del que ya tratamos en párrafos anteriores, de los cuales el primero será las reuniones de trabajo para la identificación de los problemas y el segundo es, el diagnostico propio de empresarios o directores individuales. Podemos encontrar que en las reuniones de trabajo para la identificación de los problemas, está orientado como su nombre lo dice a la solución de los problemas utilizando directamente una técnica para identificar los problemas que debe abordar la organización, así bien los miembros del grupo establecen sus propias listas de los problemas que es preciso abordar, comparan y examinan sus listas y se ponen de acuerdo sobre una lista conjunta y sobre las prioridades, analizando así los problemas principales de cada lista, prestando atención a las relaciones entre los diversos problemas. Después de ello se celebran otras reuniones, en la que se comparan los análisis individuales, se efectúa un análisis colectivo y se establecen propuestas de medidas. Dado estos parámetros podemos evidenciar que la participación de los consultores puede ser moderada, recordando al grupo el procedimiento adecuado,

los criterios que quizá se han pasado por alto los errores metodológicos que podrían conducir a falsas conclusiones. En el segundo método que es el diagnostico propio de empresarios o directores individuales, el consultor se reúne con un grupo de los anteriormente mencionados, les proporciona un instrumento para el autodiagnóstico adoptado a sus necesidades y explica el método que se va a utilizar, pueden acordar una segunda reunión para comparar las relaciones y otros indicadores característicos de su empresa, e intercambiar opiniones sobre los factores que explican las diferencias de rendimiento. MANDATO Es la declaración inicial del trabajo que ha de realizar el consultor, cuando se reúne por primera vez con el cliente se puede dar dos opciones la primera es que el cliente ya ha preparado el mandato, es decir, las atribuciones correspondientes a su cometido. Estos clientes prefieren determinar su propio problema y hacer su diagnóstico. Y la segunda es que el cliente redacta el mandato después de que el consultor haya realizado el diagnostico preliminar del problema. Este mandato se utiliza luego para poner en marcha un procedimiento oficial de selección con el fin de designar a un consultor para que ejecute la tarea. ESTRATEGIA Y PLANIFICACION DE LA TAREA El consultor debe reunir y evaluar suficiente información para poder planificar su tarea. El cliente en esta etapa espera recibir no solo las conclusiones del consultor acerca del problema que se ha de abordar, sino también una propuesta en la que se describa lo que el consultor sugiere que se haga y en qué condiciones ofrece su ayuda. Un aspecto fundamental es elegir la estrategia para la asignación de tareas, indicando los papeles respectivos que han de desempeñar el consultor y el cliente, la modalidad de consultoría elegida, el ritmo de las actividades y la forma en que se aplicaran y armonizaran sus intervenciones y los recursos asignados al cometido. IDENTIFICACION DEL PROBLEMA Las conclusiones del diagnóstico preliminar del problema se resumen y el consultor presenta una descripción detallada del problema. Esta puede incluir una comparación con la definición original del problema que le presento el cliente, el consultor puede sugerir que esa definición se amplié, reduzca o se refiera a otros problemas descubiertos y su posible evolución que se ejerce mientras se realiza la tarea. OBJETIVOS QUE SE HAN DE ALZANZAR Y MEDIDAS QUE SE HAN DE ADOPTAR

Los objetivos se deben presentar como medidas de rendimiento en forma cuantificada, donde se describan los beneficios que obtendrá el cliente si el cometido se completa con éxito. Se realizan observaciones sobre los beneficios financieros globales con el fin de garantizar que el cliente entiende las repercusiones. Los beneficios se señalan en la forma que proceda; por ejemplo, el producto aumentaría de un nivel a un nuevo nivel. Los beneficios sociales y cualitativos, se describen de la manera más exacta y clara posible y se explican meticulosamente. Se deben evitar las nociones vagas que se prestan a muchas interpretaciones diferentes. Fases del contenido y calendario Las etapas en que el cometido se ha de llevar a cabo se tienen que programar con cierto detalle. En lo esencial, el consultor seguirá la lógica del proceso de la consultoría que las ajustara a la índole del cometido a las condiciones y preferencias del cliente. Se dice que esto es fundamental no solo para programar el programa, sino por varios otros motivos. La índole de las actividades del consultor y el cliente se modifican de una fase a otra. Ambas partes deben saber con exactitud que espera la otra parte de cada fase. En particular el cliente deseara saber si el cometido está avanzando sus objetivos finales. El plan de trabajo describirá el resultado de cada fase y definirá que informes se le presentaran al cliente y en momento durante la realización de las tareas. Cada fase principal requerirá un informe de final de fase, pero en cometidos largos y difíciles es posible que se necesiten informes provisionales breves al final; para vigilar el progreso y permitir que se efectúen pagos regulares al consultor. La dimensión temporal del plan de trabajo es un elemento esencial de la estrategia. ¿Qué ritmo de trabajo se debe adoptar? la urgencia de los clientes es el principal determinante, pero se han de tomar en consideración otros aspectos como:    

las capacitaciones técnicas, de personal y financieras del cliente y del consultor. la responsabilidad y el ritmo optimo del cambio. la convivencia de adoptar un enfoque gradual de la puesta en práctica. definición de las funciones.

El consultor sugerirá el estilo o modalidad de la consultoría que considera más apropiados con respecto a la índole del problema a la motivación y capacidades del personal del cliente. Se proponen disposiciones precisas en las que se especifiquen: 

que actividades se van a realizar el cliente y el consultor.

que datos y documentos se preparan y por quien. que reuniones, grupos de trabajo, grupos de proyecto y otras formas de trabajo en grupo se utilizaran y quienes participaran en ellos. que actividades de capacitación especial e información se llevara a cabo.

  

El consultor puede determinar los recursos necesarios para realizar el cometido en cada fase, recursos que comprenden los que pone a disposición: 



el consultor (tiempo del consultor, material, apoyo administrativo, servicios especiales de computarización, investigaciones, asesoramiento jurídico, y otros servicios) con especificación de su costo. el cliente (tiempo de la dirección y del personal, dispositivos en enlace, apoyo administrativo, instalaciones de oficina, recursos para efectuar pruebas, trabajo experimental, computarización, etc.)

Propuesta detallada al cliente El cometido propuesto se describirá en un documento que se somete a la decisión y aprobación del cliente. Este documento puede tener varios nombres: informes sobre estudio, propuesta técnica, documento de proyecto, plan de proyecto, propuesta de contacto, etc. Toda propuesta presentada a un cliente es un documento de venta. No basta con que el consultor tenga una idea clara de cómo ejecutar la tarea para conseguir el éxito, debe describir esa idea por escrito de manera que resulte clara entender para otras personas. El cliente debe quedar impresionado por la calidad técnica de la propuesta y satisfecho con la presentación práctica. Secciones de la propuesta En la mayoría de los casos, la propuesta al cliente incluye las cuatro secciones siguientes:    

sección técnica. sección relativa al personal. sección relativa a los antecedentes del consultor. sección de las condiciones financieras y de otra índole.

En la sección técnica se describen las conclusiones preliminares del consultor sobre su evaluación del problema, el objetivo que se persigue, el método que se propone adoptar y el programa de trabajo que se tiene intención de seguir. En la sección relativa del personal se indican los nombres y las características de quienes realizaron la tarea; entre esos nombres figuran los consultores principales

que serán responsables de la orientación y supervisión del equipo que trabaja en la organización cliente. En la sección relativa a los antecedentes del consultor se describe la experiencia y la competencia de la organización consultiva en relación con las necesidades del cliente particular. En la sección de las condiciones financieras y de otra índole se indica el costo de los servicios, los créditos previstos para cubrir los aumentos de los gastos y los gastos imprevistos otras indicaciones relativas al pago de los honorarios, el reembolso de los gastos y a la liquidación de todos los compromisos. Presentación de la propuesta El consultor está dispuesto a contestar preguntas acerca del comienzo del encargo propuesto. Si el cliente desea y está dispuesto a iniciar hay ciertas ventajas de hacerlo mientras exista el entusiasmo y los contactos establecidos que estén vivos en la memoria. La reacción del cliente Un cliente del sector público suele estar sujeto a reglas que especifican un número mínimo de ofertas y procedimiento de evaluación interna antes de conceder contrato. Un cliente en el sector privado puede utilizar un procedimiento de selección basado en la evaluación de diferentes propuestas. El consultor debe conocer la importancia relativa que se asignara a los diversos aspectos de su propuesta en el procedimiento de selección. Negociación de la propuesta El cliente puede estar interesado en utilizar los servicios del consultor, pero quizá no le satisfaga en algunos aspectos de la propuesta. Es necesario revisar los enfoques técnicos análogos de la propuesta y hacer cambios si el consultor está en condiciones de modificar su enfoque. En lo referente en los honorarios, muchos consultores insisten en que sus honorarios representen un precio justo por un servicio profesional de alta calidad y que por tanto no son negociables. Aspectos que se excluyen en la propuesta paralelamente a la redacción de la propuesta que hace al cliente, el consultor está preparando notas confidenciales internas sobre la organización cliente e ideas relativas al método que se va a aplicar esas notas son particularmente importantes en toda organización de consultoría si se utilizan profesionales para planificar y realizar las misiones de consultoría y si varias dependencias de la

misma consultora o de servicios múltiples pueden estar en contacto con la misma organización cliente sobre diversos asuntos. Contrato de consultoría Las prácticas contractuales consideradas normales y aconsejables dependen mucho del sistema jurídico y de las formas comerciales y habituales de cada país. Un consultor neófito debe solicitar asesoramiento jurídico con respecto a la forma de contrato autorizada por la legislación nacional y preferida por las organizaciones mercantiles y por la administración pública. Las tres formas principales de conectar un contrato son el acuerdo verbal, la carta de acuerdo y el contrato escrito.

Bibliografía Milan Kubr, O. I. (1999). La consultoría de empresas: guía para la profesión. En O. I. Milan Kubr, La consultoría de empresas: guía para la profesión (págs. 152-182 capitulo 7 (preparativos)). Limusa....