Conceptos básicos del diseño de una base de datos - Access PDF

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Conceptos básicos del diseño de una base de datos

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Una base de datos correctamente diseñada le permite obtener acceso a información actualizada y precisa. Como es esencial tener un diseño correcto para lograr sus objetivos de trabajar con una base de datos, tiene sentido invertir el tiempo necesario para obtener información sobre los principios de un buen diseño. Al final, es mucho más probable que acabe con una base de datos que se ajusta a sus necesidades y que puede adaptarse fácilmente al cambio. En este artículo se proporcionan instrucciones para planear una base de datos de escritorio. Aprenderá a decidir qué información necesita, cómo dividir esa información en las tablas y columnas adecuadas, y cómo se relacionan entre sí esas tablas. Lea este artículo antes de crear su primera base de datos de escritorio.

Importante:Access proporciona experiencias de diseño que le permiten crear aplicaciones de bases de datos para la Web. Hay muchas consideraciones de diseño que son diferentes cuando diseña para la Web. En este artículo no se explica el diseño de aplicaciones de bases de datos web. Para más información, vea el artículo Crear una base de datos de Access para compartirla en la Web.

En este artículo Algunos términos de base de datos que debe conocer ¿Qué es una base de datos bien diseñada? El proceso de diseño Determinar el propósito de la base de datos

Buscar y organizar la información necesaria Dividir la información en tablas Convertir los elementos de información en columnas Especificar las claves principales Crear las relaciones de tablas Refinar el diseño Aplicar las reglas de normalización

Algunos términos de base de datos que debe conocer Access organiza la información en tablas: listas de filas y columnas que recuerdan a una hoja de cálculo o a los libros de contabilidad. En una base de datos simple, es posible que solo tenga una tabla. Para la mayoría de las bases de datos necesitará tener más de una. Por ejemplo, puede que tenga una tabla que almacena información sobre productos, otra que almacena información sobre pedidos y otra tabla con información sobre clientes.

Cada fila se denomina, más correctamente, un registro y cada columna, un campo. Un registro es una forma clara y coherente de combinar información sobre algo. Un campo es un único elemento de información, un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla de productos, por ejemplo, cada fila o registro contiene la información de un

producto. Cada columna o campo contiene algún tipo de información sobre el producto, como su nombre o el precio. Principio de página

¿Qué es una base de datos bien diseñada? Algunos principios guían el proceso de diseño de la base de datos. El primer principio es que la información duplicada (también denominada datos redundantes) es perjudicial, porque se pierde espacio y aumenta la probabilidad de errores e incoherencias. El segundo principio es que la corrección y la integridad de información es importante. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que extraigan la información de la base de datos también contendrán información incorrecta. Como resultado, las decisiones que tome basándose en dichos informes estarán mal informadas. Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquel que: Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes. Proporciona a Access la información necesaria para unir la información en las tablas según sea necesario. Ayuda a respaldar y garantizar la precisión y la integridad de la información. Se ajusta a sus necesidades de informes y procesamiento de datos. Principio de página

El proceso de diseño El proceso de diseño consta de los siguientes pasos: Determinar el propósito de la base de datos Esto le ayudará a prepararse para los pasos restantes. Buscar y organizar la información necesaria  Recopile todos los tipos de información que podría querer registrar en la base de datos, como los nombres de producto y los números de pedido. Dividir la información en tablas

Divida los elementos de información en entidades principales o temas, como Productos o Clientes. Después, cada tema se convierte en una tabla. Convertir los elementos de información en columnas Decida qué información quiere almacenar en cada tabla. Cada elemento se convierte en un campo y se muestra como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla de empleados podría incluir campos como Apellidos y Fecha de contratación. Especificar las claves principales Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se usa para identificar cada fila. Un ejemplo podría ser Id. de producto o Id. de pedido. Establecer las relaciones de tablas Busque en cada tabla y decida cómo se relacionan los datos en una tabla con los datos de otras tablas. Agregue campos a las tablas o cree tablas para aclarar las relaciones, según sea necesario. Perfeccionar el diseño Analice el diseño en busca de errores. Cree las tablas y agregue unos cuantos registros de datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados que quiere de las tablas. Haga algunos ajustes en el diseño, si es necesario. Aplicar las reglas de normalización Aplique las reglas de normalización de datos para ver si las tablas están estructuradas correctamente. Haga algunos ajustes en las tablas, si es necesario. Principio de página

Determinar el propósito de la base de datos Es una buena idea anotar el propósito de la base de datos en un papel: su propósito, cómo espera usarla y quién la usará. Por ejemplo, para una base de datos pequeña para un negocio familiar, escriba algo como: "La base de datos de clientes es una lista con información de los clientes cuya finalidad es el envío de correo y la creación de informes". Si la base de datos es más compleja o la usan muchas personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, el propósito podría constar fácilmente de uno o varios párrafos, y debería incluir cuándo y cómo cada persona usará la base de datos. La idea es tener una declaración de objetivos bien desarrollada a la que se pueda hacer referencia en todo el

proceso de diseño. Tener ese resumen le ayuda a centrarse en sus objetivos cuando tome decisiones. Principio de página

Buscar y organizar la información necesaria Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, podría registrar los pedidos de compra en un libro de contabilidad o guardar la información de los clientes en formularios de papel en un archivo. Recopile dichos documentos y enumere cada tipo de información que se muestra (por ejemplo, cada cuadro que rellene en un formulario). Si no tiene ningún formulario existente, imagine en su lugar que tiene que diseñar un formulario para registrar la información del cliente. ¿Qué información incluiría en el formulario? ¿Qué cuadros de relleno crearía? Identifique y enumere cada uno de estos elementos. Por ejemplo, suponga que actualmente guarda la lista de clientes en las tarjetas de índice. Al examinar dichas tarjetas podría revelar que cada una contiene un nombre de cliente, dirección, ciudad, estado, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una posible columna en una tabla. Mientras prepare esta lista, no se preocupe de hacerla perfecta desde el principio. En su lugar, enumere todos los elementos que se le ocurran. Si la base de datos la usará alguien más, pregúntele también sobre sus ideas. Podrá perfeccionar la lista más adelante. Después, tenga en cuenta los tipos de informes o correspondencia que podría querer crear a partir de la base de datos. Por ejemplo, puede que quiera un informe de ventas de un producto para mostrar las ventas por región o un informe de resumen de inventario que muestre los niveles de inventario del producto. También es posible que quiera generar cartas modelo para enviar a los clientes que anuncien un evento de venta u ofrezcan una mejora. Diseñe el informe en su mente y luego imagine su aspecto. ¿Qué información incluiría en el informe? Enumere todos los elementos. Haga lo mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe que tenga previsto crear.

Pararse a pensar en los informes y correspondencia que podría querer crear le ayudará a identificar los elementos que necesitará en la base de datos. Por ejemplo, suponga que los clientes tienen la posibilidad de darse de alta (o de baja) de las novedades enviadas periódicamente por correo electrónico, y que quiere imprimir una lista de los usuarios que se han dado de alta. Para registrar esa información, agrega una columna "Enviar correo electrónico" a la tabla de clientes. Para cada cliente, puede establecer el campo en Sí o No. El requisito de enviar mensajes de correo a los clientes sugiere otro elemento del registro. Una vez que sepa que un cliente quiere recibir mensajes de correo, también deberá saber la dirección de correo electrónico a la que enviárselos. Por tanto, necesita registrar una dirección de correo electrónico para cada cliente. Tiene sentido crear un prototipo de cada informe o listado de salida, y considerar qué elementos deberá generar el informe. Por ejemplo, cuando examina una carta modelo, podrían venirle a la mente algunas consideraciones. Si quiere incluir un saludo formal, por ejemplo, la cadena "Sr.", "Sra." o "Srta." con la que comienza un saludo, tendrá que crear un elemento de saludo. Además, tal vez quiera comenzar una carta con "Estimado Sr. Alcalá" en lugar de "Estimado. Sr. Jorge Alcalá". Esto sugiere que normalmente querría almacenar el apellido separado del nombre. Un punto clave que recordar es que debería dividir cada fragmento de información en partes más pequeñas. En el caso de un nombre, para poder usar el apellido, dividirá el nombre en dos partes: nombre y apellido. Para ordenar un informe por apellidos, por ejemplo, resulta útil tener el apellido del cliente almacenado por separado. En general, si quiere ordenar, buscar, calcular o crear informes en función de un elemento de información, debe crear un campo propio para ese elemento. Piense en las preguntas que tal vez quiere que responda la base de datos. Por ejemplo, ¿cuántas ventas de un producto destacado se cerraron el mes pasado? ¿Dónde viven sus mejores clientes? ¿Quién es el proveedor de su producto más vendido? Anticipar estas preguntas le ayuda a centrarse en qué elementos adicionales registrar. Una vez recopilada esta información, está listo para pasar al siguiente paso. Principio de página

Dividir la información en tablas Para dividir la información en tablas, elija las entidades principales, o asuntos. Por ejemplo, después de encontrar y organizar la información para una base de datos de ventas de un producto, la lista preliminar podría ser similar a la siguiente:

Las principales entidades que se muestran aquí son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos. Por tanto, tiene sentido comenzar con estas cuatro tablas: una para los datos sobre productos, otra para datos sobre proveedores, otra para los datos sobre clientes y otra para los datos sobre pedidos. Aunque la lista no está completa con ellas, es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta que tenga un diseño que funcione bien. Cuando revise por primera vez la lista preliminar de elementos, es posible que esté tentado a incluirlos en una sola tabla, en lugar de las cuatro que se muestran en la ilustración anterior. A continuación obtendrá información sobre por qué es una mala idea. Considere por un momento la tabla que se muestra aquí:

En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Dado que un mismo proveedor puede suministrarle una gran cantidad de productos, el nombre y la dirección de ese proveedor tendrán que repetirse muchas veces. Esto supone un desperdicio de espacio en disco. Registrar la información del proveedor una sola vez en una tabla independiente para los proveedores y vincular esa tabla a la de productos es una solución mucho mejor. Un segundo problema con este diseño surge cuando es necesario modificar la información sobre el proveedor. Por ejemplo, supongamos que necesita cambiar la dirección de un proveedor. Al aparecer en varios lugares, accidentalmente podría cambiar la dirección en un solo lugar y olvidarse de cambiarla también en los demás. Si registra la información del proveedor en un único lugar, se evitará el problema.

Al diseñar la base de datos, intente siempre registrar cada hecho una sola vez. Si se encuentra repitiendo la misma información en más de un lugar, como la dirección de un determinado proveedor, coloque dicha información en una tabla aparte. Por último, supongamos que Coho Winery suministra un solo producto y que quiere eliminar el producto pero conservar la información de nombre y dirección del proveedor. ¿Cómo se elimina el registro del producto sin perder la información de proveedor? No se puede. Dado que cada registro contiene datos sobre un producto y datos sobre un proveedor, no puede eliminar uno sin eliminar el otro. Para mantener estos datos separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla para la información de productos y otra para la información de proveedores. Al eliminar un registro de producto, solo eliminaría los datos del producto, no los datos del proveedor. Una vez que haya elegido el tema representado por una tabla, las columnas de dicha tabla solo deberían almacenar datos sobre el tema. Por ejemplo, la tabla de productos debería almacenar únicamente datos sobre los productos. Dado que la dirección del proveedor es un dato del proveedor y no un hecho sobre el producto, esta pertenece a la tabla de proveedores. Principio de página

Convertir los elementos de información en columnas Para determinar las columnas de una tabla, decida cuál es la información de la que necesita realizar un seguimiento sobre el tema registrado en la tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes, una buena lista inicial de columnas contendría Nombre, Dirección, CiudadProvincia-Código postal, Enviar correo electrónico, Saludo y Dirección de correo electrónico. Cada registro de la tabla contiene el mismo conjunto de columnas, por lo que puede almacenar la información de Nombre, Dirección, Ciudad-Provincia-Código postal, Enviar correo electrónico, Saludo y Dirección de correo electrónico para cada registro. Por ejemplo, la columna de dirección contiene las direcciones de los clientes. Cada registro contiene datos sobre un cliente, y el campo dirección contiene la dirección de dicho cliente. Una vez que haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, podrá refinar aún más las columnas. Por ejemplo, tiene sentido almacenar el nombre del cliente como dos columnas separadas: nombre y apellidos, para que pueda ordenar, buscar e indexar en estas columnas. De forma similar, la dirección realmente se compone de cinco componentes independientes: dirección, ciudad, estado, código postal y país o región, que también tiene sentido almacenar en columnas separadas. Si quiere realizar una búsqueda, filtrar u ordenar la operación por estado, por ejemplo, necesita que la información de estado se almacene en una columna independiente.

También debería tener en cuenta si la base de datos contiene información solo de origen nacional o también internacional. Por ejemplo, si va a almacenar direcciones internacionales, es mejor tener una columna Región en lugar de Estado, ya que esa columna puede incluir tanto estados internos como regiones de otros países o regiones. De forma similar, Código postal tiene más sentido que código ZIP si va a almacenar direcciones internacionales. En la lista siguiente se muestran algunas sugerencias para determinar las columnas. No incluya datos calculados En la mayoría de los casos, no se debe almacenar el resultado de los cálculos en las tablas. En su lugar, puede hacer que Access realice los cálculos cuando quiera ver el resultado. Por ejemplo, suponga que hay un informe de Productos en pedidos que muestra el subtotal de unidades en pedidos para cada categoría de producto en la base de datos. Pero no hay ninguna columna de subtotal de Unidades en pedidos en ninguna tabla. En su lugar, la tabla Productos incluye una columna Unidades en pedidos que almacena las unidades en pedidos para cada producto. Con esos datos, Access calcula el subtotal cada vez que imprima el informe. El subtotal en sí no debería almacenarse en una tabla. Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas Es posible que tenga la tentación de tener un solo campo para nombres completos o para nombres de producto junto con descripciones de productos. Si combina más de un tipo de información en un campo, es difícil recuperar datos individuales más adelante. Intente dividir la información en partes lógicas; por ejemplo, cree campos independientes para nombre y apellido, o para nombre, categoría y descripción del producto.

Una vez ajustadas las columnas de datos de las tablas, ya puede elegir la clave principal de cada tabla. Principio de página

Especificar las claves principales Cada tabla debe incluir una columna (o conjunto de columnas) que identifique exclusivamente cada fila almacenada en la tabla. Esto suele ser un número de identificación único, como un número de identificación de empleado o un número de serie. En la terminología de base de datos, esta información se denomina la clave principal de la tabla. Access usa los campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y agrupar esos datos. Si ya tiene un identificador único para una tabla, como un número de producto que identifica exclusivamente a cada producto en el catálogo, puede usar ese identificador como clave principal de la tabla, pero solo si los valores de esta columna serán siempre diferentes para cada registro. No puede tener valores duplicados en una clave principal. Por ejemplo, no use nombres de personas como clave principal, porque los nombres no son únicos. Es muy fácil que dos personas tengan el mismo nombre en una misma tabla. Una clave principal siempre debe tener un valor. Si en algún momento el valor de una columna puede quedar sin asignar o ser desconocido (un valor que falta), no se puede usar como un componente de una clave principal. Siempre debe elegir una clave principal cuyo valor no cambiará. En una base de datos que use más de una tabla, la clave principal de una tabla puede usarse como referencia en otras tablas. Si se cambia la clave principal, el cambio también se debe aplicar en todas partes en las que se hace referencia a la clave. Usar una clave principal que no cambia reduce la posibilidad de que no se sincronice con otras tablas que hacen referencia a ella. A menudo se usa un número único arbitrario como clave principal. Por ejemplo, podría asignar a cada pedido un número de pedido único. El único propósito del número de pedido es identificar un pedido. Una vez asignado, nunca cambia. Si no se le ocurre una columna o un conjunto de columnas que puedan servir como una buena clave principal, considere la posibilidad de usar una columna que tenga el tipo de datos Autonumeración. Al usar el tipo de datos Autonumeración, Access asigna automáticamente un valor por usted. Este identificador está vacío, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Los identificadores vacíos son ideales para usarlos como clave principal, porque no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila, como el número de teléfono o el nombre de un cliente, por ejemplo, es más probable que cambie, ya que la propia información objetiva podría cambiar.
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