Contoh Proposal Event PDF

Preview

Summary

Public Relation Five Universitas Muhammadiyah Prof. Dr. Hamka Jakarta Selatan 7 April 2015 Yang Terhormat : Ibu Henny M Chandra Direktur Penjualan & Pemasaran PT. Mahaka Media Tbk. Jalan Jend. Sudirman Kav. 86 Jakarta 10220 Terima kasih kami ucapkan atas waktu yang telah anda dan kolega luangkan...

Description

Public Relation Five Universitas Muhammadiyah Prof. Dr. Hamka Jakarta Selatan 7 April 2015

Yang Terhormat : Ibu Henny M Chandra Direktur Penjualan & Pemasaran PT. Mahaka Media Tbk. Jalan Jend. Sudirman Kav. 86 Jakarta 10220

Terima kasih kami ucapkan atas waktu yang telah anda dan kolega luangkan kepada kami. Dengan maksud menjalin kerja sama dengan perusahaan yang anda kelola, kami Mahasiswa Public Relation Uhamka dalam tim PR Five bermaksud menyelenggarakan serangkaian kegiatan berkenaan dengan bidang Public Relation. Rencana kami tentang kegiatan PR

telah

kami

refleksikan

dalam

proposal

mengenai

strategi

dan

implementasi dari kegiatan tersebut. Dalam Proposal kami juga telah memaparkan apresiasi terhadap situasi, kami mengusulkan metodologi untuk mengembangkan dengan kapasitas perencanaan yang tepat. Kualifikasi kami untuk mendukung PT. Mahaka Media sebagai salah satu perusahaan media terbesar di Indonesia. Keuntungan yang kami percaya akan didapatkan dari partisipasi kerjasama yang menantang ini. Kami telah melampirkan beberapa estimasi mengenai biaya, resume dan referensi proyek.

APPRECIATION OF THE SITUATION Personal Branding Personal sangat

Branding adalah

penting,

dan

syarat

satu

hal

utama

yang dalam

menunjang kesuksesan seseorang baik pengusaha, eksekutif,

karyawan,

pelajar,

mahasiswa,

atau

pejabat. Personal branding sendiri adalah sebuah seni dalam menarik dan memelihara lebih banyak klien dengan cara membentuk persepsi publik secara aktif. Namun, tidak semua orang tahu bagaimana membangun personal branding yang baik. Di era globalisasi seseorang tidak hanya dituntut untuk pandai secara intelektual tetapi juga harus mampu membangun relasi untuk meningkatkan karir dan kualitas hidup. personal branding adalah strategi yang tepat untuk membangun rasa percaya diri membentuk reputasi atau citra seseorang. Lobby & Negotiation Dalam Era Globalisasi sekarang ini, konsep Lobi dan Negosiasi adalah merupakan suatu keharusan. Karena pergaulan kemasyarakatan baik di tingkat lokal, nasional maupun internasional memerlukan pelobi-pelobi dan negosiator yang handal (komunikabilitas) untuk dapat mencegah tidak terjadi dan berkembangnya suatu konflik yang berkepanjangan yang pada gilirannya menjadi suatu bentrokan fisik, bahkan peperangan. Proses melobi dan negosiasi tidaklah mudah untuk dapat dipraktekan secara langsung. Seseorang dituntut memiliki pengetahuan dan strategi yang tepat untuk dapat bisa melobi dan bernegosiasi. Terlebih dalam dunia bisnis, seorang public relation khususnya, harus mengetahui strategi yang tepat untuk dapat mencapai tujuan perusahaan.

Dari pemaparan diatas kami mewakili mahasiswa public relation Universitas Muhammadiyah Prof. Dr. Hamka ingin mengusulkan kegiatan mengenai personal branding dan lobby & negotiation yang telah kami rangkum dalam rencana kegiatan “One Day Training: Excellent Youth Negotiator 2015”. Untuk merealisasikan acara tersebut, kami berharap PT. Mahaka Media Tbk bersedia untuk mendukung dan berpartisipasi. Terpenting dengan hormat kami hendak mengundang Bapak Erick Tohir The Founder of Mahaka untuk menjadi pembicara dalam acara.

DEFINISI TUJUAN

Tujuan dari diadakannya acara tersebut adalah:

Short term  membangun self image yang unik dan kreatif, menumbuhkan kepercayaan diri dan memberi training komunikasi singkat menjadi seorang negosiator.

Long Term  menjadi program yang sustainable, mampu menginspirasi banyak orang dan menjadi program training pilihan. mengembangkan relasi di dunia public relation. Tujuan Program: Personal Branding 



 

Membangun citra diri yang positif dan kreatif Memotivasi peserta menjadi sosok yang percaya diri. Menambah pengetahuan, mengubah perilaku menjadi lebih produktif. Meningkatkan kecakapan serta ketrampilan mereka melalui training atau pelatihan

Lobby & Negotiation   

Mensosialisikan Lobby & Negotiation Mengasah kemampuan komunikasi yang baik. Praktik proses melobi dan negosiasi.

 

Membangun kepercayaan diri dalam melobi dan negosiasi. Mengajarkan Strategi, Tips dan Aturan dalam Lobby & Negotiation

Perencanaan Pelaksanaan Acara

Waktu yang dibutuhkan untuk sosialisasi acara tersebut adalah satu bulan, dan pengerjaan proyek acara memakan waktu kurang lebih dua minggu. Acara akan dilaksanakan pada : Hari, Tanggal

: Sabtu, 8 Agustus 2015

Waktu

: 08.00 – 16.00 WIB

Tempat

: BPPT (Office Building) Jl. M.H. Thamrin No.8 Kebon Sirih, Jakarta Pusat 10340

Susunan Acara

No 1.

Waktu 08.30-09.15

Acara Registrasi Peserta *Pembagian materi dan Seminar Kit

2.

09.15-09.20

Pembukaan

3.

09.20-09.25

Menyanyikan lagu Indonesia Raya

4.

09.25-09.30

Sambutan Dekan FISIP Universitas Muhammadiyah Prof. Dr. Hamka

5.

09.30-09.35

Sambutan Ketua Panitia Seminar

6.

09.35-09.45

Key Note Speaker; Ketua Umum Perhimpunan Hubungan Masyarakat Indonesia (PERHUMAS), Agung Laksamana

7.

09.45-10.05

Coffee Break

8.

10.05-10.45

The Youth Impressive Branding (Founder Kaskus, Andrew Darwis)

9.

10.45-11.30

Be brave and Take the challenge (CEO PT.XL Axiata Tbk, Hasnul Suhaimi)

10.

11.30-12.00

Diskusi Panel

11.

12.00-13.00

BREAK-ISHOMA

12.

13.00-13.20

Hiburan------ TULUS

13.

13.20-14.00

Be Impactful in Bussiness World (Founder Mahaka Media and President of Inter Milan, Erick Thohir)

14.

14.00-14.30

Diskusi Panel

15.

14.30-15.30

Lobby dan Negosiasi; Training Simulasi dan Bisnis

16.

15.30-16.00

Pemberian Gift untuk para pemenang serta foto bersama President of Inter Milan, Erick Thohir

17.

16.00-16.20

Pembacaan kesimpulan

18.

16.20-selesai

Closing

DEFINISI PUBLIK DAN PEMILIHAN MEDIA

Acara ini secara khusus diperuntukan untuk anak muda, berikut pemaparan mengenai segmentasi acara : Jumlah Peserta

: ± 700 Pax

Lokasi

: Jakarta dan sekitarnya

Bahasa

: Bahasa Indonesia

Education level

: SMA-Universitas

Segmentasi

:





External Publik: Pelajar/Mahasiswa (Uhamka) s/d Karyawan. Internal Publik: Shareholders, perusahaan terkait, Management PR.

Pemilihan Media

Karena segmentasi utama kami adalah mahasiswa, maka kami akan lebih banyak menggunakan private media untuk menyosialisasikan acara tersebut pada Mahasiswa kampus Uhamka. Kami juga merencanakan agar bisa memakai jasa buzzer, dan media radio untuk segementasi umum. Berikut pemilihan media. Print

: Pamflets & Banner

Sirkulasi dan Area penyebaran

: 1 Bulan, di Areal Kampus dan umum

Broadcast and internet media

: Twitter, KampusUpdate dan Blogspot.

Sirkulasi dan Area penyebaran

: 1 Bulan untuk Media twitter dan Blogspot, dan 1 Minggu untuk KampusUpdate

Sponsorships

: Gen FM & Prambros Radio

Sirkulasi dan Area penyebaran

: 1 Minggu untuk sosialisasi On-Air

STRATEGI DAN TAKTIK   

Publication & Publicity

: Publikasi melalui private media dan media luar.

Community involvement : Melibatkan organisasi dalam penyebaran informasi Identity-Media

: Memperkuat pengaruh media Partner

Wilayah Kerja

1. Publicity & media relations Publikasi dan hubungan dengan media partner 2. Issues / Crisis Management Membuat pemetaan acara dan antisipasi krisis 3. Employee Communications Edukasi acara internal publik. 4. Corporate Identity Meningkatkan brand awareness dan citra. 5. Printing & collaterals Sosialisasi melalui private media 6. Financial / Investor Relations Membangun kerja sama dengan Investor 7. Research & Measurement Analisis & pengukuran tingkat keberhasilan acara 8. Community Relations menjadikan kegiatan sebagai pelopor pengembangan diri anak muda 9. Special event & sponsorship Memperluas jaringan kerja sama sponsor

PERENCANAAN ANGGARAN

Berikut adalah pemaparan dana yang dibutuhkan untuk merealisasikan acara. Dana Ad-Hoc

: Dana meliputi pendapatan penjualan tiket

Dana Sponsor

: Dana diperoleh dari sponsor

Expenses

: Rp. 244.152.500

Income

: Rp. 115.000.000

Membutuhkan dana

: Rp. 129.152.500

BENEFITS SPONSOR

Berikut adalah benefits yang akan didapatkan oleh PT. Mahaka Media Tbk dengan mendukung acara One Day Training : Excellent Youth Negotiator 2015 a) Memperluas pengaruh Mahaka media dengan menampilkan Founder Erick Tohir sebagai Pembicara utama. b) Sosialisasi media partner Mahaka, Gen Fm & Prambors c) Brand Awareness oleh MC d) Penyebutan nama perusahaan oleh Guest Star e) Pencantuman nama dan logo perusahaan dengan ukuran paling besar pada bagian atas nametag panitia, pamflet, brosur dan spanduk, Sertifikat. f) Disediakan 5 tiket untuk kursi VIP. g) Disediakan 5 buah goodie bag. h) Disediakan 5 paket konsumsi. i) Publikasi (penyebutan nama perusahaan) ketika acara dan di media sosial. j) Diperbolehkan untuk sebar flyer.

SUSUNAN KEPANITIAAN SEMINAR NASIONAL JURUSAN ILMU KOMUNIKASI FISIP UHAMKA TAHUN 2015

Pelindung

: Nurlina Rahman, S.Pd, M.Si

Penasehat

: Sri Mustika

Pembina

: Said Ramadhan

Ketua Panitia

: Siti Cotijah

Wakil Ketua

: Aurora Dea Yolanda

Sekretaris I

: Nadya Aulia

Sekretaris II

: Diana Wardaningsih

Bendahara I

: Hesti Sri Utami

1. SIE KESEKRETARIATAN Koordinator

: Mawaddah Nurohmah

Anggota

: Ririn Muji Astuti : Tri Wahyuni Mawardani : Kiki Fatmawaty

2. SIE ACARA Koordinator

: Taufiqah Nur Hidayah

Anggota

: Triyoga Sofwan Harfianto : Indriyani Safitri Irawan : Fatiah Amini Mandangan

3. SIE HUBUNGAN MASYARAKAT & PUBDEKDOK Koordinator

: Aulia Faraby

Anggota

: Muhammad Zulfikar Chairizal : Zaenal Muttaqin : Shabrina Ramadhanti Dalimunthe

4. SIE PERLENGKAPAN Koordinator

: Iqbal Hartu Ramadhan

Anggota

: Dicky Fajar Irianto : Chairul Umam : Adhe Adnan Maulana

5. SIE PENGGALIAN DANA Koordinator

: Muhammad Dana Firmansyah

Anggota

: Nurul Fauziah : Ismi Azizah : Ummul Azzah Nurlaila

6. SIE KONSUMSI Koordinator

: Dwi Rachmawati

Anggota

: Maghfirah Novianayanti : Rafianisa Nastiti : Chairunnissa

7. SIE KEAMANAN DAN TRANSPORTASI Koordinator

: Martin Styadhi

Anggota

: Iqbal Maulana Akbar : Zakiyah Musyaffa Fadila : Soehardwy Tirto A.S

8. SIE TICKETING Koordinator

: Annisa Pujianti

Anggota

: Putri Delfi Junita : Dwi Akraniza Aprilia : Erlina Verani

PENUTUP Demikianlah pemaparan rangkaian perencanaan kegiatan “One day Training : Excellent Youth Negotiator”. Kami percaya bahwa PT. Mahaka Media Tbk adalah perusahaan yang tepat merealisasikan acara ini. Dengan

perencanaan

komprehensif

mampu memberi keuntungan

perusahaan Ibu dan acara kami serta mampu menjalin kerja sama yang kokoh

untuk

merundingkan

program

yang

metode

berkelanjutan.

terbaik

untuk

Kami berharap

bekerja

sama

mencapai

keberhasilan tujuan. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami, Panitia Pelaksana

Siti Cotijah

Nadya Aulia

Ketua Panitia

Sekretaris

bisa

PENAWARAN PARTISIPASI ACARA “One Day Training: The Excellent Youth Negotiator 2015”

Pada acara One Day Training: The Excellent Youth Negotiator 2015 , dana yang dibutuhkan sebesar Rp 162.000.000. Kami dari Panitia Pelaksana Acara menawarkan bentuk partisipasi berupa:

1. Sponsor Platinum Sponsor Platinum adalah instansi atau perusahaan yang bersedia untuk berinvestasi dengan range dana Rp. 50.000.000– Rp. 48.000.000 Kompensasi: a) Pencantuman nama dan logo perusahaan dengan ukuran paling besar pada bagian atas nametag panitia, pamflet, brosur dan spanduk. b) Pelatihan oleh CEO/Founder Perusahaan 60 menit. c) Promosi oleh MC d) Penyebutan sponsor oleh guest star e) Disediakan 5 tiket untuk kursi VIP. f) Disediakan 5 buah goodie bag. g) Disediakan 5 paket konsumsi. h) Disediakan 2 stand dengan ukuran ±3x4muntuk promosi dan penjualan (panitia hanya menyediakan tempat). i) Publikasi (penyebutan nama perusahaan) ketika acara dan di media sosial. j) Diperbolehkan untuk sebar flyer.

2. Sponsor Gold Sponsor Gold adalah instansi atau perusahaan yang bersedia berinvestasi dengan range dan Rp. 42.000.000 – Rp. 39.000.000 Kompensasi:

a. Pencantuman nama dan logo perusahaan dengan ukuran besar pada nametag panitia, pamflet, brosur dan spanduk. b. Disediakan 1 stand dengan ukuran ±3x4m untuk promosi dan penjualan (panitia hanya menyediakan tempat). c. Disediakan 2 tiket untuk kursi VIP. d. Disediakan 2 buah goodie bag. e. Disediakan 2 paket konsumsi. f. Publikasi (penyebutan nama perusahaan)di media sosial. g. Diperbolehkan untuk sebar flyer.

3. Sponsor Silver Sponsor Silver adalah instansi atau perusahaan yang bersedia berinvestasi dengan range dan Rp. 34.000.000 – Rp. 30.000.000 Kompensasi: a. Pencantuman nama dan logo perusahaan dengan ukuran sedang pada nametag panitia, pamflet, brosur dan spanduk. b. Disediakan 1 stand dengan ukuran ±3x4m untuk promosi dan penjualan (panitia hanya menyediakan tempat). c. Disediakan 1 tiket untuk kursi VIP. d. Disediakan 1 buah goodie bag. e. Disediakan 1 paket konsumsi. f. Diperbolehkan untuk sebar flyer.

4. Sponsor Bronze Sponsor Bronze adalah instansi atau perusahaan yang bersedia berinvestasi Rp. 16.000.000 – Rp. 13.000.000 Kompensasi: a. Pencantuman nama dan logo perusahaan dengan ukuran sedang pada nametag panitia, pamflet, brosur dan spanduk. b. Disediakan 1 stand dengan ukuran ±3x4m untuk promosi dan penjualan (panitia hanya menyediakan tempat).

5. Donatur Donatur adalah perusahaan atau instansi atau perorangan yang bersedia memberikan dana atau fasilitas dalam bentuk produk atau apapun pada acara “One Day Training: The Excellent Youth Negotiator 2015”secara sukarela.

KETENTUAN-KETENTUAN SPONSORSHIP Syarat-syarat pembayaran : 1. Perusahaan,

instansi,

atau

perseorangan

berkewajiban

untuk

menandatangani kontrak kerjasama a. Setiap jenis kerjasama dapat disepakati bila disertai pembayaran uang muka 100% atau 60% dari nilai kontrak dan dibayarkan pada saat penandatanganan kontrak. b. Seluruh pembayaran sponsorship harap dilakukan dengan cara menyetor langsung ke rekening panitia pelaksana (terlampir). Demi kelancaran kegiatan dimohon agar bukti setoran dikirim ke panitia melalui email atau WA/ LINE/ pesan singkat. c. Pelunasan

pembayaran

kontrak

kerjasama

paling

lambat

………………………..... d. Apabila ada hal yang menyebabkan tertundanya atau batalnya pelaksanaan kegiatan, maka semua pihak tidak berhak atas tuntutan ganti rugi. 2. Pembatalan a. Bagi yang telah membayar uang muka, maka 85% dari total pembayaran tersebut dengan sendirinya menjadi hak panitia. b. Bagi yang telah membayar lunas, maka 50% dari total pembayaran tersebut dengan sendirinya menjadi hak panitia. 3. Bila ada sponsor tunggal (bersediamembiayaikeseluruhandana yang diperlukan) maka panitia berhak membatalkan paket sponsor lainnya yang telah masuk dengan mengembalikan seluruh biaya yang telah dibayarkan kepada panitia. 4. Materi iklan yaitu yang berbentuk logo, nama perusahaan/instansi nama produk dan lain-lainnya sudah diterima panitia paling lambat ……………………………………..

5. Perjanjian kontrak dapat dilakukan oleh pembawa proposal dengan penanggung jawab pihak sponsor. 6. Semua ketentuan yang belum diatur dapat dibuat perjanjian baru atau dasar kesepakatan kedua belah pihak.

KONTRAK KERJASAMA Nama

: …………………………………………………….. selaku Panitia Pelaksana “One Day Training : The Excellent Youth Negotiator 2015”

Selanjutnya disebut Pihak I

Nama

: ……………………………………………………..

Alamat

: ……………………………………………………..

Jabatan

: ……………………………………………………..

Selanjutnya disebut Pihak II Kedua belah pihak telah sepakat untuk bekerjasama dalam acara “One Day Training : The Excellent Youth Negotiator 2015”. Kesepakatan tersebut tertuang dalam : Pasal 1 Pihak II bersedia menyediakan dana atau perlengkapan atau perjanjian lainnya berupa: ………………………………………………………………………………………. Dengan kompensasi berupa: …………………………………………………….. Pasal 2 Waktu pembayaran paling lambat …………………….... 2015 Pasal 3 Perjanjian ini dibuat dengan harapan kerjasama akan menguntungkan kedua belah pihak. Segala kelebihan dan kekurangan hendaknya dibicarakan guna mencapai hasil yang terbaik bagi kedua belah pihak. Pasal 4 Hal-hal yang belum tercantum dalam surat perjanjian kerjasama ini akan ditentukan dikemudian hari oleh kedua belah pihak. Tempat

:

Hari / Tanggal

:

Pihak I

Pihak II M a t

(……………………….)

(……………………….)

REKENING BANK

Partisipasi dana dapat dikirim melalui: Rekening

:

No. Rekening

:

Nama

:

CONTACT PERSON...