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METODOLOGÍA DE LAS 5S M AYOR PRODUCTIVIDAD
MEJOR LUGAR DE TRABAJO...

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M ETODOLOGÍA DE LAS 5S M AYOR PRODUCTIVIDAD MEJOR LUGAR DE TRABAJO

ÍN D I C E :

1. INTRODUCCIÓN A LA METODOLOGÍA DE LAS 5S “ MAYOR PRODUCTIVIDAD. MEJOR LUGAR DE TRABAJO” ..................................................................3 1.1. ¿Qué me of rece este documento?......................................................................................3 1.2. ¿Par a quién son las 5S?....................................................................................................3 1.3. ¿Cuál es su objetivo ?........................................................................................................3 1.4. ¿Qué son las 5S ?.............................................................................................................3 1.5. ¿Cómo se podrían def inir las 5S?.......................................................................................4 1.6. ¿Qué no son las 5S?..........................................................................................................4 1.7. ¿Qué benef icios aportan las 5S?........................................................................................4 2. COMENTARIOS DE QUIENES HAN APLICADO LA METODOLOGÍA DE LAS 5S EN LA CAPV......................4 3. CUESTIONARIO PARA LA REFLEXIÓN SIGNIFICADO, PROPÓSITO Y CONTENIDO DE CADA UNA DE LAS 5S..................................................5 3.1. ORGANIZACIÓN.................................................................................................................5 Eliminar lo innecesario. 3.2. ORDEN.............................................................................................................................5 Ubicar e identif icar lo que es necesar io. 3.3. LIMPIEZA..........................................................................................................................6 Mantener los equipos, herr amientas y útiles de trabajo en buen estado de uso, eliminando las fuentes de suciedad. 3.4. CONTROL VISUAL..............................................................................................................7 Cr ear normas de trabajo que permitan, mediant e símbolos, distinguir una situación cor recta de una incor r ecta. 3.5. DISCIPLINA Y HÁBITO........................................................................................................7 Mantener y mejor ar las normas establecidas. 1

4. LA METODOLOGÍA DE IMPLANTACIÓN AUTÓNOMA DE 5S que ponemos a su disposición en EUSKALIT - Fundación Vasca par a la Calidad - ...........................................................8 4.1.MATERIALES DE APOYO 5S...................................................................................................9 4.1.1. El documento divulgativo y el car tel. .........................................................................8 4.1.2. El vídeo. ...................................................................................................................8 4.2. CÓMO APLICAR LA METODOLOGÍA DE IMPLANTACIÓN AUTÓNOMA 5S...................................8 4.2.1. Dos f ases: Ár ea Piloto. Gener alización.......................................................................................9 4.2.2. Dedicación................................................................................................................9 4.2.3. Par ticipantes en la implantación de las 5S..................................................................9 4.2.4. Etapas a cubr ir en cada una de las 5 S......................................................................1 1 4.2.5. Aplicación individual de la metodología. ..................................................................1 1 4.2.6. Aplicación de la metodología en grupo.....................................................................1 1 5. QUÉ HACER SI SE DESEA FORMAR PARTE DE UNO DE LOS GRUPOS DE IMPLANTACIÓN DE LA METODOLOGÍA DE LAS 5S......................................................................12

2

1 . INTRODUCCIÓN A LA M ETODOLOGÍA DE LAS 5S “ M AYOR PRODUCTIV IDAD. M EJOR LUGAR DE TRABAJO” 1.1. ¿QUÉ M E OFRECE ESTE DOCUM ENTO?

1.3. ¿CUÁL ES SU OBJETIVO?

La metodología descrita en este documento puede ayu-

Mejorar y mantener las condiciones de organización,

darle a realizar en su organización num erosas mejoras

or den y limpieza en el lugar de trabajo. No es una

a bajo coste. Invierta unos minutos en leer, evalúe la

mera cuestión de estética. Se trata de mejorar las con-

situación en la que se encuentra su organización y decí-

diciones de tr abajo, de seguridad, el clima laboral, la

dase a mejorar.

motivación del personal y la eficiencia y, en consecuencia, LA CALIDAD, LA PRODUCTIVIDAD Y LA COMPETITI-

A la hora de planificar la mejora de nuestras organiza-

VIDAD DE LA ORGANIZACIÓN.

ciones fr ecuentem ente nos vemos atr aídos sólo por soluciones com plejas. Hablar de organizar , or denar y

1.4. ¿QUÉ SON LAS 5S?

limpiar puede ser considerado por m uchos como algo trivial o demasiado simple. Son conceptos que asocia-

Las operaciones de Or ganización, Orden y Lim pieza

mos al ám bito doméstico y nunca al empresarial. Sin

f uer on desar rolladas por em presas japonesas, entre

embargo, estos tres conceptos tan sencillos en una pri-

ellas Toyota, con el nombre de 5S. Se han aplicado en

mera im presión, son el primer paso que debe dar cual -

diversos países con notable éx ito. Las 5S son las inicia-

quier organización en su proceso de mejor a y una pre-

les de cinco palabras japonesas que nombran a cada

misa básica e imprescindible para aum entar la produc-

una de las cinco f ases que componen la metodología:

tividad y obtener un entorno seguro y agradable.

SEIRI Cu ando

se

inf r avalor an

las

actividades

- ORGANIZACIÓN

de

Consiste en identificar y separar los m ate-

Organización, Orden y Lim pieza se desaprovecha una

riales necesar ios de los innecesarios y en

ex celente opor tunidad de mejor a. Adoptando un plan

despr enderse de éstos últimos.

sistemático de gestión que mantenga y m ejore continuamente la Organización, el Or den y la Lim pieza, se

SEITON - ORDEN Consiste en est ablecer el modo en que

consigue de f orm a inmediata una may or pr oductividad

deben ubicarse e identif icarse los mater iales

y un mejor lugar de tr abajo.

necesar ios, de m anera que sea f ácil y r ápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.

1.2. ¿PARA QUIÉN SON LAS 5S? Para cualquier tipo de organización, ya sea industrial o de servicios, que desee iniciar el camino de la mejor a continua. Las 5S son universales, se pueden aplicar en todo tipo de empresas y organizaciones, tanto en talleres como en of icinas, incluso en aquellos que aparentemente se encuentran suficientemente ordenados y lim-

SEISO

- LIMPIEZA Consiste en identificar y elim inar las fuentes de suciedad, asegur ando qu e todos los medios se encuentran siempr e en perf ecto estado de salud.

SEIKETSU - CONTROL VISUAL

pios. SIEMPRE SE PUEDEN EVITAR INEFICIENCIAS, EVI-

Consiste en distinguir fácilmente una situa-

TAR DESPLAZAMIENTOS, Y ELIMINAR DESPILFARROS DE

ción normal de otr a anor mal, m ediante nor-

TIEMPO Y ESPACIO.

mas sencillas y visibles par a todos. 3

SHI TSUKE- DISCIPLINA Y HÁBITO Consiste en trabajar per manentemente de acuerdo con las normas establecidas. Las tres primeras f ases - ORGANIZACIÓN, ORDEN Y LIM-

políticos, clientes impor tantes o auditores. - Las 5S no son UNA CUESTIÓN DE ESTÉTICA sino de f uncionalidad y ef icacia.

1.7. ¿QUÉ BENEFICIOS APORTAN LAS 5S?

PIEZA - son oper ativas. Apor tan diversos benef icios. Vamos a señalar tres: La cuar ta fase - CONTROL VISUAL - ayuda a mantener

- La im plantación de las 5S se basa en el trabajo en

el estado alcanzado en l as f ases an ter ior es -

equipo. Perm ite involucrar a los trabajadores en el

Organización, Orden y Lim pieza - mediante la estanda-

pr oceso de mejora desde su conocimiento del puesto

rización de las prácticas.

de trabajo. Los tr abajador es se comprometen. Se valor an sus aportaciones y conocimiento. LA MEJORA

La quinta y última f ase - DISCIPLINA Y HÁBITO - perm i-

CONTINUA SE HACE UNA TAREA DE TODOS.

te adquir ir el hábito de su práctica y mejor a continua en el tr abajo diario.

- Manteniendo y mejorando asiduamente el nivel de 5S conseguim os una MAYOR PRODUCTIVIDAD que se tra-

Las CINCO FASES componen un todo integrado y se abordan de forma sucesiva, una tras otr a.

duce en: - Menos productos def ectuosos. - Menos averías.

1.5. ¿CÓMO SE PODRÍAN DEFINIR LAS 5S?

- Menor nivel de ex istencias o inventarios. - Menos accidentes.

Como un estado ideal en el que:

- Menos m ovimientos y tr aslados inútiles.

- los m ateriales y útiles innecesar ios se han eliminado,

- Menor tiem po para el cambio de herramientas.

- todo se encuentra or denado e identif icado, - se han eliminado las fuentes de suciedad, - ex iste un contr ol visual mediante el cual saltan a la vista las desviaciones o fallos, y - todo lo anterior se m antiene y mejora continuam ente.

- Mediante la Or ganización, el Or den y la Limpieza logram os un MEJOR LUGAR DE TRABAJO par a todos, puesto que conseguim os: - Más espacio. - Orgullo del lugar en el que se trabaja.

1.6. ¿QUÉ NO SON LAS 5S?

- Mejor imagen ante nuestr os clientes. - Mayor cooperación y trabajo en equipo.

- Las 5S no son los ZAFARRANCHOS DE LIMPIEZA que se organizan ante la visita del Consejo de Administr ación,

- May or com promiso y responsabi lidad en las tareas. - Mayor conocimiento del puesto.

2 . CO M EN TARIOS DE QUIEN ES HAN APLICADO LA M ETODOLOGÍA DE LAS 5 S EN LA CAPV J. ANGEL LÓPEZ GARAY. Ger ente de la empresa MONROE. bilidad en la em presa. Los trabajadores se han hecho par-

4

“ El principal beneficio obtenido tras la aplicación de las 5S

tícipes de un pr oy ecto común de empresa, la empresa

en MONROE es l a motivación de todas las personas que

incorpora sus ideas y se ha creado una rueda de entu-

han participado en el pr oyecto. Ha aum entado su credi-

siasmo. Ahora se cuida y se mima el puesto de trabajo.”

D. MANUEL QUEVEDO. Responsable de Desarrol l o

tar desde el puesto de trabajo la Calidad Total y poder

Tecnológico de Mondragón Cor poración Cooperativa.

acometer desde ahí otras metodologías de gestión. Las 5S deben estar perfectam ente afianzadas si no se quie-

“ Las 5S constituyen la platafor ma básica para im plan-

re volver atrás al afr ontar cualquier otra metodología” .

3 . CUESTIONARIO PARA LA REFLEXIÓN . SIGNIFICADO, PROPÓSITO Y CON TENIDO DE CADA UN A DE LAS 5 S Aunque piense que actual mente su org an i z aci ón , empresa o puesto de tr abajo se encuentra en óptimas condiciones con respecto a Organización, Orden y Limpieza, continúe, por f avor, leyendo. Le pedimos que adopte un espíritu autocrítico y que ref lexione sobre las siguientes preguntas. Con toda seguridad encontrará diversas áreas para la mejor a.

3.1. ORGANIZACIÓN ¿ESTÁ APROVECHADO EL ESPACIO EN SU ORGANIZACIÓN O EMPRESA AL MÁXIMO, DE MANERA EFICIENTE Y RACIONAL? DESPUÉS ¿TODO EL MUNDO TIENE EL MATERIAL - DOCUMENTACIÓN Y HERRAMIENTAS - NECESARIO PARA DESARRO-

Organizar es identificar, clasificar, separar y eliminar del

LLAR SU LABOR?

puesto de trabajo todos los mater iales innecesarios, conservando todos los materiales necesarios que se utilizan.

3.2. ORDEN ¿ENCUENTRA CUALQUIER HERRAMIENTA O DOCUMENTO EN MENOS DE 30 SEGUNDOS Y SIN NECESIDAD DE DESPLAZARSE DE SU PUESTO DE TRABAJO O DE PREGUNTAR A OTROS? Ordenar es establecer la manera en que los m ateriales necesar ios deben ubicarse e identif icar se para que “ cualquier a” pueda encontr arlos, usar los y r eponer los de f orm a rápida y f ácil. Con una cor recta UBICACIÓN se consigue “ UN LUGAR ANTES

PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU LUGAR” . 5

Limpiar consiste en mantener lim pio el puesto asegurando que todo se encuentra siempr e en perf ecto estado de uso. La limpieza im plica identif icar y eliminar las fuentes de suciedad, los lugares dif íciles de limpiar, los apaños y las piezas deter ioradas o dañadas, para lo que se deben establecer y aplicar procedimientos de lim pieza. La idea es actuar con un enfoque preventivo: NO SE TRATA DE LIMPIAR SINO DE EVITAR QUE SE ENSUCIE.

ANTES

ANTES

DESPUÉS

Mediante la IDENTFICACIÓN se establece un lenguaje com ún: “ UN NOMBRE PARA CADA COSA Y CADA COSA CON UN SOLO NOMBRE” .

3.3. LIMPIEZA ¿HA HABIDO EN SU EMPRESA AVERÍAS EN LA MAQUINARIA POR FALTA DE LIMPIEZA? ¿SE VE OBLIGADO A DEDICAR ALGUNA JORNADA A LIMPIAR EN VEZ DE TRABAJAR NORMALMENTE? 6

DESPUÉS

3.4. CONTROL VISUAL

El Contr ol Visual consiste en distinguir f ácilmente una situación normal de otra que no lo es, m ediante una norma visible para todos a través de dispositivos y sopor tes visuales (m anómetr os, contadores, marcas que denotan la ausencia de una herr amienta o el agotam iento de un material). Para que el Control Visual sea ef icaz r equiere que se establezca también cómo actuar en caso de desviación. El Contr ol Visual ay uda a mantener las tres f ases anterior es. Es un contr ol “ por ex cepción” , que permite identificar con rapidez las situaciones o el funcionam iento no normal.

ANTES

3.5. DISCIPLINA Y HÁBITO ¿ESTÁ SU LUGAR DE TRABAJO MEJOR ORGANIZADO, MÁS LIMPIO Y ORDENADO QUE HACE UN AÑO? Disciplina y Hábito consiste en trabajar perm anentemente de acuerdo con las nor mas establecidas, asumiendo el comprom iso de todos para mantener y mejorar el nivel de Or ganización, Orden y Limpieza en la actividad diaria. En el contex to de las 5S el término “ DISCIPLINA” no implica una obligación impuesta por otros. DISCIPLINA ES ACTUAR DE ACUERDO A LO QUE SE HAYA ACORDADO ENTRE TODOS POR PROPIA CONVICCIÓN.

DESPUÉS

El HÁBITO se crea mediante la actuación repetida

¿PUEDE ALGUIEN AJENO A UN DEPARTAMENTO O

siguiendo las normas. La práctica constante, ref uer za

SECCIÓN DE SU ORGANIZACIÓN O EMPRESA VER QUE

los hábitos cor rectos.

ALGO NO ESTÁ UBICADO O NO FUNCIONA CORRECTAMENTE?

Si no hay disciplina y no se adquieren los hábitos cor r ectos, por no seguir las normas y procedim ientos

SI ESTA PERSONA DETECTA UNA SITUACIÓN INCORREC-

diseñados en cada f ase, todo el trabajo y esf uerzo per -

TA ¿TIENE LAS INDICACIONES NECESARIAS Y SUFICIEN-

sonal realizado durante la implantación de las cuatro

TES PARA ACTUAR EN CONSECUENCIA SIN DEPENDER DE

pr imeras S habrá ser vido de muy poco.

OTRAS PERSONAS?

7

Se volverá a la situación anterior en cuestión de meses o quizá de semanas. Se habr á perdido una ex celente oportunidad de mejora, con el consiguiente desánimo de todos. Esta f ase de “ Disciplina y Hábito” es importante y absolutamente necesaria para mantener las anteriores.

4 . LA M ETODOLOGÍA DE IM PLANTACIÓN AUTÓNOM A DE 5S que ponemos a su disposición en EUSKALIT - Fundación Vasca para la Calidad 4.1. M ATERIALES DE APOYO 5S

4.1.2. El vídeo.

El mater ial de apoyo para la implantación autónoma

EL VÍDEO “ 5S. Mayor productividad. Mejor lugar de tra-

5S consta de dos grupos de elementos dif erentes:

bajo” tiene com o objetivo despertar el inter és del

4.1.1. El documento divulgat ivo y el cart el.

su lugar de trabajo.

Vd. conoce el documento divulgativo, lo esta leyendo.

Puede verse en grupo o individualmente. Muestr a

Su intención no es otra que m ostrarle esta metodología

ejemplos de aplicaciones 5S llevadas a cabo en cinco

y animar le a implantarla en su empresa con el objeti-

empresas de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

espectador por im plantar la m etodología de las 5S en

vo final de mejor ar la calidad, la pr oductividad y la com petitividad de su or ganización. Si cree no tener necesidad de todo lo anterior , deje de engañarse y piense que el documento estar á ya pr obablemente en manos de su competencia. Tal vez adopten

4.2. CÓMO APLICAR LA M ETODOLOGÍA DE IM PLANTACIÓN AUTÓNOMA 5S

la metodología y cuenten con una ventaja competitiva sobre Vd.

No se asuste, pero la metodología tiene dos f ases de implantación, por las que hay que pasar sucesivamen-

Si desea más ejem plares de este documento llam e a EUSKALIT -944209855- y atender emos

te, y varias etapas que hay que cubr ir par a cada una de las 5S.

su solicitud. Ya le habíamos dicho que esto no tiene nada que ver con el orden dom éstico ni con los zaf arranchos de limpieza previos a la visita del Pr esidente. ¿Para qué si no 8

íbamos a preocuparnos de desarrollar toda una meto-

- principalmente tiempo - durante las tres pr imeras S.

dología de autoimplantación?. - POSTERIORMENTE LA IMPLANTACIÓN SE EXTIENDE DE Tranquilo, con una APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA

FORMA PROGRESIVA AL RESTO DE ÁREAS DE LA

EN GRUPO el éx ito está gar antizado. Respir e y continúe

ORGANIZACIÓN.

leyendo, por f avor.

4.2.2. Dedicación. 4.2.1.Dos fases:

- Área piloto - Generalización

No deben subestimarse los medios personales requeridos par a desar rollar un proyecto de 5S. En gran medi-

EUSKALIT- Fundación Vasca par a la Calidad - ha elabo-

da, el tiem po a dedicar por los participantes en el pro-

rado el programa “ Mayor pr oductividad. Mejor lugar de

yecto depender á de la situación de partida de la orga-

trabajo” en el que la implantación de las 5S se realiza

nización o empr esa y del nivel de profundidad que se

en dos fases:

per siga en su ejecución. También influirá la intensidad con que se planif ique el proyecto, es decir, la duración

- PRIMERAMENTE SE REALIZA LA IMPLANTACIÓN EN

pr evista para su ejecución.

UN ÁREA PILOTO. De esta f orma: Como orientación, presentam os el siguiente cuadr o con - se aprende la metodología,

el tiempo estimado a dedicar par a la implantación en

- se concentran esf uer zos y se asegura el éxito, con

un ár ea piloto:

lo cual - se cuenta con un clar o ejem plo de mejora que esti-

4.2.3. Participantes en la implant ación de las 5S.

mula a la organización. Todos los niveles de la empresa u organización deber án Para llevar a cabo esta f ase hay que elegir un equipo y

tomar parte en la implantación.

un “ f acilitador” . El facilitador es la persona encargada de impartir la formación y proporcionar al equipo los

LA DIRECCIÓN

medios necesarios. Es la máxima r esponsable del Programa...