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Aportes de la teoría general de los sistemasReferenciasLa teoría general de los sistemasPara comprender la organización como sistema, primero es importante conocer de dónde surge dicho concepto, para lo cual es fundamental mencionar la teoría general de sistemas (TGS).Objetivos de la TGSEl principio...

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La teoría general de los sistemas

Aportes de la teoría general de los sistemas

Referencias

Lección 1 de 2

Aportes de la teoría general de los sistemas

Para comprender la organización como sistema, primero es importante conocer de dónde surge dicho concepto, para lo cual es fundamental mencionar la teoría general de sistemas (TGS).

Objetivos de la TGS

Promover

el

desarrollo

de

términos

que

permitan

las

características, funciones y el comportamiento de los sistemas. Fomentar leyes que permitan ser aplicadas al comportamiento de dichos sistemas. Impulsar que estas leyes sean formalizadas.

El principio clave en el cual se funda la TGS se relaciona con la posibilidad de visualizar al mundo como un todo orgánico.

“La teoría de sistemas persigue la comprensión de la complejidad a partir de la identificación en primera instancia del sistema y luego, sin retirar este marco, el análisis de las partes componentes” (Saroka, 2002, p. 32).

Esa primacía del todo (que viene a ser el sistema) es la que guiará nuestros análisis en la profesión. Cualquier problema será visto en primera instancia como un todo y, luego, cuando se comprenda en forma general este todo, se podrá avanzar en el análisis de las partes.

Las dos perspectivas de la TGS

La TGS puede ser subdividida en dos grandes grupos, que permiten investigar los sistemas en general:

La perspectiva según la cual un sistema puede ser visto como la relación que existe entre el todo y cada uno de los elementos o partes que lo componen. Esta perspectiva hace referencia a la interdependencia que existe entre cada una de sus partes. La perspectiva según la cual se puede distinguir al sistema por sus relaciones con el ambiente. Esta perspectiva hace referencia a la importancia que tienen las entradas y salidas del sistema, a través de las cuales el sistema se vincula con el ambiente.

Siguiendo con esta teoría y para comprender la organización como sistema, debemos empezar por su definición.

De acuerdo con los temas expuestos, desarrollaremos los principios de la teoría de sistemas como aporte a la cultura organizacional, marco imprescindible para otorgar lógica y eficiencia a cualquier proyecto de desarrollo de sistemas.

Principios de los sistemas

A continuación, desarrollaremos los principios que rigen la implementación de los sistemas.

Principio de la interrelación

–

Debido a la fuerte interrelación entre la estructura y los componentes que constituyen el sistema, cualquier evento tanto externo como interno al sistema produce mutaciones deseadas o no deseadas en él. Esto se da como consecuencia de su reacción y adaptación a los nuevos cambios. Cabe acotar que los cambios producidos en un sistema son más fáciles de evaluar y visualizar si estos son físicos. En cambio, en los sistemas considerados abstractos, como los sistemas sociales, en los cuales interviene el pensamiento de cada individuo, se requerirá el consenso de todo el grupo para trabajar eficientemente en el nuevo sistema.

Supongamos que el envase descartable de una empresa de bebidas deja de ser económicamente viable, y, por ende, debemos incorporar a la línea de producción envases retornables. Esto se gestiona e implementa desde el sistema de producción, pero existe una fuerte interrelación con el sistema de envío y recepción, por ejemplo, ya que ahora los camiones regresarán llenos de botellas vacías, cuando antes venían vacíos. Por lo tanto, se requiere personal de descarga, espacio de almacenamiento y un sistema de lavado para volver a usar los envases en la línea de producción.  En el caso de BE YOU, podemos ver este principio cuando, siguiendo en la línea de la innovación y vanguardia, y debido a la revolución de Internet y las redes en los últimos 10 años, han visto la necesidad de diseñar un nuevo canal de comercialización, para la cual el gerente general, en conjunto con el gerente de operaciones y el gerente comercial, han delineado un plan estratégico de negocio adaptado a las nuevas demandas del mercado y el mundo.

Principio de jerarquización

–

Este principio se vincula con el concepto de “subsistemas”, es decir, un sistema menor inserto dentro de otro mayor. Los subsistemas que conforman a los sistemas se interrelacionan al formar entes complejos no solo por la interrelación, sino también por su jerarquía. A su vez, a los sistemas, para poder estudiarlos mejor y analizar pormenorizadamente su funcionamiento, debemos aislarlos o dividirlos en partes más pequeñas; es decir, no se puede estudiar un sistema como un todo, a pesar de que funciona como un todo.  Tal como vemos en la figura 1 del caso BE YOU, se observa que, para que la organización funcione, existen diferentes subsistemas que se relacionan

entre sí, que funcionan dentro del sistema que es la organización, y que, independientemente de su relación, cada uno tendrá su funcionamiento individual.

Principio de organización

–

Este principio toma como base los principios anteriormente mencionados de interrelación y jerarquización, y expresa que no es suficiente que en un sistema estén interrelacionados los componentes con la estructura y que cada componente del sistema tenga un subsistema (jerarquía), sino que, además, estos componentes deben estar organizados en pos de la búsqueda del objetivo común. Por ejemplo, en un sistema comercial, si una persona adquiere un producto, este no le será entregado sin la previa documentación de venta, la cual le otorga un derecho a la empresa de cobro y le genera una obligación de pago al cliente. Este ejemplo tiene sentido si la empresa opera de esta manera, porque puede haber organizaciones comerciales que primero receptan el pago del cliente como condición de entrega del producto; es decir, la organización de los sistemas dependerá de la operatoria definida por la empresa. Ten cuidado: esto no siempre sucede así. Al sistema respiratorio no se le pueden cambiar de orden los componentes; el aire ingresa por la nariz y llega a los pulmones, nunca es de forma inversa. Por lo expuesto, queda claro que los sistemas deben ser proyectados e implementados siguiendo una línea de pensamiento racional. Algunos sistemas que no son planificados expresamente pueden ir construyéndose en el tiempo y lograr un funcionamiento eficaz. Como ejemplo podemos nombrar el sistema organizacional, en el cual su personal va aprendiendo a través de pautas adecuadas de gestión emanadas por la alta administración. Si el personal directivo no fuera capaz de establecer normas, este sistema de

organización colapsaría. A modo de síntesis, podemos afirmar que los sistemas deben ser producto de un proceso de conocimiento racional, relevamiento, diseño, discusión, normalización, capacitación, difusión y seguimiento, que demanda tiempo y dinero para las organizaciones.  Si volvemos al caso planteado, podemos observar que la empresa BE YOU cumple también este principio, identificando en la figura 2| el funcionamiento de los procesos.

Principio de la significatividad

–

Como consecuencia de la aplicación de los principios de interrelación y organización, surge el principio de significatividad. Por lo expuesto anteriormente, todo sistema opera en cierto equilibrio dinámico, y cualquier cambio que rompa este equilibrio produce costos tanto explícitos como implícitos; por lo cual, si se realiza una modificación o cambio, esta debe ser significativa, justificada y debe significar ventajas por su fuerte implicancia e impacto en los costos inherentes producto de la transformación. Por último, podemos decir que los cambios frecuentes o contramarchas constituyen el peor camino para obtener sistemas eficaces y eficientes.  Este principio se ve reflejado en el caso BE YOU, a partir de la restricción que existe en la empresa de realizar cambios. La empresa establece que la posibilidad de cambio en los procesos sólo es viable cuando realmente son significativos y estrictamente necesarios. Para iniciar una solicitud de cambio de procesos, existe un instructivo que estipula paso a paso cuáles son los casos en los cuales es viable la implementación de un cambio, qué requisitos debe presentar el solicitante para dar curso a la solicitud, y el cambio solo podrá ser aprobado por el comité de auditoría externa y la Dirección de la empresa.

Principio de la economía de la formalización

–

Todo sistema debe regirse por normas de funcionamiento que alcancen cierto grado de formalidad. Esto seguramente variará según el tipo de sistema del que estemos hablando. Si bien nuestros ejemplos se relacionan con las organizaciones, podemos decir que la formalización es el conjunto de normas escritas y estructuradas, plasmadas en los manuales organizacionales que definen funciones, responsabilidades, procedimientos y normas para que todo integrante de la organización las cumpla, y, de esta manera, sea más fácil y eficiente el control. Por otra parte, podemos decir que una organización muy formalizada implica que esta tenga obsesión por el control y traiga como consecuencia organizaciones poco flexibles, a las que les costará adaptarse a los cambios introducidos por el entorno, con el cual convive e interactúa. Sin embargo, la formalización debe existir. Todo depende de la cultura organizacional y de la dimensión de la organización, debido a que la normalización produce economía cuando los recursos funcionan eficazmente en forma controlada. Siguiendo con el caso BE YOU, podemos observar este principio en el organigrama que representa su estructura. Todos los puestos de la organización están definidos claramente a través de un manual de puestos, en el cual se detallan todos los datos referidos a cada uno de estos, fundamentalmente, los que se relacionan a las funciones y responsabilidades y las relaciones requeridas para ese puesto, tanto interna como externamente.

A continuación, te invitamos a responder las siguientes actividades de repaso.

Cuando nos referimos al principio de los sistemas que establece que existe un sistema menor inserto dentro de otro mayor, hablamos del principio de ______________________.

Significatividad

Jerarquización

Interrelación

Organización

SUBMIT

La perspectiva según la cual un sistema puede ser visto como la relación que existe entre el todo y cada uno de los elementos o partes que lo

componen hace referencia a la importancia que tienen las entradas y salidas del sistema, a través de las cuales el sistema se vincula con el ambiente.

Verdadero.

Falso.

SUBMIT

C O NT I N U A R

Lección 2 de 2

Referencias

Saroka, R. (2002). Sistemas de Información en la Era Digital. Buenos Aires, Argentina: Fundación OSDE....