Learning & Development Department FOR ASSISTANT CHIEF of STORE PDF

Preview

Summary

PENGENDALIAN PERSEDIAAN 3 FOR ASSISTANT CHIEF of STORE Learning & Development Department April 2015 Confidential - Do not duplicate or distribute without written permission | @Alfamart 2015 TUJUAN PEMBELAJARAN  Memahami kenapa persediaan penting di toko  Memahamai alur pengendalian persediaan ...

Description

PENGENDALIAN

PERSEDIAAN 3 FOR ASSISTANT CHIEF of STORE

Learning & Development Department April 2015

Confidential - Do not duplicate or distribute without written permission | @Alfamart 2015

TUJUAN PEMBELAJARAN  Memahami kenapa persediaan penting di toko  Memahamai alur pengendalian persediaan  Menghitung PKM dan mengusulkan review PKM  Memahami proses PB dan menghitung PB  Menghitung DSI toko  Mengendalikan bad stock toko dan OOS by display  Mengendalikan loss product

 Menghitung FPD NBH toko  Menjalankan tertib administrasi Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

POKOK BAHASAN  Penetapan Stock

 Handling Stock  Administrasi

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Alur Keluar Masuk Barang

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

PERSEDIAAN penting di toko ???

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Apa yang anda pahami tentang PENGENDALIAN PERSEDIAAN dan KENAPA DIKENDALIKAN ???

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Alur Pengendalian Persediaan

- Penetapan stock

STOCK

- Handling stock

- Administrasi

Learning & Development Department

Sasaran Kerja: “Continuous Stock”

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

PENGENDALIAN PERSEDIAAN adalah berbagai

upaya yang berfokus pada

pengelolaan stock yang tepat berdasarkan

kebutuhan konsumen

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

INGATLAH !!! Stock ideal memerlukan Pengelolaan Persediaan yang tepat berdasarkan data dan analisis yang

lengkap sehingga tercipta Continuitas Stock

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

PENETAPAN STOCK

Bagan Kondisi Persediaan Toko STOCK

OVER STOCK     

Item kurang laku Setting PKM besar Alokasi tidak sesuai Barang Promo/Sewa Seasonal

 DSI tinggi  Barang rusak/exp  Biaya

Learning & Development Department

OUT OF STOCK

IDEAL STOCK GOAL

CONTINUOUS STOCK

    

Fluktuasi sales Setting PKM kecil Kosong supplier/WH Kesalahan transaksi Barang hilang

 Hilang penjualan  Penjualan turun  Image buruk

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Apa yang menjadi indikator untuk menentukan

PERSEDIAAN toko ???

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Minor MPKM

Sales

Kapasitas Display

DSI

STOCK

Lead Time

OOS

Struk Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Apa yang diperhatikan saat penambahan Stock ???

TREND SALES SEASONAL PROMOSI

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Apa yang harus dilakukan untuk menentukan

persediaan toko ???

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

LAKUKAN perhitungan PKM berdasarkan kemampuan jual toko !!!

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Penetapan Kuantitas Maksimum PKM adalah penetapan kuantitas maksimum suatu toko per item-

itemnya yang disesuaikan dengan kondisi Sales, Lead Time, Safety Stock dan Minor dari Warehouse

RUMUS PKM :

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Variabel PKM : 

Average sales Qty/day

Rata-rata penjualan atau potensi sales yang terjadi setiap harinya, biasanya di ukur per tiga bulan. 

Lead Time Jarak terpanjang dari PB dikirim sampai dengan barang datang ke toko

Rumus :



Safety Stock Stock aman terpanjang yang harus ada di toko jika kondisi delivery DC tidak kirim barang



Minor Minimum Order, batas minimal toko order ke DC/BKL

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

FUNGSI : Mengetahui data sales PLU dan data-data yang diperlukan untuk menentukan PKM tiap PLU Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Saldo (Inventory) Akhir Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

LATIHAN !!! 1. Berapakah PKM item Fitbar Fruits 25G, jika diketahui data-data sebagai berikut :



Avg Sales Qty/Day = 5 pcs



Lead Time = 2 dan Safety Stock sama dengan lead time



Minor = 2

Hitunglah PKM nya !

2. Penjualan item Floridina 360ml Toko SAT Jaya Abadi Sales Toko SAT Jaya Abadi mengalami kenaikan. Pada bulan Juli (31 Hari) terjual 155pcs, bulan Agustus (31 Hari) 186 pcs dan sampai dengan tanggal tgl 20 September sudah terjual 140 pcs. Adapun Lead Time toko 3 hari dan safety Stock mengikuti Lead Time dan Minornya adalah 6 pcs. Berapakah PKM Toko yang ideal untuk item tersebut ? Berapakan PKM Exist item tersebut, jika ada N + = 24 ? 3. Diketahui : 

Sales Bulan Juli (Rokok Marllboro Red) = 60 bks, JHK = 30 hari, dengan OOS = 6 Hari



Sales Bulan Agustus (Rokok Marllboro Red) = 68 bks, JHK =31 hari, dengan OOS = 6 Hari



Sales Bulan September (Rokok Marllboro Red) = 45 bks, JHK = 14, dengan OOS = 3 Hari



Pengiriman barang terjadi pada hari Senin, Rabu, dan Sabtu



Safety Stock mengikuti Lead Time dan Minor = 10

Ditanya : Berapa PKM untuk item tersebut agar tidak terjadi OOS ? Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

CEK JAWABAN !!! 1. PKM = Avg Sales Qty/Day x (LT + SS) + Minor = 5 x (2 + 2) + 2 = 22 pcs (V) 2. Avg Sales Qty/Day = Total Sales Qty/JHK = (155 + 186 + 140)/(31 + 31 + 20) = 481/82 = 5,86  6 pcs PKM = Avg Sales Qty/Day x (LT + SS) + Minor = 6 x (3 + 3) +6 = 42 pcs PKM Exist = PKM Toko + N+ = 42 + 24 = 66 pcs Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

CEK JAWABAN !!! 3. Avg Sales Qty/Day = Total Sales Qty/JHK = (30 + 68 + 45)/((30 – 6) + (31 – 6) + (14 – 3)) = 143/60 = 2,3  2 pcs

= (7/3) + 1 = 3 hari SS = LT SS = 3 hari

PKM = Avg Sales Qty/Day x (LT + SS) + Minor = 2.3 x (3 + 3) + 10 = 24,3 bks  Karena Minornya 10, jadi untuk item ini PKM nya 20 bks (2 slove) Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Penetapan Kuantitas Maksimum merupakan indikator

terpenting dalam menentukan Permintaan Barang (PB) ke toko

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Permintaan Barang (PB)



PB terjadi jika EOD dikirim setiap hari



Proses PB disesuaikan dengan Minor suatu item barang



Jika jumlah PB < Minor, maka tidak

PB = PKM Exist - OH

terjadi PB 

Jika jumlah PB >/= Minor, maka terjadi PB sejumlah minor

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

PROSES PB DIPENGARUHI PKM EXIST : PKM Exist = PKM + N+ PKM Exist = PKM + Nx

PKM Exist = PKM + N+ + Nx

Ket : N + : Sewa N x : Promosi

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

LATIHAN !!! 1. Berapakah Stock item Sinde, jika N+ = 12 dan diimplementasikan 1 kali pengiriman dan berapakah PKM Exist nya ? Nama Item MPKM Sinde Larutan Orange 320ml 6

PKM 12

Minor 6

OH 0

2. Berapakah Stock item Mizone, jika Nx = 2 dan diimplementasikan 1 kali pengiriman dan berapakah PKM Exist nya ? Nama Item Mizone Passion Fruit 500 ml

MPKM 24

PKM 24

Minor 12

OH 8

3. Berdasarkan data item diatas berapa PB untuk item Sinde dan Mizone ? 4. Jika PKM suatu Item 12, OH = 9, dan minornya = 4. berapakah PB yang terjadi ?

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

CEK JAWABAN !!! 1. PKM Exist = PKM Toko + N = 12 + 12 = 24 pcs 2. PKM Exist = PKM Toko + N = 24 + (24 x 2) = 72 pcs 3. PB Sinde = PKM Exist – OH = 24 – 0 = 24 pcs PB Mizone = PKM Exist – OH = 72 – 8 = 64 pcs  Karena PB dipengaruhi Minor (6), jadi PB nya = 60 pcs 4. PB = PKM Exist – OH = 12 – 9 = 3 pcs  Karena PB dipengaruhi Minor (4), untuk item ini tidak terjadi PB karena dibawah Minor

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

LAKUKAN perhitungan PKM secara berkala, dan

perhatikan kondisi DSI toko !!!

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Apa yang anda pahami tentang DSI ???

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Day Sales Inventory Day Sales Inventory adalah membandingkan nilai inventory dari

seluruh item di toko dengan rata-rata penjualan.

VS

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

FORMULA DSI

Saldo Akhir

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

LATIHAN !!! 1. Berapakah DSI PKM dan DSI OH untuk item-item dibawah ini : Nama Item Dji Sam Soe Gudang Garam Filter Sampoerna Mild 16 Sampoerna Mild 12

SALES (BULAN)

MINOR 80 20 60 40

INI 316 60 459 268

JHK 31 31 31 31

-1 352 66 550 321

JHK 31 31 31 31

-2 314 84 490 330

JHK 25 25 25 25

AVG SALES/H MPKM ARI 160 20 160 100

PKM TOKO 320 80 320 240

STOCK DSI PKM DSI OH 143 68 203 119

2. Diketahui : Rp. Saldo akhir = Rp. 100.000.000 dan Sales dari tanggal 1 sampai 20 = Rp. 160.000.000. Berapa DSI sampai tanggal 20 ? 3. Diketahui : Saldo Awal = Rp. 144.351.805 Saldo Akhir = Rp. 106.220.890 Sales April = Rp. 298.799.149 Aktivitas Retur = Rp. 184.605 Berapakah DSI bulan April ?

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

CEK JAWABAN !!! 1. DSI PKM = PKM/Avg Sales Qty DSI OH = OH/Avg Sales Qty DSI PKM (Dji Sam Soe) = 320/((316 + 352 + 314)/(31 + 31 +25)) = 320/11,28 = 28,3  28 hari DSI OH (Dji Sam Soe) = 143/((316 + 352 + 314)/(31 + 31 +25)) = 143/11,28 = 12,6  13 hari DSI PKM (GG Filter) = 80/((60 + 60 + 84)/(31 + 31 +25)) = 80/2,41 = 33,19  33 hari DSI OH (GG Filter) = 68/((60 + 60 + 84)/(31 + 31 +25)) = 68/2,41 = 28,21  28 hari

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

CEK JAWABAN !!! DSI PKM (Sampoerna Mild 16) = 320/((459 + 550 + 490)/(31 + 31 +25)) = 320/17,22 = 18,58  19 hari DSI OH (Sampoerna Mild 16) = 203/((459 + 550 + 490)/(31 + 31 +25)) = 203/17,22 = 11,78  12 hari DSI PKM (Sampoerna Mild 12) = 240/((268 + 321 + 330)/(31 + 31 +25)) = 240/10,56 = 22,72  23 hari DSI OH (Sampoerna Mild 12) = 119/((268 + 321 + 330)/(31 + 31 +25)) = 119/10,56 = 11,26  11 hari 2. DSI Per Tanggal = ((Saldo Akhir) / Rp Sales Tgl 1 s/d “H”) x Tgl “H” = (100.000.000/160.000.000) x 20 hari = 12.5 hari  13 hari Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Apa tujuan mengetahui

DSI Toko ???

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Tujuan DSI : 1. Mengetahui Berapa harikah nilai inventory yg ada ditoko dibandingkan dengan Avg sales toko 2. Mengetahui Kapan tenggang waktu jatuh tempo inventory suatu barang dari TOP sehingga tidak jadi utang dagang

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Faktor-faktor apa yang mempengaruhi DSI toko???

SALES STOCK RETURN

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Adakah pengaruh DSI terkait laba rugi toko ???

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Pengaruh DSI Terkait Rugi Laba : 

DSI harian “” hari TOP artinya Rugi

Keterangan : TOP  Term of Payment = Jangka waktu pembayaran Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Apa yang harus dilakukan terhadap persediaan barang di toko???

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

HANDLING STOCK

Alur Handling Stock

Penetapan Stock

Penerimaan

Penataan

Penyimpanan

 Tidak OOS  Tidak Over Stock  Hitung dan review PKM  Monitoring stock secara berkala

 Jangan dilempar saat penurunan barang  Teliti pengecekan

 Sesuai Planogram  Full Display  Kebersihan dan Kerapian  Cek Expired & FEFO  SO Rutin

 Food dan Non Food  Recehan dan Kartonan  Penggunaan Pallet  Kebersihan dan Kerapian  Cek Expired  Label Exp

 Continuous Stock  Stock Ideal

 Barang Rusak Kecil

 Barang Rusak, Expired, Hilang Kecil

 Barang Rusak dan Expired Kecil

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Apa yang harus dilakukan agar stock toko tetap layak

jual, dikonsumsi, dan tersedia sesuai kebutuhan

konsumen???

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Bad Stock

KENDALIKAN!!!

OOS Product Lost

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Pengendalian Bad Stock Bad Stock adalah suatu kondisi barang yang rusak baik secara fisik

(kemasan) atau expired sehingga tidak layak jual dan konsumsi, yang diakibatkan pengiriman dan pengelolaan barang di toko.

Penyebab Barang Rusak : 1. Personil Toko 2. Binatang 3. Konsumen Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

PAHAMILAH!!! 1. Barang Rusak Karena Kesalahan Toko AKTIVITAS

PENCEGAHAN

KONDISI  Melempar barang kartonan

 Membuka koli dengan benda tajam  Menumpuk barang tidak Barang Datang Warehouse

semestinya  Terburu-buru mengecek barang

 Perlakukan barang dengan

teliti  Konsentrasi dan hati-hati  Perhitungkan jenis barang dan luas area penerimaan barang  Memastikan barang layak jual dan konsumsi

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Lanjutan… AKTIVITAS

PENCEGAHAN

KONDISI  Expired

 FEFO/FIFO

 Ceroboh saat display dan

 Konsentrasi dan hati-hati

membersihkan produk

 Display harus mengikuti

 Display tidak sesuai Display Barang di Area Sales

planogram

planogram (Tir, KI-KA, A-B, D-B)

 Floor display diatur jangan sampai mengganggu

 Floor display mengganggu

konsumen

trafic konsumen

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Lanjutan … AKTIVITAS

PENCEGAHAN

KONDISI  Overstock

 Cek PKM dan floor display

 Gudang kurang layak pakai

 Info ke pihak terkait

 Penempatan barang tidak

 Atur penempatan barang  Gunakan alat bantu

tepat Gudang

 Ceroboh saat ambil barang  Pemisahaan barang baik dan barang rusak  Expired gudang

Learning & Development Department

 Pisahkan barang baik dan barang rusak  Atur keluar masuk barang di gudang (FEFO/FIFO)

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

2. Barang Rusak Karena Binatang AKTIVITAS

KONDISI  Tikus

 Kecoa dan Semut

PENCEGAHAN  Optimalkan kebersihan dan

maintenance  Optimalkan kebersihan

Area Sales dan Gudang

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

3. Barang Rusak Karena Konsumen AKTIVITAS

PENCEGAHAN

KONDISI  Konsumen mencoba barang

dagangan  Konsumen kesulitan saat

 Optimalkan pengawasan

 Membantu/menolong konsumen

akan mengambil barang Area Sales dan Gudang

pada rak yang tidak terjangkau

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Pengendalian Out of Stock OUT OF STOCK adalah barang tidak tersedia secara data (OH= 0) atau

barang tidak tersedia di rak display (barang tersedia di gudang, meja kasir,dll) Out of Stock atau barang kosong terjadi ketika :

1. Produk tidak ditemukan dalam bentuk yang diinginkan (rasa/ukuran) 2. Produk tidak tersedia secara data (OH= 0) 3. Produk tidak terdapat di rak menurut konsumen Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Out of Stock By Display !!!

Barang terdapat di gudang

Learning & Development Department

Barang tidak tersedia di rak

Barang terdisplay di meja kasir

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Lakukan !!!  Speed Display  Full Display  Rutin Monitoring Stock

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Pengendalian Loss Product Loss Product atau barang hilang adalah selisih qty barang antara fisik

dan data (OH), yang disebabkan oleh internal, eksternal, dan administrasi.

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Diagram Pengendalian Loss Product

PENYEBAB

Internal

AKIBAT

 Stock Tidak Sesuai

PENANGANAN

Integritas

 Loss Sales

Eksternal

Pengawasan  Biaya dan NBH

Administrasi

 Turn Over Karyawan

Teliti

NOTE : NBH atau Nota Barang Hilang adalah total selisih barang hilang (Rp) yang menjadi beban karyawan toko setelah dikurangi BTK atau Batas Toleransi Kehilangan dari perusahaan Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

FORMULA NBH

BTK tergantung kebijakan masing-masing Branch

Learning & Development Department

All Rights Reserved. @Alfamart 2015

LATIHAN !!! 1.

Toko SAT A mengalami selisih minus pada bulan Juni (30 Hari) Rp.400.000,-

adapun BTK / batas Toleransi Kehilangan 0,15 % dari Net Sales Perbulan. Sedangkan SPD toko tersebut adalah Rp. 6.000.000. Berapa rupiahkah selisih y...