MAKALAH SURAT MENYURAT PDF

Preview

Summary

MAKALAH SURAT MENYURAT Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Bahasa Indonesia Dosen: Enny Rahayu, S.Pd, M.Pd Disusun Oleh: Kelompok 10 Fauzi Ramadhani 208150012 M.Syamrin 208150019 Natasya Febiola 208150030 Rafif Aulia Ihsan 208150074 Ratih Sutanty 208150018 Shandy P Wardani 208150034 PROGRAM STUDI TEKNI...

Description

MAKALAH SURAT MENYURAT Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Bahasa Indonesia Dosen: Enny Rahayu, S.Pd, M.Pd

Disusun Oleh: Kelompok 10 Fauzi Ramadhani

208150012

M.Syamrin

208150019

Natasya Febiola

208150030

Rafif Aulia Ihsan

208150074

Ratih Sutanty

208150018

Shandy P Wardani

208150034

PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS MEDAN AREA 2020

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan anugrah dari-Nya kami dapat menyelesaikan makalah tentang “Surat Menyurat” ini. Sholawat serta salam semoga senantiasa tercurahkan kepada junjungan besar kita, Nabi Muhammad SAW yang telah menunjukkan kepada kita semua jalan yang lurus berupa ajaran agama islam yang sempurna dan menjadi anugrah terbesar bagi seluruh alam semesta. Penulis sangat bersyukur karena dapat menyelesaikan makalah yang menjadi tugas Bahasa Indonesia dengan judul “Surat Menyurat”. Disamping itu, kami mengucapkan banyak terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu kami selama membuat makalah ini berlangsung sehingga dapat terlearisasikan makalah ini. Demikian yang dapat kami sampaikan, semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca. Kami mengharapkan kritik dan saran terhadap makalah ini agar kedepannya dapat kami perbaiki. Karena kami sadar, makalah yang kami buat ini masih banyak terdapat kekurangannya.

Medan, 20 Oktober 2020

Penyusun

i

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR

i

DAFTAR ISI

ii

BAB I PENDAHULUAN

1

1.1 Latar Belakang

1

1.2 Rumusan Masalah

2

1.3 Tujuan dan Manfaat Pembahasan

2

BAB II PEMBAHASAN

3

A. Sejarah dan Perkembangan Surat Menyurat…………………………..3 B. Pengertian Surat Menyurat…………………………………………......4 C. Bagian-Bagian Surat…………………………………………………...4 D. Jenis-Jenis Surat……………………………………………………........8 E. Fungsi Surat…………………………………………………………......10 F. Bahasa Surat…………………………………………………………....11 BAB III PENUTUP

12

Simpulan

12

DAFTAR PUSTAKA

13

ii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis salah satunya bagian dari keterampilan menulis adalah menulis surat. Surat merupan bagian yang tidak dapat terpisahkan dari aktivitas manusia dalam era modern in. Surat adalah sarana untuk menyampaikan pikiran, isi hati, kehendak kepada orang lain melalui bahasa tulis dengan menggunakan kertas sebagai medianya. Surat juga dapat berfungsi sebagai alat komunikasi tulis yang efesien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan. Surat juga dapat berfungsi sebagai alat untuk mewakili penulis. Dalam hal ini tidak perlu melakukan bertatap muka antara si penulis dan penerima surat tersebut, dikarenakan diwakili oleh surat tersebut. Pada era globalisasi sekarang ini, dalam menyampaikan gagasan yang akan disampaikan, baik dalam komunikasi biasa maupun resmi. Namun terkadang masih banyak yang tidak mengerti apa itu surat, bagian bagian surat, jenis - jenis, bentuk dan bahasa surat yang bener dan baik. Banyak kesalahan yang sering ditemukan dalam penulisan surat. Dimana yang diketahui bahwa masih masyarakat yang belum mengetahui tata cara pembuatan atau penulisan surat yang baik dan bener. Oleh karena itu, tulisan ini dibuat dengan tujuan untuk mengetahui sistematika cara penulisan surat yang baik dan bener serta agar dapat membedakan format dan jenis-jenis surat yang kita temui. Oleh sebab itu, dalam makakah ini akan dibahas mengenai pengertian surat, bagian-bagian surat,jenis-jenis surat, bentuk dan bahasa surat yang bener dan baik. Penyusun berharap, dengan adanya makalah ini bisa menambah pengetahuan kita mengenai tentang penulisan surat dan cara penulisan surat dengan mengunakan sistematika yang baik dan bener.

1

B. Rumusan Masalah Adapun melihat dari latar belakang masalah diatas maka rumusan pernmasalahan dari pembahasan makalah ini adalah: 1. Bagaimana Sejarah dan Perkembangan Surat Menyurat? 2. Bagaimana Pengertian Surat Menyurat? 3. Bagaimana Bagian-Bagian Surat Menyurat? 4. Bagaimana Jenis-Jenis Surat? 5. Bagaimana Fungsi Surat? 6. Bagaimana Bahasa Surat?

C. Tujuan Masalah Adapun tujuan dari pembuatan makalah ini adalah sebagai berikut: 1. Mengetahui Sejarah dan Perkembangan Surat Menyurat. 2. Mengetahui Pengertian Surat Menyurat. 3. Mengetahui Bagian-Bagian Surat Menyurat. 4. Mengetahui Jenis-Jenis Surat. 5. Mengetahui Fungsi Surat. 6. Mengetahui Bahasa Surat.

2

BAB II PEMBAHASAN

A. Sejarah dan Perkembangan Surat Menyurat Kegiatan surat-menyurat di Indonesia sendiri telah dimulai jauh sebelum kedatangan bangsa Eropa, yakni pada masa Kutai, Tarumanegara, Majapahit, Pajajran, Sriwijaya, dan Mataram. Bentuk surat pada zaman itu pun masih tergolong sederhana yaitu berupa kulit kayu, potongan bambu, daun lontar dan kulit binatang. Kegiatan

surat-menyurat

modern

pun

berkembang

ketika

kedatangan bangsa Eropa ke Indonesia yang dipelopori oleh Belanda di abad 17-18an. Kegiatan pos semakin lancar, Setelah pembuatan Jalan Raya Pos (de Grote Postweg) dari Anyer sampai Panarukan sepanjang 1000 km pada tahun 1809 atas perintah gubernur jendral Herman William Deandels. Hal tersebut menyebabkan tempuh pos dari Jawa Barat ke Jawa Timur yang sebelumnya memakan waktu 40 hari, diperpendek menjadi 6 hari. Penggagasan perangko yang dipelopori oleh inggris pada tahun 1840 membuka zaman baru dalam bidang pertarifan pos. Belanda yang pada saat itu menduduki Indonesia mengikuti jejak Inggris dengan membuat perangko yang bergambar Raja Willem III di tahun 1852. Perkembangan kegiatan surat-menyurat pun berkembang pesat di tanah air Indonesia. Pemerintah kolonial Belanda akhirnya menyediakan banyak kantor pos di berbagai kota besar di Indonesia serta menyediakan banyak kotak pos. Kantor pos merupakan salah satu tempat paling sibuk ketika itu. Walaupun fungsi surat sudah sedikit tergeser oleh kemajuan teknologi seperti telepon maupun internet, tetapi peran surat sebagai alat telekomunikasi masih banyak digunakan sampai sekarang. Begitu juga peran kantor pos yang dahulu merupakan tempat paling sibuk berubah menjadi tempat berbagai fungsi dari sebagai tempat pembayaran maupun pengiriman-penerimaan uang.

3

B. Pengertian Surat Menyurat Istilah surat-menyurat mengandung pengertian hubungan antara satu pihak dan pihak lain dengan perantaraan surat. Istilah lain untuk suratmenyurat adalah korespondensi. Surat-rnenyurat atau korespondensi itu merupakan salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis. Kegiatan surat-menyurat adalah kegiatan mulai dari menyusun konsep sural sampai dengan surat itu siap dikirim. Dalam kegiatan surat-menyurat itu termasuk antara lain, kegiatan-kegiatan pendiktean, pengetikan. pengoreksian, dan penandatanganan.

C. Bagian-Bagian Surat Bagian-bagian dalam menulis surat yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut. 1. Kepala Surat atau Kop Surat Kepala surat merupakan identitas singkat tentang kantor, perusahaan, organisasi, dan sejenisnya yang mengirimkan surat resmi. Bagian ini berfungsi untuk mengetahui dengan mudah nama dan alamat serta keterangan lain mengenai identitas lembaga si pengirim surat. Kepala surat bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi: a) Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi, b) Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut, c) Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut, d) Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web. Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala

4

surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan. 2. Tempat dan Tanggal Surat Tanggal Surat Menunjukkan Surat itu dibuat. Bagian

ini

berfungsi

memudahkan

petugas

dalam

pengarsipan surat. Selain itu tanggal surat berguna untuk mengetahui batas waktu dan cepat lambatnya penyelesaian masalah yang dipersoalkan dalam surat. Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian surat sebelah kanan. Contoh: 17 Oktober 1990, 06 Februari 2018 3. Nomor Surat-Surat Dinas atau Surat Resmi Nomor surat-surat dinas atau surat resmi yang dikeluarkan harus diberi nomor surat dan kodenya. Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya

menggunakan

penomoran

terhadap

surat

yang

dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk: a) Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan, b) Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan, c) Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya, d) Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat Contoh: Nomor: 023/PMR/05/12/2018 atau Nomor: 042/PRMK/28/08/2018.

5

4. Lampiran Bagian

lampiran

merupakan

bagian

penjelas

yang

menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang di lampirkan, bagian lampiran ini bisa ditiadakan. 5. Hal atau Perihal Surat-surat resmi atau surat dinas yang baik selalu dilengkapi dengan bagian hal atau perihal. Hal atau perihal tersebut memuat isi pokok surat tersebut. Karena merupakan intisari isi surat, hal/perihal cukup ditulis sesingkat mungkin. Namun, dapat dipahami dan menggunakan huruf kapital pada awal kata dan berjenis kata benda bukan kata kerja. Contoh : Hal: Penawaran Harga Buku atau Perhal: Penagihan Pembayaran. 6. Alamat Surat Penulisan alamat pada halaman surat sebaiknya sama lengkapnya seperti penulisan pada sampul surat. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal tersebut adalah sebagai berikut: a) Kata "kepada" pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata "kepada" dirasa berlebihan karena sudah ada kata "Yth./ yang terhormat" b) Menggunakan kata "Yang terhormat" yang bisa disingkat menjadi "Yth." c) Menggunakan kata "Bapak", "Ibu" atau "Sdr" jika yang dituju adalah seseorang bukan nama instasi. Kata "Bapak, Ibu, Sdr" selalu ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh nama orang. d) Di setiap baris pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.

6

e) Menuliskan alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus. Contoh: Yth.Direktur PT Aneka Jalan Raden Intan 11 Jakarta 7. Salam Pembuka Penulisan salam pembuka dimulai dari margin kiri, bukan di tengah-tengah dan tidak pula terlalu ke dalam seperti paragraf. Salam pembuka yang berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma (,). Contoh: Dengan hormat, Bapak yang terhormat, Salam hormat, Assalamualaikum wr.wb. Salam bahagia. 8. Isi Surat a) Pembuka Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai pengantar

atau

pendahuluan

terhadap

informasi

yang

disampaikan di alenia isi. b) Isi Alenia isi berisi informasi yang akan disampaikan. c) Penutup Selanjutnya alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat. 9. Salam Penutup Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata: "Hormat saya, Hormat kami, Wassalam". Penulisan salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma. 10. Nama Jelas Pengirim dan Tanda tangan Pengirim surat dinas adalah orang yang bertanggung jawab terhadap lembaga atau organisasi yang dipimpinnya. Identitas pengirim dalam surat dinas, biasanya terdiri atas lima unsur, yaitu: a) Jabatan pengirim b) Tanda tangan pengirim

7

c) Stempel atau cap dinas d) Nama terang pengirim e) Keterangan lain, misalnya NIP,dan sebagainya. 11. Tembusan Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut. Contoh tembusah: 1). Yth. Direktur PT ABDI, Jakarta, 2). Yth. Direktur Mandiri, Jakarta, 3). Arsip

D. Jenis-Jenis Surat Secara umum surat digolongkan menjadi tiga fungsi atau tiga jenis, yaitu surat resmi, surat pribadi, dan surat niaga. Contoh dari surat resmi adalah surat undangan resmi, surat edaran, dan surat pemberitahuan, dan sebagainya. 1. Surat Resmi Surat resmi adalah surat yang biasa digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi. Surat resmi dibuat dengan kaidah dan aturan yang sudah ditentukan,misalnya penggunaan bahasa baku,isi surat harus efektif dan jelas. Adapun struktur dari surat resmi ini adalah: a) Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi. b) Ada nomor surat, lampiran, dan perihal. c) Adanya alamat tujuan d) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim. e) Penggunaan ragam bahasa resmi. f) Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi. 2. Surat Pribadi Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau dapat dikatakan surat yang tujuannya hanya untuk seseorang. Surat ini ditujukan antara sesama teman atau keluarga. Surat ini tidak termasuk surat resmi, namun dalam surat pribadi

8

tentunya harus memperhatikan etika dan sopan santun dalam penulisannya tidak boleh menggunakan bahasa yang semaunya. Contoh dari surat pribadi adalah surat izin dari orang tua untuk sekolah, surat cinta dari pasangan, surat undangan ulang tahun, surat kepada sahabat, dan lain-lain. Struktur surat pribadi yaitu: a) Tidak menggunakan kop surat, b) Tidak ada nomor surat, c) Adanya alamat yang dituju. d) Salam pembuka dan penutup bervariasi, e) Menggunakan bahasa bebas yang sesuai keinginan dari si penulis, f) Format tulisan surat bebas. 3. Surat Niaga Surat niaga adalah surat yang biasa digunakan bagi badan yang menyelenggarakan

kegiatan

usaha

niaga

seperti

usaha

industri,bisnis,dan usaha jasa. Surat niaga mempunyai dua sifat, yaitu

sifat

intern

dan

ekstern,

tergantung

situasi

dalam

penggunaannya. Dalam hal intern, Surat niaga dipergunakan sebagai hubungan antar berbagai pihak tertentu di dalam satu perusahaan. Sedangkan dalam situasi kondisi ekstern, Surat niaga dipergunakan sebagai berhubungan dengan pihak lain di luar perusahaan, baik secara perorangan maupun badan usaha. Struktur dari surat niaga adalah : a) Menggunakan kop surat b) Ada nomor surat, lampiran surat, dan perihal surat. c) Tercantum alamat dan tanggal surat. d) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baik. e) Terdapat isi surat seperti pendahuluan, inti dan penutup. f) Tercantum jabatan pengirim surat g) Ada tanda tangan pengirim surat

9

Biasanya surat niaga dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan, karena surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik dan benar dan surat niaga juga format tulisannya hampir sama dengan surat resmi. Ada beberapa macam yang termasuk ke dalam surat niaga, yaitu surat jual beli, kwitansi, dan perdagangan. E. Fungsi Surat Meskipun alat komunikasi berkembang pesat, tetapi surat masih dipertahankan karena surat mempunyai fungsi sebagai: 1. Alat komunikasi Sebagai alat komunikasi, surat dapat menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain atas nama pribadi maupun organisasi. 2. Alat bukti tertulis Sebagai alat bukti tertulis, surat dapat dipergunakan sebagai bukti apabila terjadi perselisihan antara organisasi-organisasi atau pejabatpejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. 3. Alat pengingat Sebagai alat pengingat, surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal atau peristiwa yang telah lampau. 4. Alat bukti historis Sebagai alat bukti dalam artian luas surat mencakup dunia bisnis, menjadi bahan bukti, dan surat bisa berupa kwitansi, tanda terima, surat jalan pengiriman barang resi atau juga bukti pengiriman uang, serta surat perjanjian dan berbagai surat bisnis lainya. 5. Duta atau wakil organisasi Sebagai duta atau wakil organisasi, kehadiran surat mewakili organisasi dalam berkomunikasi atau bertatap muka dengan pihak lain. 6. Alat pedoman kerja Surat berfungsi sebagai pedoman kerja, karena surat dapat digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan.

10

F. Bahasa Surat Dalam korespondensi, bahsa memegang peranan yang sangat penting, hal ini dikarenakan surat merupakan perwujudan buah pikiran dalam bentuk tulisan yang dapat dibaca dan diresapi secara berulangulang, maka dari itu seorang penulis surat haruslah berhati-hati dalam menggunakan kata-kata dalam menyusun kalimat serta pemakaian kata dan frasanya. Dalam penulisan surat ada hal-hal yang harus diperhatikan, diantaranya adalah : 7. Memilih kata-kata yang tepat dan jelas. Penulis surat harus menggunakan kata-kata sederhana yang bersifat umum dan mudah dimengerti siapapun. 8. Menggunakan Bahas Bahasa yang baik, teratur, enak dibaca, sederhana, mudah dimengerti dan tidak membosankan akan membuat penerima surat mengerti dengan jelas terhaadap surat tersebut. 9. Memakai Bahasa yang tidak menimbulkan keragu-raguan. Bahasa surat yang tegas akan sangat berpengaruh pada setiap pembaca. Karena bahasa surat yang menimbulkan keragu-raguan dan ketidak pastian bisa menimbulkan salah informasi. 10. Menggunakan bahasa yang sopan,ramah dan hormat. 11. Menggunakan kalimat-kalimat yang singkat dan lengkap. 12. Menghindari penggunaan kata-kata yang bersinonim.

11

BAB III SIMPULAN

Surat

menyurat

adalah

salah

satu

bentuk

komunikasi

dengan

mempergunakan surat alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting. Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan ke pihak lain untuk menyampaikan berita. Dengan demikian jelas bahawa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya suatu tujuan organisasi. Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, karena penilaian negative berawal dari cara penulisan surat yang ditulis.

12

DAFTAR PUSTAKA

Khanfarkhan.com. (2019, 02 April). Pengertian Surat Dan 6 Fungsi Surat Yang Wajib

Diketahui.

Diakses

pada

15

Oktober

2020

dari

https://khanfarkhan.com/pengertian-surat-dan-6-fungsi-surat-yang-wajibdiketahuI Zonasiswa.com. (2013, 09 Desember). Surat Pengertian Fungsi Sejarah. Diakses pada 15 Oktober 2020 dari http://www.zonasiswa.com/2013/12/suratpengertian-fungsi-sejarah.html Academia.edu. (2012, 31 Maret). Contoh Makalah Tentang Surat Menyurat. Diakses

pada

17

Oktober

...