Makalah Proyek Pembangunan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar PDF

Preview

Summary

MAKALAH MANAJEMEN PROYEK TI PROYEK PEMBANGUNAN Sistem Informasi Pengarsipan Surat Keluar dan Surat Masuk Pada Kantor Kecamatan Bajuin Oleh: Yuniska Fithriyyah A1315110 Dosen Pengampu: Veri Julianto, S.Si., M.Si JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA POLITEKNIK NEGERI TANAH LAUT PELAIHARI 2017 i KATA PENGANTAR P...

Description

MAKALAH MANAJEMEN PROYEK TI PROYEK PEMBANGUNAN Sistem Informasi Pengarsipan Surat Keluar dan Surat Masuk Pada Kantor Kecamatan Bajuin

Oleh: Yuniska Fithriyyah A1315110

Dosen Pengampu: Veri Julianto, S.Si., M.Si

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA POLITEKNIK NEGERI TANAH LAUT PELAIHARI 2017

i

KATA PENGANTAR Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya kepada saya sehingga saya berhasil menyelesaikan tugas manajemen proyek TI yaitu membuat makalah yang berjudul “proyek pembangunan sistem informasi pengarsipan surat keluar dan surat masuk pada kantor kecamatan bajuin”. Tugas ini dibuat sebagai tugas besar pada mata kuliah manajemen proyek TI di semester 4. Dalam penyusunan tugas penyusunan makalah ini tidak lepas dari bantuan banyak pihak maka pada kesempatan ini saya ingin mengucapkan banyak terimakasih kepada sumber-sumber yang saya dapat jadikan referensi dalam peyusunan makalan ini. Saya menyadari bahwa tugas penyusunan makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu saya harapkan demi kesempurnaan penyusunan makalah ini. Akhir kata, saya sampaikan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu khususnya kepada bapak Veri Julianto, M.Si selaku dosen pengampu mata kuliah manajemen proyek TI.

Pelaihari, 04 Juni 2017

Yuniska Fithriyyah

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................................................... ii iii DAFTAR ISI............................................................................................................................................ III BAB 1 SEKILAS TENTANG MANAJEMEN PROYEK ...................................................................... 1 1.1 Definisi Manajemen Proyek ................................................................................................................. 1 1.2 Prinsip Manajemen Proyek .................................................................................................................. 1 1.3 Proses Manajemen ................................................................................................................................... 2 1.4 Kerangka Kerja .......................................................................................................................................... 4 1.5 Tujuan Manajemen Proyek ................................................................................................................... 5 1.6 Faktor Pembatas Manajemen Proyek .............................................................................................. 5 1.7 Metodologi Manajemen Proyek .......................................................................................................... 6 1.8 Knowledge Area Manajemen Proyek ................................................................................................ 8 1.9 Teknik dan Metode Manajemen Proyek........................................................................................ 14 1.10 Asosiasi dan Profesi Manajemen Proyek ................................................................................... 16 BAB 2 MENJADI MAJEMEN PROYEK .............................................................................................21 2.1 Siapa Manajer Proyek? ......................................................................................................................... 21 2.2 Mengapa Diperlukan Manajer Proyek ? ....................................................................................... 21 2.3 Skill Yang Dibutuhkan Oleh Manajer Proyek .............................................................................. 23 2.4 Tugas dan Tanggung Jawab Manajer Proyek .............................................................................. 26 2.5 Kompetensi yang Harus Dimiliki Manajer Proyek .................................................................... 28 BAB 3 METODOLOGI MANAJEMEN PROYEK..............................................................................32 3.1 Inisiasi Proyek (Project Initiation) .................................................................................................. 33 3.2 Perencanaan Proyek (Project Planning) ....................................................................................... 34 3.3 Eksekusi Proyek (Project Execution) .............................................................................................. 36 3.4 Pengontrolan Proyek (Project Controlling) ................................................................................. 36 3.5 Closure Project (Project Closure) ..................................................................................................... 37 BAB 4 KNOWLEDGE AREA MANAJEMEN PROYEK ....................................................................39

iii

4.1 Project Scope Management ................................................................................................................ 39 4.2 Project Time Manajement .................................................................................................................... 41 4.3 Project Cost Management ................................................................................................................... 43 4.4 Project Human Resource Management .......................................................................................... 44 4.5 Project Risk Management..................................................................................................................... 51 4.6 Project Communications Management .......................................................................................... 52 4.7 Project Quality Management ............................................................................................................. 58 4.8 Project Procurement Management .................................................................................................. 60 4.9 Project Integration Management ..................................................................................................... 61 BAB 5 INISIASI PROYEK (PROJECT INITIATION) ......................................................................64 5.1 Batasan Pembahasan............................................................................................................................. 64 5.2 Dokumen yang Harus Dipersiapkan................................................................................................ 64 5.3 Contoh dan Penjelasan.......................................................................................................................... 64 5.4 Surat Tugas................................................................................................................................................ 66 5.5 Pendefinisian Proyek (Project Definition) .................................................................................... 67 5.6 Dokumen Kontrol ................................................................................................................................... 68 5.7 Info Global ................................................................................................................................................. 69 5.8 Info Umum ................................................................................................................................................. 70 5.8.1 Permasalahan ............................................................................................................................... 70 5.8.2 Deskripsi Produk / Servis ........................................................................................................ 70 5.8.3 Faktor Penentu Keberhasilan................................................................................................. 71 5.8.4 Keuntungan yang Diharapkan ............................................................................................... 71 5.8.5 Teknologi ........................................................................................................................................ 72 5.8.6 Deskripsi Proyek ......................................................................................................................... 72 5.8.7 Perencanaan Aktivitas Secara Global ................................................................................. 73 5.8.8 Risiko ................................................................................................................................................ 74 5.8.9 Batasan ............................................................................................................................................ 74 5.8.10 Asumsi ........................................................................................................................................... 74

iv

BAB 6 PERENCANAAN PROYEK (PROJECT PLANNING) ..........................................................75 6.1 Batasan Pembahasan............................................................................................................................. 75 6.2 Dokumen/Formulir yang Harus Dipersiapkan ........................................................................... 75 6.3 Contoh dan Penjelasan.......................................................................................................................... 76 6.4 Dokumen Kontrol ................................................................................................................................... 78 6.5 Ruang Lingkup (scope) ......................................................................................................................... 79 6.5.1 Ruang Lingkup Proyek ............................................................................................................. 79 6.6 Tujuan ......................................................................................................................................................... 80 6.6.1 Tujuan Proyek ............................................................................................................................. 80 6.6.2 Faktor Penentu Keberhasilan................................................................................................ 80 6.6.3 Keuntungan yang diharapkan ............................................................................................... 80 6.7 Jadwal Proyek .......................................................................................................................................... 81 6.8 Struktur Organisasi Proyek ................................................................................................................ 83 6.8.1 Peran dan Tanggung Jawab.................................................................................................... 84 6.9 Manajemen Komunikasi ...................................................................................................................... 87 6.9.1 Perencanaan Komunikasi ....................................................................................................... 87 6.9.2 Persiapan Pertemuan (Meeting) .......................................................................................... 87 6.10 Manajemen Perubahan ...................................................................................................................... 88 6.10.1 Prosedur Kontrol Perubahan .............................................................................................. 88 6.10.2 Pengajuan perubahan ............................................................................................................. 88 6.10.3 Monitor Perubahan .................................................................................................................. 88 6.11 Lampiran A: Perencanaan Komunikasi (Communication Plan) ........................................ 90 6.11.1 Pertemuan/Rapat (Meeting) ................................................................................................ 90 6.11.2 Pelaporan (Reporting) ............................................................................................................ 93 6.12 Lampiran B: Perencanaan Perubahan......................................................................................... 96 6.12.1 Form Permintaan Perubahan (Changes Request Form) ............................................ 96 6.12.2 Daftar Permintaan Perubahan (Changes Request Log) ............................................. 97 6.13 Lampiran C ............................................................................................................................................. 98

v

6.13.1 Struktur Rincian Pekerjaan (Work Breakdown Structure) ...................................... 98 6.13.2 Penugasan Tim Proyek (Project Team Assigment)................................................... 100 6.13.3 Jadwal Proyek (Project Schedule).................................................................................... 104 BAB 7 PELAKSANAAN PROYEK (PROJECT EXECUTION) ..................................................... 113 7.1 Batasan Pembahasan.......................................................................................................................... 113 7.2 Dokumen/Formulir yang Harus Dipersiapkan ........................................................................ 113 7.3 Contoh dan Penjelasan....................................................................................................................... 113 7.4 Pedoman Hasil Kerja Analisis & Desain Sistem ...................................................................... 114 7.5 Pedoman Hasil Kerja Desain Aplikasi ......................................................................................... 118 7.6 Pedoman Hasil Kerja Programming ............................................................................................. 120 7.7 Pedoman Hasil Kerja Testing Program ....................................................................................... 122 7.8 Pedoman Hasil Kerja Installasi Program ................................................................................... 124 7.9 Pedoman Hasil Kerja Training User/SDM ................................................................................. 126 7.10 Pedoman Hasil Kerja Dokumentasi ........................................................................................... 127 7.11 Pedoman Hasil Kerja Maintenance ............................................................................................ 130 7.12 Pedoman Hasil Kerja Administrasi ............................................................................................ 131 BAB 8 PENGONTROLAN PROYEK (PROJECT CONTROLLING) ............................................ 132 8.1 Batasan Pembahasan.......................................................................................................................... 132 8.2 Dokumen/Formulir yang Harus Dipersiapkan ........................................................................ 132 8.3 Contoh dan Penjelasan....................................................................................................................... 133 8.4 Catatan Pertemuan Rapat ................................................................................................................ 135 8.5 Formulir Permintaan Perubahan .................................................................................................. 142 8.6 Daftar Permintaan Perubahan ....................................................................................................... 143 8.7 Laporan Kemajuan Proyek .............................................................................................................. 144 8.8 Tabel Penelusuran Aktivitas ........................................................................................................... 147 8.9 Perkiraan Biaya Penyelesaian Proyek ........................................................................................ 149 8.10 Perkiraan Biaya Penyelesaian Proyek Keseluruhan .......................................................... 151 BAB 9 PENUTUPAN PROYEK (PROJECT CLOSING) ................................................................ 153

vi

9.1 Batasan Pembahasan.......................................................................................................................... 153 9.2 Dokumen/Formulir yang Harus Dipersiapkan ........................................................................ 153 9.3 Berita Acara Serah Terima ProyekContoh Dan Penjelasan................................................ 153 9.4 Laporan Pelaksanaan Proyek ......................................................................................................... 155 9.5 Laporan Penyelesaian Proyek ........................................................................................................ 156 9.6 Berita Acara Laporan Penyelesaian Proyek ............................................................................. 157 9.7 Berita Acara Serah Terima Proyek ............................................................................................... 158 viii DAFTAR PUSTAKA........................................................................................................................... VIII

vii

BAB 1 Sekilas Tentang Manajemen Proyek Pada bab-1 ini akan dipaparkan hal-hal penting yang berkaitan dengan manajemen proyek. Tentunya pembahasan ini tidaklah terlalu mendetail, namun dengan gambaran yang singkat dan padat ini, diharapkan para pembaca sekalian bisa mempunyai gambaran tentang apa yang dimaksud dengan manajemen proyek, serta hal-hal apa saja yang perlu diketahui menyangkut manajemen proyek, serta hal-hal apa saja yang perlu diketahui menyangkut manajemen proyek. Di samping itu pula, dengan pembahasan ini, diharapkan para pembaca sekalian bisa mendalami atau belajar lebih jauh lagi tentang manajemen proyek. Setidaknya pembahasan ini secara lebih mendalam. Pembahasan pada bab ini dibuat secara singkat dan padat disesuaikan dengan kebutuhan impelementasi di lapangan. Silahkan anda simak dengan baik pembahasan atau penjelasan mengenai manajemen proyek berikut ini.

1.1 Definisi Manajemen Proyek Secara bebas Manajemen proyek dapat diartikan sebagai ilmu dan seni yang berkaitan dengan memimpin dan mengkoordinir sumber daya yang terdiri dari manusia dan material dengan menggunakan teknik pengelolaan modern untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, yaitu: lingkup, mutu, jadwal dan biaya serta memenuhi keinginan para stakeholder.

1.2 Prinsip Manajemen Proyek 1. Penerapan Pengetahuan 2. Keterampilan 3. Tools and Techniques (perangkat atau alat bantu dan teknik-teknik) pada aktivitasaktivitas proyek agar persyaratan dan kebutuhan proyek terpenuhi. Ilmu pengetahuan adalah suatu kajian ilmu yang yang berdasarkan fakta-fakta yang ada dimana sudah tersusun berdasarkan sistem yang telah ada dan dapat menerangkan suatu gejala atau masalah yang terjadi. Ilmu pengetahuan merupakan dasar dari semua ilmu sehinnga memiliki pengembangan kedepannya, Sedangkan teknologi bisa saja berhenti tanpa dibantu dengan ilmu pengetahuan. Karena itu ilmu pengetahuan dan teknologi harus dikembangkan secara bersamaan. 1

1.3 Proses Manajemen 1.3.1 Proses Inisiasi (Intiation Process) Inisiasi proyek adalah tahap awal suatu proyek dimulai. Pada intinya, inisasi proyek adalah mengawali sebuah proyek, dalam artian memberikan gambaran global suatu proyek dalam bentuk definisi proyek. Dari definisi proyek inilah akan kelihatan gambaran global sebuah proyek yang akan dikerjakan. Gambaran global ini biasanya bersi ruang lingkup proyek, lingkup proyek, tujuan proyek, waktu pengerjaan proyek, biaya proyek dan informasi umum lainnya. Inisiasi proyek, dalam hal ini adalah dokumen definisi proyek yang akan dijadikan sebagai bahan, pegangan dan acuan dalam perencanaan proyek, yaitu pembuatan dokum...