PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PERENCANAAN PROYEK PDF

Preview

Summary

PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PERENCANAAN PROYEK DISUSUN OLEH : KELOMPOK II Andrew Wahyudi Yuwono : 06144009 Mozes Mergwar : 06144027 Lorensius Ndare : 06144049 Yesty Ratu Dara : 06144089 Andi Nurfadillah : 06144019 Hasnawaty : 08164144 SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER (STMIK...

Description

Accelerat ing t he world's research.

PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PERENCANAAN PROYEK Andrew Wahyudi Yuwono

Related papers Manajemen Proyek Perangkat Lunak anak pikachu

mat eri manajemen lengkap Gilbert Pat t ipeilohy CA122 Pengant ar Manajemen Bisnis Kent ia Spexi

Download a PDF Pack of t he best relat ed papers 

PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PERENCANAAN PROYEK

DISUSUN OLEH : KELOMPOK II Andrew Wahyudi Yuwono Mozes Mergwar Lorensius Ndare Yesty Ratu Dara Andi Nurfadillah Hasnawaty

: : : : : :

06144009 06144027 06144049 06144089 06144019 08164144

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER (STMIK) PROFESIONAL MAKASSAR 2016

KATA PENGANTAR

Puji sukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya kepada kami sehingga kami berhasil menyelesaikan Makalah ini yang berjudul “PERENCANAAN PROYEK”.

Makalah ini berisikan tentang pengertian perencanaan proyek, manfaat perencanaan proyek, jenis-jenis manajemen perencanaan proyek, fungsi dan prinsip, serta metode waktu dan biaya perencanaan proyek.

Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini.

Akhir kata, kami sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir. Semoga Tuhan Yang Maha Esa senantiasa meridhai segala usaha kita. Amin.

Makassar, 18 Oktober 2016

Penyusun

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ................................................................................................. i Daftar Isi.......................................................................................................... ii A. Pengertian Perencanaan Proyek ................................................................. 1 B. Proses Manajemen Proyek ......................................................................... 2 C. Manfaat dan Proses Perencanaan Proyek ................................................... 4 D. Tahap-Tahap Dalam Perencanaan Proyek ................................................. 5 E. Kendala-Kendala dalam Perencanaan Proyek ............................................ 7 F. Fungsi dan Prinsip Perencanaan Proyek ..................................................... 8 G. Pengendalian Dan Penjadwalan ................................................................. 10 H. Metode Pengendalian Biaya dan Waktu .................................................... 12 Daftar Pustaka ................................................................................................. 13

A. PENGERTIAN PERENCANAAN PROYEK Perencanaan

Proyek

merupakan

disiplin

untuk

menyatakan

bagaimana

menyelesaikan proyek dalam jangka waktu tertentu, biasanya dengan tahapan yang ditetapkan, dan sumber daya yang ditunjuk. Salah satu pandangan dari perencanaan proyek bagi beberapa aktivitas, yaitu menetpakan tujuan, mengidentifikasi,perencannan jadwal, dan membuat rencana mendukung, termasuk yang berkaitan dengan sumber daya manusia, metode komunikasi, dan manajemen resiko.

Sebagai elemen penting dalam manajemen proyek, perencanaan proyek melibatkan pengembangan tindakan dan penjadwalan yang akan membuat proyek bergerak maju secara konsisten . bila dilaksanakan dengan baik, perencanan proyek juga akan mencakup tanggal target untk penyelesaian setiap tindakan.

Proses perencanaan lebih fokus pada pemilihan sumber daya yang di butuhkan untuk proyek, serta menyediakan kerangka kerja umum untuk mencapai tujuan yang diinginkan . sebaliknya, perencanaan proyek lebih berfokus pada mengidentfikasi dan mengatur tugas individu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap langkah dalam proyek menggunakan sumber daya yang mengidentifikasi dalam proses perencanaan. Adapun tujuan perencanaan proyek sebagai berikut : 1. Standar pengawasan, yaitu mencocokan pelaksanaan dengan perencanaannya. 2. Mengetahui kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan. 3. Mengetahui siapa saja yang terlibat (struktur organisasinya), baik kualifikasinya maupun kuantitasnya. 4. Mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan. 5. Meminimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak produktif dan menghemat, biaya, tenaga, dan waktu. 6. Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan.

1

7. Menyerasikan dan memadukan beberapa subkegiatan. 8. Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui. 9. Mengarahkan pada pencapaian tujuan.

B. PROSES MANAJEMEN PROYEK Manajemen proyek dapat didefinisikan sebagai suatu proses dari perencanaan, pengaturan, kepemimpinan, dan pengendalian dari suatu proyek oleh para anggotanya dengan memanfaatkan sumber daya seoptimal mungkin untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan. Fungsi dasar manajemen proyek terdiri dari pengelolaan-pengelolaan lingkup kerja, waktu, biaya, dan mutu. Pengelolaan aspek-aspek tersebut dengan benar merupakan kunci keberhasilan dalam penyelenggaraan suatu proyek. Dengan adanya manajemen proyek maka akan terlihat batasan mengenai tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari pihak- pihak yang terlibat dalam proyek baik langsung maupun tidak langsung, sehingga tidak akan terjadi adanya tugas dan tangung jawab yang dilakukan secara bersamaan (overlapping). Proyek proses manajemen dapat diatur menjadi lima kelompok dari satu atau lebih proses masing-masing: Memulai proses-otorisasi proyek atau fase. Perencanaan prosesmendefinisikan dan menyempurnakan tujuan dan memilih yang terbaik dari program alternatif tindakan untuk mencapai tujuan bahwa proyek ini dilakukan untuk mengatasi. Pelaksana proses-koordinasi orang dan sumber daya lain untuk melaksanakan rencana tersebut. Pada tiap fase dari siklus hidup proyek “lifecycle ” terdiri atas sejumlah aktivitas. Yang terdiri atas 5 proses yang saling berhubungan, diantaranya : Proses inisiasi proyek (Initiation) Pada proses ini proses inisiasi mencakup pengenalan dan fase dari sebuah proyek, dan beberapa organisasi membuat business case tujuannya adalah menyeleksi dan

2

memulai proyek secara formal. Beberapa outcome dari proses ini yaitu : Penugasan manajer proyek, identifikasi stakeholder, business case , dokumen berisikan alasan inisiasi Proyek investasi beserta cost benefit analysis, dan project charter serta penandatangan. Proses Perencanaan (Planning) Mencakup kesembilan knowledge area tujuannya sebagai panduan dalam pelaksanaan proyek.Beberapa contoh keluaran dari proyek ini : dokumen kontrak tim, pernyataan tentang ruang lingkup proyek, Work Breakdown Structure (WBS), jadwal proyek dalam bentuk Gantt Chart, berikut semua dependencies & resources yang dibutuhkan, daftar resiko. Proses Eksekusi (Execute) Proses yang paling banyak membutuhkan waktu dan sumder daya sehingga manajer proyek membutuhkan kemampuan kepemimpinan untuk mengatasi tantangan pada saat eksekusi proyek dan selama eksekusi, pembuatan laporan milestone dapat membantu pada proses pembuatan project manager. Proses Pengawasan Dan Pengontrolan (Monitoring and Controling) Proses yang mempengaruhi seluruh kelompok proses serta lifecylce proyek. Aktivitasnya

melingkupi

:

mengukur

kemajuan

proyek,

memonitor

penyimpangan terhadap rencana, dan pengambilan corrective action sebagai penyesuaian kemajuan saat ini terhadap apa yang sudah direncanakan. Keluaran berupa : laporan peforma, laporan permintaan perubahan dan laporan update terhadap rencana. Proses Penutupan (Closing) Bagaimana memperoleh penerimaan stakeholder dan pengguna terhadap hasil

3

akhir produk/layanan, meskipun tidak selesai, proyek harus ditutup secara formal. Keluaran proyek berupa : laporan akhir proyek, dan persentasi kepada sponsor/ manajemen senior.

C. MANFAAT DAN PROSES PERENCANAAN PROYEK a. Manfaat Perencanaan Sebagi Berikut : 1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahanperubahan lingkungan 2. Membantu dalam kristalisasi persesuaian dalam masalah-masalah utama, 3.

Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas,

4.

Pemilihan berbagai alternatif terbaik

5.

Standar pelaksanaan dan pengawasan

6.

Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan

7.

Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi

8.

Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait

9.

Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami

10. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, dan 11. Menghemat waktu, usaha dan dana. b. Proses Perencanaan Proses Perencanaan Proyek terdiri dari sebuah proses, Sebuah proses adalah serangkaian tindakan membawa tentang hasil Proyek proses manajemen menggambarkan, mengatur, dan menyelesaikan pekerjaan proyek. Proses manajemen proyek yang berlaku untuk sebagian besar proyek, sebagian besar waktu.

mencakup tentang penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan pembentukan organisasi tim, adapun dalam mengerjakan beberapa proyek sekaligus (umumnya

4

pada perusahaan besar), cara yang efektif untuk menugaskan tenaga kerja dan sumber daya fisik adalah melalui organisasi proyek dengan spsesikasi : 1. Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target waktu khusus 2. Pekerjaaan unik atau tidak biasa dalam organisasi yang ada 3. Pekerjaan terdiri dari tugas yang kompleks dan saling berhubungan serta memerlukan ketrampilan khusus 4. Proyek bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi 5. Proyek meliputi hampir semua lini organisasi, Organisasi proyek dipimpin oleh seorang manajer proyek yang mengkoordinasikan kegiatan proyek dengan departemen lain maupun membuat laporan kepada manajemen puncak dan tanggungjawab manajer proyek adalah dapat menetapkan “ 1. Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat dan waktu yang tepat. 2. Proyek selesai sesuai budget 3. Proyek memenuhi sasaran kualitas. 4. Tenaga kerja yang ditugaskan dalam proyek mendapat motivasi arahan dan informasi yang diperlukan dalam pekerjaan mereka.

D. TAHAP DALAM PERENCANAAN PROYEK Kegiatan-kegiatan yang di kerjakan dalam Tahap Perencanaan :  Penentuan tujuan proyek dan kebutuhan‐kebutuhannva.Dalam hal ini perlu ditentukan hasil akhir proyek, waktu, biava dan performansi yang ditargetkan.  Pekerjaan‐pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek harus

5

diuraikan dan didaftar.  Organisasi proyek dirancang untuk menentukandepartemen‐departemen yang ada, subkontraktor yang diperlukan dan manajer manajer yang bertanggungjawab terhadap aktivitas pekerjaan yang ada.  Jadwal untuk setiap aktivitas pekerjaan dibuat yangmemperlihatkan waktu tiap aktivitas, batas selesai dan milestone.  Sebuah rencana anggaran dan sumberdaya yang

dibutuhkan.Rencana

ini

akan

memberikan informasi mengenai jumlah sumberdaya dan waktu untuk setiap aktivitas pekeejaan.  Ramalan mengenai waktu, biaya dan performansi penyelesaian proyek. Dalam tahap perencanaan ada beberapa faktor yang yang perlu di pertimbangkan di antaranya adalaha sebagai berikut :  Ketepatan memilih bentuk organisasi (tim)  Memilih manajer proyek yang tepat  Aktifitas integrasi dan koordinasi yang baik Diluar hal tsb diperlukan :  Apa yang akan dikerjakan?  Bagaimana pengendaliannya?

6

E. KENDALA-KENDALA DALAM PERENCANAAN PROYEK Agar rencana yang telah dibuat dapat terlaksana dengan efektif, manajer harus mampu mengidentifikasikan beberapa kendala potensial dalam perencanaan dan berusaha mengatasinya. Kendala-kendala tersebut umumnya adalah : 1. Ketidakmampuan membuat Rencana atau Rencana yang tidak cukup Baik. Tentu saja tidak semua manajer otomatis memiliki kemampuan membuat perencanaan. Faktor penyebabnya adalah kurangnya pengalaman, pendidikan atau bahkan karena diajari atau tidak memiliki pengetahuan tentang bagaimana membuat rencana yang benar. 2. Kurangnya Komitmen dalam proses pembuatan rencana. Mengembangkan sebuah rencana adalah pekerjaan yang membutuhkan pemikiran yang cukup banyak dan menyita waktu. Kebanyakan manajer beralasan mereka tidak cukup punya waktu untuk mengikuti proses pembuatan rencana yang cukup panjang, atau bahkan mereka tidak membuat rencana yang memadai karena sebenarnya mereka takut gagal tidak mencapai yang mereka targetkan dalam rencana tersebut. 3. Lemahnya informasi. Karena yang menjadi dasar dari sebuah rencana adalah informasi, maka bagaimanapun canggihnya seorang manajer dalam teknik pembuatan rencana, namun apabila informasi yang digunakan dalam penyusunan rencana tersebut kurang memadai (informasi kurang akurat, kurang lengkap, basi), maka rencana tersebut juga akan kurang bermutu atau bahkan rencana yang gagal. 4. Terlalu berfokus pada masa kini. Kegagalan mempertimbangkan efek jangka panjang sebuah rencana karena terlalu menekankan pada penanganan persoalan-persoalan jangka pendek, justru dapat menyebabkan kegagalan organisasi mempersiapkan masadepan. Seorang manajer seharusnya memiliki gambaran besar dalam benaknya tentang masa depan dan sasaran-sasaran jangka panjang yang ingin diraih saat menyusun sebuah rencana. 5. Terlalu

mengandalkan

diri

pada

unit/Bagian

Perencanaan.

Banyak

organisasi/perusahaan yang memiliki bagian perencanaan atau bagian perencanaan

7

dan pengembangan tersendiri. Bagian ini yang melakukan penelitian, studi, membangun model, percobaan, dll, tapi sesungguhnya tidak mengembangkan perencanaan itu sendiri. Hasil dari bagian ini hanyalah merupakan alat bantu yang dapat dimanfaatkan oleh manajer dalam membuat rencana, apalagi menyusun sebuah rencana organisasi tetaplah tanggung-jawab manajer. 6. Memusatkan perhatian pada faktor-faktor yang dapat dikuasainya. Kebanyakan manajer hanya berkonsentrasi pada hal-hal yang paling dikuasai dan menghindarkan diri hal yang kurang dikuasasi karena khawatir dianggap kurang mampu. Misalnya memusatkan perhatian pada pembuatan gagasan-gagasan dan ide-ide baru, namun mengabaikan bagaimana cara menjadikan gagasan/ide tersebut teraplikasikan karena kurang menguasai operasional organisasinya. Kendala-kendala

tersebut

pastilah

dapat

diatasi

manakala

manajer

menginginkan sebuah rencana berkualitas yang tersusun. Cara termudah dan termurah tentu saja melalui komunikasi yang efektif dengan karyawan dan melibatkan mereka dalam penyusunan rencana. Komunikasi yang efektif menjamin manajer memperoleh informasi yang berkualitas, dan melibatkan karyawan dalam proses pembuatan rencana akan memperluas dan memperdalam perspektif rencana itu serta mengurangi resiko kurang ketidak-berhasilan rencana tersebut saat dilaksanakan.

F. FUNGSI DAN PRINSIP PERENCANAAN PROYEK Salah satu lingkup perencanaan adalah mengambil keputusan karena hal ini diperlukan dalam proses memilih dan menentukan langkah yang akan datang. Suatu perencanaan yang tepat disusun secara sistematis dan memperhartikan faktor objektif akan berfungsi sebagai berikut : a) Sarana komunikasi bagi semua pihak penyelenggara proyek. b) Dasar pengaturan alokasi sumber daya. c) Alat untuk mendorong perencana dan pelaksana melihat kedepan dan

8

menyadari pentingnya unsur waktu. d) Pegangan dan tolok ukur fungsi pengendalian. Sebaliknya, suatu perencanaan yang tidak tepat, tidak sistematis dan tidak logis akan segera diikuti oleh adanya himpang tindih dan kebingungan pengimplementasian.

Selain itu, fungsi perencanaan proyek bermaksud untuk memantau dan mengkaji apabila perlu mengadakan koreksi agar langkah di atas terbimbing ke arah tujuan yang telah direncanakan. Adapun Prinsip-Prinsip dari Perencanaan Proyek sebagai berikut :

 Planning harus betul-betul membantu tercapainya tujuan manajemen, maka kemungkina tindakan yang kita lakukan tidak terjadi kekeliruan sehingga tidak menimbulkan pengorbanan yang lebih besar. Itu hanya dapat terjadi jika kita memikirkan jauh-jauh sebelumnya tindakan yang akan dilakukan.

 Planning harus merupakan kegiatan pertama dari seluruh proses manajemen (primary activity). Seperti yang telah kita ketahui, perencanaan merupakan syarat mutlak untuk dapat melaksanakan manajemen yang baik. Karena planning di sini memberikan pedoman, pegangan dan arah, di mana hal tersebut selalu menjadi kegiatan pertama untuk dilakukan.

 Planning harus mencakup seluruh kegiatan manajemen (pervasivitas). Telah kita ketahui bersama bahwa perencanaan merupakan fungsi pokok dari manajemen. Dengan demikian berarti perencanaan harus mencakup seluruh kegiatan manajemen, yaitu organizing, directing, coordinating, dan controlling.

 Dalam sebuah planning harus ada alternatif, baik menyangkut bahan, waktu, tenaga kerja, biaya dan sebagainya.

 Planning harus mempunyai nilai efisensi dan penghematan.

 Planning harus melihat faktor-faktor yang urgen saja sehingga harus jelas, terang tidak bertele-tele.

9

 Planning harus mudah disempurnakan, diperbaiki atau disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang sewaktu-waktu berubah-ubah.

 Harus mempunyai strategi untuk dapat diterima oleh semua pihak, agar dapat terlaksana sebagaimana mestinya.

G. PENGENDALIAN DAN PENJADWALAN Pengendalian adalah usaha yang sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan sasaran perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar, menganalisis kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan standar, kemudian mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan agar sumber daya digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran. Berdasarkan pengertian yang diberikan oleh Mockler, maka proses pengendalian proyek dapat diuraikan menjadi langkah-langkah sebagai berikut: a. Menentukan sasaran. b. Definisi lingkup kerja. c. Menentukan standar dan kriteria sebagai patokan dalam rangka mencapai sasaran. d. Merancang/menyusun sistem informasi, pemantauan, dan pelaporan hasil pelaksanaan pekerjaan. e. Mengkaji dan menganalisis hasil pekerjaan terhadap standar, kriteria, dan sasaran yang telah ditentukan. f. Mengadakan tindakan pembetulan.

Fungsi utama pengendalian adalah memantau dan mengkaji (bila perlu mengadakan koreksi) agar langkah-langkah kegiatan terbimbing ke arah tujuan yang telah ditetapkan. Pengendalian memantau apakah hasil kegiatan yang telah dilaksanakan sesuai dengan patokan yang telah digariskan dan memastikan penggunaan sumber daya yang

10

efektif dan efisien.

Penjadwalan dalam pengertian proyek konstruksi merupakan perangkat untuk menentukan aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek dalam urutan serta kerangka waktu tertentu, dalam mana setiap aktivitas harus dilaksanakan agar proyek selesai tepat waktu dengan biaya yang ekonomis (Callahan, 1992). Penjadwalan meliputi tenaga kerja, material, peralatan, keuangan, dan waktu. Dengan penjadwalan yang tepat maka beberapa macam kerugian dapat dihindarkan seperti keterlambatan, pembengkakan biaya, dan perselisihan. Beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari penjadwalan antara lain : (a) Bagi Pemilik 1. Mengetahui waktu mulai dan selesainya proyek. 2. Merencanakan aliran kas. 3. Mengevaluasi efek perubahan terhadap waktu penyelesaian dan biaya proyek. (b) Bagi Stakeholder 1. Memprediksi kapan suatu kegiatan yangs spesifik dimulai dan diakhiri. 2. Merencanakan kebutuhan peralatan dan tenaga kerja. 3. Mengontrol keterlibatan stakeholder 4. Menghindari konflik 5. Mengevaluasi efek perubahan terhadap eaktu penyelesaian dan biaya proyek