Manual Avanzado Access 2016-RicoSoft PDF

Preview

Summary

MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 1 Este manual ha sido elaborado recopilando los temas que han sido renovados o modificados en la nueva versión de Access 2016 por Microsoft y que suponen un importante avance en la gestión de base de datos más famosa a nivel de escritorio. MANUA...

Description

MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

1

Este manual ha sido elaborado recopilando los temas que han sido renovados o modificados en la nueva versión de Access 2016 por Microsoft y que suponen un importante avance en la gestión de base de datos más famosa a nivel de escritorio.

MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

2

Í di e Introducción     

Novedades de Access 2016 Métodos abreviados de teclado de Access ¿Debo crear una aplicación o una base de datos de escritorio de Access? Tareas básicas para una base de datos de escritorio de Access Administrar objetos de base de datos en el panel de navegación

Trabajar con aplicaciones web de Access          

Buscar una ubicación web para la aplicación web de Access Crear una aplicación de Access Crear una relación Tareas básicas para una aplicación de Access Tipos de datos para aplicaciones de Access Usar una Vista de lista en una aplicación de Access Usar una vista Hoja de datos web en una aplicación de Access Crear una vista de resumen Trabajar con botones de acción en una aplicación Access Personalizar una vista mediante la creación de una macro de interfaz de usuario

Diseñar tablas          

Introducción a las tablas Instrucciones de nomenclatura de campos, controles y objetos Guiar la entrada de datos mediante máscaras de entrada Normalizar los datos con el analizador de tablas Agregar o cambiar la clave principal de una tabla Restringir la entrada de datos mediante una regla de validación Guía de relaciones de tablas Agregar un campo calculado a una tabla Tipos de datos para bases de datos de escritorio de Access Crear un índice y usarlo para mejorar el rendimiento

Comprender las consultas          

Introducción a las consultas Ejemplos de uso de fechas como criterios en consultas de Access Ejemplos de criterios de consulta Crear y ejecutar una consulta de actualización Actualizar datos mediante una consulta Usar parámetros para pedir información al iniciar una consulta Crear una consulta de selección Crear una consulta de creación de tabla Crear y ejecutar una consulta de eliminación Usar una consulta de datos anexados para agregar registros a una tabla MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

3

Crear formularios.          

Crear un formulario de Access Crear una lista de opciones con un cuadro de lista o un cuadro combinado Agregar un subformulario Establecer valores predeterminados para campos o controles Crear un formulario de navegación Sumar o contar valores en una hoja de datos con una fila de totales Filtrar datos en una base de datos de escritorio Crear un formulario mediante el Asistente para formularios Crear un formulario mediante la herramienta Formulario ¿Por qué Access me pide que escriba un valor de parámetro?

Crear informes        

Introducción a los informes en Access Crear un informe agrupado o un informe de resumen Configurar opciones de impresión Insertar un control de salto de página en un informe de Access Vídeo: Usar el formato condicional en informes Definir el origen de registros de un informe Filtrar datos de un informe Imprimir un informe

Usar expresiones    

Usar el Generador de expresiones Crear una expresión Funciones de cadena y cómo usarlas Funciones de Access (por categoría)

Trabajar con datos externos       

Importar datos a una base de datos de Access Importar o vincular a datos de un libro de Excel Vincular a datos de SQL Server Importar o vincular datos a una lista de SharePoint Importar datos de un archivo de texto Exportar datos a Excel Usar Combinar correspondencia para enviar datos a Word

MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

4

Establecer opciones globales          

Decidir si se debe confiar en una base de datos Proteger los datos con procesos de copia de seguridad y restauración Personalizar y bloquear el panel de navegación Configurar opciones de usuario para la base de datos activa Establecer opciones de Autocorrección de nombres Cifrar una base de datos con una contraseña de base de datos Dividir una base de datos de Access Mostrar u ocultar el panel de navegación en Access Compactar y reparar archivos de base de datos Establecer las opciones de formato predeterminadas para hojas de datos

MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

5

Introducción

MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

6

Novedades de Access 2016 Access 2016 tiene todas las funciones y características a las que está acostumbrado, además de algunas mejoras y las mejores características nuevas de Office 2016. Estas son las principales características nuevas que encontrará en Access 2016: NOTA Para esta versión de Access 2016, ninguna de las características o funcionalidades existentes en versiones previas están obsoletas.

Actualización de la versión de 2013 Si va a actualizar desde Access 2016 a Access 2016, seguirá teniendo todas las características a las que está acostumbrado, además de observar algunas nuevas. Lo primero que verá al abrir Access 2016 es que tiene la misma apariencia de 2013 con un borde más colorido.

Hacer las cosas de forma rápida con Información Verá un cuadro de texto en la cinta de Access 2016 llamado ¿Qué desea hacer? Es un campo de texto donde puede escribir palabras y frases relacionadas con lo que desee hacer a continuación para acceder rápidamente a las características que quiera usar o a las acciones que desee realizar. También puede elegir obtener ayuda relacionada con su búsqueda. ¿No encuentra un botón? Haga clic en el cuadro Más información (es el cuadro situado en la parte superior, con la bombilla). Escriba un botón o comando, como "filtrar", y verá una lista de todas las opciones relacionadas con el filtro.

NOTA El cuadro Más información no está disponible en la cinta de opciones al diseñar aplicaciones web de Access. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

7

Nuevos temas para el programa de Access Ahora hay dos temas de Office que puede aplicar al programa de Access: multicolor y blanco. Para obtener acceso a estos temas, vaya a Archivo > Opciones > General y haga clic en el menú desplegable situado junto a Tema de Office.

Exportar información de un origen de datos vinculado a Excel ¿Alguna vez ha querido obtener una lista de todos los orígenes de datos vinculados de la base de datos de Access en Excel? Si está trabajando en una aplicación de Access compleja, por ejemplo, que incluye vínculos a varios orígenes de datos diferentes, puede ser útil tener una lista de todos los diversos orígenes de datos y sus tipos. Esta lista exportada puede resultar especialmente útil si se está trabajando en una aplicación de Access que no ha diseñado usted originalmente. Ahora con Access 2016, encontrará esta tarea mucho más fácil gracias a la nueva funcionalidad integrada en el cuadro de diálogo Administrador de tablas vinculadas. Abra el cuadro de diálogo Administrador de tablas vinculadas haciendo clic en Datos externos > Administrador de tablas vinculadas. Seleccione los orígenes de datos vinculados que desea añadir a la lista y, a continuación, haga clic en Exportar a Excel.

Access le pedirá una ubicación para guardar el libro de Excel. Al proporcionar una ubicación segura, Access mostrará la información de orígenes de datos vinculados en el nuevo libro de trabajo. Verá el nombre del origen de datos vinculado, su información de fuente y el tipo de origen de datos.

MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

8

NOTA El cuadro de diálogo Administrador de tablas vinculadas no está disponible al diseñar aplicaciones web de Access.

Las plantillas tienen un aspecto más moderno Si desea organizar y administrar sus datos con Access, pero le gustaría tener alguna ayuda para empezar con el diseño de la base de datos, intente utilizar una plantilla de base de datos de escritorio. En Access de 2016, cinco de las plantillas más utilizadas de la base de datos se ha rediseñado para que tenga un aspecto más moderno. Para probar estas plantillas uno mismo, vaya a archivo > nuevo y, a continuación, búsqueda de seguimiento de activos, contactos, administración de eventos, estudiantes o Administración de tareas. También puede revisar los siguientes vídeos que muestran cómo utilizar estas plantillas de ejemplo revisado. 









Administración de bienes Contactos Gestión de eventos Alumnos Tareas de administración

Cada una de estas plantillas incluye un nuevo formulario de introducción con vínculos a artículos, vídeos y otros recursos de la comunidad.

MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

9

A continuación, puede echar un rápido vistazo a la primera entrada de datos en cada una de estas plantillas revisadas:

MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

10

Para obtener más información sobre plantillas de escritorio de Access, consulte Uso de una plantilla para crear una base de datos de escritorio de Access.

Uso de una plantilla para crear una base de datos de escritorio de Access Si desea organizar y administrar sus datos con Access pero no quiere perder tiempo creando una base de datos desde el principio, pruebe a usar una plantilla de base de datos de escritorio. Para crear una base de datos de Access para la web con una plantilla, vea Crear una aplicación de Access a partir de una plantilla. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

11

¿Qué es una plantilla de Access? Una plantilla de Access es un archivo que, al abrirla, crea una aplicación de base de datos completa. La base de datos está preparada para usarse y contiene todas las tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones que necesita para empezar a trabajar. Debido a que las plantillas están diseñadas como soluciones de base de datos completas de principio a fin, ahorran tiempo y esfuerzo, y permiten comenzar a usar directamente la base de datos. Después de crear una base de datos mediante una plantilla, puede personalizarla para adaptarla a sus necesidades, como si la hubiera creado desde cero.

Seleccionar una plantilla Cada plantilla está diseñada para satisfacer necesidades específicas de administración de datos y puede usar una de las plantillas incluidas en Access o buscar una en línea.

Comience con una plantilla de su PC 1. En la pantalla de inicio de Access, haga clic en Sugerencias de búsqueda: bases de datos de Access. SUGERENCIA Haga clic en Categoría en el panel Filtrar por para plantillas filtradas por categorías específicas. 1. Haga clic en un icono para seleccionar una plantilla y escriba un Nombre de archivo. 2. Para cambiar la ubicación del archivo de base de datos predeterminado, haga clic en el icono de carpeta junto al Nombre de archivo >Crear.

Comience con una plantilla en línea Si está conectado a Internet, puede buscar plantillas en línea: 1. 2. 3. 4.

En la pantalla de inicio de Access, especifique el tipo de plantilla que desea en el cuadro de Búsqueda. Access le muestra las plantillas en línea disponibles. Haga clic en el icono para seleccionar una plantilla y agregue un Nombre de archivo. Para cambiar la ubicación del archivo de base de datos predeterminada, haga clic en el icono de carpeta junto al Nombre de archivo >Crear.

MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

12

Antes de empezar a usar algunas plantillas Según la plantilla que use, si ve alguno de los siguientes mensajes, debe hacer lo siguiente: Si ve

Haga esto

Mensaje de ADVERTENCIA DE SEGURIDAD en la barra de mensajes

Si confía en el origen de la plantilla, haga clic en Habilitar contenido.

Diálogo Iniciar sesión con una lista vacía de 1. Haga clic en Nuevo usuario y complete el formulario Detalles del usuario. usuarios 2. Haga clic en Guardar y cerrar. 3. Seleccione el nombre de usuario que acaba de escribir y haga clic en Iniciar sesión. Página Introducción

Haga clic en esa página para más información sobre la base de datos o haga clic en otros botones y pestañas para explorar la base de datos.

Pasos siguientes 

Si no encuentra una plantilla que satisfaga sus necesidades, haga clic en Nueva > Base de datos de escritorio en blanco para crear una nueva base de datos desde el principio.

MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

13

Cómo crear una aplicación de Access de una plantilla Organizar sus datos con una aplicación de Access es rápido, especialmente si usa una plantilla para comenzar. Cuando selecciona una plantilla, Access ensambla una aplicación que contiene las tablas que probablemente usted mismo hubiese agregado, si hubiese construido la aplicación desde el principio. NOTA Siempre puede personalizar las aplicaciones que crea, sin importar si las crea usando una plantilla o haciendo clic en el botón Aplicación web personalizada en la pantalla de inicio. 1. En la pantalla de inicio de Access, desplace hacia abajo para ver las plantillas incluidas. Las aplicaciones más

populares, como Administración de proyectos, Administración de bienes y Contactos, están primero en la lista.

NOTA Las pla tillas ue o te ga la pala a Es ito io ea á u a ase de datos de lie te de es ito io no compatible con Servicios de Access. Busque el icono de la aplicación para asegurarse de que es una plantilla de aplicación de Access.

MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

14

2. Haga clic en la plantilla y escriba un nombre en el cuadro Nombre de aplicación.

3. Seleccione una ubicación para la aplicación de la lista o escriba una ubicación en el cuadro Ubicación web. Esta tiene que ser una ubicación equipada con Servicios de Access, como un sitio Office 365 o un servidor que use Microsoft SharePoint Server. 4. Haga clic en Crear. Access crea la aplicación y la muestra en el programa Access. Para comenzar a usar la aplicación inmediatamente en su navegador, haga clic en Inicio > Iniciar aplicación.

¿Ahora qué? En el explorador, comience a escribir datos en una aplicación. Coloque algunos elementos en cada tabla y luego explore las diferentes vistas. Seleccione valores de las listas desplegables o controles de autocompletar y vea cómo puede hacer clic en datos relacionados sin tener que agregar macros o controles nuevos. Si ya tiene datos en una hoja de cálculo, puede copiarlos y pegarlos en una de las vistas de hoja de cálculo en su nueva aplicación, siempre y cuando tenga las columnas de la hoja de cálculo acomodadas en el mismo orden que el de la hoja de cálculo de la aplicación y los tipos de datos de cada columna sean compatibles con los de la aplicación. Puede ser necesario que escriba un valor en algunas columnas de la hoja de cálculo de la aplicación antes de poder guardar el elemento. Esto puede significar una limpieza adicional de la hoja de cálculo, pero una vez que tiene todo listo, los datos se pueden pegar en la aplicación. También puede importar datos a una aplicación. Esto crea una nueva tabla que no se integra automáticamente con las otras tablas de la aplicación, aunque puede agregar campos de búsqueda para crear relaciones entre tablas. Por ejemplo, si crea una tabla Empleados importando datos de empleados a una aplicación que ya tiene una tabla Tareas, agregue un campo de búsqueda en la tabla Tareas para poder asignar tareas a las personas de la nueva tabla Empleados. Obtenga información sobre cómo crear relaciones en aplicaciones de Access en crear una relación.

MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

15

Cuadro de diálogo Mostrar tabla más grande Hemos escuchado los comentarios de los clientes sobre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. En Access 2016, la altura predeterminada del cuadro de diálogo Mostrar tabla ha aumentado para que pueda ver fácilmente más tabla y nombres de consulta en la base de datos. Para ver el cuadro de diálogo Mostrar tabla en las consultas, haga clic en Crear > Diseño de la consulta. El cuadro de diálogo Mostrar tabla se abre de forma predeterminada. También puede abrir este cuadro de diálogo en las consultas haciendo clic en Diseño > Mostrar tabla. Para ver el cuadro de diálogo Mostrar tabla en la ventana Relaciones, haga clic en Herramientas para bases de datos > Relaciones. El cuadro de diálogo Mostrar tabla se abre de forma predeterminada. También puede abrir este cuadro de diálogo en la ventana Relaciones haciendo clic en Diseño > Mostrar tabla.

NOTA La ventana Relaciones no está disponible en las aplicaciones web de Access. Las características de la aplicación web de Access entrando en SharePoint en clientes locales

MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

16

Con la próxima versión de SharePoint 2016, los clientes con SharePoint 2016 con servicios de Access dentro de sus organizaciones verán características adicionales y sacarán provecho de las mejoras de servicio. A continuación, encontrará una lista de las características de la aplicación web de Access en servicios de Access para SharePoint 2016: 

















Controles en cascada Mejoras del filtro de hoja de datos Mejoras de Control de elemento relacionadas Mejoras de rendimiento y almacenamiento de imagen Integración de complementos de Office con aplicaciones de web Access Empaquetado adicional y funcionalidad de actualización para los paquetes de la aplicación web de Access Acción de macro En implementación para escenarios de actualización Tablas de bloqueo de edición Característica Descargar en Excel para vistas de hojas de datos

MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

17

¿De o ea u a apli a ió de A ess ase de datos de es ito io de A ess?

6ou a

La elección depende de qué herramientas tiene disponibles y de sus objetivos específicos. A continuación se indican las principales diferencias, seguidas por las diferencias detalladas entre las dos opciones.

Cómo identificar los dos tipos de plantillas de Access Plantilla de aplicación de Access 2016

 

La imagen incluye el icono del globo terráqueo. El título no contiene "escritorio". Por ejemplo, "Seguimiento de activos" o "Aplicación web personalizada".

Plantilla de base de datos del escritorio de Access

 

No hay ningún icono del globo terráqueo en la imagen. El título de la aplicación contiene "escritorio". Por ejemplo, "Escritorio seguimiento de activos" o "Base de datos del escritorio en blanco".

Comparar las aplicaciones y bases de datos de escritorio de Access 2016 Use una aplicación de Access 2016 si... Su organización está utilizando una de las opciones siguientes:  

Office 365 con SharePoint Online SharePoint Server 2016 local con Servicios de Access y SQL Server 2012

Use una base de datos de escritorio de Access si...

Su organización no está usando SharePoint o su plan de Office 365 no incluye SharePoint Online.

Le gusta el aspecto sencillo e intuitivo de la interfaz de usuario de las aplicaciones de Access. Desea la confiabilidad, seguridad y capacidad de almacenar los datos en una base de datos SQL de Microsoft Azure o en SQL Server.

Desea un control completo sobre el aspecto de la experiencia del usuario de la base de datos. Necesita una base de datos l...