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Capacitación profesional en computación Tel 262-90-19. (6622) 78-32-48 www.pcstudiocursos.com MANUAL DEL PARTICIPANTE PC STUDIO | OLIVARES #398A COL. OLIVARES, HERMOSILLO, SONORA. Microsoft Access 2016 2 TABLA DE CONTENIDO CAPÍTULO 1.- INTRODUCCIÓN.......................................................

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Capacitación profesional en computación Tel 262-90-19. (6622) 78-32-48 www.pcstudiocursos.com

MANUAL DEL PARTICIPANTE

PC STUDIO | OLIVARES #398A COL. OLIVARES, HERMOSILLO, SONORA.

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TABLA DE CONTENIDO CAPÍTULO 1.- INTRODUCCIÓN............................................................................................................ 5 1.1 ALCANCE DEL CURSO ................................................................................................................................................................ 5 1.2 INTERFAZ DE ACCESS ................................................................................................................................................................ 5 1.3 USO DEL PANEL DE NAVEGACIÓN ................................................................................................................................................ 7 1.4 VENTANAS SUPERPUESTAS O VENTANAS POR PESTAÑAS ................................................................................................................... 8 1.5 CONFIGURACIÓN DE UBICACIONES DE CONFIANZA .......................................................................................................................... 8 1.6 PERSONALIZAR LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO ....................................................................................................... 9

CAPÍTULO 2.- TEORÍA Y DISEÑO DE BASES DE DATOS ....................................................................... 10 2.1 ¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?................................................................................................................................................. 10 2.2 OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS EN MICROSOFT ACCESS .............................................................................................................. 10 2.3 MODELO RELACIONAL DE BASES DE DATOS .................................................................................................................................. 12 2.4 CREACIÓN DE NUESTRA PRIMERA BASE DE DATOS EN ACCESS .......................................................................................................... 13

CAPÍTULO 3.- TABLAS ...................................................................................................................... 15 3.1 TIPOS DE DATOS .................................................................................................................................................................... 15 3.2 USO DE UNA CLAVE PRIMARIA O PRINCIPAL ................................................................................................................................. 16 3.3 DISEÑO Y CREACIÓN DE LAS TABLAS ........................................................................................................................................... 17 3.4 PROPIEDADES COMUNES DE LOS CAMPOS ................................................................................................................................... 19 3.5 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS DE TIPO FECHA/HORA ................................................................................................................... 20 3.6 LA PROPIEDAD TAMAÑO DE CAMPO........................................................................................................................................... 21 3.7 USO DEL ASISTENTE PARA BÚSQUEDAS EN UN CAMPO ................................................................................................................... 22 3.8 PROTEGER LA ENTRADA DE DATOS MEDIANTE MÁSCARAS DE ENTRADA ............................................................................................. 25 3.9 PROTEGER LA ENTRADA DE DATOS MEDIANTE REGLAS DE VALIDACIÓN .............................................................................................. 28 3.10 USO DE CAMPOS CALCULADOS................................................................................................................................................ 29 3.11 CAPTURAR, BORRAR Y EDITAR DATOS EN UNA TABLA ................................................................................................................... 30 3.12 BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS EN UNA TABLA ........................................................................................................................... 32 3.13 ORDENAR Y FILTRAR DATOS EN UNA TABLA................................................................................................................................ 33

CAPÍTULO 4.- CONSULTAS................................................................................................................ 35 4.1 ANALIZANDO LAS CONSULTAS ................................................................................................................................................... 35 4.2 CREAR, GUARDAR Y EJECUTAR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN .......................................................................................................... 35 4.3 ORDENACIÓN DE DATOS DENTRO DE UNA CONSULTA..................................................................................................................... 37 4.4 AGREGAR CRITERIOS DE SELECCIÓN PARA CAMPOS DE TEXTO .......................................................................................................... 39 4.5 OPERADORES DE COMPARACIÓN PARA CRITERIOS DE CAMPOS NUMÉRICOS........................................................................................ 39 4.6 AGREGAR CRITERIOS DE SELECCIÓN PARA CAMPOS DE FECHA/HORA ................................................................................................ 40 4.7 USO DE COMODINES EN LOS CRITERIOS DE UNA CONSULTA ............................................................................................................. 41 4.8 LOCALIZACIÓN DE REGISTROS VACÍOS: ES NULO ........................................................................................................................... 41 4.9 MÚLTIPLES CRITERIOS EN EL MISMO CAMPO: O ........................................................................................................................... 42 4.10 MÚLTIPLES CRITERIOS EN DIFERENTES CAMPOS: Y ...................................................................................................................... 43 4.11 USO DE LA VISTA SQL EN LAS CONSULTAS ................................................................................................................................. 44 4.12 AGREGAR CAMPOS CALCULADOS EN UNA CONSULTA ................................................................................................................... 46 4.13 USO DE CAMPOS DE TEXTO EN CAMPOS CALCULADOS .................................................................................................................. 48 4.14 CAMPOS CALCULADOS BASADOS EN CAMPOS DE TIPO FECHA/HORA .............................................................................................. 49 4.15 CÁLCULO DE LA EDAD CON UNA CONSULTA ............................................................................................................................... 50 4.16 CREACIÓN DE TOTALES EN UNA CONSULTA DE ACCESS (CONSULTAS DE TOTALES) .............................................................................. 50

CAPÍTULO 5.- FORMULARIOS ........................................................................................................... 53 5.1 USO DEL ASISTENTE PARA CREAR UN FORMULARIO........................................................................................................................ 53

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5.2 CREACIÓN RÁPIDA DE UN FORMULARIO ...................................................................................................................................... 54 5.3 VER, EDITAR Y BORRAR REGISTROS EN UN FORMULARIO ................................................................................................................. 55 5.4 AGREGAR REGISTROS A TRAVÉS DE UN FORMULARIO ..................................................................................................................... 56 5.5 BUSCAR REGISTROS MEDIANTE UN FORMULARIO .......................................................................................................................... 57 5.6 ORDENAR Y FILTRAR REGISTROS EN UN FORMULARIO .................................................................................................................... 58 5.7 VISTA PRESENTACIÓN Y VISTA DISEÑO EN LOS FORMULARIOS ......................................................................................................... 60 5.8 MEJORAR EL ASPECTO DE UN FORMULARIO ................................................................................................................................. 61 5.9 AGREGAR CAMPOS A UN FORMULARIO Y CONTROLAR SU ALINEACIÓN, TAMAÑO Y ESPACIADO ............................................................... 63 5.10 CONTROLAR EL ORDEN DE TABULACIÓN DE LOS CAMPOS O CUALQUIER OBJETO EN UN FORMULARIO ..................................................... 65 5.11 AÑADIR IMÁGENES A UN FORMULARIO ..................................................................................................................................... 66 5.12 AÑADIR CAMPOS CALCULADOS A UN FORMULARIO ..................................................................................................................... 67

CAPÍTULO 6.- REPORTES (INFORMES)............................................................................................... 69 6.1 CREAR UN REPORTE USANDO EL ASISTENTE ................................................................................................................................. 69 6.2 AGRUPACIÓN DE CAMPOS USANDO EL ASISTENTE PARA INFORMES .................................................................................................. 72 6.3 CREACIÓN RÁPIDA DE REPORTES ............................................................................................................................................... 74 6.4 EDICIÓN DE UN REPORTE GENERADO CON EL ASISTENTE O CON REPORTE RÁPIDO ................................................................................ 75 6.5 IMPRESIÓN O CONVERSIÓN DE UN REPORTE A PDF ....................................................................................................................... 77

CAPÍTULO 7.- BASES DE DATOS CON MÚLTIPLES TABLAS .................................................................. 79 7.1 DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS CON MÚLTIPLES TABLAS................................................................................................................ 79 7.2 RELACIONES ENTRE TABLAS ...................................................................................................................................................... 80 7.3 CREACIÓN DE RELACIONES EN ACCESS ........................................................................................................................................ 81 7.4 QUÉ ES LA INTEGRIDAD REFERENCIAL Y PORQUÉ LA NECESITAMOS .................................................................................................... 83 7.5 USO DE HOJAS SECUNDARIAS DE DATOS (SUB CONJUNTOS DE DATOS) ............................................................................................... 84 7.6 CONSULTAS CON MÚLTIPLES TABLAS .......................................................................................................................................... 85 7.7 USO DE MÁS DE UNA TABLA EN UN FORMULARIO ......................................................................................................................... 87 7.8 CREACIÓN DE REPORTES DE MÚLTIPLES TABLAS ............................................................................................................................ 91

CAPÍTULO 8.- NORMALIZACIÓN DE BASES DE DATOS ....................................................................... 93 8.1 QUÉ ES LA NORMALIZACIÓN DE BASES DE DATOS .......................................................................................................................... 93 8.2 NORMALIZANDO UN CAMPO DE BASE DE DATOS DE CLIENTES .......................................................................................................... 94

CAPÍTULO 9.- USO Y DISEÑO AVANZADO DE TABLAS ........................................................................ 96 9.1 USO DE BÚSQUEDAS EN TABLAS DE DATOS .................................................................................................................................. 96 9.2 CONVERSIÓN DE BASES DE DATOS DE ACCESS ENTRE DIFERENTES VERSIONES...................................................................................... 99 9.3 INTRODUCCIÓN A LOS CAMPOS INDEXADOS ............................................................................................................................... 100 9.4 USO DE MÁS DE UN CAMPO COMO CLAVE PRIMARIA, CREACIÓN DE CLAVES COMPUESTAS ................................................................... 101 9.5 CREACIÓN E IMPRESIÓN DE REPORTES DE RELACIONES ................................................................................................................. 103 9.6 IMPORTACIÓN O VINCULACIÓN DE DATOS EN ACCESS DESDE ACCESS .............................................................................................. 104 9.7 IMPORTACIÓN O VINCULACIÓN DE DATOS DESDE EXCEL ............................................................................................................... 107 9.8 IMPORTACIÓN DE DATOS DESDE ARCHIVOS DE TEXTO .................................................................................................................. 111

CAPÍTULO 10.- CONSULTAS DE SELECCIÓN AVANZADAS ................................................................. 114 10.1 USO DE MÁS DE UNA TABLA EN UNA CONSULTA ....................................................................................................................... 114 10.2 CAMBIANDO EL TIPO DE COMBINACIÓN DE LOS ENLACES EN LAS CONSULTAS .................................................................................. 116 10.3 UNIÓN DE SUMA CARTESIANA O UNIÓN DE PRODUCTO CARTESIANO EN LAS CONSULTAS ................................................................... 118 10.4 USO DE PARÁMETROS EN LAS CONSULTAS ............................................................................................................................... 119 10.5 CONSULTAS DE TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS .................................................................................................................... 121

CAPÍTULO 11.- CONSULTAS DE ACCIÓN .......................................................................................... 124

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11.1 CONSULTAS DE CREACIÓN DE TABLA....................................................................................................................................... 124 11.2 CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓN PARA MODIFICACIÓN DE DATOS .................................................................................................. 126 11.3 AGREGAR REGISTROS A UNA TABLA MEDIANTE CONSULTAS DE DATOS ANEXADOS ........................................................................... 129 11.4 USO DE CONSULTAS DE ELIMINACIÓN ..................................................................................................................................... 130

CAPÍTULO 12.- USO Y DISEÑO AVANZADO DE FORMULARIOS ........................................................ 132 12.1 CREACIÓN DE UN FORMULARIO SIN EL ASISTENTE ..................................................................................................................... 132 12.2 AÑADIENDO UN SUBFORMULARIO A UN FORMULARIO ............................................................................................................... 136 12.3 AÑADIR UN CUADRO COMBINADO (COMBO BOX) A UN FORMULARIO ........................................................................................... 139 12.4 USO DE UN CUADRO COMBINADO COMO CONTROL DE BÚSQUEDA ............................................................................................... 141 12.5 AGREGAR BOTONES DE COMANDO A NUESTROS FORMULARIOS ................................................................................................... 144 12.6 CREACIÓN DE UN FORMULARIO COMO PANEL DE CONTROL O MENÚ PRINCIPAL............................................................................. 145

CAPÍTULO 13.- USO Y DISEÑO AVANZADO DE REPORTES................................................................ 148 13.1 CREACIÓN DE UN REPORTE EN BLANCO SIN EL ASISTENTE............................................................................................................ 148 13.2 ORDENACIÓN DE REGISTROS EN UN REPORTE........................................................................................................................... 153 13.3 AGRUPACIÓN DENTRO DE UN REPORTE................................................................................................................................... 155 13.4 AGREGAR CAMPOS CALCULADOS EN UN REPORTE ..................................................................................................................... 157 13.5 CREACIÓN Y USO DE UN SUBREPORTE ..................................................................................................................................... 158 13.6 AÑADIENDO RESÚMENES A LOS GRUPOS ................................................................................................................................. 161

CAPÍTULO 14.- EXPORTACIÓN DE DATOS A OTROS FORMATOS DE ARCHIVO .................................. 162 14.1 EXPORTAR DATOS A EXCEL ................................................................................................................................................... 162 14.2 EXPORTAR DATOS A ARCHIVOS DE TEXTO ................................................................................................................................ 163 14.3 EXPORTAR DATOS A UN ARCHIVO PDF ................................................................................................................................... 163 14.4 EXPORTAR A OTROS FORMATOS DE ARCHIVO ........................................................................................................................... 164

CAPÍTULO 15.- CREACIÓN Y EJECUCIÓN DE MACROS ...................................................................... 164 15.1 PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA CREACIÓN DE UN MACRO ..................................................................................................... 165 15.2 ASIGNAR UN MACRO A UN BOTÓN ......................................................................................................................................... 167

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Capítulo 1.- Introducción 1.1 Alcance del curso Este curso está diseñado para cualquier persona que desee aprender Access desde cero, o bien, para aquellas personas que necesitan mejorar sus habilidades en Access. Abarca temas desde teoría de bases de datos, diseño de bases de datos de forma manual y usando asistentes, tipos de datos, ordenación y filtros, uso de clave primaria en nuestras tablas, entre otras características. Además, se explicarán temas como la creación de consultas de selección y consultas de acción, creación y diseño de formularios, subformularios, reportes, subreportes mediante asistentes, así como de forma manual. También se abarcará la creación de formularios de menú para el control de la aplicación. Si usted es usuario de Excel y solo ha manejado tablas de Excel, en este curso aprenderá a usar el modelo d...