Quản lý sinh viên bằng Microsoft access PDF

Preview

Summary

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ LUẬTĐề tài: Quản lý sinh viên bằng Microsoft AccessGiáo viên hướng dẫn : Vũ Văn Điệp Nhóm sinh viên thực hiện : Nhóm 5 Lớp : 205THNăm học: 2021MỤC LỤC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG I. Giới thiệu đề tài II. Mục đích và yêu cầu III. Hệ thống thực tế thông tin si...

Description

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ LUẬT

Đề tài: Quản lý sinh viên bằng Microsoft Access

Giáo viên hướng dẫn : Vũ Văn Điệp Nhóm sinh viên thực hiện : Nhóm 5 Lớp : 205TH0908

Năm học: 2021

1

MỤC LỤC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG ................................................................................3 I. Giới thiệu đề tài ........................................................................................................3 II. Mục đích và yêu cầu ...............................................................................................3 III. Hệ thống thực tế....................................................................................................3 IV. Ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng phần mềm Microsoft Access để quản lý thông tin sinh viên .......................................................................................................3 CHƯƠNG II: NỘI DUNG XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH ............................................4 I. Xây dựng hệ thống ban đầu: ....................................................................................4 II. Tạo liên kết giữa các bảng: ....................................................................................9 III. Nhập dữ liệu cho bảng ..........................................................................................9 IV. Truy vấn dữ liệu (Query):.................................................................................... 10 V. Tạo mẫu nhập dữ liệu cho các bảng (Form).........................................................11 VI. Tạo và thiết kế Báo cáo (Report): ........................................................................ 17 CHƯƠNG III: KẾT LUẬN ............................................................................................ 18

DANH SÁCH BẢNG Bảng 1 : Thông tin bảng THONGTINSINHVIEN ...........................................................5 Bảng 2: Thông tin bảng MONHOC .................................................................................5 Bảng 3: Thông tin bảng LOPQUANLY ...........................................................................6 Bảng 4: Thông tin bảng KHOAQUANLY .......................................................................7 Bảng 5: Thông tin bảng DANGKYMONHOC ................................................................7 Bảng 6: Thông tin bảng DANHSACHLOPMONHOC.....................................................8 Bảng 7: Thông tin bảng KETQUAHOCTAP ...................................................................9

NHÓM 5 1. Nguyễn Bích Ngọc ..................................... K204081581 2. Hoàng Đức Linh ......................................... K204020125 3. Châu Nhuận Phát ....................................... K204081588 4. Ngô Phúc Thịnh ......................................... K204080384 5. Phạm Minh Tâm......................................... K204080382

2

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG I. Giới thiệu đề tài Trong công việc chung của mỗi tổ chức, để thực hiện tốt các vai trò và đạt được hiểu quả cao thì rất cần đến khâu quản lý. Có khá nhiều cách để quản lý một tổ chức, nhưng dữ liệu cần quản lý ngày càng lớn, đa dạng và phức tạp hơn khiến các công cụ quản lý như ghi nhớ hay ghi chép trở nên bất khả thi. Nhưng nhờ sự bùng nổ công nghệ hiện nay, cách sử dụng máy tính để quản lý dữ liệu đã trở nên phổ biến và ngày càng dễ dàng cho người sử dụng. Trong bài tiểu luận này, nhóm em xin trình bày cách sử dụng phần mềm Microsoft Access để quản lý dữ liệu của sinh viên trường Đại học Kinh tế - Luật. II. Mục đích và yêu cầu Quản lý sinh viên trong các trường đại học chính là một khâu quan trọng giúp nhà trường theo dõi quá trình học tập của sinh viên cũng như dễ dàng tập trung thông tin để xử lý các công việc có liên quan. Xây dựng chương trình quản lý sinh viên phù hợp sẽ giúp các bộ, nhân viên nhà trường dễ dàng thao tác, cũng như các bạn sinh viên có thể tự theo dõi thông tin cũng như quá trình học tập của bản thâ. III. Hệ thống thực tế 1. Quản lý hồ sơ sinh viên: Gồm các mục với thông tin sơ yếu lý lịch của sinh viên như họ tên, nơi sinh, giới tính, dân tộc,… 2. Quản lý lớp học: Lớp học chính là đơn vị cơ bản để quản lý sinh viên, tùy các môn học, các ngành học mà số lượng sinh viên sẽ khác nhau. Một lớp thường bao gồm các thông tin như mã lớp học, sỉ số, môn học, học kỳ,… 3. Quản lý môn học: Tùy theo mỗi ngành học mà số tín chỉ cũng như chương trình đào tạo các môn sẽ khác nhau. Các thông tin liên quan bao gồm: mã môn học, mã môn học, số tín chỉ. 4. Quản lý điểm của sinh viên: Việc quản lý điểm của sinh viên sẽ cần sự cần thận cao vì yêu cầu độ chính xác tuyệt đối trong khâu này. Các mục điểm bao gồm điểm quá trình, điểm giữa kỳ, điểm cuối kỳ. IV. Ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng phần mềm Microsoft Access để quản lý thông tin sinh viên 1. Ưu điểm: - Thông tin được trình bày khách quan, có logic. - Microsoft Access cung cấp một nền tảng nhanh chóng, chính xác để nhập dữ liệu. - Dễ dàng truy xuất dữ liệu khi cần. - Hỗ trợ các công cụ như Report,… cho các công việc liên quan. - Dễ dàng sửa chữa, bổ sung thông tin khi cần thiết. 2. Nhược điểm: - Do sử dụng máy tính nên các dữ liệu có thể bị hacker, virus gây hại. 3

- Tốn kém chi phí, tuy không đáng kể, để đầu tư cho hệ thống máy tính. CHƯƠNG II: NỘI DUNG XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH I. Xây dựng hệ thống ban đầu: 1. BẢNG THONGTINSINHVIEN Bước 1: Khởi động chương trình Microsoft Access, sử dụng bảng ở chế độ Design View, ở thẻ Create, chọn Table Design View. Bước 2: Khai báo danh sách tên các trường của bảng bằng cách gõ danh sách tên các trường tên cột Field name của cửa sổ thiết kế. Đối với bảng THONGTINSINHVIEN gồm 9 trường lần lượt là MSSV, Lop, Hodem, Ten, Ngaysinh, Gioitinh, Dantoc, Quequan, Diachihientai. Bước 3: Khai báo kiểu dữ liệu cho các trường của bảng, bằng cách chọn kiểu dữ liệu cho từng trường ở cột Data Type tương ứng. Bước 4: Thiết lập trường khóa cho bảng bằng cách: Dùng chuột kết hợp giữa phím Shift đánh dấu đầu dòng các trường muốn thiết lập khóa. Chọn chuột phải chọn Primary Key để thiết lập thuộc tính khóa cho các trường vừa chọn. Cũng có thể ra lệnh này bằng cách nhấn nút Primary key trên thanh công cụ. Bước 5: Lưu lại cấu trúc bảng với tên THONGTINSINHVIEN. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S hoặc click nút Save trên Toolbar. Tương tự tạo ra các bảng dữ liệu khác

Hình 1: Lập bảng THONGTINSINHVIEN STT

Tên trường

Kiểu dữ liệu

Chú thích

1

Mssv

Short Text

Mã số sinh viên

2

Lop

Short Text

Lớp quản lý

3

Hodem

Short Text

Họ đệm

4

Ten

Short Text

Tên

4

5

Ngaysinh

Date/Time

Ngày sinh

6

Gioitinh

Number

Giới tính (0 là nam, 1 là nữ)

7

Dantoc

Short Text

Dân tộc

8

Quequan

Short Text

Quê quán

9

Diachihientai

Short Text

Đại chỉ hiện tại

Bảng 1 : Thông tin bảng THONGTINSINHVIEN 2. BẢNG MONHOC

Hình 2: Lập bảng MONHOC STT

Tên trường

Kiểu dữ liệu

Chú thích

1

Mamonhoc

Short Text

Mã môn học

2

Tenmonhoc

Short Text

Tên môn học

3

Sotinchi

Number

Số tín chỉ

Bảng 2: Thông tin bảng MONHOC 3. BẢNG LOPQUANLY

5

Hình 3: Lập bảng LOPQUANLY STT

Tên trường

Kiểu dữ liệu

Chú thích

1

Manganh

Short Text

Mã ngành

2

Malop

Short Text

Mã lớp

3

Lopquanly

Short Text

Lớp quản lỹ

4

Loaichuongtrinhdaotao

Short Text

Loại chương trình quản lý

5

Siso

Number

Sỉ số

B ảng 3: Thông tin bảng LOPQUANLY 4. BẢNG KHOAQUANLY

Hình 4: Lập bảng KHOAQUANLY

6

STT

Tên trường

Kiểu dữ liệu

Chú thích

1

Manganh

Short Text

Mã ngành

2

Tennganh

Short Text

Tên ngành

3

Makhoa

Short Text

Mã khoa

4

Tenkhoa

Short Text

Tên khoa

Bảng 4: Thông tin bảng KHOAQUANLY 5. BẢNG DANGKYMONHOC

Hình 5: Lập bảng DANGKYMONHOC STT

Tên trường

Kiểu dữ liệu

Chú thích

1

Madangky

AutoNumber

Mã đăng ký

2

Mssv

Short Text

Mã số sinh viên

3

Malopdangky

Short Text

Mã lớp đăng ký

4

Quatrinh

Number

Điểm quá trình

5

Giuaky

Number

Điểm giữa kỳ

6

Cuoiky

Number

Điểm cuối kỳ

Bảng 5: Thông tin bảng DANGKYMONHOC 6. BẢNG DANHSACHLOPMONHOC 7

Hì nh 6: Lập bảng DANHSACHLOPMONHOC STT

Tên trường

Kiểu dữ liệu

Chú thích

1

Malopdangky

Short Text

Mã lớp đăng ký

2

Mamonhoc

Short Text

Mã môn học

3

Lopmonhoc

Short Text

Lớp môn học

4

Namhoc

Number

Năm học

5

Hocky

Short Text

Học kỳ

6

Siso

Number

Sỉ số lớp học

Bả ng 6: Thông tin bảng DANHSACHLOPMONHOC 7. BẢNG KETQUAHOCTAP

Hình 7: Lập bảng KETQUAHOCTAP 8

STT

Tên trường

Kiểu dữ liệu

Chú thích

1

Mssv

Short Text

Mã số sinh viên

2

Hocluc

Short Text

Học lực

3

Renluyen

Number

Điểm rèn luyện

4

NgayCTXH

Number

Số ngày CTXH

B ả ng 7: Thông tin bảng KETQUAHOCTAP II. Tạo liên kết giữa các bảng: Sau khi tạo xong các bảng, ta phải tiến hành liên kết các bảng lại với nhau nhờ công cụ Relationship của Microsoft Access để dữ liệu của từng bảng sẽ được kết nối lại với nhau thành một cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh.

Hình 8: Mối quan hệ (Relationship) giữa các bảng III. Nhập dữ liệu cho bảng Sau khi tạo liên kết giữa các bảng, ta sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào các bảng. Dữ liệu chỉ nên được nhập sau khi đã tạo liên kết giữa các bảng để tránh các lỗi phát sinh.

Hình 9: Tiến hành nhập dữ liệu cho các bảng 9

IV. Truy vấn dữ liệu (Query): Truy vấn dữ liệu (Query) là một công cụ được hỗ trợ trong chương trình Microsoft Access giúp người dùng có thể xử lý dữ liệu một cách trực quan. Có nhiều dạng theo yêu cầu như: Filter, trích xuất, tổng hợp, thống kê,… Vì vậy sẽ có nhiều dạng Query đáp ứng cho từng yêu cầu cụ thể. Các bước tiến hành tạo Query: Trong mục Create chọn Query Wizard (Thuật sĩ) hoặc chế độ Query Design (Thiết kế). Sau đó chọn các bảng và các trường liên quan để add vào. QUERY 1: DANH SÁCH LỚP ĐĂNG KÝ: ( theo Query Wizard)

Hình 10: Chọn các trường liên quan từ các bảng ♦ Sau đó chọn next và finsih ta được mẫu Query DANH SÁCH LỚP ĐĂNG KÝ

10

Hình 11: Query DANH SÁCH LỚP ĐĂNG KÝ QUERY 2: HỌC LỰC SINH VIÊN

Hình 12: Chọn các trường trong bảng liên quan đến học lực sinh viên Sau đó chọn Next >> Finish để tạo Query truy vấn học lực của sinh viên

Hình 13: Query HỌC LỰC SINH VIÊN V. Tạo mẫu nhập dữ liệu cho các bảng (Form) Form là thành phần giao diện (hộp thoại, cửa sổ) để cập nhật, chỉnh sửa, xem thông tin dữ liệu ... Form thường được cung cấp các nguồn dữ liệu là các bảng (Table), các Query để hoạt động. Để tạo Form, nhấn Create trên Ribbon. Có thể chọn:  Form - để tạo Form với nguồn cấp từ bảng đang chọn  Form Design - để tạo Form ở chế độ Design View. Dữ liệu tự động dàng buộc với Form nếu có chọn Table hay Query  Form Wizard - hỗ trợ từng bước để tạo Form 11

Blank Form - tạo Form trống, chưa có nguồn cấp dữ liệu nào  Multiple Items - dạng Form hiện thị được nhiều Record một lúc Các bước tiến hành tạo Form: Chọn thẻ Create >> Form Wizard FORM 1: THÔNG TIN SINH VIÊN Form giúp nhập thông tin sinh viên một cách nhanh chóng, thuận tiện và rõ ràng hơn. Chọn các trường từ các bảng liên quan đến thông tin sinh viên để add vào. 

Hình 14: Chọn các trường trong bảng liên quan đến thông tin sinh viên Chọn Next >> Columnar >> Next Đặt tên cho Form “THÔNG TIN SINH VIÊN” Sau đó, Next >> Finish, ta tạo được form Thông tin sinh viên

Hình 15: Form THÔNG TIN SINH VIÊN 12

FORM 2: DANH SÁCH SINH VIÊN CÁC KHOA Form giúp quản lý và kiểm soát danh sách sinh viên của từng khoa một cách cụ thể. Chọn các trường từ 2 bảng liên quan để add vào.

Hình 16: Chọn trường trong bảng KHOAQUANLY

Hình 17: Chọn trường trong bảng THONGTINSINHVIEN Chọn Next >> Next >> Datasheet >> Next >> Finish Ta tạo được Form DANH SÁCH SINH VIÊN CÁC KHOA như sau.

13

Hình 18: Form DANH SÁCH SINH VIÊN CÁC KHOA FORM 3: QUẢN LÝ MÔN HỌC THEO SINH VIÊN Form giúp ta kiểm soát được một sinh viên cụ thể đã đăng ký những môn học nào, mã lớp cụ thể của lớp học đó. Chọn các trường liên quan từ các bảng.

Hình 19: Chọn trường trong bảng KHOAQUANLY

14

Hình 20: Chọn trường trong bảng THONGTINSINHVIEN

Hình 21: Chọn trường trong bảng KETQUAHOCTAP

15

Hình 22: Chọn trường trong bảng MONHOC Chọn Next >> Columnar >> Next >> Đặt tên form “QUẢN LÝ SINH VIÊN THEO MÔN HỌC” >> Finish Ta được form Quản lý sinh viên theo môn học Vào thẻ Home >> View >> Design View để chỉnh, trang trí form theo sở thích Chọn thẻ Design >> Nhấn vào nút Button để chọn nút theo mong muốn.

Hình 23: Vị trí nút Button

16

Hình 24: Form QUẢN LÝ MÔN HỌC THEO SINH VIÊN VI. Tạo và thiết kế Báo cáo (Report): Báo cáo (Report) cung cấp khả năng trình bày dữ liệu trong một bản in. Báo cáo rất hữu ích, vì chúng cho phép trình bày các thành phần của CSDL dưới dạng dễ đọc. Thậm chí có thể tùy chỉnh sự xuất hiện của báo cáo để làm nó hấp dẫn, trực quan hơn. Các bước tạo Report: Trước tiên, ta phải tạo Query làm nguồn cho báo cáo. Sau đó thiết kế Report bằng Report Wizard hoặc Report Design. Chọn Report Wizard >> Chọn trường từ Query

Hình 26: Chọn trường trong Query DANH SÁCH LỚP ĐĂNG KÝ Chọn Next >> Finish. Ta được report Danh sách lớp đăng ký

17

Hình 27: Report DANH SÁCH LỚP ĐĂNG KÝ CHƯƠNG III: KẾT LUẬN Microsoft Access cung cấp những chức năng phù hợp để thực hiện chương trình quản lý sinh viên. Qua chương trình này giúp cán bộ nhà trường dễ dàng theo dõi, tổng hợp thông tin, từ đó có các kế hoạch giảng dạy, hoạt động phù hợp. Bên cạnh một vài nhược điểm, tuy nhiên chương trình Microsoft Access vẫn tỏ ra là một phương pháp lưu trữ và xử lý dữ liệu hiệu quả.

18...