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SGI-MA-02 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRAL DE PREVENCIÓN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Y FINANCIAMIENTO DE LA PROLIFERACIÓN DE ARMAS DE DESTRUCCIÓN

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRAL DE PREVENCIÓN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Y FINANCIAMIENTO DE LA PROLIFERACIÓN DE ARMAS DE DESTRUCCIÓN MASIVA (SIPLAFT) XXXXXXXX Resolución 372 de 2012 Ministerio de Transporte Habilitación para la prestación de servicio público de Transporte Terrestre automotor de carga

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CONTENIDO

1. NATURALEZA DEL DOCUMENTO El presente Manual tiene como propósito establecer y unificar las políticas y procedimientos que deben ser acatados por todos los funcionarios, proveedores, clientes y asociados de La Organización, para apoyar en cuanto sea posible a que XXXXXXX en adelante “XXXXXXX”, NO sea utilizada como un instrumento para el desarrollo de actividades delictivas, como lo son el lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT-FPADM). Trasmitir a nuestros empleados, socios de negocios y accionistas, la política, objetivos y controles definidos por la empresa para el Sistema de Prevención y Control de Riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masivaSIPLAFT 2. ALCANCE Este manual aplica a todos los negocios, contratos y operaciones que desarrolle XXXXXXX XX, en el desarrollo de su objeto social relacionado con el Transporte terrestre Automotor de Carga. Está dirigido y será de obligatorio cumplimiento por todos los socios, accionistas, empleados, clientes, proveedores y contratistas de XXXXXXX XX; empresa transportadora sujeta a la vigilancia, inspección y control por parte de la Superintendencia de Puertos y Transporte, en todos los procedimientos en los que se presenten factores de riesgo de actividades ilícitas, lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva. 3. OBJETIVOS 3.1.

OBJETIVO GENERAL

Establecer los lineamientos, procedimientos y controles para prevenir, detectar y reportar operaciones ilegales, lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva LA/FT-FPADM, en las operaciones de transporte y logística de XXXXXXX, de acuerdo a los requisitos mínimos establecidos en la Resolución No. 74854 del 21 de diciembre de 2016 expedida por la Superintendencia de Puertos y Transportes. 3.2. 

OBJETIVOS ESPECIFICOS Determinar el modelo de gestión de riesgo que permita identificar, evaluar y tratar el riesgo legal, contagio, operacional y reputacional.



Establecer políticas y requisitos de manejo de riesgo legal, contagio, operacional y reputacional, en las operaciones, negocios y contratos que desarrolla XXXXXXX.



Establecer los requisitos para el adecuado conocimiento de los empleados, del cliente, del mercado, los contratistas y proveedores contratados por XXXXXXX, para desarrollar sus operaciones de transporte.



Establecer el procedimiento de reporte de actividades ilegales, lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva a la UIAF.



Establecer el procedimiento de reporte de información requerida por la Superintendencia de Puertos y Transporte sobre operaciones relacionadas con lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.



Capacitar a los empleados de La Compañía, en el desarrollo de criterios de protección y mitigación de riesgos de LA/FT-FPADM.

4. ELEMENTOS DEL SISTEMA Para la eficiente, efectiva y oportuna implementación y desarrollo del SIPLATF, XXXXXXX desarrolla los siguientes elementos:         

Diseño, Aprobación y Constancia de la Aprobación de Políticas Políticas Estructura Organizacional Documentación Divulgación y Comunicación Capacitación Esquema Metodológico Procedimientos para la Prevención del Riesgo de LA/FT-FPADM Procedimientos para el Control del Riesgo del Riesgo de LA/FT-FPADM

5. DISEÑO, APROBACIÓN Y CONSTANCIA DE LA APROBACIÓN DE POLÍTICAS. El diseño y aprobación de políticas para la implementación del Sistema SIPLAFT, es responsabilidad de la Asamblea de la sociedad XXXXXXX XX, las cuales quedan evidenciadas mediante acta de este órgano de Control. 5.1.

POLITICA SIPLAFT

XXXXXXX, adopta y establece el SIPLAFT en el desarrollo de su operación y actividad económica, para efectos de garantizar a sus empleados, clientes, proveedores, contratistas, y asociados de negocio, la transparencia y la legalidad de sus servicios, contratos y operaciones de transporte, definiendo procedimientos seguros, confiables, con la confidencialidad y reserva que exige la Ley, para identificar plenamente las contrapartes, sus actividades, origen de sus fondos, y con ello detectar oportunamente fuentes o dineros ilícitos provenientes del Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento para la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva y demás actividades terroristas e ilegales conexas, minimizando las posibilidades de ser vinculados en estos delitos, implementando continuamente mecanismos y estrategias de prevención y control sobre el LAFT/PADM, de acuerdo a las directrices establecidas por los entes y Autoridades Nacionales e Internacionales, con el fin de descubrir y contrarrestar las nuevas modalidades delincuenciales utilizadas. A través de SIPLAFT, XXXXXXX compromete a sus empleados, clientes, proveedores y contratistas a cumplir con los procedimientos fijados por la empresa para contribuir con la administración y la

gestión de riesgos asociados al LAFT/PADM, adoptando controles para detectar señales de alerta y evitar la utilización de la empresa como medio para la realización de actividades delictivas, por ello, el máximo órgano social, sus socios y representantes legales de la Empresa aprueban los recursos y medios necesarios para la implementación y mejora continua del sistema, asegurando la divulgación, promoción de cultura y conocimiento de los procesos adoptados, a todos aquellos que directa o indirectamente tengan un vínculo con XXXXXXX De conformidad con la Ley colombiana y los estándares internacionales, es política de XXXXXXX XX, que todos sus accionistas, directivas y funcionarios deben anteponer el cumplimiento de las normas en materia de administración del riesgo de LA/FT-FPADM al logro de las metas comerciales. La presente Política SIPLAFT empezará a regir y tendrá vigencia a partir del treinta (30) de marzo de 2017. FIRMADA ORIGINAL XXXXXXX XXXXXXX Representante Legal

5.2.

POLITICAS GENERALES PARA LA PREVENCIÓN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Y FINANCIAMIENTO DE LA PROLIFERACIÓN DE ARMAS DE DESTRUCCIÓN MASIVA

5.2.1. Conocimiento de las contrapartes: Para el conocimiento de las contrapartes se aplican los manuales de procedimientos definidos, los cuales permiten la identificación plena y confiable de las contrapartes, la verificación de la información suministrada por estos y los controles para la detección de operaciones sospechosas, inusuales o intentadas. 5.2.2. Reserva de la información: Es deber de todos los empleados, socios y accionistas de XXXXXXX XX garantizar la reserva de la información reportada a las autoridades sobre personas o de XXXXXXX que hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas, operaciones Inusuales y operaciones intentadas. Para esto deberán cumplir con los acuerdos contractuales de confidencialidad y reserva de la información que XXXXXXX hará firmar, así como de cumplir con los procedimientos definidos en el Sistema Integral para el Tratamiento de los Datos Personales de la empresa. 5.2.3. Sanciones por incumplimiento: La inobservancia del presente manual se sanciona de conformidad con lo establecido en las políticas y procedimientos corporativos, en el Reglamento Interno de Trabajo y en las normas que sean aplicables, sin perjuicio de las sanciones penales, administrativas o civiles previstas en la ley. 5.2.4. Política de Promoción de la Cultura del SIPLAFT: XXXXXXX XX, impulsa a nivel institucional la cultura del SIPLAFT, puntualizando para toda la organización, es decir accionistas, directivas, funcionarios y demás vinculados, que XXXXXXX, propende por una cultura dirigida a la prevención y control del riesgo de LA/FT/PADM. Para ello se debe, Impulsar a nivel institucional la cultura en materia de ejecutar cualquier acción, labor, servicio o actividad, orientando la actuación en el funcionamiento del sistema; mediante el desarrollo y ejecución de programas de divulgación, formación y entrenamiento permanente en relación con normas, políticas, procedimiento y directrices relacionadas al sistema SIPLAFT. Así mismo XXXXXXX deberá vincular a este proceso a todos los terceros que de una u otra forma intervengan en la realización de operaciones con la compañía. 5.3.  

POLÍTICAS ESPECÍFICAS

En XXXXXXX La identificación de los riesgos es responsabilidad del dueño o líder de cada proceso y reportaran al Oficial de Cumplimiento SIPLAFT, cualquier situación inusual y/o sospechosa. La actualización de riesgos tendrá una periodicidad anual o una vez se presente la respectiva actualización.

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 

Las situaciones a las que se puede ver expuesta la actividad de transporte son las consignadas en el numeral de Señales de Alerta contenidas en este Manual. Una vez identificadas las situaciones que puedan generar riesgos de LAFT/PADM, según las fuentes de riesgos, se debe elaborar por parte del Oficial de Cumplimiento una matriz de análisis de riesgo, con el fin de implementar los controles necesarios y realizar el seguimiento que corresponda. No se permitirán operaciones y/o actividades que no cuentes con un Nivel de Riesgo del LAFT/PADM No aceptable, según lo identificado en la Matriz de riesgos que forma parte integrante de este Manual. Todas las actuaciones y relación deberán ejecutarse bajo los parámetros establecidos en el Código de Buen Gobierno y Código de Ética de la Empresa y que son parte integral del SIPLAFT, y se adjuntan en los Anexos.

La Asamblea de la sociedad XXXXXXX XX, el representante legal y el Oficial de Cumplimiento, acompañados de los dueños de los procesos, adoptan y establecen el SIPLAFT en el desarrollo de contratos, negocios y operaciones de transporte, definen reglas y políticas claras para controlar dineros ilícitos provenientes del lavado de activos y demás actividades ilegales y eliminar las posibilidades de ser vínculo para financiar actividades terroristas mediante las siguientes políticas. 5.3.1. Prevención del LA/FT-FPADM: No se entabla ninguna relación de negocios o de cualquier otro tipo con personas naturales ó jurídicas cuando se presenten elementos que conlleven dudas fundadas sobre la legalidad de las operaciones o licitud de sus recursos. Para estos efectos, no se entablan relaciones de negocios o de cualquier otro tipo con personas naturales ó jurídicas incluidas en listas consideradas como restrictivas, ó cuando alguna de las siguientes personas figure en las listas mencionadas: Socios, representantes legales, miembros de Junta Directiva, Accionistas ó socios que tengan el 5% ó más del capital social, aporte o participación. En la medida en que sea jurídicamente posible la terminación de los actos jurídicos correspondientes, no se mantienen como contrapartes a personas naturales ó jurídicas incluidas en listas consideradas como restrictivas o cuando sus representantes legales, miembros de Junta Directiva, Accionistas ó socios que tengan el 5% ó más del capital social, aporte o participación, figure en las listas mencionadas. En relación con el grupo de interés de contrapartes en las relaciones de tesorería, solo se entablan relaciones comerciales o de negocios con entidades financieras de Colombia o del exterior que se encuentren debidamente supervisadas por el órgano de control correspondiente, que sean de reconocida trayectoria y que tengan implementados mecanismos de prevención y control la LA/FT-FPADM. 5.3.2. Conocimiento de las contrapartes: Para el conocimiento de las contrapartes se aplican los manuales de procedimientos definidos en el Sistema de Gestion Integral de XXXXXXX, los cuales

permiten la identificación plena y confiable de las contrapartes, la verificación de la información suministrada por estos y los controles para la detección de operaciones sospechosas, inusuales ó intentadas. 5.3.3. Reserva de la información: Es deber de todos los empleados, socios y accionistas de XXXXXXX garantizar la reserva de la información reportada a las autoridades sobre personas o empresas que hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas, operaciones Inusuales y operaciones intentadas. 5.3.4. Sanciones por incumplimiento: La inobservancia del presente manual se sanciona de conformidad con lo establecido en las políticas y procedimientos corporativos, en el Reglamento Interno de Trabajo y en las normas que sean aplicables, sin perjuicio de las sanciones penales, administrativas o civiles previstas en la ley. 5.3.5. Máximo Dinero Efectivo en Caja Menor y Tesorería: Respecto del efectivo en caja menor, se tiene establecido y documentado en el Sistema Integrado de Gestion en el procedimiento de Tesorería: o o o o o o o

El monto de las cajas menores asignadas en XXXXXXX, Los montos máximos para realizar transacciones a través de ellas El tipo de uso que se puede dar a estos recursos. Los periodos o momentos en que se debe solicitar reposición de caja menor. Cuenta bancaria de la cual se genera el reintegro de caja menor. Personal responsable de la administración de la caja menor. Criterios de auditoría o arqueo anunciada y no anunciada.

5.3.6. Movilización de Carga: Como parte de los mecanismos de prevención y control para la prevención y control de lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, que deben atender los funcionarios involucrados en los procesos internos de movilización de carga por vías nacionales, departamentales y/o municipales, se establecen las siguientes normas: o No se autoriza cargar o generar despacho a vehículos y terceros que no tengan la aprobación del estudio de seguridad o que se encuentren aprobados y activos en el sistema Gestrans. o No está permitido transportar mercancías diferentes a las del objeto de la orden de transporte definida en el proceso de movilización y que corresponda a la contratada por los clientes.

o En momentos de supervisión por parte de alguna autoridad competente, entendiendo por esta, cualquier autoridad nacional o internacional designada o reconocida por el Estado para un determinado fin, deberá definirse una especial atención al proceso de supervisión que se efectué al vehículo y a la mercancía, velando por evitar cualquier alteración o hecho inusual al momento de la parada del vehículo. o Se encuentra prohibido el transporte de personas diferentes a las vinculadas con XXXXXXX, en los vehículos utilizados por la misma o en nombre de esta. o No se autoriza transportar dinero o mercancías por solicitud de personas diferentes a los remitentes, generadores de carga o dueños de la mercancía. o Los conductores deben abstenerse de realizar cualquier operación de contrabando o facilitar el concurso de cualquier actividad ilegal asociada a este delito. XXXXXXX XX, impulsa a nivel institucional la cultura del SIPLAFT, puntualizando para toda la organización, es decir accionistas, directivas, funcionarios y demás vinculados, que XXXXXXX propende por una cultura dirigida a la prevención y control del riesgo de LA/FT-FPADM XXXXXXX XX, ha adoptado lineamientos más exigentes para el conocimiento de sus clientes, previamente a la vinculación, y para el monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por sus funciones pueden exponer en mayor grado a XXXXXXX al riesgo de LA/FT-FPADM Estos principios constituyen los lineamientos adoptados por XXXXXXX XX, frente a los factores de riesgo y los riesgos asociados de LA/FT-FPADM, y se reflejan en lo dispuesto en el presente Manual. El incumplimiento de lo dispuesto en el SIPLAFT, genera graves consecuencias que van desde amonestaciones y medidas correctivas, hasta multas o la terminación del contrato de trabajo con justa causa. Para la realización de vínculos comerciales con Personas Expuestas Públicamente (PEP´s), por parte de XXXXXXX XX, la persona quien debe de atender dicho vínculo, debe ser de un nivel jerárquico mayor en cabeza del Gerente General y con visto bueno del Oficial de Cumplimiento SIPLAFT. 6.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE QUIENES PARTICIPAN EN LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LA/FT - PADM

Sin perjuicio de las funciones asignadas, para la implementación del SIPLAFT, XXXXXXX establece como mínimo las siguientes funciones:

6.1. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO Es la persona natural contratada por La Compañía, responsable de velar por el cumplimiento de los requisitos establecidos en el SIPLAFT. Vela por que los procesos, procedimientos, controles y mecanismos utilizados sean eficaces, y sean los necesarios para actuar dentro del marco del sistema de prevención de riesgos de lavado de activos o financiación del terrorismo.

El Máximo Órgano Social, nombrará a un empleado de la empresa XXXXXXX, a quien se le denominará oficial de cumplimiento SIPLAFT, responsable de implementar el Sistema Integral de Prevención y Control del Riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo, conforme a las disposiciones establecidas en la RESOLUCIÓN 74854 DE 2016 y deberá garantizar las acciones necesarias para su cumplimiento. 6.1.1. Para el nombramiento del oficial de cumplimiento, se deberán contemplar los siguientes requisitos: 

Vinculación laboral directa en nivel directivo.

 Que el empleado tenga voz y voto en las decisiones de la empresa. 

Contar con la certificación de aprobación de los cursos e-learning de la UIAF.

 No podrá pertenecer a los órganos de control (revisoría fiscal o auditoría interna), ser el representante legal o de áreas en las cuales se generen conflictos de interés con respecto a las funciones de oficial de cumplimiento. 

La persona designada deberá manifestar la aceptación de dicho cargo por escrito ante el máximo órgano social.

El representante legal de XXXXXXX, deberá comunicar a la Superintendencia de Puertos y Transporte, el nombramiento del oficial de cumplimiento, con los siguientes datos: nombre completo, cargo, ciudad, departamento, correo electrónico, teléfono, dirección (ubicación del cargo) y fecha de nombramiento, así mismo anexar copia de la carta de aceptación del cargo y sus respectivos soportes. 6.1.2. Funciones del oficial de cumplimiento. El oficial de cumplimiento le corresponderá desempeñar las siguientes funciones:



Implementar y desarrollar los procesos de las políticas aprobadas para la implementación del Siplaft.



Identificar las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT-FPADM en las operaciones que realiza XXXXXXX.



Determinar los controles a las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT-FPADM en las operaciones, negocios o contratos que realiza XXXXXXX.



Realizar seguimiento de las políticas, procedimientos y controles establecidos.



Verificar la adopción y funcionamiento de los procedimientos definidos para el adecuado manejo, conservación y archivo de los documentos y reportes relacionados con la prevención de riesgo de LA/FT-FPADM y garantizar la confidencialidad de dicha información.



Coordinar y programar los planes de capacitación sobre prevención de riesgos asociados al LA/FT-FP...