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das ist meine Mitschriften auf Deustch für die englisch Vorlesung Organisationsgestaltung . ich habe damit meine Klausur vorbereitet und am ende eine 2 als Note bekommen....

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Organisationsgestaltung

1. Fundamentals of Organization Design (Grundlagen des Organisationsdesigns) Thema und Terminologie der Organisation (Design-) Was versteht man unter Organisation? • Organisation ist eine bewusste Lebenseinheit aus bewussten Teilen. • Organisation ist ein zielorientiertes psycho-soziales und technologisches System. (hier wird das Unternehmen als ganze betrachten) • Organisation besteht aus einem System von Regeln, das die Aufgabenerfüllung der Unternehmung zielgerichtet und dauerhaft anordnet / regelt / steuert. • Die Organisation eines Betriebs, einer Behörde usw. stellt den Ordnungsrahmen für das betriebliche Geschehen dar. • Organisation bezeichnet sowohl die Tätigkeit der zielorientierten Steuerung der Aktivitäten in einem sozialen System mit mehreren Mitgliedern (funktionales Organisationskonzept) als auch das soziale Gebilde selbst (institutionelles Organisationskonzept). • Die Organisation legt fest, welche Aufgaben anstehen, wer sie erledigt, wie sie gruppiert werden, wer welche Kompetenzen hat und wo Entscheidungen fallen. • Organisation ist ein Mittel zum Zweck der Lösung des Organisationsproblems. (Organisation als Instrument) Was versteht man unter Organisation? Organisation besteht aus einem System von Regeln, das die Aufgabenerfüllung der Unternehmung zielgerichtet und dauerhaft anordnet / regelt / steuert. (Instrumental: Ein Unternehmen hat eine Organisation) Organisation ist eine bewusste Lebenseinheit aus bewussten Teilen. (Institutionell: Ein Unternehmen ist eine Organisation) Alternatives Verständnis des Begriffs "Organisation" Erklären Sie den Unterschied zwischen instrumentellen und institutionellem Organisationsverständnis? Man unterscheidet zwischen instrumentellen und institutionellen Organisationsverständnis. Ein instrumentelles Verständnis der Organisation: (Funktionales Organisationsverständnis): • • • • •

Ein Unternehmen wird in erster Linie als wirtschaftliches Gebilde verstanden. (Das Unternehmen hat eine Organisation) Homogene Interessen. Entwicklung allgemeiner Regeln, die als Instrument zur Erreichung vorgegebener Unternehmensziele dienen (= hauptsächlich wirtschaftliche Ziele Rationales Verhalten der Akteure / rationale Entscheidung Schwerpunkt: formale Regeln

• • •

Organisationsinhalt: Umsetzung von Plänen Die Unternehmensleitung / Organisationsabteilung ist für das Organisationsdesign verantwortlich Rollendefinierende Auswirkungen des Organisationsdesigns werden nicht besonders berücksichtigt

Alternative: Instrumentales = Funktionales Organisationsverständnis: • Organisation ist ein Mittel zur Erreichung des Organisationsziels (Das Unternehmen hat eine Organisation) •

Organisation muss rational sein

•

Regeln der Organisation dienen der Umsetzung der Planung

•

Das Festlegen der Organisation / Regeln ist Aufgabe der Organisationsleitung.

•

Schwerpunkt: formale Regeln

Ein institutionelles Verständnis der Organisation: Das Unternehmen ist eine Organisation • • • • •

• • •

Ein Unternehmen (wie auch Krankenhäuser, öffentliche Verwaltungen, Schulen oder Gefängnisse) ist sowohl ein wirtschaftliches als auch ein soziales Gebilde. Geringerer Anspruch auf Allgemeingültigkeit; Unternehmensziele sind zwischen den Stakeholdern zu verhandeln. Stakeholder haben heterogene Ziele; teilweise Einbeziehung der Mitglieder. Begrenzte Rationalität. Schwerpunkt: formale und informelle Regeln Eine analytische Trennung von Planung und Organisation ist nicht möglich Alle Mitglieder des Unternehmens sind für das Organisationsdesign verantwortlich. Arbeitsteilung und Koordinationsformen bilden die Rollen der Organisationsmitglieder.

Alternative: Institutionelles Organisationsverständnis: • Eine Organisation ist ein soziales Gebilde. Nach dieser Perspektive ist das Unternehmen eine Organisation. • Arbeitsteilung und Koordination durch Organisationsstruktur • Relativ stabile Grenzen durch Mitgliedschaft und Partialinklusion •

Begrenzte Rationalität

•

Heterogene Interessen

Exkurs: Instrumentelle: Strategie folgt Struktur (Strategie follows Structur): Die Organisationsstruktur bildet die Grundlagen für die gesamte Strategieentwicklung. Regeln und Instrumente für die Strategieentwicklung werden durch die formale Organisationsstruktur vorgegeben. Institutionelle: Begrenzte Rationalität: Bei Entscheidungen ist die Annahme einer vollständigen Rationalität (homo oeconomicus) unrealistisch, da die Rationalität des Einzelnen durch die ihm vorliegenden Informationen begrenzt ist. - kognitive sowie zeitliche Einschränkungen

Organisation im Spektrum der Regulierungsformen.

Object of Präsituative Regulation Regelungszeit Outcome Goal (Ergebnisziel) Planning (Functional Planning) Action Goal (Aktionsziel) Planung (Funktionale Planung) Structure Goal (Strukturziel) Organization (Structural Planning) Organisation (Strukturplanung)

Situative Ad-hoc Goals Ad-hoc Orders (Adhoc Aufträge) Ad-hoc Task Assignment (Ad-hoc Aufgaben Zuordnung)

Ad-hoc bedeutet dafür, zu diesem Zweck. Präsituative und situative Regelung: im Hinblick auf den Regelungszeitpunkt sind präsituative Regelungen und situative Regelungen (ad-hoc Regelungen) zu unterscheiden. Präsituative Regelungen erfordern vorausschauendes Denken, sind also Ergebnis von Planung (Funktionale- und Strukturplanung). Sie versuchen, die zukünftige Aufgaben gedanklich vorwegzunehmen und bestimmen die Art der Aufgabenerledigung. Im Fall situativer Regelung werden die Einzelheiten der Aufgabenverteilung und -erfüllung erst bei Handlungsbeginn bestimmt. Es entstehen fallweise Regelungen. Man Spricht von Disposition und Improvisation,

2.2. Was sind die fünf Kernmerkmale der Organisation bei instrumentellem Verständnis? • Organisation führt zu einer Strukturbildung im Unternehmen

• • • •

Organisation geht es zunächst, vorrangig aus rationalem, bewusstem, zweckgerichtetem Handeln Organisation ist auf ein Strukturgerüst ausgerichtet, während Strategieformulierung und Planung auf das Handeln ausgerichtet ist. Organisation ist ähnlich wie die Strategieformulierung und Planung Situationsabhängig. Organisatorische Regelungen müssen also unter Berücksichtigung der Unternehmensexternen und -internen Kontextbedingungen entworfen werden. Organisation ist ein dynamischer Prozess. Einerseits müssen organisatorische Regelungen immer wieder verändert werden, um den zur jeweiligen Zeit vorherrschenden strategischen und kontextuellen Herausforderungen zu genügen.

Organisation, Improvisation und Disposition sind Regelung: Organisation: System von Regeln, das die Aufgabenerfüllung des Unternehmens zielgerichtet und dauerhaft regelt und steuert. ➔ Im Fall der Organisation werden die Regeln zur Aufgabenerfüllung relativ dauerhalt

festgelegt. ➔ Handlungsanweisung: Immer, wenn folgender Fall (Erläuterung) eintritt, handele wie folgt (detaillierte Anweisung). ➔ Beispiel: Für die Bearbeitung von Aufträgen, werden unterschiedliche Vorgehensweise für bestimmte Kundengruppen dauerhaft festgelegt. Improvisation: Befristete und vorläufige Regeln zur Bestimmung der Aufgabenerfüllung des Unternehmens. ➔ Konzeptionell liegt sie damit zwischen der Organisation und der Disposition. ➔ Die Improvisation spielt eine große Rolle bei plötzlich auftretenden oder bei neuarti-

gen Problemen, die rasches Handeln erfordern.

➔ Beispiel: Nachdem eine von zwei Produktionshallen abgebrannt ist, wird vorüberge-

hend in der noch existierenden Halle im Schichtdienst gearbeitet. Die Praxis zeigt übrigens, dass solche Provisorien manchmal recht langlebig sind. ➔ Beispiel: Bei überraschend eingehender Auftrag eines wichtigen Kunden wird ein vor-

läufiges Verfahren für die Vorzugsbehandlung solche Kunden entwickeln. Disposition: (Einzelfallweise Regelung von Prozessen) (Entscheidungen im Einzelfall oder Sonderfall) - Einmalige / fallweise Management der Aufgabenerfüllungsprozesse - Im Fall der Disposition erfolgt eine lediglich fallweise, auf die momentane Situation bezogene Regelung der Aufgabenerfüllung. - Formen: Freie Disposition vs. gebundene Disposition - Freie Disposition (in Sonderfällen, überhaupt keine Meta-Regeln): Freie Disposition ermöglicht komplett freie Entscheidungen ohne Einschränkungen Entscheidungen können frei gefällt werden, ohne sich an Regelwerk halten zu müssen ➔ Im Hotel ist ein Kunde unzufrieden. Wir haben das recht alles zu tun um ihn zufriedenzustellen.

-Gebundene Disposition (Einzelfällen) (mit Metaregeln): Gebundene Disposition ermöglicht Entscheidungen innerhalb eines fest definierten Entscheidungsfreiraumes (entspricht der Fallweise Regelung) ➔ Entscheidungen müssen sich an den Rahmen des Regelwerkes halten ➔ Im Hotel ist ein Kunde unzufrieden. Wir haben die Möglichkeit ihn bis zu 1000€ zu entschädigen und zufriedenzustellen Beispiel: Ein überraschend eingehender Auftrag eines wichtigen Kunden wird zwischengeschoben. (Disposition)

B. Dimensionen der Organisation. Organisatorische Regelung und Strukturbildung können sich entlang unterschiedlicher Dimensionen vollziehen. Diese Dimensionen unterscheidet sich in Aufbauorganisation (Strukturelle Organisation), Ablauforganisation (Prozessual Organisation), statutarischer und führungsbezogener Organisation. Was ist der Unterschied zwischen formaler- und informaler Organisation? Dimensionen der Organisation Formaler Organisation ➔ Sind schriftlich dokumentierte Regelwerke, die von Management verbindlich festgelegt und als offiziell deklariert sind. ➔ Derartige Regeln sind üblicherweise bewusst und rational geschaffen und in erheblichem Maße an den Zielen des Unternehmens ausgerichtet. ➔ In das Spektrum der formalen Organisationsregeln fallen Kompetenz-, Delegations-, Verantwortungs- und Grundsatz- Entscheidungen. ➔ Beispiele: Organisationsstruktur, offizielle Arbeitszeiten, Berichtslinien, Pausenzeiten, ➔ Merkmale formeller Organisationen (starke Beziehung zu wirtschaftlichen Zielen;

aktiv festgelegt; in der Regel dokumentiert) Internet: ➔ Im Krankenhaus gehören z.B. zu den in der formellen Organisation festgelegten Regelungen u.a. die Zuständigkeitsbereiche der verschiedenen Abteilungen, die Aufgabenbereiche von Ärzten und Pflegepersonal, die Essenszeiten für die Patienten, die Besuchszeiten für Angehörige, aber auch die Lage der einzelnen Abteilungen im Krankenhaus, die Anzahl der Betten pro Zimmer, etc. ➔ Feste Regelungen (Formelle Organisation) können die Arbeit für den einzelnen Mitarbeiter erheblich erleichtern. Die Effizienz einer Organisation kann durch formelle Strukturen gesteigert werden, weil innerhalb eines bestimmten Zeitraums mehr Entscheidungen getroffen bzw. mehr Probleme gelöst werden können. Die formelle Organisation wird auch als Organisationsstruktur bezeichnet

Informale Organisation:

Die informale Organisation beschreibt das System von emergenten gewachsenen Beziehungen zwischen den Organisationseinheiten / Mitgliedern. • Ist stark auf die Ziele der Mitglieder bezogen • Füllt häufig Lücken, die durch formale Organisation nicht abgedeckt sind. • Informelle Organisationen sind soziale Strukturen, bei denen zwischenmenschliche Beziehungen eine große Rolle spielen. Sie werden durch soziale Kontakte, persönliche Ziele und Sympathien zwischen den Mitgliedern gebildet und entstehen spontan. ➔ Beispiel: Kultur, Normen, reale Arbeitszeiten

•

Internet:. Informelle Organisationsstrukturen können also einen Beitrag zur Verbesserung des Betriebsklimas und Erreichung der Unternehmensziele leisten, wenn sie nicht im Gegensatz zur formellen Organisation stehen Strukturelle Organisation vs. prozessuale Organisation Strukturelle Organisation (Aufbauorganisation): (Verrichtung, Objekt, Aufgabenträger) (Formal) • Befasst sich mit der Kombination von Aufgaben und deren Zuordnung zu Unternehmensteilbereichen (Frese 1976) • Definition der Aufgaben nach den Kriterien Ausführung (Funktion) und Objekt (Bühner 1986) • Dauerhaftes, relativ abstraktes Rollensystem des Unternehmens (Remer 1989) • Bsp.: Organisationseinheiten bilden Buch: Aufbauorganisation oder Strukturelle Organisation befasst sich mit der Frage, Wer (welche Personen bzw. Aufgabenträger) was (Welche Aufgaben) unter Einsatz welcher Sachmittel und Informationen tun soll. Hierzu muss die Gesamtaufgabe des Unternehmens aufgegliedert, nach bestimmten Kriterien zusammengefasst und Aufgabenträgern zugewiesen werden. Die Lösung dieses Problemkomplexes geschieht im Zuge der Gestaltung der Strukturorganisation (Aufbauorganisation, Organisationsstruktur) des Unternehmens. Diese beinhaltet die Aufgaben- bzw. Rollen-struktur, die hierarchische Struktur und Kommunikation Struktur. prozessuale Organisation (Ablauforganisation): (Informal) • Bestimmt den Ort und die Chronologie der Aufgabenerfüllung (Frese 1976) • Festlegung der Aufgaben nach den Kriterien "Ort" und "Zeit" (Bühner 1986) • Spezifikation der Aufbauorganisation für aktuelle Prozesse (Remer 1989) • Bsp.: Produktionsketten Buch: Dem Begriff Ablauforganisation wird die Frage zugeordnet, In welcher zeitlichen Reihenfolge und an welchen Orten die Aufgaben erledigt werden sollen. Es geht hierbei um die Festlegung der Aufgabe nach dem Merkmalen Zeit und Raum. Die statutarische Organisation / führungsbezogene Organisation: • Die statutarische Organisation bezieht sich auf die rechtliche Gliederung des Unternehmens. • Die führungsbezogene Organisation bezieht sich auf betriebswirtschaftliche Aspekte.

Diskutieren Sie die Aussage: „Zwischen der statuarischen und führungsbezogenen Organisation besteht ein enger Zusammenhang.“ Statuarische Organisation: Rechtliche Gliederung des Unternehmens (Holding, AG etc.) Führungsbezogene Organisation: Betriebswirtschaftliche Aspekte (Divisionen, Abteilungen etc.) ➔ Erhebliche Zusammenhänge, da die rechtliche Gliederung den gesetzlichen Rahmen der betriebswirtschaftlichen Glieder abgrenzt. So muss z.B. eine Holdingstruktur je Unternehmen eine Führungsebene Aufweisen und eine AG hat besondere Vorschriften für die Organisation des Vorstandes.

Overall Framework to Model Organization Design Problem kontext Theoretisches Wissen über Organisationsdesign Strukturelle Organisation

Ziele des Organisationsdesigns

Parameter der Organisationsformen

Kontext der Organisation

Schlussfolgerungen/Einblicke/Erfahr ungen aus der praktischen Organisationsarbeit

Erklärung:

Gestaltung der Unternehmensor ganisation

Erfolg der Aufgabenerfül lung

Prozessuale Organisation

Die Gestaltung der Unternehmensorganisation findet in der weithin geteilten Grundauffassung ihren Ausgangspunkt, dass organisatorische Instrumentalvariablen unter Berücksichtigung der jeweiligen Handlungssituation zum Zweck eines bestmöglichen Zielerreichung einzusetzen sind. Als Gestaltung der Unternehmensorganisation kommen die strukturelle (Aufbauorganisation) und Prozessuale (Ablauforganisation) Organisation. Ziele des Organisationsdesigns: Man unterscheid zwischen ökonomischen und sozialen Zielen. Bei dem ökonomischen Ziel spielen bei der Organisationsgestaltung Effizienzziele (Nutzung der personellen und sachlichen Ressourcen) einerseits und Effektivitäts- und Flexibilitätsziele (betreffen die Innovations-bzw Anpassungsfähigkeit des Unternehmens) andererseits eine wesentliche Rolle. Eine hohe Effizienzsgrad lässt sich über eine hohe Spezialisierung und eine hohe Maß an organizational slack erreichen. Die Effektivitäts- und Flexibilitätsziele lässt sich über eine geringere Spezialisierung und eine hohe Maß an organizational slack erreichen Sozialen Zielen sind die Sicherstellung der Attraktivität von Aufgaben, ein hinreichendes Maß an mitarbeiterseitiger Autonomie und die Ermöglichung zwischenmenschlicher Beziehungen im Mitarbeiterkreis zu nennen. Schlussfolgerungen / Erkenntnisse / Erfahrungen aus der Praxis Organisatorische Arbeit: Unternehmen obliegt sowohl (Exploration) als auch (Exploitation). Die Grundproblematik besteht nun darin, dass Explorations- und Explorationsprozesse völlig unterschiedliche organisatorische Designs verlangen. Kontext der Organisationsdesigns: ➔ Organisatorische Gestaltungen sind auf unterschiedlichen Ebenen des Unternehmens festzulegen, auf denen unterschiedlichen Faktoren eine Rolle spielen. ➔ Im Zusammenhang mit der organisatorischen Grundstruktur des Unternehmens

dürften jedoch Faktoren wie Unternehmensgrößen, der Diversifikationsgrad, die F&E- Intensität, die Wettbewerbsstrategische Positionierung, der Internationalisierungsgrad und die internationale strategische Orientierung im Vordergrund stehen.

➔ Bei Top-Managern durchgeführte Umfragen zeigen, dass in der Unternehmenspraxis

neben diesen objektiven Größen auch Faktoren wie die Unternehmensphilosophie, die Kundenstruktur, die Konzernabhängigkeit oder die allgemeine Entwicklungsphase des Unternehmens berücksichtigt werden.

Prozess der Gestaltung der Unternehmensorganisation (Beispiel: Organisationstruktur))

Differenzierung und Integration als übergeordnete Teilschritte : Overall Task of the Compagny: Gesamtaufgabe des Unternehmens Subtask: Teilaufgaben Complex of Subtasks: Komplex von Teilaufgaben Action Unit (Prescribed Position/Post): Aktionseinheit (Vorgeschriebene Position/Post) Action Unit (Line unit/Head of department/Division manager/ Divisional director/Authority/Instance) : Aktionseinheit(Linieneinheit/Abteilungsleiter/Divisionsleiter/; Bereichsleiter/; Bereichsleiter/Behörde/Instanz) Gestaltung der Organisationstruktur: ➔ Beim Prozess der Organisatorischen Gestaltung treten die Spezialisierung und Koordination in abgewandelter Form in den Vordergrund. ➔ Beim Prozess der Gestaltung der Organisationsstruktur muss zunächst die Gesamtaufgabe des Unternehmens in Teilaufgaben aufgeteilt werden (Differenzierung) ➔ Die wiederum zu Aufgabenkomplexen zusammengefasst und an die Aktionseinheiten (Stellen) übertragen werden. ➔ Diese werden anschließend zu größeren Aktionseinheiten (Abteilungen) zusammengefasst und aufeinander abgestimmt (Integration) Differenzierung (Aufgabensanalyse):

➔ unter der Differenzierung ist ein Verfahren zur Aufgliederung der unternehmerischen Gesamtaufgabe in analytische Teilaufgaben zu verstehen. ➔ Die sich ergebenden Teilaufgaben werden ihrerseits weiter aufgespalten, bis sich Teilaufgaben niedrigster Ordnung (Elementaraufgaben) ergeben. ➔ Die Differenzierung kann anhand der Kriterien Verrichtung, Objekt, durchgeführt werden ➔ Zusammengefasst: Differenzierung wird durch Spezialisierung über die Zerlegung von Größeren Aufgabenkomplexen in Teilaufgaben sowie die Zuweisung der Teilaufgaben an die einzelnen Aufgabenträger des Unternehmens vollzogen. Die Zerlegung von größeren Aufgabenkomplexen in Teilaufgaben geschieht nach klassischem Verständnis anhand von fünf Kriterien: Verrichtung, Objekt, Rang, Phase Zweckbeziehung Integration (Aufgabensynthese): ➔ Die Integration fasst die im Rahmen der Differenzierung gewonnen Teilaufgaben zu Aufgabenkomplexen zusammen. ➔ Sie ist ein mehrstufiger Prozess, da auf verschiedenen Ebenen eine Aufgabenaggregation erfolgt. So werden zunächst Teilaufgaben zu einer Stelle zusammengefasst und danach Stellen zu Gruppen, Abteilungen, Hauptabteilungen und Bereichen gebündelt. ➔ Bei der Integration können, im Gegensatz zur Differenzierung, auf einer Ebene verschiedenen Gliederungsarten angewandt werden. ➔ Die Integration wird demnach von den Kriterien des Sachzusammenhangs der Teilaufgaben und der Kapazität des Aufgabenträgers bestimmt. Zusammengefasst: Mit Integration bzw. Koordination werden Prozesse oder Regeln zur Zielorientierten Zusammenfassung der Independenten Teilaufgaben eines Unternehmens bezeichnet. Alternative Kriterien für die Organisationsanalyse / -differenzierung (Differenzierung Kriterien) -Verrichtung (Arbeit, Tätigkeit): Die Gesamtsaufgabe wird in Tätigkeit, Arbeitsarten unterteilt. Einem größeren Aufgabenkomplex kann zunächst einmal anhand d...